工程项目档案管理实施细则

工程项目档案管理实施细则

一、总则

(-)目的

为了加强协鑫建设工程项目档案资料的管理工作，以确保工程竣工资料能够齐全、完整、准确、及时

的移交，使其在工程建设、试运行及生产运行、维修与技术改造中充分发挥作用，依照电力建设工程的有

关文件与归定，制定本实施细则。本实施细则中明确了各参见单位的管理职责、工程项目资料的编制范围

及内容、编制要求与验收与移交等，使工程竣工资料最终满足工程项目档案管理要求，具体结合工程项目

的实际做好工程项目档案管理工作。

(二)引用文件

⑴《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)

⑵《科学技术档案案卷构成的通常要求》(GB/T11822-2008)

⑶《电力工程竣工图文件编制规定》(DL/T5229-2005)

⑷《电力建设施工及验收技术规范》(现行版本、全套)电力部

⑸DA/T28-2002中(附录A)《国家重大建设项目文件归档范围与保管期限表》

(6)《DAT31-2005纸质档案数字化技术规范》

⑺《照片档案管理规范》(GB/T11821n-2002)

⑻《技术用图复制图的折叠方法》(GB/T10609-2009)

(三)术语

项目档案分为工程类档案、设备类档案、财务档案三类。

⑴工程文件：是指从项目立项、可行性研究、招投标、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，与

竣工验收全过程形成的文件材料，包含工程前期文件、工程竣工文件与竣工验收文件。

⑵工程前期文件：是指工程开工往常在项目内部立项、核准(备案)、招投标、勘测、设计与工程准备过

程中形成的文件。

⑶工程施工文件：是工程总承包单位或者设计、采购、施工、检测等承包单位及工程监理单位在建设工程

项目施工阶段形成，并在工程交工时移交建设单位的工程实现过程、安全质量、使用功能符合要求的证据

及竣工图等技术文件的统称，是建设工程文件归档的构成部分。

⑷工程竣工文件：是指工程竣工时形成的反映工程建设(包含土建、安装及调试、监理等)过程的文件。

要紧由施工文件、质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件与设备安全性能检验报告、配套

设备技术文件与工程竣工图文件构成。

⑸工程竣工图文件：是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸(简称竣工图)。

⑹工程竣工验收文件：指工程竣工后试生产（试运行）中与竣工验收时形成的文件。

⑺竣工验收：是指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。

⑻基建档案：是指从建设项目的提出、可行性研究、立项、审批、勘察、设计、采购、施工、监理、生产准

备、生产考核到竣工投产的全过程中形成的具有储存价值的各类形式的历史记录。

⑼工程档案验收：是光伏发电工程竣工验收的重要内容，应提早或者与工程竣工验收同步进行。凡档案内容

与质量达不到要求的工程，不得通过档案验收；未通过档案专项验收或者验收不合格的，不得进行或者通

过工程的竣工险收。

⑩档案移交：一方面指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成时向工程建设单位（下列简称“建

设单位”）移交的经系统整理过的全部文件；另一方面是指建设单位内部各部门将工程各阶段形成的文件

经系统整理后定期或者按阶段向档案部门移交。

（11）原件：所有手写与激光打印的表式、文字、数据资料，经签字、加盖单位图章后，称之“原件”。

（⑵正本：所有手写与打印的表式、文字、数据资料，经签字后的复印件，再加盖单位图章后，称之“正本”。

⑬副本：指所有正本的复印件。

（四）组织管理原则

⑴贯彻统一领导与分级管理的原则，确保工程项目档案的完整与安全，为工程建设提供有效地服务。

⑵项目部要建立档案室，对工程档案实行集中统一管理。建设单位档案室负责对施工、设计、调试、质监、

监理等工程各参建单位竣工文件的编制、工程档案的整理与移交工作进行检查、监督与指导。

⑶工程各参建单位要建立各自的工程档案管理组织网络，由建设单位主管领导挂帅，统一协调工程、质量、

设备等各有关部门的档案工作。工程开工前各参建单位的专职资料员务必到位。

⑷工程档案管理工作要注重工程过程管理，贯彻与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求。工程

档案管理是工程建设管理的有机构成部分。各单位应把工程档案管理工作纳入工程基建目标管理程序及工

作计划，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门技术人员的职责范围、工作规范或者岗位责任制，并有相

