2024年学校档案室管理制度（二篇）

第2页共2页2024年学校档案室管理制度档案室管理制度旨在持续强化学校档案的保管、保密与利用工作，依据依法治档的原则，特制定以下规定：一、全面贯彻执行《中华人民共和国档案法》及相关档案工作的法律法规与规定。二、所有已归档的档案需经统一流程进行分类登记、编目，并实施科学管理，确保妥善存放。同时，需编制案卷目录等索引查询工具，以便高效检索。三、设立专门的档案库，并配置专业的存档箱柜。切实执行防盗、防火、防潮、防尘、防虫等安全防范措施，并定期对档案的保管情况进行检查，确保档案的安全无虞，实现无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错的保管目标。四、对于已达到保管期限且需销毁的档案材料，需进行清理并造册登记，随后报请校领导批准后方可进行销毁处理。五、档案责任人应严格遵守国家工作人员的保密守则，非档案工作人员未经许可，严禁擅自进入档案室。六、对于属于保密范畴的档案，利用者需先报经校领导同意后方可进行查阅。在查阅过程中，请避免翻阅或摘录与利用目的无关的章节。七、任何需查阅档案的人员，在查阅过程中均不得拆散、涂改、损毁或转让他人案卷。八、若利用者需摘录或复印有关档案，一般情况下需经档案员同意；对于重要的机密档案，则需经校领导批准后方可进行摘录或复印。九、外来人员如需利用本单位档案，需携带单位介绍信，并明确注明利用目的。经校领导同意后，方可进行查阅。十、建立健全档案利用记录制度，档案员有权向利用者收集利用效果反馈；同时，利用者也有义务向档案室反馈其利用效果。十一、档案工作人员需定期对档案材料进行全面检查，一旦发现问题应及时进行改进与完善。2024年学校档案室管理制度（二）学校档案管理规定一、档案收集1.依法按章：档案的收集工作必须严格遵守相关法律法规及学校规章制度。全校师生需明确档案收集与管理的重要性和意义，树立档案工作的责任感，区分工作性档案资料与个人学术、科技等具有知识产权的资料。管理部门不得强行收集属于个人知识产权范畴的资料（除非个人自愿贡献），个人亦不得将应归档的工作资料私自保存、占有或拒不归档。2.完善机制：建立档案收集的必要机制，明确收集范围、对象及时限，并制定相应的工作制度和考核制度。3.建立网络：鉴于学校工作条线众多，归档资料涉及面广，应构建档案收集的组织网络，确保各条线和层面均有相关节点，并指定具体责任人。二、档案整理1.规范分类：随着学校自主发展和教育教学改革的深入，档案资料分类规则需与时俱进，各单位应积极探索并及时与上级档案管理部门沟通，确保分类规则的科学性和系统性。2.保持结构完整性：档案整理应遵循教育、教学、科研、人事、行政、财务及经营管理等活动过程中形成的档案资料自身规律，保持其结构的完整性。3.保持整体系统性：按照档案来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联系和整体系统性。三、档案立卷1.推行预立卷制度：为方便归档前的查找利用，提高立卷质量，学校应推行预立卷制度，并严格按照上级要求执行。2.及时收集与整理：各有关部门兼职档案员应按预立卷类目及时收集、积累材料，并定期进行整理。3.指导与检查：学校档案室应随时了解、检查并指导兼职档案员做好预立卷工作。4.组卷要求：组卷需遵循文件材料形成的规律，保持相互间的有机联系，便于查考和利用。具体技术要求包括内容相同的文件材料组成一卷，卷内文件排序合理，编页号、填写目录及备考表等。四、档案保管1.硬件保障：档案库房应确保通风、干燥，配备防潮、防霉、防蛀、防火、调温和通风等设施，并设置防盗系统。2.软件建设：建立健全档案管理的常规工作制度，包括收集、整理、分类、立卷、借阅、鉴定、剔除、销毁等，并建立相应的工作资料。3.归档验收：档案室应对整理组卷完毕的档案进行入库前的鉴定和验收，不合格者需重新整理。4.分类编号与编目：按规定做好分类编号和编目工作，实现计算机辅助档案管理的，应将目录输入计算机，建立信息库。5.定期检查与补救：定期全面检查档案，记录检查结果，发现问题及时补救并报告分管领导。6.鉴定与销毁：根据归档范围和保管期限表，对到期档案提出销毁或延长保管期的意见，经学校领导批准后执行销毁程序。7.