2024年学校人事档案管理制度样本（三篇）

第11页共11页2024年学校人事档案管理制度样本公司人事档案管理办法规章制度一、目的为更有效地管理员工人事档案，确保机密信息的保守，同时维护档案的完整性，防止材料损坏，促进档案资料的高效、有序利用，特制定本管理办法。二、档案管理内容1.员工入职档案：包括但不限于个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议等。2.员工培训档案：涵盖培训通知、培训总结报告或考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（含证书原件）、员工培训统计表等。3.绩效管理档案：按月整理员工绩效考核相关资料。4.员工离职档案：涉及员工与公司解除（终止）劳动关系、死亡等情形的相关档案。三、档案相关规定1.基础管理原则：分类标准明确、归档及时、排列有序、层次清晰、整理规范。真实性核查：员工入职前，人力资源部需核查人事档案的真实性、有效性，发现虚假信息可不予录用或解聘。分类归档：按入职时间分类归档，区分在职与离职人员，及时登记于《入职员工人事档案登记》与《离职员工人事档案登记》，并对档案进行编号，原则上永久保存。资料更新：员工基本信息变动时，应及时提交相关复印件归档，原件现场查验。档案调阅：员工调动或录用前需调阅档案，并在新岗位报到前完成登记。材料收集：及时收集考核、培训、奖惩等材料，确保档案完整，归档材料需真实、文字清晰、手续完备。离职档案管理：每月清查离职档案，另行存档，保存期原则上为三年，高管及核心人员档案保留至离岗后____年。环境要求：档案员需保持档案管理环境的清洁、整洁。编号存放：档案分类编号存放，每位员工一个编号，避免交叉，并制作电子目录便于查阅。2.档案的查、借阅保密与非保密档案：保密档案禁止查阅与外借，仅可在档案室阅览；非保密档案因工作需要查、借阅时，需填写《查、借阅人事档案单》，经行政人力资源部经理批准。跨部门与级别限制：一般情况下，不得垮部门查、借阅，下级员工不得查、借阅上级员工档案。公司级领导及行政人力资源部可直接查、借阅。归还与登记：借阅档案需在三天内归还（特殊情况可延长），逾期未还、损坏、私自复印、遗失者将按公司档案管理规定处理，人力资源部需做好查、借阅登记。3.查、借阅档案注意事项严禁涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。未经行政人力资源部经理同意，不得擅自复印、拍摄档案内容。查、借阅者需保守档案内容秘密，违者将视情节轻重予以惩处。4.档案的销毁未经批准，任何个人和部门不得销毁员工档案资料。达到销毁期的档案，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁。销毁前需认真核对，并将批准的销毁登记与待销毁档案做好登记并归档，登记表永久保存。四、制定、修订、废除与实施本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部负责实施，其修订和废止亦同。2024年学校人事档案管理制度样本（二）公司人事档案管理办法规章制度一、目的为确保公司员工人事档案的妥善管理与机密保护，维护档案的完整性，防止材料损坏，并促进档案资料的高效、有序利用，特制定本管理办法。二、档案管理内容1.员工入职档案：涵盖个人简历、入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议等。2.员工培训档案：包括培训通知、培训总结报告或考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表等。3.绩效管理档案：按月归类整理员工绩效考核相关资料。4.员工离职档案：涉及员工与公司解除（终止）劳动关系、死亡等情形的相关资料。三、档案相关规定1.基础管理原则：分类标准明确，归档及时，排列有序，层次清楚，整理规范。真实性核查：员工入职前，人力资源部需对人事档案的真实性、有效性进行核查，发现虚假可不予录用或解聘。归档与编号：按入职时间分类归档，区分在职与离职人员，及时登记于《入职员工人事档案登记》与《离职员工人事档案登记》，并对档案进行编号，原则上永久保存。资料更新：员工基本资料变动时，应及时提交复印件归档，原件现场查验。调动与录用：调动及新入职员工需在办理手续前调阅档案，并登记新档案。完整性维护：及时收集、整理考察、考核、培训、奖惩等材料，确保真实、清晰、手续齐备。离职档案管理：每月清查离职档案，另行存档，原则上保存三年后方可销毁（高管及核心人员延长至离职后若干年）。环境管理：保持档案管理环境清洁、整洁。编号与电子目录：分类编号存放，避免重名重姓交叉，制作电子目录便于查阅。2.档案的查、借阅保密与非保密档案：保密档案仅限档案室阅览，非保密档案因工作需要查借阅需填写《查、借阅人事档案单》，经行政人力资源部经理批准。跨部门与上下级限制：一般不得跨部门查借阅，下级员工不得查借阅上级员工档案。领导直接查借阅：公司级领导及行政人力资源部可直接查借阅。归还与登记：借阅档案需三日内归还（特殊情况可延长），损坏、复印、遗失者依规处理，并做好查借阅登记。3.查借阅档案注意事项禁止涂改、抽取、撤换档案材料。未经允许不得复印、拍摄档案内容，取证需经行政人力资源部经理同意。严禁擅自泄露档案内容，违者严惩。4.档案的销毁销毁须经同意，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后实施。销毁前需认真核对，做好登记并归档，登记表永久保存。四、制定、修订、废除与实施本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部负责实施，其修订与废止亦同。2024年学校人事档案管理制度样本（三）一、公司内部的人事档案管理涵盖公司内部员工的相关文件，具体包括：1.个人履历表；2.身份证与户口本的复印件；3.学历证明及职称证书的复印件；4.非本地户籍员工需提供在工作地的暂住证；5.员工入职及转正审批表；6.公司对员工的考核、奖惩及任免情况的相关文件；7.公司认为必要的其他存档材料。二、对于正式员工，其个人的国家公职档案需存入公司设立的集体存档账户，需提交的资料如下：1.行政关系介绍信；2.工资转移介绍信；3.完整的履历表；4.鉴定材料；5.已婚员工需提供婚姻证明；6.转正及定级审批表；7.职称审批表；8.干部录用表；9.招工审批表；10.非本地户籍员工的工作地暂住证。三、档案管理遵循以下规定：1.公司内部人事档案由人力资源部专职人员负责保管；2.档案管理人员需确保档案的完整性和安全性，对档案进行及时编号，并遵守保密原则，不得擅自处理档案；3.档案管理人员应不断优化管理方法，以实现档案管理的科学化和规范化；4.查阅人事档