甲供材料设备管理办法

7/15甲供材料设备管理办法名词简称1.1以下行文中甲方项目部简称项目部，甲方造价采购部采购组或采购部简称采购部，甲方造价采购部成本组/造价组或合约管理部简称合约管理部，甲方物业管理部简称物管部，甲方设计管理部简称设计部，甲方财务管理部简称财务部。工作程序甲供材料设备合约交底材料设备采购合约交底工作由采购部负责组织及实施，项目部、合约管理部、设计部、监理单位、相关承包单位参加。合约交底主要内容为：采购材料设备的品种、规格型号、品牌、材料设备采购周期、技术要求、验收方法和标准等。材料设备采购合约交底一般不迟于材料设备采购合约签订后7日内完成。材料设备采购合约交底可以采用会议或书面形式进行，参加交底各方均需要在合约交底上签字确认。采购部定期对甲供材料设备供应商信息进行信息维护及更新，书面函告项目部，项目部负责将《甲供材料设备供应商信息表》函告各相关施工单位，内容包括：供应商单位名称、公司主管、项目主管、联系方式、供应材料设备品种、规格型号、材料设备采购周期以及供应范围等。甲供材料设备数量的核定甲供材应供量：在施工过程中甲供材必须有应供量，并作为控制超供的依据。招标时有施工图的，应事先计算应供量，投标方的应供量作为评标内容之一，定标后应供量作为合同的组成内容。招标时无施工图的，一般专业分判工程总承包单位应在出图后30日内计算完成应供量并报合约管理部确认，总承包工程总承包单位最迟应在出图后60日内计算完成应供量并报合约管理部确认，合约管理部确认后作为合同的补充附件，如果双方未能确认，也应按合约管理部计算的应供量进行超供控制，并作为超供扣款的依据，总承包单位对此不得有争议。应供量核定后采购部应按照单位工程总量及清单函告项目部；甲供材损耗:甲供材损耗应计入应供量中，甲供材的损耗率应区别不同的材料、施工方法分别确定，在应供量清单中应分别列示实物工程量、损耗率、损耗量、应供量。甲供材节超管理:甲供材在施工过程中应按照应供量进行超供控制，如果出现超供，甲方在最近一期工程进度款中予以扣回。如果确因特殊情况，甲供材应供量还没有计算完成，或设计变更导致的应供量变化还没有来得及调整，事实上未出现超供时，总承包单位可函告项目部，经甲方批准后才能免于扣款。甲供材节约应在完工结算时计算确认，对于明显超过正常范围的节约，必须经甲方确认无误后才能给予补款。超供扣款和节约补款的计价方式为：若承包人实际领用量超过应供量，则发包人将按超领部分材料设备金额的1.2倍予以扣除；若承包人实际领用量少于应供量，则发包人将按节余部分材料设备金额的0.5倍予以返还给承包人。项目部根据采购部提供的甲供材料设备应供量确认表督促施工单位上报《甲供材料设备需求总计划》；总承包单位和供货单位均要建立详细的台帐，项目部定期组织进行核对；材料设备供应完成后，供应商、总承包单位、项目部要进行核对，并填写《材料设备供应完成量确认单》、《设备调试完成确认单》作为结算的依据，并附有相关文件：《收料单》、《甲供材料设备调拨单》。甲供材料设备样板管理外墙砖、石材、电梯轿厢装修材料、给排水管材、开关插座、屋面瓦、信报箱、五金配件等主要品种的材料设备应在定标前确认材料样板；其中外墙砖、涂料、屋面瓦大面积施工前应作上墙样板或施工样板；铁艺制品、玻璃栏板、门窗、轿厢装修等应在定标前确认工程样板。材料样板应确认三套，一套由设计部保管，一套由采购部保管（定标后转定标单位），另一套移交项目部，供项目部和分包商使用。材料样板一般由供应商免费提供，需计取费用或当作供货数量一部份的，供应商须在确认样板前提出。供应商按照设计要求进行报板，样板经设计部、合约管理部确认后，由设计部主管建筑师及设计部负责人、采购部主办人员签字标识，标签应注明样板名称、规格、编号、定板日期，存项目部和采购部，分别建立样板库，样板进库填写《材料样板汇总表》（样板登记表要注明厂家、品牌、规格型号、材料使用部位、入库时间）。