应的检查、操纵及考核措施。

⑸为保证工程项目档案资料的完整性、准确性、系统性，建设单位在与各参建单位签订合同时，应明确档

案管理职责，对不按本规定移交档案的，视为合同违约。

二、管理职责

（-）建设单位职责

⑴认真履行甲方对工程档案工作统一组织与管理的职能，负责对工程各参建单位档案工作的组织、协调、

指导、监督与检查。

⑵建设单位应在工程招标与签订合同协议时，应当设立专门条款，明确工程参建各方在文件收集、整理、

归档等方面的责任，明确施工、设计、调试、质检（监）、监理等单位移交档案材料的内容、数量、费用、

时间、质量等要求与违约责任。

⑶对工程各参建单位移交的工程档案进行检查验收。

（4）在单位工程验收时，工程管理部门应通知档案管理部门参加验收，档案管理部门对工程竣工档案的归档

率、完整率、准确率进行检查，发现问题，及时处理。

⑸负责设备图、施工图及部分施工文件的统一登记、分发工作。

⑹负责接收工程的全部档案，汇总、整理后进行编目、上架，具备检索、借阅条件。

⑺建立符合要求的工程档案室，集中统一保管档案，配备必要的装具与设备，其费用列入工程总概算，为

工程建设提供有效服务。

⑻配备与工程规模相习惯的现场档案人员，应及时经档案业务专业培训。档案人员应具备档案专业知识与

项目生产有关知识，不断提高综合文化素养与业务素养，为工程建设提供有效服务。

⑼档案管理部门按要求认真检查、核对工程各参建单位移交的工程竣工资料，确认准确无误，符合归档要

求后在移交清册上签字。财务部门在见到档案部门的签字后方可与工程各参建单位进行资金结算。

⑩建立工程档案管理网络，一是档案工作人员网络，按照建设项目的布局与档案工作自身特点，布网建点

设人，以点联线，以线联网；二是重要档案资料的流向网络，对重要的档案资料的情况及流向进行追踪管

理。

（二）监理单位职责

⑴按本实施细则档案管理的有关要求，对工程各类监理文件进行整理、装盒，编制移交清册，在工程竣工

（包含单项工程及分期建设的工程投入使用）5天内移交建设单位档案部门且在人员撤离现场前移交。

⑵监理单位作为工程建设过程中的档案责任单位，负责监督工程文件内容的真实性、完整准确情况与归档

文件的质量，督促检查文件材料的收集积存与完整、准确情况，负责竣工文件与竣工图的审核签署意见并

与建设单位密切配合，共同做好档案管理工作。

⑶监理单位资料室负责所有监理竣工资料的传递、检查工作，同时要求各参建单位的工程竣工资料从资料

室传递并监督其完成情况。

（三）设计单位职责

⑴负责设计变更资料的管理工作。

⑵负责竣工图的编制移交工作。

（四）施工单位职责

⑴承包方项目法人对工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并设置档

案室与专职资料员，负责总承包所负责的工程档案工作。

⑵文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动，须先交清原岗位应归档的文件材料。

工程建设的专业技术人员与管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，

进行收集、整理、归档，如遇工作变动，须先交清原岗位应归档的文件材料。

⑶各施工单位负责各自的工程施工资料管理工作。

（4）负责各自施工竣工资料的组卷移交工作，以便施工图的编制。

⑸负责做好承包范围内的分包单位竣工资料的管理工作。总承包单位经常性检查各施工单位做好档案工作,

确保工程档案系统化、完整化。每一完工节点定期收集、整理，同意建设管理单位的定期不定期的检查，

并配合建设单位分期提供施工资料。

（五）调试单位职责

⑴负责调试资料的管理工作。

⑵负责调试竣工资料的组卷移交工作。

（六）设备厂家职责

⑴编制移交清册，在设备开箱验收前移交采购单位。

⑵在设备到货时，务必同时按照合同要求提供装箱单、产品质量证明书、合格证说明书、试验报告、检测

报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及至少三套设备图纸（合同中另有规定的除外）。

三、项目文件的收集、整理与有关规定

（一）项目文件的收集及有关责任

（1）建设单位各机构负责收集、积存、整理项目前期文件、竣工验收文件及设备、工艺与涉外等文件。

（2）勘察、设计单位负责收集、积存项目勘察、设计文件，并按规定向建设单位提交。

（3）项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积存、整理，并提交总承包单位

汇总，由总承包单位统一提供；项目由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积存、整

理其承包项目的全部文件。

（4）项目监理单位负责收集、积存项目监理文件。

（5）试运行单位负责收集、积存在生产技术准备与试运行中形成的文件。

（6）物资专工或者部门应负责收集、积存所承建项目的物资供应中形成的文件。

（-）项目文件的收集范围与收集时间

（1）收集范围：与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各类载体文件，应收集齐全，归入建设

项目档案。具体项目文件归档范围与保管期限能够参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

（DA/T28—2002）。

（2）收集时间：各类文件应按文件形成的先后顺序或者项目完成情况及时收集；引进技术、设备文件应首

先由建设单位或者承包单位登记、归档，再行译校、复制与分发使用。

（三）项目文件的质量要求

（1）字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。

（2）永久、长期储存的文件不应用易褪色的书写材料（红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸、热敏

