文档管理备案制度

第第页文档管理备案制度文档管理备案制度为适应学校规模化，正规化发展的需要，保证政令通畅，提高学校管理水平，确保我校档案的全面性，完整性，可追溯性及安全性，对学校的文书、档案管理特做如下规定：1、归档单位：学校设立档案室，管理、存放学校机要档案，归行政部领导，设专管人员负责。2、归档范围：1）上级主管部门下发的文件、学校的红头文件、通知、会议记录、协议、看法书、可行性报告、合作合同、购销合同、合作合同、获奖证书、紧要会议记录等经营性文件。2）学校员工档案、老师档案、学员档案、业务关系档案。3）学校教研成绩、优秀教案、教材等经营过程中的各种总结性料子。4）学校宣传的传单、报纸、杂志、广告、剪报等有关学校的报道（报纸、音像）5）其他的有本校缮印的公文（含正件与附件、批复请示、转发文件、被转发的原件）一律由行政部统一管理。3、收、交档案、归档案：1）学校全体员工应具有存档、归档意识，乐观搭配学校档案室做好机要档案管理工作。2）学校经营性文件要及时归档，各分校、部门签收的外来文件要在两个工作日内送档案室归档。3）各分校部门工作中形成的文书，包含文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保管价值的资料，都必需由承办人收集齐全，分类整理，移交有关人员核对整理后，于年底交于行政部归档，各单位，经办人不得越期自行留存应当归档的文件。4）学校员工、老师应在签定用工合同两个工作日内由人事部收齐人事资料、身份证、学历证复印件送至专管员归档，如有续签及更改合同的，应由档案室提前两个月通知及时办理，旧合同连续保管，任何分校没有签发、存放权。5）凡有外联业务的部门、个人，应每周二下班前将新增的认真信息及时送交档案室增补进业务档案。6）全校全部部门、分校区的总结性料子完成后应由该部门或分校区负责人拷贝收集后每周一下班前及时交档案室归档。7）学校宣传中的传单、剪报及音像品由宣传部在汇总后于每周二下班前及时归档。8）学校经营过程中的重点活动应由主办人在活动结束后五日内整理归档，应包含：预算、实际费用、举办时间、场合、动用人员、有关报道录像录音等。9）一项工作由几个部门参加办理，在工作活动中形成的文件料子，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。10）档案管理部门接受后应签收，分类登记归档，对上级来文要附上“文件处理笺”。11）学校工作人员外出学习，考察、调研、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必需将会议的紧要文件资料向校方办理归档手续，经行政部签字认可后财务部才予以核报差旅费。12）凡外出带回的文件，应交由档案室统一管理，个人不得存放。13）本校召开会议，由会议主办部门指定专人将会议料子、声像档案等向档案室办理归档手续，经行政部签字认可后财务部门才给以报销会议费用。4、传递、借用、保管：1）凡外来文件、信函除注明亲启私信外，一律交由行政部拆封，登记接收时要检查信口。对开口文件，信件应查明原因，密件开口要拒绝签收。2）凡外来文件，由行政部按来文性质及内容及时送有关领导批示，并交送有关承办部门处理。外来一般文件、通知无需批示，登记编号后直接转有关单位。3）对于领导批阅批办后的文件，一律退回行政部分转有关部门，承办人应在“公文处理笺”注明办理情况，签字后退回档案室。4）校内文件传递时要办理签收手续：填写《文件发放登记表》。5）公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），工作结束后及时交档案室归档。6）文件传递过程中，必需办理登记、签收、注销等手续并依照收文检查归档，以防遗漏。5、立卷归档和保密：1）凡在本规定范围内的文件均由档案室立卷保管。2）立卷要分类编目、齐全，调阅借走档案时须持本部门主管签字，并由行政副校长签字后方可借阅，专管人员应认真做好登记，并注明归还日期，借阅人要注意保密，借阅人不得转借他人。3）因工作需要复印的文件，须由校长签字后放方可复印，并认真登记。4）档案保管要做到“七防”即：防火、防尘、防蛀、防潮，防霉、防光、防盗、严格管理定期清查。5）没有存档价值和存查必需的公文以及其他需要销毁的档案，应严格登记造册，由行政副校长和校长审批签字后方可销毁，并由监毁人，销毁人在登记本上签字。6）文件保密等级：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印确定要用专用磁盘，并加密码。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按批阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥当保管。6、相关责任人及责任：1）相关人员为：全部档案的成文、填报者、接收者、传送者、借阅者、销毁者、行政部副校长、校长。2）全部相关人员要保证档案真实完整，保密安全并及时增补完善的责任。不得以任何理由拒交、谎交、拖延、推委、失职，否则按学校员工奖惩条例进行惩罚。3）全部分校和部门的文件管理人员要了解本部门的工作业务，掌握本部门文件料子的归档范围，收集管理本部门的文件料子。