材料设备进场检验、施工样板验收条件允许的情况下必须携带样品，特别是装饰材料进场必须核对样板，由设计部主管建筑师确认材料效果，样板借出应登记，用完后必须及时归还，实行谁借出，谁保管，谁负责。甲供材料设备需求计划总承包单位应在承包合约签订后，根据合约中有关甲供材料设备条款的约定，提前二个月（特殊材料设备在采购周期的基础上提前10天，特殊材料设备指供货周期超过一个月及需要定制的非标准设备、材料）向项目部提交《甲供材料设备需求总计划》，《甲供材料设备需求总计划》为总承包单位使用甲供材料设备的总计划用量，应标明材料设备名称、品牌、型号、规格、数量、批次及计划到货时间。总承包单位需对《甲供材料设备需求总计划》中所需材料设备数量负责，对于因设计变更引起的甲供材料设备增减可对需求总计划进行调整，若因总承包单位原因造成供应材料设备过剩的，由总承包单位自行解决，项目部不负责退货工作；对于造成供应材料设备不足的，总承包单位可以继续按程序要求向项目部申请材料设备需求计划，因此而导致的工程延期责任由总承包单位负责。总承包单位应根据工程进度、堆放场地等要求，分阶段或按月向项目部提交《甲供材料进场计划申请表》。《甲供材料进场计划申请表》中材料设备数量累计应不大于《甲供材料设备需求总计划》中相应材料设备数量，如发生超供按第2.4.2条进行处理。经审批后的《甲供材料进场计划申请表》为项目部或总承包单位要求供应商供应进场材料设备规格、数量、时间的依据，应注明进场时间，申报时要充分考虑供货周期，但此计划对供货方而言，仅供供货方作备料依据，不作为实际需货依据，实际操作中，应以经需方项目部确认之《供货通知单》为准供货，施工单位申报《供货通知单》应充分考虑甲供材运输期，如果总承包单位申报计划不及时导致工期延误，一切后果由总承包单位负责。对于外墙砖因涉及到批量生产和补货对生产的影响，总承包单位在收到分色图及排砖图后须认真计算出准确的总量，并根据施工需要提出外墙砖进场计划。补货不得超过五次，凡超出规定的补货次数，将原甲方加权平均采购价的基础上提高30%-50%，该差价由责任单位承担，因补货造成的质量问题和影响工程进度，由责任单位承担。甲供材料设备验收、接收总承包单位及材料设备供应商应分别在合约签订后7天内，总承包单位指定专职材料接收人员姓名、职务、联系电话、签名样式、身份证复印件、单位授权委托书和供应商联系人的姓名、职务、联系电话、签名样式、单位授权委托书，以书面形式函告项目部、采购部。针对不同种类材料设备的验收内容及形式有如下几种方式：装饰性材料：（主要指由设计部、采购部认可样板之材料）A、第一批次材料进场由项目部及供应商共同组织，采购部、设计部、监理单位、总承包单位参与；B、第二批及以后批次的进场验收、交接由总承包单位与供应商之间办理，项目部、监理单位负责质量监督。其他材料：货到现场后，提交申请资料，由监理、施工单位联合验收，按要求抽检，并指定堆放场地，进行标示堆放。（甲供材料设备甲方人员参加验收，乙供材料设备甲方人员随机检查）。每批次材料设备进场验收应办理《甲供材料设备收料/验收单》。《甲供材料设备收料/验收单》为供应商办理材料设备价款支付及结算的凭证，同时也为工程价款结算中甲供材料设备价款结算的凭证。所有检测费用由用料单位承担。总承包单位应在甲供材料或设备进场后当天内完成数量及外观质量验收、七天内完成抽样送检工作，并做好验收记录。如因总承包单位原因未能及时验收或抽样送检，则认为总承包单位已确认该批材料或设备为质量合格并接收。除质量不合格外，甲供材料或设备无论何时进场，总承包单位都不应以任何理由拒收，否则由此而造成的损失由总承包单位负责。