流程优化咨询案例

流程优化咨询案例

内容

•1.流程释义

•2,业务流程优化的两种方法

•3.业务流程优化的目标

•4.业务流程优化的功能与作用

•5,基于IT手段的业务流程优化

•6,业务流程优化工作计划

•7.选择现有的关键业务流程

•8.流程诊断

•9,设计新流程

•10.业务流程优化工作报告

1.流程释义

•流程概念

-为完成某一项目标和任务而进行的一系列相关活动的有序集合，

由活动、活动间的逻关系、活动的实现方式以及活动的承担者四

个要素组成

-工作的流动，是业务与业务之间的传递或转移的动态过程

-面向用户和市场的日常经营生产的流程，体现市场导向、用户为

中心的流程。

•制造业流程

-整体流程：从接收客户订单到交付给客户产品及服务并收到回款

的过程

-每一个局部流程都是整体流程的一部份，前一流程的输出就是下

一流程的输入

2,业务流程优化的两种方法

•系统化改造法（改良）

-分析理解现有流程，系统地通过在现有流程基础上创建新流程

•全新设计法（革命）

-从根本上重新考虑产品或服务的提供方式，在一张白纸上重新设

计流程

2.业务流程优化的两种方法

•出发点

-更快更好地满足客户不断变化的需求，即快速满足客户需求，也

是流程优化本质特性所在。

•对象

-企业流程

3,业务流程优化的目标

•利用信息技术重新构筑路活动时间的逻辑关系，

以便使活动间的关系更符合工作的内在逻辑，削

减或铲除企业多余的监督性工作，从而使活动间

的关系更为简洁，活动的转移更为流畅。

•使传统分工模式下的面向职能管理转变为面向客

户需求的流程管理，构建流程企业

­与流程相对应的企业其他方面的改进:

-如绩效评估、薪酬体系、信息架构和培训体系等

4.业务流程优化的功能与作用

•利用信息技术手段协调分散与集中的予盾

•注重整全流程最优的系统思想

•实现从职能管理到面向业务流程管理的转变

•建立扁平化组织

5,基于IT手段的业务流程优化

•利用信息系统按业务流程组成虚拟的“团队”，提高对客

户需求的反应速度

•生产计划与相应的组织功能改进

•生产过程中的信息反馈功能改进

・借助实施ERP系统实现资金流与物流的统一，从根本上

理顺资金流与物流的关系

•建立了企业供需链，从宏观的角度实现本企业与整个生产

环境的优化

6.业务流程优化工作计划

•1.调研（深度访谈、调查问卷、流程跟踪、资料分析）

•2.流程诊断（表述现有流程，分析现有流程）

•3.设计新流程（设计新的流程，设计新的人力结构，设计

结合信息系统新的人机交互流程）

•4.实施新流程（培训，实施，规章制度）

•5.流程评估（监测新流程的运营状况，评估新流程是否达

到了预期的目标）

•6.持续改善（新的流程持续改善，重组其他流程）

7.选择现有的关键业务流程方法

•绩效重要性矩阵

•成本-收益矩阵

•学习五角星法

•流程优先矩阵

•纺锤法

7,选择现有的关键业务流程方法——纺锤法

Q------------------企业发展的核心问题

P1oooPn—与企业发展的核心问题

相关的业务流程，即企业关键业务流程

P1'。。。Pn'—优化后的业务流程

Q'------------得到解决的核心问题

形状：象一个梭状的纺锤

说明：从问题出发，选择关键流程，优化后的流程形成为对问题的解决方案Q'