4）认真执行平常归档制度，对本部门承办的文件料子及时收集归档，每年年底前应将归档的文件料子归档完毕，并向校方做好交接签收手续。5）檀卷质量总的要求：遵奉并服从文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。6）归档的文件料子种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。7、归档程序：各分校（部门）文件管理员行政部人员档案收集档案整理鉴定行政部档案管理人员登记档案目录档案装订盒保管8、文件的借阅：文件借阅是行政部门日常性工作之一，要按规定的借阅制度办理。文件借阅工作中，对业务性的文件，凡因工作需要的均可借阅。对机密性文件，不在阅读范围的人不能借阅。对机密文件借阅者要经校长签字。1）借阅程序：借阅人员写借阅审批表相关人员签字借阅2）借阅时间：原则上借阅文件只能在档案室阅看，如特殊需要借离档案室的需在48小时内归还，逾期不还者档案室有权通过其主管校长强行收回并予以每次50元的负激励。如需长时间借用，只能借用备份件，需经校长签字后方可借出，借出人对所借档案料子负有保管、保密责任。9、部门保管：对于各分校（部门）保管的档案仅限于学校所发行政制度、文件、当月学生档案及其它学校经营性料子。各分校（部门）主管要指定专人管理，并加强对相关人员的保密纪律教育，不得私自借阅，严禁乱丢乱放，严禁将秘密文件带往公共场合和家中，并保持分校（部门）档案管理人员的相对稳定，如有更改及时通知行政部，按本条款特别事项的程序办理。10、特别事项：档案借出人或分校（部门）档案管理人员如因工作更改或因故离职时，所保管的档案、文件性料子应先交回档案室，或在档案管理员的证明下向接管人员办理料子交接手续，由新接管人员办理相应的签收或借用手续。任何人不得擅自带走或销毁。学校档案管理员如因工作更改或因故离职时，应提前一个月通知校长，由校长监督向接管人员按上述程序做好清点、交接工作。11、销毁文件程序：行政部人员清点注销填写文件销毁登记表主管领导签批销毁人、监销人签字备案文件销毁篇2:文档管理备案制度文档管理备案制度为适应学校规模化，正规化发展的需要，保证政令通畅，提高学校管理水平，确保我校档案的全面性，完整性，可追溯性及安全性，对学校的文书、档案管理特做如下规定：1、归档单位：学校设立档案室，管理、存放学校机要档案，归行政部领导，设专管人员负责。2、归档范围：1）上级主管部门下发的文件、学校的红头文件、通知、会议记录、协议、看法书、可行性报告、合作合同、购销合同、合作合同、获奖证书、紧要会议记录等经营性文件。2）学校员工档案、老师档案、学员档案、业务关系档案。3）学校教研成绩、优秀教案、教材等经营过程中的各种总结性料子。4）学校宣传的传单、报纸、杂志、广告、剪报等有关学校的报道（报纸、音像）5）其他的有本校缮印的公文（含正件与附件、批复请示、转发文件、被转发的原件）一律由行政部统一管理。3、收、交档案、归档案：1）学校全体员工应具有存档、归档意识，乐观搭配学校档案室做好机要档案管理工作。2）学校经营性文件要及时归档，各分校、部门签收的外来文件要在两个工作日内送档案室归档。3）各分校部门工作中形成的文书，包含文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保管价值的资料，都必需由承办人收集齐全，分类整理，移交有关人员核对整理后，于年底交于行政部归档，各单位，经办人不得越期自行留存应当归档的文件。4）学校员工、老师应在签定用工合同两个工作日内由人事部收齐人事资料、身份证、学历证复印件送至专管员归档，如有续签及更改合同的，应由档案室提前两个月通知及时办理，旧合同连续保管，任何分校没有签发、存放权。5）凡有外联业务的部门、个人，应每周二下班前将新增的认真信息及时送交档案室增补进业务档案。6）全校全部部门、分校区的总结性料子完成后应由该部门或分校区负责人拷贝收集后每周一下班前及时交档案室归档。7）学校宣传中的传单、剪报及音像品由宣传部在汇总后于每周二下班前及时归档。8）学校经营过程中的重点活动应由主办人在活动结束后五日内整理归档，应包含：预算、实际费用、举办时间、场合、动用人员、有关报道录像录音等。9）一项工作由几个部门参加办理，在工作活动中形成的文件料子，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。10）档案管理部门接受后应签收，分类登记归档，对上级来文要附上“文件处理笺”。11）学校工作人员外出学习，考察、调研、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必需将会议的紧要文件资料向校方办理归档手续，经行政部签字认可后财务部才予以核报差旅费。12）凡外出带回的文件，应交由档案室统一管理，个人不得存放。13）本校召开会议，由会议主办部门指定专人将会议料子、声像档案等向档案室办理归档手续，经行政部签字认可后财务部门才给以报销会议费用。4、传递、借用、保管：1）凡外来文件、信函除注明亲启私信外，一律交由行政部拆封，登记接收时要检查信口。对开口文件，信件应查明原因，密件开口要拒绝签收。