甲供材料设备到货通知及准备材料设备到场前，需由材料设备供应商提前三天电话或传真告知施工单位及项目部到场材料设备品种、规格型号、数量等，并与施工单位协调停车地点、材料设备堆放场地等。甲供材料设备卸货及保管无论何时到货，供应商的卸货责任包括将运输车辆就近停靠在项目部认可的位置（包括露天场地和仓储场所）、用人力将材料设备搬离运输车辆、堆放整齐或安放牢固，用料单位清点、验收后,由现场施工单位负责保管及二次转运。根据合同约定机电设备材料由现场施工单位或者供应商负责卸货的，相应的卸货责任包括用人力或机械辅助手段将材料设备搬离运输车辆、转运至项目部认可的位置（包括露天场地和仓储场所）、堆放整齐或安放牢固，并负责二次存储、保管、转运。机电设备的现场施工单位应负责将设备从堆放地点搬运至安装地点。总承包单位对甲供材料设备负有提供存储场所、保管、看管、采取措施以防恶劣天气及自然条件对材料设备造成损害及成品保护的义务，因未尽义务造成材料设备丢失、损坏的，总承包单位承担赔偿责任。总承包单位施工中的材料设备质量控制材料设备进场在总承包单位、项目部、供应商联合验收并办理完毕验收交接手续后，即视为该材料设备已经交付总承包单位接收并使用，总承包单位对材料设备使用过程中的材料设备质量控制负主要责任。项目部将向总承包单位提供经确认之样板，材料设备验收重点是检查包装是否完整、包装所示的材料设备外观特征与采购要求是否相符、包装如有损坏是否影响材料设备的完整，对照样板检查效果和质量；对于需要复试的材料和监理人员一起取样、送样。总承包单位在材料设备使用过程中，如出现下列情况，应暂停使用材料设备，并同时告知项目部。A材料设备存在质量问题或经复试不合格；B材料设备型号规格、品牌、颜色与样板不符或存在差异；C材料设备包装内实际数量少于包装所示数量；D缺少配件、附件。因总承包单位在施工过程中未进行材料设备检查而大量使用，之后发现或经监理单位、项目部发现上述情况之一且经证实，则总承包单位承担因不能退货而可能造成的损失，所延误工期不予延长。对因上述情况之一种或数种经项目部核实得到确认，由此所造成的工期延误，总承包单位不负责任。总承包单位施工中的材料设备使用所提供之材料设备仅为总承包单位用于本工程施工所用，未经项目部、采购部同意，总承包单位不得将供应之材料设备提供给其他方（总承包单位或其他供应商）使用，或将材料设备用于其它项目，如有发生除从工程承款中扣除相应的材料款外，加收20%的管理费，同时要进行相应的处罚。总承包单位在使用材料设备过程中，需要技术指导的可向项目部提出，项目部将会同采购部安排供应商现场指导。现场材料设备调拨现场材料设备根据工期需要可进行各标段施工单位之间材料设备调拨，需货单位应和项目部协商，经核实后，如有可调拨的资源，需货单位填写《甲供材料设备调拨单》。施工单位因涉及变更引起材料设备剩余，应及时向项目部、采购部上报《甲供材料设备调拨单》，明确材料设备剩余规格、数量，剩余原因，并附相关证明资料，项目部、采购部核实后，签署审批意见。材料设备退货的处理因材料设备验收、材料设备使用过程中，经项目部、采购部认可之退货，供应商应负责与总承包单位办理材料设备退货手续，填写《材料设备退场记录表》，总承包单位应于退货手续办理完毕后3日内将相关手续报予项目部、采购部，以便采购部与供应商办理材料设备材料价款的结算。总承包单位如未能在材料设备退货办理完毕3日内向项目部递交相关退货手续，造成已经与供应商办理完毕材料设备价款结算，退货款项难以回收的，总承包单位应承担相应责任。材料设备退货时，总承包单位应对所退货材料设备的包装完整性负责，因无包装或包装严重损坏致使供应商拒收的，项目部、采购部不负责任。材料设备价款结算采购部根据项目部提供的甲供材料设备名称、规格、数量以及相关技术要求组织供应。