纸等）书写、绘制，如是复写纸或者热敏纸，应复印后一并储存。图纸通常使用蓝图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图务必清晰，不得使用计算机出图的复印件。

（3）项目文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面（297mmX210mm）»图纸使用国家标准图幅，不一致

幅面的图纸按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—2009）统一折叠成A4幅面，图纸标题栏露在

外面。

（4）复印、打印文件及照片的字迹、线条与影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

（5）归档的文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

（6）非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或者少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，

无译文的要译出标题与目录后归档。

（7）竣工图要准确、清晰，能真实反映项目竣工实际情况。

（8）录音、录像文件应保证载体的有效性。

（9）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

（四）项目文件的组卷原则与方法

（1）组卷原则：组卷要遵循项目文件的形成规律与成套性特点，保持卷内文件的有机联系与案卷的成套、系统,

便于档案的保管与利用。

（2）组卷方法:

①建设项目类案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段

排列，各阶段文件再结合单位工程、专业等组卷。

②具体项目的管理性文件应放入相应的项目案卷中，按年度或者分阶段组卷。

③项目施工文件与竣工图应按单项工程、专业、单元工程（或者单位工程）组卷；设备文件按专业、台件等

组卷；监理文件按文种组卷。

④成册、成套的项目文件应保持其原有形态。

⑤通用图、标准图可放入相应项目文件中或者单独组卷，其它涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备