优点：不是为了流程而流程，而是一直面向实际问题的解决，这样容易圈定

流程范围，控制工作量，继而把优化工作做深入

从企业核心问题出发，选择出关键业务流程，分析这些流

程的现状及存在问题，形成对企业关键业务流程的诊断结果；

再对关键业务流程进行优化形成关键业务流程的优化方案，优

化后的流程形成为对企业核心问题的解决方案。

企业发展中的核心问题

•及时交货

-如何加速从订单接收到发货给客户的过程？--优化流程，消除无效环节，加速流程进展

-如何保证齐套？如何解决缺件问题?一科学计划，快速反应

•降低成本

-用少的物资储备完成大的销售需求？加速库存周转，堵住资金缺口？

•理顺应收

-帐目清楚，信息实时，信誉管控

•保证产品质量

-设计规范化，模块化设计

-生产过程中全面质量管理的控制方法

-科学计划，理顺计划与生产，保证生产顺畅，少出现加班、救火现象

-建立信息化质量追溯机制，事后落实责任，便于激励以保证质量

8.流程诊断——现有流程表述方法

•现有流程表述方法—泳道流程图

8,流程诊断——现有流程问题的分析方法

­可消除的冗余的流程作业任务

-重复的信息处理的作业任务

-重复的信息传递的作业任务

•可整合的分散执行的作业任务

-分散于不同职能部门，由许多专业人员完成的多种活动

•可简化的繁锁、庞杂的作业任务

-繁锁、庞杂的作业任务，如:统计、计算等作业任务

•可细化的粗糙的流程作业任务

-比如生产计划与成本核算等作业任务

现有业务流程存在问题一计划编制与下达

销售总计划总计划成品生产计划半成品生产计划总调室物料采购部

合同•计划细度不够，月计划未分先后，会造成执行过程各

订单分厂挑着做，使得先完工的不是客户先要的，客户想

综合汇总分区计整机及配件计划要的不能及时产出，无法及时交货，履约率低下

划员收集的预测•未细分的计划增加了物料资金占用

信息工

、__________,___________)

第声个月於泉配\牛I、一；手工计划效能不足，编制复杂，更无法对市场变化快

▼装泵/配套件传票；速反应，变化导致生产组织困难

L：阵

▼本月

，-冰存+安全库存/

1及已发货情况；这几个环节耗用大量时间，投入大量

考\虐库存、在制在带N**废品量虑人力，生产计划占用的时间越来越长,

发货、结况进行批量

分批量/、

划的编制严重影响及时交货，计划效率低下成

给2

计划环节多，市场需求到生产的信息传为企业发展的拦路虎

递不能快速及时。

月的整机计

收集发货、在制、库存信息的过程形点传票，即审料时可能产生紧急采购

、个月的配件计

耗时费力工单生产计划在实际执行中演变为投入计划,

考虑发货、在制、库存情况制定销没有完成时间的概念，与市场需求脱节,

售计划是一个复杂过程，必造成市场需无法保证交货期

定额K填写/E时

建议：求到生产信息传递的时间延缓审料清单

材料定额/

•订单+预测信息传准确性低也是手工计划的一个固有-/

递到生产，再由生问题

r—-4

产计划人员统一考去市

虑库存、在制，节I______)

