综合会议室使用管理制度

综合会议室使用管理制度第一章总则

综合会议室使用管理制度

第一条目的

为确保公司会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议室使用与管理，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部各类会议的组织、召开及会议室的管理工作。

第三条会议原则

1.会议应遵循高效、务实、精简、节约的原则。

2.会议召开应具备明确的议题和目标，提倡事先准备、充分讨论、明确决策。

3.减少无必要召开的会议，严格控制会议规模和时间。

第四条会议分类

1.公司级会议：由公司领导层组织，涉及公司重大决策、重要事项的讨论和决策。

2.部门级会议：由各部门负责人组织，涉及部门内部工作协调、业务讨论等。

3.项目组会议：由项目负责人组织，针对项目进展、问题讨论等进行沟通协调。

第五条会议组织者职责

1.会议组织者负责确定会议主题、议程、参会人员、会议时间等。

2.会议组织者应提前通知参会人员，确保会议通知的及时性和准确性。

3.会议组织者负责会议现场的布置、设备检查等工作，确保会议环境良好。

第六条参会人员职责

1.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

2.参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，发言简明扼要。

3.参会人员应保守会议内容，未经许可不得泄露。

第七条会议室管理规定

具体会议室管理规定详见第四章。

第八条本制度的解释权归公司行政管理部所有。

第九条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据公司或部门工作需要，明确会议主题和预期目标。

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议主题，合理安排议程，包括议题、讨论时间、发言顺序等。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门和人员参加，确保参会人员具备相关知识和经验。

4.通知与提醒：会议组织者应提前通过邮件、电话等方式通知参会人员，并提醒会议时间、地点和议程。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到工作，确保参会人员到场。

2.会议主持人：会议主持人负责引导会议进程，确保会议按照议程进行。

3.会议发言：会议主持人按照议程安排，邀请参会人员发言，发言应简明扼要，突出重点。

4.会议讨论：针对会议议题，参会人员进行充分讨论，提出建设性意见和建议。

5.会议决策：会议主持人总结讨论成果，形成决策或结论。

三、会议记录

1.会议记录人：会议组织者指定专人负责会议记录，记录会议议程、参会人员、发言内容、决策等。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人整理会议纪要，明确会议成果、决策和行动计划。

3.会议纪要审批：会议纪要需经会议组织者和相关部门负责人审批，确保纪要内容的准确性。

四、会议结束后工作

1.会议纪要发放：审批通过的会议纪要，由会议记录人发送给参会人员和相关人员。

2.跟踪落实：会议组织者应跟踪督促会议决策的落实，确保会议成果得以实施。

3.反馈与评估：会议组织者收集参会人员对会议效果的反馈，评估会议效果，为下一次会议提供改进方向。

五、会议保密

1.会议组织者应确保会议内容的保密性，参会人员需签订保密协议。

2.会议记录人应妥善保管会议纪要，防止泄露。

3.参会人员不得泄露会议内容和决策，如有违反，将追究相关责任。

六、会议通知与资料归档

1.会议组织者应在会议结束后，将会议通知、会议纪要等相关资料归档保存。

2.会议纪要应作为公司或部门工作档案，以便日后查询和追溯。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经审批通过后，由会议记录人通过邮件、公司内部通讯系统等方式，及时发送给所有参会人员及相关部门。

2.会议纪要中应明确列出会议决策、行动计划、责任人和完成时限，确保相关人员清晰了解各自职责和任务。

3.会议组织者应对会议纪要的传达情况进行跟踪，确保每位相关人员都收到并阅读了会议纪要。

二、责任人与执行监督

1.会议决策和行动计划中涉及的责任人，应主动承担起相应的工作任务，并按照既定时间表推进。

2.各部门负责人应加强对会议决策执行情况的监督，定期检查责任人工作进展，提供必要支持和资源。

3.会议组织者应定期召开跟进会议，了解决策执行情况，协调解决执行过程中出现的问题。

三、进度反馈与评估

1.责任人需定期向会议组织者汇报工作进展，包括已完成的任务、未完成的任务及预计完成时间。

2.会议组织者应整理进度反馈信息，及时更新会议纪要中的执行情况，确保信息的透明和实时性。

3.定期对会议决策的执行效果进行评估，分析存在的问题，提出改进措施，以提高会议决策的落实效果。

四、变更管理

1.如在执行过程中出现需调整决策或行动计划的情况，责任人应及时向会议组织者报告，并说明原因。

2.会议组织者应根据实际情况决定是否召开临时会议，对变更进行讨论和决策。

3.变更后的决策和行动计划需重新发布，确保所有相关人员了解最新情况。

五、结果考核与责任追究

1.会议决策的执行结果应作为员工绩效考核的依据之一，对按时完成、质量达标的责任人给予适当奖励。

2.对未按期完成或执行不力的责任人，应视情况给予相应的处罚，并要求其提出整改措施。

3.会议组织者应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，向公司领导层汇报，为公司决策提供参考。

六、持续改进

1.通过对会议纪要执行情况的跟踪和评估，总结经验教训，不断优化会议流程和决策质量。

2.鼓励员工提出改进意见和建议，提升会议管理水平和决策落实效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政管理部提出申请。

2.预订会议室时，需提供会议主题、参会人数、会议时间等信息，以便行政管理部合理安排。

3.预订者应在会议前至少1个工作日提交会议室预订申请，临时会议需求应尽量提前通知。

二、会议室配置与使用

1.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，确保会议顺利进行。

2.会议室内布局应根据会议类型和参会人数进行调整，确保舒适、便捷。

3.使用会议室时，应保持室内整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾等行为。

三、会议室准入与管理

1.会议室准入采用签到制度，参会人员需在会议前签到，确保会议安全。

2.会议室门禁权限由行政管理部统一管理，未经许可，禁止私自携带外来人员进入。

3.会议室内禁止携带易燃、易爆等危险物品。

四、会议室设备管理

1.会议室设备由行政管理部负责维护和管理，使用前需进行功能检查。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，确保设备安全、完好。

3.如会议室内设备出现故障，应及时向行政管理部报修，以便尽快恢复使用。

五、会议室使用时间规定

1.会议室使用时间原则上为工作日的工作时间，特殊情况下可适当调整。

2.会议组织者应确保会议按时开始、结束，避免影响其他会议的进行。

3.如会议实际使用时间超过预订时间，会议组织者需提前通知行政管理部，以便做好后续安排。

六、会议室费用管理

1.会议室使用过程中产生的费用，如设备耗损、耗材补充等，由使用部门承担。

2.会议组织者应合理控制会议费用，遵循公司成本管理要求。

3.行政管理部定期对会议室使用情况进行统计，并向相关部门反馈费用情况。

七、会议室安全与保密

1.会议室内应配备消防器材，确保消防安全。

2.会议室使用过程中，参会人员应遵守公司保密规定，防止泄露公司机密。

3.会议结束后，会议组织者应确保会议室内的文件、资料