钉钉会议室使用管理制度

钉钉会议室使用管理制度第一章总则

为确保钉钉会议室使用的高效与规范，提高会议质量，保障公司各项工作的顺利进行，特制定本会议室使用管理制度。

一、目的与原则

1.本制度的制定旨在加强会议管理，合理利用会议室资源，提高工作效率，降低成本。

2.会议应遵循务实、高效、节俭的原则，减少不必要的会议，严格控制会议规模和时间。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于部门例会、项目协调会、培训会等。

2.本制度适用于公司全体员工及受邀参会的相关人员。

三、会议分类

1.按照会议性质，可分为例行会议、专题会议、临时会议等。

2.按照参会范围，可分为部门内部会议、跨部门会议、公司级会议等。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应确保会议的顺利进行。

2.会议主持人应提前制定会议议程，明确会议主题、时间、地点、参会人员等，并在会议前通知相关人员。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，避免影响会议进行。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不随意离席、喧哗，确保会议秩序。

六、本制度的解释权与修改权

1.本制度的解释权归公司行政管理部门。

2.公司行政管理部门可根据实际情况对本制度进行修订，并及时通知全体员工。

本章内容仅为全文的5%，后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。请参照本制度规定，共同维护良好的会议环境，提高会议效果。

第二章会议流程

为确保会议的有序进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.会议主持人根据工作需要，确定会议主题、目标，制定会议议程。

2.会议主持人提前与相关部门或人员沟通，确认参会人员名单。

3.行政管理部门根据会议需求，安排合适的会议室，并提供相应的会议设备。

4.会议主持人或行政管理部门负责通知参会人员，包括会议时间、地点、议程等信息。

二、会议签到

1.会议开始前，由行政管理部门或会议主持人负责签到工作。

2.签到时应记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

3.会议主持人应关注参会人员签到情况，确保会议按时开始。

三、会议议程执行

1.会议主持人按照议程顺序，组织会议讨论。

2.会议期间，会议主持人应引导讨论，确保会议内容紧扣主题。

3.会议主持人应控制好会议时间，避免议题拖延。

四、会议记录

1.会议记录人员应详细记录会议讨论内容、参会人员发言、决议等。

2.会议记录应及时整理，形成会议纪要，并在会议结束后的一定时间内发送给参会人员。

五、会议总结与反馈

1.会议主持人应在会议结束前进行简要总结，明确会议成果、共识和下一步行动计划。

2.会议结束后，参会人员应向会议主持人或行政管理部门反馈会议效果，提出改进建议。

六、会议资料的归档

1.会议结束后，会议主持人应将会议纪要、相关资料等及时归档。

2.行政管理部门应定期整理会议档案，以便查阅。

本章内容为全文的40%，后续章节将详细阐述会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。请参会人员按照会议流程规定，共同保障会议的顺利进行。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的执行和落实具有重要意义。为确保会议纪要的有效性，特制定以下会议纪要跟踪落实规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议记录人员应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要初稿后的48小时内完成审核，并提出修改意见。

3.会议纪要经审核确认无误后，由行政管理部门统一发布，并确保所有参会人员及相关部门收到。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决议、下一步行动计划等。

2.会议纪要内容应真实、准确、完整，避免遗漏重要信息。

三、会议决议的跟踪

1.会议主持人或指定专人负责跟踪会议决议的执行情况。

2.跟踪过程中，如遇到问题或困难，应及时向会议主持人或相关部门反馈，寻求解决方案。

3.会议主持人应定期检查会议决议的执行进度，确保各项任务按时完成。

四、会议纪要的存档与查阅

1.行政管理部门应将会议纪要按照一定分类和编号规则进行存档，便于查阅。

2.会议纪要的电子版和纸质版应分别存档，确保信息安全。

3.员工如有需要查阅会议纪要，可向行政管理部门申请，并遵循保密原则。

五、会议纪要的反馈与改进

1.鼓励员工就会议纪要内容提出建议和意见，以提高会议纪要的质量。

2.行政管理部门应定期收集员工对会议纪要的意见，及时调整和完善会议纪要的整理与发布流程。

本章内容为全文的30%，后续章节将详细阐述会议室管理规定等内容。请各部门和员工积极配合，确保会议纪要的跟踪落实，推动公司各项工作的高效开展。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.需要召开会议的部门或个人，应提前向行政管理部门预订会议室。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便行政管理部门合理安排会议室。

3.会议室预订遵循先到先得的原则，已预订的会议室如无特殊情况，不予调整。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食。

2.使用会议室时，请爱护室内设施，如发现问题，应及时向行政管理部门报修。

3.会议室内严禁私拉乱接电源，确保用电安全。

三、会议室设备管理

1.会议主持人应在会议开始前检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.如遇设备故障，应及时联系行政管理部门或技术人员进行维修。

3.会议结束后，应关闭会议室内的投影仪、音响等设备，节约能源。

四、会议室清洁与维护

1.会议室内应配备必要的清洁用品，如垃圾桶、纸巾等。

2.使用会议室后，请将桌面清理干净，并将座椅归位。

3.行政管理部门负责定期对会议室进行清洁、消毒，确保会议室卫生。

五、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由行政管理部门统一管理，借用需登记。

2.借用钥匙的人员应妥善保管，会议结束后及时归还。

3.钥匙丢失或损坏，应立即向行政管理部门报告，并承担相应责任。

本章内容为全文的20%，后续章节将阐述附则等内容。请各部门和员工遵守会议室管理规定，共同维护良好的会议环境。

第五章附则

为确保本会议室使用管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本制度的解释权与修改权

1.本制度的最终解释权归公司行政管理部门。

2.行政管理部门可根据公司发展需要，对本制度进行修订，并负责通知全体员工。

二、制度执行与监督

1.全体员工应严格遵守本制度，共同维护会议秩序。

2.行政管理部门应加强对会议流程、会议纪要、会议室管理等环节的监督，