省时间、加速流程

「重复的信息登记、打印、传递环节延误计划下达

;•计划跨度大，不I

采购料到

；利于及时交货，可半成品传票

：对计划进行细化，

I比如先细到周

上-----------------

八一

9,设计新流程——原则

•消除

-消除部分冗余的流程作业任务，提高流程执行的准确性和效率

•整合

-将原来几种分散执行的作业任务，压缩成一个流程作业任务

•简化

-将原有繁锁的、庞杂的作业任务，去繁就简，强化关键作业

•细化

-将原来粗糙的作业任务细化处理，实现必要的精细化管理目标

9.设计新流程——新的人力结构

•新的人力资源结构是与设计的新流程相匹配的组

织机构、绩效考核机制的调整。

•应按上述新流程设计原则进行相应的组织机构的

调，并给出绩效考核方面的建议

•比如：整合库存管理、加强车间运输职能、整合

总计划与总调度岗位等。

9.设计新流程——结合信息系统新的人机交互流程

•结合信息系统新的人机交互流程是对未来应用场

景的一个展现，同时也是相应规章、操作规程制

定的基础，新流程是咨询公司与企业共同智慧的

结晶，描述新流程应注意以下几点内容：

-流程图：描述细化到岗位

-流程描述：流程图的说明补充，包括详细的流程步骤文字描述

-新流程要点：阐述清楚并与现有流程进行对比

-优化效果：结合流程诊断问题谈新流程的解决效果

9.设计新流程结合信息系统新的人机交互流程

•举例：

-优化业务流程一计划编制与下达（优化）

优化业务流程一计划编制与下达（优化）

产..................................................、三百...............................................、-4、...........................................................................................f...6...............................................’7

销留产品技术转化生产B0M、物料档案维护主计划员采购/外协j外

12

销售合同（0A）通知技术转化

3、

变更准备BOM、工艺

填写配套明细中

销售与技术出变路线及定额、配配明细4

物料的提旃期

更规定套明细

r一

4、1

基础数据

录入物料档案、

,提供提前期给技术

BOM、3二艺路线

7

销售预测

6

___/X.__4

销售预测计划销售预测录入

。、

销售需求规划

销售订单录入编制MRP计划

\___、

9，10

1，__Lb

生产订单采购订单委外订单

制作并下达生产制作并下达采购制作并下达委外

订单订单订单

V>1>

优化业务流程一计划编制与下达--流程描述

藏

流

骤

步工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单

通过OA系统的销售合同评审确定签字后传递给生产计

1.合同内容

划主计划员

2.主计划员通知技术部进行技术转化

物料码、BOM、

技术部相关人员进行技术转化工作，并将配套明细传递工艺路线、工

3.合同内容

给物资采购部进行采购提前期的确定时定额、配套

明细

技术部相关人员在系统中录入物料档案、BOM、工艺

4.

路线及自制件提前期等

6.销售总计划定期制定销售预测

5.销售部门在系统中录入销售订单

7.生产计划主计划员在系统中录入销售预测

生产计划主计划员在系统中运行MRP计划编制功能产生

8.