对于包干加变更、新增的工程，合约管理部以合同中甲供材料设备清单的数量为基础，根据相应工程项目的变更、签证，统计出《甲供材料设备应供量汇总表》用于办理甲供材料设备结算；对于边设计边施工的工程，合约管理部在办理施工单位的工程结算时，及时统计出《甲供材料设备应供量汇总表》作为办理甲供材料设备结算的依据。在工程建设的后期，当甲供材料设备实供量超过合同甲供材料设备清单数量时，合约管理部负责在相应施工单位的工程进度款中预扣超供部分的材料价款。该价款在结算时多退少补，以避免施工单位恶意超包货超领甲供材料。结算时如甲供材料设备实供量超出应供量，超供扣款和节约补款的计价方式为：若承包人实际领用量超过应供量，则发包人将按超领部分材料设备金额的1.2倍予以扣除；若承包人实际领用量少于应供量，则发包人将按节余部分材料设备金额的0.5倍予以返还给承包人。甲供材料设备结算流程：项目部在工程施工过程中，与相关施工单位及时核对甲供材料设备的领用数量，工程完工后及时编制《甲供材料设备实供量汇总表》（需附甲供材料设备领料明细清单）。合约管理部负责与施工单位核对《甲供材料设备结算实供量汇总表》（需附甲供材料设备领料明细清单），双方取得一致意见后在此表上签字盖章确认，抄送给采购部和项目部。合约管理部根据《甲供材料设备实供量汇总表》和《甲供材料设备应供量汇总表》，在5个工作日内，作出《甲供材料设备结算表》（一式四份），经过合约管理部、施工单位签章确认后，分别交由采购部、财务部、施工单位各一份，合约管理部留存一份。若施工单位在结算出量前对《甲供材料设备结算表》中的应供量提出疑问，合约管理部应负责解释；若发现确有重大错误需要修改应供量时，再按甲供材料结算流程实施。施工单位在结算出量前，对《甲供材料设备结算表》中的材料单价提出疑问，采购部应负责向施工单位进行解释。施工单位负责甲供材料设备的验收、清点、保管，并办理签收手续，在竣工结算时，施工单位应提供甲供材料设备汇总清单，作为结算依据。甲供材料设备索赔采购部根据施工单位及项目部的材料设备进场计划日期，通知供应商供应甲供材料设备，如在该计划日期材料设备未到场，项目部应立即通知采购部，并告知到场最后期限。采购部将项目部提出的最后日期通知供应商并发出违约警告，如在计划日期仍未到货或质量还是达不到要求，则视为供应商违约。如供应商所供材料的时间、数量、质量未按合同执行并影响工程关键路径，项目部应立即出具违约及造成损失情况的书面资料，送采购部和合约管理部。项目部对到场材料进行验收，如有样板应严格按材料样板进行验收，如在验收过程中发现材料数量、质量、规格型号等与样品不符，则应立即通知采购部。采购部接到项目部供应商供应材料数量、质量、规格型号与样品不符情况后立即通知供应商勒令其更换，并发出违约警告，如更换时间不能满足合同条款，则供应商已经违约。若甲供材料设备按时到场后，施工单位不按合同和材料设备进场计划约定的时间和数量收货，造成工程延误或采购费用增加等，项目部应及时告知施工单位违约，项目部、合约管理部、采购部一起计算出损失金额，向施工单位索赔。采购部、合约管理部如收到项目部发出的工期、人工、材料损失情况表，则应立即计算出该部分直接和间接经济损失，并上报主管副总经理讨论索赔办法和金额，向责任者索赔。评价及投诉工程完工后，采购部、项目部应对供应商进行履约情况做出评价,同时供应商有义务和权利按照招标采购部的要求对监理单位、施工单位、项目部、采购部、设计部做出评价。承包商有权利提出对供应商的投诉，对于总承包单位的投诉，项目部将会同采购部3日内解决，因材料供应造成工期拖延或损失的，由责任单位承担所有责任。供应商有权利对货到现场后不予配合的单位提出投诉，项目部将会同采购部视事情的紧急程度及时处理，对于责任单位将追究其相关责任。相关表格（见附件）