考表中注明通用图、标准图的图号与档号。

⑥底图以张或者套为保管单位进行整理。

⑦建设项目后评估、改扩建或者重建所形成的项目文件应单独组卷排列。

（五）项目施工文件与竣工图的编制与整理

（1）项目施工文件与竣工图的内容

①工程管理性文件；

②工程开工、中间交接、交工等工程交付文件；

③土建、安装工程施工质量检验、检测等质量验收文件；

④设备、材料质量证明文件及材料的检测、复脸报告；

⑤竣工图；

⑥土建、安装工程施工过程技术文件；

⑦土建、安装工程质量验收记录。

（2）项目施工文件与竣工图的编制责任

①设计单位负责竣工图的编制；

②施工单位负责合同范围施工部分的施工文件与竣工图的编制；

③材料、设备采购单位负责合同范围内材料、设备质量证明文件的编制；

④实行工程总承包的项目由工程总承包单位审核、汇编各承包单位提交的施工文件与竣工图；

⑤监理单位负责施工文件与竣工图的审核。

（3）竣工图编制要求

①设计单位应编制最终版竣工图，并按SH/T3503-2007要求编制竣工图卷。

②竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实地反映项目竣工险收时的实际情况。

③所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署竣工图章。

④竣工图章式样参照SH/T3503-2007标准规定，用章位置宜在图纸标题栏上方空白处，并由施工、监理单

位会签。

（六）案卷与卷内文件的排列方法

①项目文件应按系统、成套性特点进行案卷或者卷内文件排列。卷内文件通常应文字材料在前，图样在后；

译文在前，原文在后。

②案卷内管理性文件按问题、时间（阶段）或者重要程度排列。通常应印件在前，定稿在后；正文在前，附

件在后；复文在前，来文在后。

③施工文件按管理、根据、建筑、安装、检测实验记录、验收排列。

④设备文件按根据、开箱验收、随机图样、安装调试与运行维修等顺序排列。

⑤竣工图按专业、图号排列。

⑥建设项目案卷应按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段

排列。

（七）案卷编目

案卷编目是通过一定的形式，按照一定的要求，固定基建档案系统整理的成果，揭示基建档案内容与成分的

工作。案卷编目要紧内容包含：

①卷内文件页号的编写。案卷内文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。页号编写位置：单面

书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或者标题栏

外右上方；成套图样或者印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编写页号（除非相同卷目由一

卷以上构成）

②卷内目录的编制。通常包含序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注。

③卷内备考表的填写。应标明案卷内全部文件总件数、总页数与在组卷与案卷提供使用过程中需要说明的问

题。卷内备考表放在案卷的最后。

④案卷封面的编制。案卷封面是通过一定格式概要地介绍案卷的内容与成分与档案管理的某些因素。案卷封

面编制的质量与水平不仅关系到基建档案的科学管理，而且会直接影响基建档案目录与其他检索工具的质量。

其内容通常包含：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级（不涉及，不填）。

⑤脊背的编制。案卷脊背，应填写案卷题名、保管期限与档号。

⑥以上内容具体编制可参见《科学技术档案案卷构成的通常要求》（GB/T11822-2008）o

（A）案卷装订要求

①案卷内文件可整卷装订或者以件为单位装订。

②以件为单位装订的应在每件文件首页上方空白处加盖档号章。（基建档案以卷组卷，不涉及）

四、竣工资料的编制要求

（一）竣工图编制要求

①施工与调试单位应在施工及启动调试过程中及时、准确地做好变更记录，并提供完整的工程变更资料给

监理单位审核，审核后交建设单位确认后交设计院出正式竣工图，最终由设计院向建设单位移交竣工图。

②竣工图应按照《国家重大建设项目项目文件归档要求与档案整理规范》中竣工图编制要求进行编制。竣

工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映工程竣工时的实际情况。

③应编制“竣工图编制总说明”，在说明中应明确竣工图的编制原则、各专业的竣工图卷册目录与编制

情况。对每册修改图纸，应编制分册说明，内容包含：修改内容、修改原因、编制“竣工图编制总说明”，

在总说明中应叙述变更单号、提供修改资料单位等。

④没有设计变更的施工图用作竣工图时，编制单位应逐张审核，确认与现场相符后直接在蓝图上加盖“竣

工图”图章；经修改或者变更的施工图应重新编制竣工图，重绘图按原图号编，末尾加注“竣”字，或者在新

图标内注明“竣工图阶段”加盖并签署竣工图章（图章样式见附图）7）

⑤竣工图的份数应符合合同规定。

⑥竣工图出图范围内的成品深度应等同于施工图的深度。

⑦竣工图按GB/T10609-2009《技术用图复制图的折叠方法》，“手风琴式”折叠，统一折叠成

210mmX297mm（A4）图幅，图标朝外。折叠后复制图上的标题栏均漏在外面。

⑧所有竣工图应由施工单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写齐全、清晰，不得代

签。竣工图章盖在标题栏邻近的空白处或者右下脚向上折叠后空白处；竣工图章应使用不褪色红印泥。

⑨国外引进项目、引进技术或者由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应有外方签字确认。

⑩竣工图编制完后的审核，监理单位应督促与协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现

不准确或者短缺时要及时修改与补充。移送建设单位为二套竣工图。

⑪录音、录像文件应保证载体的有效性，电子文件的长期存储介质另行规定（竣工图电子文件的

命名应与图纸编号一致，以保证其唯一性）。

（二）工程变更资料的编制要求

⑴所有已实施的工程设计变更文件，务必毫不遗漏地列入工程变更资料，包含：设计修改通知单、

工程联系单、材料代用单等。

⑵所有工程变更资料，编制单位应经监理单位审核后，由监理单位向建设单位移交（两份），务必

是原件，并交一套电子版资料。

⑶工程变更资料按单位工程划分，以表格形式列清单，内容包含：

1）变更文件编号；

2）变更文件提出单位及日期；

3）变更文件涉及施工图图号、版本、内容及原因；

4）变更文件实施状况。

（三）竣工资料的装订要求

⑴竣工文字资料的装订

①文字资料幅面规格为统一标准A4幅面（210X297mm）,大于标准幅面的要统一折叠为A4幅面，小于标

准幅面的要粘在A4规格白纸上，白纸使用70克以上复印纸，粘贴时原件上边及右边与白纸对齐，装订成册。

②所有竣工文字资料务必通过接收单位复核验收后，方可进行装订工作。

③竣工文字资料的排列顺序应为：封面（145克牛皮纸）、卷内目录、正文、备考表、封底（145克

牛皮纸）。

④装订厚度：一卷最好不要超过350页。（特殊实际情况下除外）

⑤横向打印的文件资料装订时应将题头（上面）对应纵向（左侧）装订的一面装订。

⑥文字资料以一卷为单位，从正文起用阿拉伯数字1开始编页码，卷内目录及备考表不编页码。要求

用铅笔在正面（竖放）的右下角与双面页反面（竖放）的左下角空白处依次编写页码。

⑦所有文字资料均要去除金属装订物,使用三孔一线装订，装订线长度为18cm,装订结实、整齐、美观，

装订结打在背面，装订线距左侧15mm，用棉线装订。

⑵竣工图纸

①竣工图纸原则上要求折叠成A4幅面(210X297mm),“手风琴式”折叠，图标朝外。

②竣工图纸使用装盒成册不装订，档案盒的规格为220X305mm,背脊厚度可为20nm1、30mm,40mm、50mm,

60mm规格。

③所有竣工图应由施工单位逐张加盖竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清晰，不得代签。

④编制竣工图时，可在新图中使用竣工图标，并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容格式由行业

统一规定。

⑤竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏邻近空白处。

⑶案卷封面的编制。

①档号：由编制单位填写；

②案卷题名：由施工单位填写；

③立卷单位：编制单位全称；

④起止日期：文字资料形成的起止日期；

⑤保管期限、密级：由归档单位填写。

⑷卷内目录的编制

①案卷目录。登记案卷题名、档号、保管期限及其它特征，并按案卷号次序排列的档案目录。

②编制方法。按照《科学技术档案案卷构成的通常要求》(GB/T11822-2008),基建档案应编制案卷目录,

其案卷目录式样如下：

案卷目录

序号档号案卷题名总页数保管期限备注

说明：

①序号：用数字1起依次标注。

②档号：全宗号+分类号+案例号

③文件材料题名：应填写文件标题全称

⑤保管期限：长期

⑸备考表的编制

①备考表要标明案卷内(本单位工程)文件材料的件数'页数与在组卷与案卷使用过程中要说明的问题.