相应生产计划，调整计划开完工日期使计划可行

9.制作并下达生产订单生产订单

10.采购计划员依MRP计划结果制作并下达采购订单采购订单

11.委外计划员依MRP计划结果制作并下达委外订单委外订单

优化业务流程一计划编制与下达--流程要点

•统一的计划系统——生成统一的计划的依据是技

术部根据销售订单确定的每台设备的生产BOM,

按照生产BOM中零部件的名称、数量、和交货期,

ERP系统依据MRP方法，产生自制件生产计划、

采购计划、委外计划

•取消手工状态下的挂钩计划、毛坯计划

•销售计划按周预测、成装按日执行、机加与铸造

按周进行

优化业务流程一计划编制与下达--优化效果

一套科学、准确、快速反应的生产计划和控制的方法--

MRP系统。它将最终产品的生产进度和数量，按零件的

提前期和合理的批量，编制各分厂的生产作业计划、委外

计划、采购计划。使各分厂、部门生产或毛坯、零部件在

时间和数量上做到准确衔接，最大限度的压缩生产和采购

提前期、减?在制品、节约生产海动蒙金、压缩生产制造

周珈。从而提高企业的多品种小批量生产的组织能力。

•当客户定单需求发生变化或因收到紧急定单而发生插单情

况时，信息化工具，可使企业对未来生产状况进行快速模

拟，自动依据当前库存、在制等资源状况对生产计划内容

进行合理调整。

•无法快速响应变化的问题主要是因计划调整困难所导致，

这种变他主要至目壬客户毒检另外还有企业霁发何题、

（如：设备人员等声生的猫期等，运用MRP计划方法及信

息技术手段就可以做到快速表化。

10.业务流程优化报告

•要点：

-现有流程与新流程逐项对比说明

-下一步要做的工作描述

-建设信息化目标的描述

•举例：SJZ业务流程优化报告

SJZ工业泵厂

业务流程优花报告

主要内容

1.流程优化思路

2.SJZ工业泵厂发展中的核心问题

3.现有业务流程及存在问题

（4.优化业务流程方案）

5,配套的组织机构优化及职能调整建议

6.SJZ工业泵厂存在的问题总结

7.SJZ工业泵厂优势分析

8.业务流程优化实施及持续改进

9.信息化建设目标

1.流程优化的思路一工作方法

•1.调研（深度访谈、调查问卷、流程跟踪、资料分析）

•2.流程诊断（表述现有流程，分析现有流程）

•3.设计新流程（设计新的流程，设计新的人力结构，设计

结合信息系统新的人机交互流程）

•4.实施新流程（培训，实施，规章制度）

•5.流程评估（监测新流程的运营状况，评估新流程是否达

到了预期的目标）

•6.持续改善（新的流程持续改善，重组其他流程）

1.流程优化的思路一渐进改良法

(•渐进改良法:

分析理解现有流程，在现有流程基础上进行攸进才建立新流程

是与ERP系统建立相配套的管理咨询活动

企业建立和实施ERP就是进行企业业务流程改进

•利用系统按流程组成虚拟的“团队”，提高对客户需求的反应速

度

叁产计划与相应的组织功能改进

•生产过程中的信息反馈功能改进

•借助实施ERP系统实现资金流与物流的统一，从根本上理顺资

金流与物流的关系

建立ERP系统，实现信息集成、科学计划目标

1.流程优化的思路一“纺锤”式的流程优化

；Q区血爱屋鬲病E问面……

优化前的流程优化后的流程

；P1oooPn—与企业发展的核心问题

：相关的业务流程，即企业关键业务流程

iproooPn,—优化后的业务流程

[Q'------------得到解决的核心问题

从SJZ工业泵厂企业核心问题出发，选择出关键业务流程，

分析这些流程的现状及存在问题，形成对企业关键业务流程的诊

断结果；再对关键业务流程进行优化形成关键业务流程的优化

方案，优化后的流程形成为对企业核心问题的解决方案。

2.SJZ工业泵厂发展中的核心问题

•及时交货

-如何加速从订单接收到发货给客户的过程？-优化流程，消除无效环节，加速流程进展

-如何保证齐套？如何解决缺件问题?一科学计划，快速反应

•降低成本

-用少的物资储备完成大的销售需求？加速库存周转，堵住资金缺口？

•理顺应收

-帐目清楚，信息实时，信誉管控

•保证产品质量

-设计规范化，模块化设计

-生产过程中全面质量管理的控制方法

-科学计划，理顺计划与生产，保证生产顺畅，少出现加班、救火现象

-建立信息化质量追溯机制，事后落实责任，便于激励以保证质量

报告内容

现有业务流程存在问题

优化业务流程方案

演示说明

■整体流程与局部流程

-客户订单接收到把产品交到客户手中并收到回款

合同评审—

技术转化一

生产计划编制与下达一

采购计划编制与下达一

采购业务——

分厂计划执行与完成一

销售业务

•现有流程与优化流程

1.现有流程及存在的问题

2.优化流程及优化效果

3.现有业务流程存在问题--合同评审及技术转化

厂-

总调室/质保部/

市场部计划计划发货部项目技术部业务员生产计划部技术部物料采购部

质检部/总师办

-———,+、每次技术转换要求销

询价后返回

签定合同前询图后返回曲线售询图，需经过与供应商

、市场计划

i询图询价市场计划沟通并将图纸在部门间传

签定合同

合同签定后,T1J场计划提供地址、联系人、电递环节，耗大量时间，延

传递合同评客户沟通话等，形成〈技术资料考贝单〉，高总审批，给

审信息技术部，技术部给客户，随机光盘，转市场计误流程进展，影响及时交

’完成合同评审资I

划再给发货部货。

料准备L

不同联系人同一个客户）

-------------------------------1----------------------------------1-------------------------------11