2）凡外来文件，由行政部按来文性质及内容及时送有关领导批示，并交送有关承办部门处理。外来一般文件、通知无需批示，登记编号后直接转有关单位。3）对于领导批阅批办后的文件，一律退回行政部分转有关部门，承办人应在“公文处理笺”注明办理情况，签字后退回档案室。4）校内文件传递时要办理签收手续：填写《文件发放登记表》。5）公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），工作结束后及时交档案室归档。6）文件传递过程中，必需办理登记、签收、注销等手续并依照收文检查归档，以防遗漏。5、立卷归档和保密：1）凡在本规定范围内的文件均由档案室立卷保管。2）立卷要分类编目、齐全，调阅借走档案时须持本部门主管签字，并由行政副校长签字后方可借阅，专管人员应认真做好登记，并注明归还日期，借阅人要注意保密，借阅人不得转借他人。3）因工作需要复印的文件，须由校长签字后放方可复印，并认真登记。4）档案保管要做到“七防”即：防火、防尘、防蛀、防潮，防霉、防光、防盗、严格管理定期清查。5）没有存档价值和存查必需的公文以及其他需要销毁的档案，应严格登记造册，由行政副校长和校长审批签字后方可销毁，并由监毁人，销毁人在登记本上签字。6）文件保密等级：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印确定要用专用磁盘，并加密码。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按批阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥当保管。6、相关责任人及责任：1）相关人员为：全部档案的成文、填报者、接收者、传送者、借阅者、销毁者、行政部副校长、校长。2）全部相关人员要保证档案真实完整，保密安全并及时增补完善的责任。不得以任何理由拒交、谎交、拖延、推委、失职，否则按学校员工奖惩条例进行惩罚。3）全部分校和部门的文件管理人员要了解本部门的工作业务，掌握本部门文件料子的归档范围，收集管理本部门的文件料子。4）认真执行平常归档制度，对本部门承办的文件料子及时收集归档，每年年底前应将归档的文件料子归档完毕，并向校方做好交接签收手续。5）檀卷质量总的要求：遵奉并服从文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。6）归档的文件料子种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。7、归档程序：各分校（部门）文件管理员行政部人员档案收集档案整理鉴定行政部档案管理人员登记档案目录档案装订盒保管8、文件的借阅：文件借阅是行政部门日常性工作之一，要按规定的借阅制度办理。文件借阅工作中，对业务性的文件，凡因工作需要的均可借阅。对机密性文件，不在阅读范围的人不能借阅。对机密文件借阅者要经校长签字。1）借阅程序：借阅人员写借阅审批表相关人员签字借阅2）借阅时间：原则上借阅文件只能在档案室阅看，如特殊需要借离档案室的需在48小时内归还，逾期不还者档案室有权通过其主管校长强行收回并予以每次50元的负激励。如需长时间借用，只能借用备份件，需经校长签字后方可借出，借出人对所借档案料子负有保管、保密责任。9、部门保管：对于各分校（部门）保管的档案仅限于学校所发行政制度、文件、当月学生档案及其它学校经营性料子。各分校（部门）主管要指定专人管理，并加强对相关人员的保密纪律教育，不得私自借阅，严禁乱丢乱放，严禁将秘密文件带往公共场合和家中，并保持分校（部门）档案管理人员的相对稳定，如有更改及时通知行政部，按本条款特别事项的程序办理。10、特别事项：档案借出人或分校（部门）档案管理人员如因工作更改或因故离职时，所保管的档案、文件性料子应先交回档案室，或在档案管理员的证明下向接管人员办理料子交接手续，由新接管人员办理相应的签收或借用手续。任何人不得擅自带走或销毁。学校档案管理员如因工作更改或因故离职时，应提前一个月通知校长，由校长监督向接管人员按上述程序做好清点、交接工作。11、销毁文件程序：行政部人员清点注销填写文件销毁登记表主管领导签批销毁人、监销人签字备案文件销毁篇3:投标书文档规范及样本怎样写投标书系列文档规范及样本投标书一、投标书封面格式投标书建设项目名称：投标单位：投标单位全权代表：投标单位：（公章）*年*月*日二、投标书格式投标书致：___________________________________依据贵方为___________________________________项目招标采购货物及服务的投标邀请___________________________________（招标编号），签字代表______________________（全名、职务）经正式授权并代表投标人____________________（投标方名称、住址）提交下述文件正本一份和副本一式_______份。（1）开标一览表（2）投标价格表（3）货物简要说明一览表（4）按投标须知第14、15条要求供应的全部文件（5）资格证明文件（6）投标保证金，金额为人民币____________________元。