②立卷人：责任立卷者签名.

③立卷时间：写立卷完成的日期.

五、竣工资料的验收与移交等

（-）资料的验收与移交

资料的验收与移交包含：工程变更资料、竣工文字资料与竣工图及相应的电子板。

变更资料与竣工文字资料的验收与移交分下列三个步骤进行：

⑴预验收

①监理、施工、调试单位应先对本单位已编制好的工程变更资料与竣工文字资料进行严格的内部自查，提交

自检合格报告，经监理确认合格后提交建设单位项目档案室；

②建设单位项目档案室收文后，经初步检查认为可进入复核阶段的，填写“竣工资料预险收接收单”，

进行下一步工作；若不合格的，则退回编制单位，由其进行内部整改后重新提交。

⑵复核

①建设单位收到资料后，立即着手组织专业技术人员与档案人员（包含编制单位、监理单位、）进行全面

复核，时间要求在一周内完成复核。

②假如发现问题，复核人员要及时填写“工程变更资料与竣工文字资料复核情况表"，要求一式三份，

一份由监理单位留存，一份由建设单位档案室留存，一份交资料编制单位留存并整改。整改完成经核查无误

后，该表格予以注销。

③竣工文字资料经复核或者整改后，确认达到资料与实物相符，完整、准确时，方能验收通过，并在“竣工资

料案卷质量审核表”上写明验收意见并在竣工资料审核签证书上签字。

⑶移交

①对生产附属、生活福利等小项目的工程变更资料与竣工文字资料，由施工单位负责将工程变更资料及时地

提交给建设单位，建设单位交有关的设计单位，由设计单位重新编制竣工图；同时施工单位负责将竣工文字

资料根据工程进度分阶段经监理单位审核合格后向建设单位移交。

②对大项目的工程竣工资料，由监理单位负责牵头，由编制单位、建设单位共同参加，经复核通过后将竣工

文字资料直接移交；工程变更资料由承包单位负责及时地提交给监理单位，监理审核后由建设单位交有关的

设计单位，由设计单位重新编制竣工图。

③工程变更资料与竣工文字资料应随着工程的进展，及时分阶段、按批进行移交；原则上要求每个单位工程

的工程变更资料与竣工文字资料应在所属单位工程竣工验收通过后移交（移交时间：项目建设完成且建设人

员撤离现场前一周内完成移交工作）。

④建设单位（项目部）一套完整的电子版移交新能源控股公司工程建设管理部。

（二）竣工图的验收与移交

①设计单位完成其合同范围内的竣工图的编制任务后，将有关竣工图提交给建设单位，由建设单位负责组织工

程变更资料编制单位、监理单位的有关技术、档案人员，与设计单位预算的工地代表对竣工图（初版）进行

复核。

②经复核，设计单位提交的竣工图编制准确无误后，由监理单位有关技术人员签字确认后，将汇总的最终竣

工图移交给建设单位，并办理所有正式移交手续。

③所有竣工图的移交工作应在工程竣工验收后一个月内完成。

六、设备仪器档案

(-)设备仪器档案的概念及种类

设备仪器档案指在设备仪器设计、制造、采购、安装、调试、使用、检验、检修、改造、管理等活动中

直接形成的具有储存价值的各类形式与载体的历史记录。设备档案包含：设备图样、设备使用保护说明书；

设备安装、试车、验收记录；设备的操作规程、运行记录；设备的检修记录；部件的更新图样；设备技术改

造的报告及图样。仪器档案包含：实验仪器、仪表及其他生产部门使用的各类仪表的档案，要紧是仪器、仪

表、阀门的技术说明书及图样、检修记录等。

设备仪器档案的特点：一是成套性，同一型号的设备仪器档案材料是一个有机联系的整体。二是系统性，

炼化装置设备通常与基建工程连在一起，与基建档案很难分开，应作为基建档案的一个构成部分。

(二)设备仪器档案的收集

(1)设备类资料

二设备类档资料

(-)设备资料

1设备、材料采购、招标文件、合同及合同附件；

2设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单；

3设备出厂使用说明书、总装、试验记录、出厂质量合格证明、手册、图纸、零部件目

录等技术文件；

4设备测绘、验收记录、商检记录及索赔文件；

5设备、仪器台帐；；

6设备安装调试、测定数据、性能鉴定

7从开箱至移交生产各阶段所有设备的消缺、修补与更换记录、设备消缺率的统计等。

(二)设备类招标、合同资料

1设备技术规范书、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件

2设备投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书与投标澄清文件、修正文件

3设备招标开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告

4设备中标通知书

5设备采购合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件

⑵设备仪器档案的收集方法及要求

①建立健全设备仪器文件材料的形成、积存、整理、立卷与归档工作程序，参照基础设计或者全面设计设备

一览表，建立档案管理设备台账，并与物装部门与生产单位设备管理台账进行参照，及时查出随机资料缺项，

确保每台设备仪器都有系统、完整、准确的文件材料归档储存。