/1£知后序相关__________J田皿”…、，八**mM，，，，“d”，人:由采购部门负责初次询图工

织评？作，技术部留档各厂家大功

•T前嘉、城g结p率电机图、减速机图等，免

论反馈:I场、V去每次询图过程

＞、计划

技术部上］

忠/管办夏印、

次评审走

整机配件

54形式

、发货部专人登转技术部

7人3发现

认阿时转写在

问题、龙戈

与计划员信息的重复登记、打印、递交、传递,

,11贺］

划发登记合同问联系，反

题，转计划使流程效率低下，耗费大量宝贵时间,

部专人转回生产计

|X计发货部专人

与客户沟通划部信息得不到及时处理，企业无法快速

调整条款反应市场

-7r

•在网络上共享文件，相关人员到指定文件夹里获取信息

・U8系统中录入类别及合同信息，并设置相关人员权限，共享查询使用

•建立OA系统，用于非结构信息传递，省时省材，去除打印、递交、传递、重复登记环节，加速审核流转过程

合同评审及技术转化优化建议

合同评审是从订单接收到发货给客户的过程中的首要环节，当前合

同评审为事后评审，多在合同签定之后进行，主要目的是为合同执行做

好准备，首先需要规范合同评审为事前进行，这样才能起到评审的目的;

其次在合同评审及技术转换过程中信息传递主要以纸质文件信息传递，

中间需烦琐的打印、登记环节，费时费力，更重要的是会延误信息的传

递，浪费宝贵的时间资源。

非结构信息传递，去除打印、递交、传递、重复登记环节，加速合

同评审及技术转化过程。

-在网络上共享文件，相关人员到指定文件夹里获取信息

-U8系统中录入类别及合同信息，并设置相关人员权限，共享查询使用

-建立OA系统，用于非结构信息传递，省时省材，去除打印、递交、传递、

重复登记环节，加速审核流转过程

由采购部门负责初次询图工作，技术部留档各厂家大功率电机图、

减速机图等，免去每次询图过程

合同评审主要针对两项内容：交货期及技术，不需单独评审的合同，

找出规律，制定相应规定，按规定执行以加快本流程进程，促成

及时交货。_______

部总结技术转化规律，确定不同分类情况的技术转化时间。

规范，以便控制。一

现有业务流程存在问题一计划编制与下达

销售总计划总计划成品生产计划半成品生产计划总调室物料采购部

合同•计划细度不够，月计划未分先后，会造成执行过程各

订单分厂挑着做，使得先完工的不是客户先要的，客户想

综合汇总分区计整机及配件计划要的不能及时产出，无法及时交货，履约率低下

划员收集的预测•未细分的计划增加了物料资金占用

信息工

、__________,___________)

第声个月於泉配\牛I、一；手工计划效能不足，编制复杂，更无法对市场变化快

▼装泵/配套件传票；速反应，变化导致生产组织困难

L：阵

▼本月

，-冰存+安全库存/

1及已发货情况；这几个环节耗用大量时间，投入大量

考\虐库存、在制在带N**废品量虑人力，生产计划占用的时间越来越长,

发货、结况进行批量

分批量/、

划的编制严重影响及时交货，计划效率低下成

给2

计划环节多，市场需求到生产的信息传为企业发展的拦路虎

递不能快速及时。

月的整机计

收集发货、在制、库存信息的过程形点传票，即审料时可能产生紧急采购

、个月的配件计

耗时费力工单生产计划在实际执行中演变为投入计划,

考虑发货、在制、库存情况制定销没有完成时间的概念，与市场需求脱节,

售计划是一个复杂过程，必造成市场需无法保证交货期

定额K填写/E时

建议：求到生产信息传递的时间延缓审料清单

材料定额/

•订单+预测信息传准确性低也是手工计划的一个固有-/

递到生产，再由生问题

r—-4

产计划人员统一考去市

虑库存、在制，节I______)

