项目档案资料管理制度

项目档案资料管理制度第一章总则为规范项目档案资料的管理，确保档案的安全、完整与有效利用，根据国家相关法律法规及组织内部相关规定，特制定本制度。项目档案资料是记录项目全过程的重要依据，包含项目的立项、实施、验收及后续评估等环节的各类文件和资料，是推动项目管理、决策及评估的重要基础。第二章管理目标1.确保档案完整性：确保所有项目档案资料的完整性和真实性，避免因资料缺失或错误导致的管理失误。2.提高档案利用率：规范档案的收集、整理与存储流程，提高档案的查阅和利用效率。3.保护档案安全：对项目档案实施严格的保密管理，保障敏感信息不被泄露。4.促进信息共享：在保证安全的前提下，推动项目档案资料的有效共享与交流。第三章适用范围本制度适用于组织内所有项目的档案资料管理，包括但不限于：-项目立项文件-项目计划书-项目实施记录-各类合同及协议-项目验收报告-评估与总结材料第四章管理规范第四节档案的收集与归档1.收集要求：项目各阶段的档案资料应及时收集，确保其内容完整、真实且符合规定格式。2.归档流程：-各项目负责人需定期将相关资料提交至档案管理部门。-档案管理部门对收集的资料进行审核，确保其完整性与有效性。-完成审核后，资料应按规定格式归档，并做好编号登记。第五节档案的保管1.保管责任：项目档案由档案管理部门专人负责保管，确保档案存放环境符合安全要求。2.保管措施：档案应存放于专用档案柜中，采取防火、防潮、防盗等措施。3.定期检查：每年需进行一次档案的全面检查与核对，确保档案的完整与安全。第六节档案的查阅与借用1.查阅流程：-需查阅档案的人员需提交书面申请，说明查阅目的。-档案管理部门审核后，方可进行查阅。2.借用规定：-档案一般不外借，特殊情况需经主管领导批准。-借用档案时，需填写借用登记表，明确借用人、借用时间及归还日期。第七节档案的转递1.转递要求：-项目档案在人员调动、项目变更等情况下需进行转递。-转递档案时，需密封并填写转递通知单，确保档案信息的安全。2.核对流程：-接收档案时，需及时核对清单，确认无误后签字确认。第五章监督机制第八节监督职责1.监督主体：项目管理部门负责对档案管理制度的执行情况进行监督，确保各项规定落到实处。2.定期检查：每半年进行一次档案管理工作检查，发现问题及时整改。第九节评估机制1.评估内容：-对项目档案的完整性、保管措施及查阅效率进行评估。-收集使用部门对档案管理工作的反馈意见，及时进行改进。2.评估流程：-评估结果需形成书面报告，提交给管理层审阅。第六章附则1.解释权：本制度由档案管理部门负责解释。2.生效日期：本制度自发布之日起生效。3.修订流程：如需修改本制度，需由档案管理部门提出修订方案，经管理层审议通过后方可实施。第七章其他条款1.培训与宣传：定期对员工进行档案管理相关培训，提高全员档案管理意识。2.法律责任：因违反本制度造成的档案损失或泄露，由相关责任人承担相应的法律责任。结论项目档案资料管理制度的制定，旨在为项目的规范管理提供坚实的保障，确保档案资料的安全、完整与有效利用。通过明确的管理规