据此函，签字代表宣布同意如下：1.所附投标报价表中规定的应供应和交付的货物投标总价为人民币____________________元。2.投标人将按招标文件的规定履行合同责任和义务。3.投标人已认真审查全部招标文件，包含修改文件（如需要修改）以及全部参考资料和有关附件。我们完全理解并同意放弃对这方面有不明及误会的权利。4.其投标自开标日期有效期为____________________个日历日。5.假如在规定的开标日期后，投标人在投标有效期内撤回投标，其投标保证金将被贵方没收。6.投标人同意供应依照贵方可能要求的与其投标有关的一切数据或资料，完全理解不愿定要接受最低价格的投标或受到的任何投标。7.与本投标有关的一切正式往来通讯请寄：住址：___________________________________邮编：___________________________________电话：___________________________________传真：___________________________________投标人代表性名、职务：___________________________________投标人名称（公章）：___________________________________日期：______年___月___日全权代表签字：_________________三、开标大会唱标报告格式开标大会唱标报告投标单位全称序号投标设备名称数量投标价（万元）交货期交货地方备注投标单位：法人授权代表：（公章）（签章）*年*月*日说明：唱标报告在开标大会上当众宣读，务必填写清楚，准确无误。四、投标设备数量价格表格式投标设备数量价格表招标文件编号：单位：万元序号设备名称设备价其它费用投标价（设备总价与其他费用总金额之和）数量（台）单价总价运输费调试费品备件费总金额投标单位：（盖章）法人授权代表：（签字）五、企业法人营业执照影印件企业法人营业执照影印件，实行许可证制度的，还须供应生产许可证影印件。企业法人营业执照影印件六、投标企业资格报告投标企业资格报告须知1.投标人投标时，应填写和提交规定的格式1、格式2，以及供应其它有关资料。2.对所附表格中要求的资料和询问应作出确定的回答。3.资格文件的签字人应保证他所作的声明以及回答一切问题的真实性和准确性。4.投标人供应的资格文件将由投标人和买方使用，并据此进行评价和推断，确定投标人的资格和本领。5.招标人对投标人提交的文件将予以保密，但不退还。6.全部文件应以中文书写，正本1份，副本_______份，按投标人须知第18体条封装。格式1资格声明（招标机构）___________________________________：为响应贵方_______年____月____日第_________号招标邀请，下述签字人乐意参加投标,供应货物需求一览表中规定的（货物品目号和名称），提交下述文件并证明全部说明是真实的和正确的。1.由（制造厂商）供应的（货物品目号和名称）参加投标。授权书1份正本，1份副本。签字人代表该制造厂家并受其管束。2.制造厂家的资格声明，有1份正本，______份副本。3.下述签字人在证书中证明本资格文件中的内容是真实的和正确的，同时附上我方银行（银行名称）出具的资信证明。制造厂家：授权签署本资格文件人：名称：___________________________________签字：__________________________________________住址：___________________________________打印的姓名：____________________________________电话：___________________________________职务：__________________________________________传真：___________________________________电话：__________________________________________邮编：___________________________________格式2制造厂家资格声明1.名称及概况（1）制造厂家名称：________________________________________________________________________（2）总部住址：___________________________________________________________________________传真/电话：__________________________________________________________________________（3）成立日期或注册日期：__________________________________________________________________（4）实收资产：___________________________________________________________________________（5）近期资产负债表（到_______年___月_____日止）a.