甲供材料\设备台帐（MATERIALPURCHASE）标准表格编号：甲供材料\设备台帐合同名称：合同编号：合同金额：归属项目：序号货物名称规格型号单位合同供应量至上期累计本期发生至本期累计供应时间备注12345678910111213附加说明：供应单位（章\签字）：

申报日期：项目部（签字）：

审核日期：填写说明：1.本单作为甲供材料设备台帐，主要用于甲乙双方核对。2.每期付款前供应商将本期需付款的材料量申报给甲方，由项目部根据现场验收/调拨情况对材料供应量进行审核；3.本表原件一份，存项目部；复印件两份，财务部和供货单位各留一份甲供材料\设备采购用表（MATERIALPURCHASE）标准表格编号：供货通知单公司：单据编号：以下材料设备根据合同《》（编号：）现委托由贵司供货，其数量清单见下表：施工单位（收货方）：联系电话：收货人：传真：序号材料设备名称规格型号单位数量使用位置要求到货时间供应商回复到货时间备注12合计----附加说明：施工单位（章）：

经办：

项目经理：监理单位：

监理工程师：

总监：建设单位：审核（甲方专业工程师）：签发（项目负责人）：***项目部（盖章）日期：年月日建设单位：审核（甲方成本工程师）：签发（成本负责人）：供应商签收回复说明：

收件人：联系电话：盖章：填写说明：1.本单作为供货合同的附件，材料设备供应商凭此单予以供货。2.本单由项目部根据甲供材料设备供应商具体情况及施工单位提报的《甲供材料设备进场计划申请表/施工单位需求表》申报。3.本单经监理单位审核、项目部审批后方可生效。施工单位申报数量时应综合考虑批次合理的供货数量。4.供应商收到本单后须书面回复具体到货时间，并回复本单给施工单位及项目部。5.本单原件一式五份，经甲方审批生效后施工单位、监理单位、项目部、采购部或合约管理部、供应商各留存一份。

甲供材料\设备采购用表（MATERIALPURCHASE）标准表格编号：甲供材料设备收料/验收单供货单位：施工单位：序号材料设备名称规格型号单位数量备注1234567供货单位经办人员：交货日期：施工单位收货人：签收日期：监理单位：签收日期：建设单位意见：项目部专业工程师：项目部负责人：审批日期：填表说明：1.本单由甲供材料设备供应商填写，每批次材料设备进场验收时均应办理本单。2.本单经项目部审核确认后作为供应商办理甲供材料设备价款支付、结算、扣款的凭证。3.本单同时也为工程价款结算中甲供材料设备价款结算的凭证。4.本单原件一式五份，施工单位、供货单位及监理单位各1份，项目部2份（留档及付款各1份）。甲供材料\设备采购用表格（MATERIALPURCHASE）标准表格编号：甲供材料设备退场记录表项目名称：日期：供应单位：编号：序号材料设备名称规格型号使用部位单位退场数量到场日期退场日期12345退场原因说明（施工单位）：

经办人：日期：供应商意见：

经办人：日期：监理单位意见：

经办人：日期：项目部意见：

审核：审批：填写说明：1.本表仅适用于材料设备退场纪录，作为结算的依据。2.本表在退场前由供应商填写并办理。3.本表原件一式四份，施工单位、监理单位、供应商、项目部各一份。

甲供材料\设备采购用表（MATERIALPURCHASE）标准表格编号：甲供材料设备供应完成确认单项目名称：编号：供货单位合同名称施工单位合同编号供应情况描述

经办人签字（盖章）：

日期：施工单位确认

项目经理签字（盖章）：

日期：监理单位确认

总监签字（盖章）：

日期建设单位确认

工程师签字：

日期：

项目负责人签字（盖章）：

日期：填写说明：1、本单由供应商完成最后一批供货后及时填写并办理，作为结算依据。2、本单编号由项目部填写。3、如有扣款，项目部工程师及项目负责人应签署意见。4、本单原件一式三份，供应单位、施工单位、项目部各一份，抄送采购部、合约管理部各一份。甲供材料\设备采购用表（MATERIALPURCHASE）标准表格编号：甲供设备调试完成确认单项目名称：编号：供货单位合同名称施工单位合同编号调试情况描述

经办人签字（盖章）：

日期：施工单位确认