2024年工程档案管理制度（二篇）

第4页共4页2024年工程档案管理制度1、目标为有效管理与交流在建设工程中产生的大量信息和档案，特制定本规定。2、适用范围本办法适用于公司内部的所有工程应用，包括管线工程、土建工程及其他相关建设项目。3、职责3.1现场的工程代表负责收集工程信息。3.2工程建设的主导部门应设立专职或兼职的档案管理员，以负责信息的整理、传递、分析工作。3.3必须建立完善的工程建设档案登记和管理制度。4、工程建设信息分类(1)立项文件：项目建议书及其审批意见及前期工作通知书。可行性研究报告及附件，及其审批意见。与立项相关的所有文件。专家建议文件，调查资料及项目评估研究资料。公司计划财务部审核的实施申报表及工程编号。(2)建设用地、征地、拆迁文件：选址申请及选址规划意见通知书。用地申请报告及建设用地批准书。拆迁安置意见、协议、方案。建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证。(3)勘察、测绘、设计文件：工程地质勘察报告。地形测量和拨地测量成果报告。申请的规划设计条件和规划设计条件通知书。初步设计图纸说明。审定设计方案通知书和相关意见，有关行政主管部门批准文件。施工图及其说明。政府有关部门对施工图设计文件的审批意见。(4)招投标及合同文件：勘察设计、施工、监理招投标文件。勘察设计、监理委托合同，施工承包合同。其他各类合同。(5)开工审批文件：规划审批申报表及报送的文件和图纸。建设工程规划许可证及其附件。建设工程开工申请表。建设工程施工许可证。工程质量监督手续。(6)竣工资料：竣工图。建设工程移交资料。建设工程备案资料。(7)财务文件：工程投资估算。工程设计概算。施工图预算。工程预付款、进度款拨付资料。工程决算书。工程决算审计报告。(8)建设、施工、监理机构及负责人信息：工程部现场代表信息。工程项目监理及负责人详细资料。工程施工项目经理部及负责人详细资料。5、流动信息(1)投资控制信息：设计变更记录。工程量变化表(现场签证)。工程造价的市场变化情况。(2)质量控制信息：质量抽样检查数据。质量事故记录和处理报告。施工各阶段验收、检查、测试记录。(3)进度控制信息：施工单位的施工进度设计。立项工作进度表及报建进度表。工程征地、拆迁进度报表。工程设计安排，包括设计委托书送达时间、设计完成时间。工程开工时间、计划完成时间。施工单位工程进度表。监理月报、季报。6、工程建设信息交流细则6.1工程建设信息的传递应由管理员直接传递至公司计划财务部。6.2现场代表需将工程建设信息录入工程建设信息管理系统，以实现信息共享，便于工程管理、统计、分析和处理。6.3工程信息的处理应包括：设计变更、现场签证、工程量变化表及工程材料价格变动的合同价分析比较。进度款拨付的合同分析比较。项目结算的合同价分析比较。项目投资变化趋势的预测。工程进度表与施工进度设计的分析比较。工程量完成情况与年度计划的分析比较。工程实际进度与计划进度的动态比较。工程进度变化趋势的预测。分项、分部及单位工程的验收记录与质量要求和质量标准的分析比较。合同执行情况的分析比较。7、工程建设信息存档工程建设完成后，所有与工程建设相关的固定档案应提交至公司资料室进行存档。2024年工程档案管理制度（二）一、工程文件资料清单包括但不限于：1.各类工程报告、会议纪要；2.工程设计图纸、技术规格书；3.引进的机械设备、仪器及其相关技术图纸；4.工程价款结算等相关资料。二、工程文件收发及管理制度为规范工程文件的管理流程，确保信息的准确传递与有效利用，特制定本制度：1.文件接收所有外部单位提交给工程部的文件（含工程技术文件、图纸、通知等）均需由档案资料员统一接收。工程部员工从外部获取的任何工程文件，均需转交档案资料组进行归档整理。档案资料组需对接收的文件进行数量和质量检查，发现问题应及时通知原发单位补发。建立健全的文件收发登记制度，确保文件处理的及时性。对涉密文件，需严格按照保密规定进行管理和借阅。2.文件发放外单位及内部部门所需文件，由档案资料组统一发放。上级单位文件的发放需经工程部领导审批确定。图纸资料发放需建立分发台帐，以备查阅。指定领取人或部门，确保文件发放的准确性。3.设计修改与工程联系管理设计修改通知单、工程联系单由档案资料组按指定部门及时传递，并建立签收记录。原件归档保存，工程结束后提供复印件供设计院编制竣工图。三、工程项目档案部门职责各参建单位（包括总承包、发包、建设、设计、施工、监理等）需按照职责分工，收集、整理、归档项目文件，确保文件的完整性和准确性：1.建设单位：负责收集建设项目全过程的档案，包括前期、设备技术、工艺、涉外、专利、索赔、竣工、试运行及验收等。2.设计单位：负责收集基础材料和项目设计文件。3.施工单位：整理现场译文、调试记录、非标准图、设计变更、试运行及维护记录等。4.监理单位：监督各参建单位文件形成及竣工档案编制，确保竣工图的完整性和准确性。四、声像档案管理规定1.定义：建设工程声像档案是指城市规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的照片、底片、影片、录像带、光盘等载体材料，辅以文字说明的历史记录。2.报送内容：包括照片档案、录像档案及其文字说明。3.照片档案要求：主体明确，影像清晰，画面