固定资产：__________________________________________________________________________b.流动资金：__________________________________________________________________________c.长期负债：__________________________________________________________________________d.短期负债：__________________________________________________________________________e.净值：______________________________________________________________________________（6）紧要负责人姓名：_________________________2.（1）关于制造投标货物的设施及其它情况：工厂名称住址：____________________________________________________________________________年生产力：________________________________________________________________________________职工人数/其中工厂技术人员数：_____________________________________________________________（2）制造厂家不生产而需从其它制造厂家购买的紧要零部件：制造厂家名称和住址：_____________________________________________________________________3.制造厂家生产投标货物的经过（包含项目业主、额定本领、初始商业运行日期等）：4.近三年该货物在国内外紧要用户的名称和住址：名称住址：________________________________________________________________________________销售项目：________________________________________________________________________________（1）出口销售（2）国内销售5.近三年的年营业额：年份______________出口__________________国内____________________总额_____________________6.易损件供应商的名称和住址：_________________________________________________________________部件名称____________________________________供应商________________________________________7.有关开户银行的名称和住址：________________________________________________________________8.制造厂家所属的集团公司（假如有的话）：_____________________________________________________9.其它情况：兹证明上述声明真实、正确的，并供应了全部能供应的料子和数据，我们同意遵奉贵方要求出示有关证明文件。制造厂家名称：____________________________________________________________________________授权代表签字：_______________________________授权代表职务：_______________________________电话/传真：___________________________________日期：_____________年___________月_________日七、投标设备报告投标设备报告1.投标设备型号、规格、技术参数和说明。2.投标设备的质量标准、检测标准、测试手段。3.对投标设备的设计、制造、安装、测试等方面采取技术和组织措施。4.交货地方、交货时间、交货方式、交货进度及运输条件。5.技术服务。6.备品备件供应情况。7.投标单位认为有必需说明的问题。八、标设备偏差表投标设备偏差表招标文件编号：序号设备名称型号及规格数量招标设备要求数据投标设备实际数据说明：如投标设备的规格、性能、技术参数与招标设备的要求不完全全都时，请填此表。如全部满足要求时，可不交此表。九、法人代表授权书法人代表授权书（招标机构）_____________________：现委派_________________参加贵方组织的______________________招标活动，全权代表我单位处理招标的有关事宜。附授权代神色况：姓名：_______________年龄：_______________性别：____________