省时间、加速流程

「重复的信息登记、打印、传递环节延误计划下达

;•计划跨度大，不I

采购料到

；利于及时交货，可半成品传票

：对计划进行细化，

I比如先细到周

上-----------------

八一

优化业务流程一计划编制与下达（优化）

优化业务流程一计划编制与下达--流程描述

藏

流

骤

步工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单

通过OA系统的销售合同评审确定签字后传递给生产计

1.合同内容

划主计划员

2.主计划员通知技术部进行技术转化

物料码、BOM、

技术部相关人员进行技术转化工作，并将配套明细传递工艺路线、工

3.合同内容

给物资采购部进行采购提前期的确定时定额、配套

明细

技术部相关人员在系统中录入物料档案、BOM、工艺

4.

路线及自制件提前期等

6.销售总计划定期制定销售预测

5.销售部门在系统中录入销售订单

7.生产计划主计划员在系统中录入销售预测

生产计划主计划员在系统中运行MRP计划编制功能产生

8.

相应生产计划，调整计划开完工日期使计划可行

9.制作并下达生产订单生产订单

10.采购计划员依MRP计划结果制作并下达采购订单采购订单

11.委外计划员依MRP计划结果制作并下达委外订单委外订单

优化业务流程一计划编制与下达--流程要点

•统一的计划系统——生成统一的计划的依据是技

术部根据销售订单确定的每台设备的生产BOM,

按照生产BOM中零部件的名称、数量、和交货期,

ERP系统依据MRP方法，产生自制件生产计划、

采购计划、委外计划

•取消手工状态下的挂钩计划、毛坯计划

•销售计划按周预测、成装按日执行、机加与铸造

按周进行

优化业务流程一计划编制与下达--优化效果

一套科学、准确、快速反应的生产计划和控制的方法--

MRP系统。它将最终产品的生产进度和数量，按零件的

提前期和合理的批量，编制各分厂的生产作业计划、委外

计划、采购计划。使各分厂、部门生产或毛坯、零部件在

时间和数量上做到准确衔接，最大限度的压缩生产和采购

提前期、减?在制品、节约生产海动蒙金、压缩生产制造

周珈。从而提高企业的多品种小批量生产的组织能力。

•当客户定单需求发生变化或因收到紧急定单而发生插单情

况时，信息化工具，可使企业对未来生产状况进行快速模

拟，自动依据当前库存、在制等资源状况对生产计划内容

进行合理调整。

•无法快速响应变化的问题主要是因计划调整困难所导致，

这种变他主要至目壬客户毒检另外还有企业霁发何题、

（如：设备人员等声生的猫期等，运用MRP计划方法及信

息技术手段就可以做到快速表化。

现有业务流程存在问题一采购计划编制

各部门的采购申请

优化业务流程一采购计划编制（优化）

优化业务流程一采购计划编制-流程描述

流

程

相关表

步工作内容的简要描述重要输入重要输出

骤单

销售订单，预

1.生产计划主计划员'编制MRP计划采购订单

测

2.各部门在系统内提交采购申请采购申请

采购计划员在系统中运行订货点生成采购订货点采购

3.

计划计划

采购计划员依三种来源生成采购订单并下

4.采购订单

达

优化业务流程一采购计划编制-流程要点

•采用信息化手段建立整个企业的统一的计划体系，计

划归口生产计划部编制（各部门申请的劳保、工量具、

低值易耗品、办公用品除外）

•生产计划部按照MRP方法根据生产计划同时考虑库存、

采购周期、采购批量生成物资采购计划

•对低值非受控物料仍可采用订货点策略进行采购活动

•物资采购部按照采购计划向供应商下达采购订单，并

负责采购计划的实施

现有业务流程存在问题一分厂计划执行与完工

重复的信息登记、传递环节延误计划下达

优化业务流程一分厂计划执行与完工（优化）

流程描述

流程

工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单

步骤