②建设单位项目部应参加设备仪器开箱验收（三方），掌握随机资料情况并进行登记，现场开箱时应根据设

备订货技术协议，参照协议中资料范围认真检查随机资料的完整性，发现问题及时解决。随机资料应按行业

标准在开箱验收或者设备仪器安装调试后及时归档。

③特种设备随机资料要全部归档。

④关于同装置（项目）同类型非特种设备随机资料，安装、使用、保护手册（说明书）等共性资料通常只归

档一套，重要的、使用频繁的可根据需要增加副本。

⑤产品合格证、质量证明书等唯一性随机资料要全部归档。

⑥声像或者电子文件材料同纸质文件材料要一起归档。

⑦设备仪器更新换代的文件材料要及时归档。

⑻设备仪器文件材料应在购置（自制）、安装调试、运行保护等不一致阶段归档。

⑨进口设备要注意收集发票、通关等文件。

（3）设备档案的整理

①物资设备归档的文件资料由采购单位负责收集、整理与归档（施工单位采购由施工单位负责，建设单位采

购由建设单位项目部负责收集、整理、归档）。

②案卷应按设备仪器立项审批、开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、安装调试、运行保护等阶

段或者工作程序排列。

③设备档案以单项工程为单位整理较为适宜，以设备位号为单位，按“一台一档”要求进行整理；压力管道

以管道号为单位，按“一管一档”要求进行整理；电气、仪表按类组卷；操纵系统如DCS、ESD、PLC以系统

为单位组卷。

④案卷编目、案卷装订、卷盒表格规格及其制成材料根据《科学技术档案案卷构成的通常要求》

（GB/T11822-2008）执行。

⑤设备档案的整理应考虑特种设备的使用登记、年检等工作。

⑥外文资料保持原有的装订形式，翻译目录。

⑦设备档案由设计、制造、采购、安装、检修、检验、管理制度等文件构成，其中前四项存于基建档案中，

设备档案必定分散，应考虑做到逻辑上的系统性。

⑧凡不符合质量要求的案卷，档案部门不予接收，并记录该项目档案资料未提交，影响项目业绩考核。

附件1基建档案管理流程

开始

附件2施工前期资料

(一)内部立项资料

1项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件；

2可行性研究报告报批文件及审批文件；

3项目评估(包含借贷承诺评估)、论证、报批文件及审批文件等。

(二)项目核准资料

1项目公司设立资料；

2项目建议书及初步可研报告；

3投资方投资决定；

4投资方与政府签署的投资协议书；

5投资者注册证明文件、银行资信证明、财务报表等；

6同意开展前期工作的批复意见；

7规划主管部门同意的厂址选择的文件；

8土地主管部门同意厂址选择的用地预审意见；

9环保主管部门对环评报告出具的批复意见；

10水资源主管部门同意项目取水的文件；

11国土资源部门的地质灾害性评价报告的批复；

12地震主管部门出具的地震安全性评价的批复；

13国土资源部门出具的无矿藏压覆的证明文件；

14文物主管部门出具的无文物压覆的证明文件；

15水利主管部门对水土保持报告的批复意见；

16电网接入审批意见；

17安全性预评价(含劳动安全卫生)报告并取得预评价报告的备案文件；

18卫生主管部门对职业病危害预评价报告的备案文件；

19《项目核准决定书》或者《项目备案证》；等。

20《建设工程规划许可证》、《建设用地规划许可证》等

(三)勘察、设计资料

1设计基础文件

(1)工程地质与水文地质资料(区域性、水库区、坝址区、岩溶)，勘察设计，勘察报告，地质

图(含素描图)，勘察记录，物探、化验、试验报告，重要土、岩样及说明；

(2)地形、地貌、操纵点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；

(3)水文、水能、水质、泥沙、气象、地震等资料；

(4)交通运输调查、电力负荷调查、经济调查、建筑材料调查报告等。

2设计文件

(1)总体规划设计；

(2)方案设计；

(3)初步设计及其报批文件；

(4)技术设计；

(5)施工图设计；

（6）技术秘密材料、专利文件；

（7）工程设计计算书；

（8）关键技术试验；

（9）设计评价、鉴定及审批等。

（四）项目报建资料

1施工图设计审核

（1）施工图设计审核（建设工程设计审查中心）；

（2）防雷装置设计审核（气象局）；

（3）消防设计审核（消防支队）等。

（4）缴纳城市市政公用基础设施配套费证明材料

2领取建设工程施工许可证（建设局）

（1）工程发包资料；

（2）合同备案资料；

（3）施工许可证等。

（五）工程及技术咨询类招标、合同资料

1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；

2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书与投标澄清文件、修正文件；

3开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告；

4中标通知书；5合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件等

说明:

1设计院、设备厂家移交的成套技术文件原则上不拆开，各入其类。

2有些辅助设备的档案随主设备档案存放，不入辅助设备所属的专业类，成套设备不可拆开。

3并不局限以上资料，根据实际情况增减。提供的电子版务必是原件。

附件3：项目档案分类号及保管期限

表1：分类号（一）

保管

归档文件备注

期限

01基建综合类（归属一级类目01类-项目前期资料或者称综合类资料）

项目建议书及批复、项目选址意见及批复、可行性研究报告及批复、项目评估（包

含借贷承诺评估）、项目核准及环保、水保、地质灾害评估、消防、劳动安全与

永久

工业卫生等审核文件；项目备案通知、项目入区协议、特许权文件等

压覆矿产资源勘测调查文件等

征用土地申请、土地使用证、批准文件、红线图、勘测定界、征地补偿协议等永久

设计任务书、计划任务书及其报批文件、施工执照、免税证明等永久

工程管理来往文件（与设计、制造、施工、试验等单位的重要来往文件，与政府

永久

职能部门、上级单位重要来往文件），重要工程会议文件、纪要等

招标书CIR文件）、招标修改文件、招标补遗及答疑、询价资料，投标书（资涉外招投标资

质材料、投标保函、委托授权书）、投标澄清文件、投标修正文件，开标议程、料也入此

长期

报价表、评标纪律、评标人员签到表、评标记录、评标澄清文件，评标报告、中

标通知书等

涉外合同也入

合同谈判纪要、合同审查文件、合同、合同变更文件等永久

此

有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划与调整计划；概算、预算长期

管理、差价管理文件；合同变更、索赔等涉及法律事务的文件；规程、规范、标

准、规划、方案、规定；招标文件审查文件、技术设计审查文件、技术协议；投

资、进度、质量、安全、合同操纵文件

环境保护、劳动安全卫生、消防、规划等文件；水、暖、电、通讯、排水等协

永久

议文件；原料、材料供应来源协议文件

工程管理声像材料长期

其它

02勘察、设计类（归属一级类目01类-项目前期资料或者称综合类资料）

地质勘测、测绘及地形图、水文、气象、地质等设计基础资料永久

初步设计文件及批复（包含概算），全面设计，工程设计计算书，设计评定、施工详图入此

永久

鉴定、审批等

声像材料长期

工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、

岩样及说明；地形、地貌、操纵点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、永久

观测记录；水文、气象、地震等其它设计基础资料

总体规划设计；方案设计；初步设计及其报批文件；技术设计资料；施工图设计；

技术秘密材料、专利文件；工程设计计算书；关键技术试验；设计评价、鉴定及永久

审批；设计联络会纪要等

设计施工图及其说明等30年

声像、电子档案永久

其它

03土建施工类（归属一级类目02类-项目竣工资料，按照单位工程分别归档）

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要，施工组织设计、方案及报

长期

批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件等

原材料及构建出厂证明、质量鉴定、复验单，建筑材料试验报告等长期

设计变更通知、工程更换洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联

永久

系单、备忘录等

施工定位（水准点、导线点、基准点、操纵点等）测量、复核记录、地质勘探，

永久

土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录等

施工日志、大事记、各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处

理报告、隐蔽工程验收记录，工程质量检查、评定，交工验收记录证明，竣工报永久

告、竣工验收报告等

技术改造工程记录等永久

声像材料长期

其它

04机电安装类（归属一级类目02类-项目竣工资料，按照单位工程分别归档）

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、施工组织设计、方案及其

长期

报批文件、施工进度计划、技术、安全、环保措施文件等

原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单，材料试验报告等长期

设计变更通知、工程更换洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定

永久

单、业务联系单、备忘录等

焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录、强度、密闭性试验报告，设备调试

记录，施工安装记录，系统调试、试验记录，管线标高、位置、坡度测量记录，永久

管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录

设备缺陷处理、隐蔽工程验收记录，中间交工验收记录证明、工程质量评定，竣

永久

工报告、竣工验收报告

技术改造工程记录等永久

声像材料长期

其它

05电气、仪表安装施工类（归属一级类目02类-项目竣工资料，按照单位工程分别归档）

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要，施工组织设计、方案及其

长期

报批文件、施工计划、技术措施文件等

原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单，材料试验报告等长期

设计变更通知、工程更换洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定

永久

单、业务联系单、备忘录等

材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告、单

永久

体调试，系统测试、整定记录，操作、联动试验，电气装置交接记录等

中间交工验收记录、工程质量评定，竣工报告、竣工验收报告等永久

技术改造工程记录等永久

声像材料长期

其它

06竣工图（归属一级类目02类-项目竣工资料）

土建工程永久

机电安装工程永久

其他永久

07监理类（归属一级类目02类-项目竣工资料）

监理大纲、监理规划、细则及批复，施工组织设计、施工方案、施工计划、技术

措施审核，施工进度、延长工期、索赔及付款报审，开（停、复、返）工令、中

间验收证明书，设计变更、材料、零部件、设备代用审批，监理通知、协调会审

纪要、监理工程师指令、来往函件，工程材料监理检查、复检、实险记录、报告，长期

监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录，各项测控量成果及复核文件、外

观、质量、文件等检查、抽查记录，施工质量检查分析报告、工程质量事故、施

工安全事故报告、质量事故处理文件等

监理、监造声像材料长期

其它

08设备类（归属一级类目7类）设备清单入此

出厂说明及技术文件

厂家提供的各类设备说明书、安装手册、图纸、合格证、出厂试验报告、随机设长期

备清单、开箱记录等、装箱单

计算书

长期

厂家的产品计算书与本厂进行设备改进的计算书等

试验报告（厂家）

永久

包含安装单机的调整试验报告、总结等

改造、修理记录等永久

其它

09生产准备、试运行类（归属项目竣工资料02类）

生产准备纲要、计划，试运行指挥机构设置方案，生产组织机构设置方案、岗位

短期

设置、定员、人员培训资料、调度及试运行记录

各类开停机方案，试运行指挥制度，技术规程、操作法、操作记录、报表、台帐、

长期

图表，试运行及运行有关规章制度，安全生产有关技术文件与管理制度。

生产准备综合材料、培训教材短期

试运行设备调试记录长期

试生产其它文件短期

声像材料长期

其它

10涉外类要紧为艾默生

产品涉外资料

国外各设计阶段文件及设计联络文件永久

技术问题来往文件永久

国外各设计阶段审查议定书永久

设计变更、设计澄清、会议纪要永久

商检、海关及索赔永久

外国技术人员现场提供的文件材料、出国考察及收集的有关材料长期

声像材料长期

其它

11竣工验收类（归属一级类目02类-项目竣工资料）

项目竣工验收报告（发电阶段验收、机组启动验收）永久

工程设计总结（含采购）永久

工程施工总结永久

工程监理总结（含设备监造）永久

质量监督文件永久

项目质量评审文件永久

工程审计文件、决算报告永久

环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件（各专项验

永久

收文件）

竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件等永久

项目评优报奖申报材料、批准文件及证书永久

声像材料长期

其它

12生产类（归属一级类目02类-项目竣工资料）

生产调度资料短期

生产计划、统计与考核短期

工艺技术管理资料、质量管理与操纵资料长期

安全、环保、职业卫生等资料长期

设备、动力及计量管理资料长期

标准化工作资料长期

生产综合性材料长期

声像材料长期

其它

13科研类

获部、局、省以上科研成果奖或者通过鉴定的科研成果

以课题排序

永久

含课题立项、研究准备，研究试验材料，总结鉴定、成果报奖，推广应用等文件

声像材料

无下级目录

14财务、器材管理类按财务档案分

类归档

表2：（表中有关档案资料的内容仅是举例说明，各项目根据项目划分表，按照单位工程组卷，分部分项结合

时间顺序归档）三点一线装订

03土建施工类

涉及内容工程名称单元工程备注

开挖开挖划分为一个单元

回填划分为一个单元（包含土方、砂砾石

回填

与室内土方回填）

矩形柱

矩形粱

有粱板及过梁

土建工程砌体

电缆沟包含电缆沟开挖、砌体及盖板

综合楼工埋件要紧是室内部分接地预埋

01

程雨棚、混凝土散水

及坡道

屋面包含屋顶生活水箱

安装及装修

污水处理系统

给排水及污水处理

给水工程包含设备安装调试

系统工程

排水工程

设备室通风机采购、包含卫生间及百叶窗式换气扇、轴流风

通风工程

安装机、离心风机

开挖及回填包含室内外土石方回填

基础包含砖基础与带型基础

构造柱

逆变器室、圈梁及过梁

箱变及阵混凝土散水及坡道包含水泥砂浆台阶面

屋面

02列变基础

土建工程安装及装修包含铝合金百叶保温窗采购、安装