会务分工及职责

会务组分工及各部门职责会务的三要素WPS物料:物资准备，会场布置A流程:魔鬼藏在细节中B分工:职能职责定位C司机组场内总监场外总监签到组会务总指挥会务总监会议接待安保组酒店接待会议路引门神入场路引应急组贵宾接待嘉宾入场讲师组主持人组流程衔接人音控、DJ灯、温控场内秩序场内礼仪节目组物料组摄影组财务组助教组临时医护场外秩序负责会议整体运营筹划，至少提前一个月策划并制定会议事项（时间、地点、规模、主题内容）与公司联系到当地相关部门进行报备，并邀请讲师，以及在会议前组建会务组，制定会议流程、并组织召开会前会。会议期间观察会场全局，随时安排会务组成员应付突发事件。会务总指挥：适合人选：有非常强的责任心、思维清晰，大家比较信服的领导人；配合会议总指挥制定流程和分工，联系酒店负责人对接（时间、人数、用餐桌数，住宿）；会议中对会务组人员名单进行确认并分组分配工作；同时对会议场内、外总监的管理、会务组工作人员工作整体协调、调动、分配......应随时游走在各个工作小组岗位上，尤其是在会议的各关键节点上要监督各小组工作的完成进度以及完成质量，如工作小组有工作上的疏漏要及时指出并帮其解决；会务总监：服从会议总监安排工作、与内场总监配合、对接工作。二、负责统一对接场外各岗位的分工及职责定位工作；负责对会议外场实时监控，处理突发事件及客户疑问，对特殊情况及时向会务总监汇报；负责协调场外各小组及相关部门的关系；督场外各岗位工作，并充分发挥各小组长的能力。负责保障场外会务工作的正常进行；场外总监职责：严格执行认票不认人的制度；入场收票，中途离场分发票根，避免漏检；会议之前确保所有的门可以随时打开，以确保出现火灾等紧急状况时人员的及时疏散；会议进场期间助教组应合理分配人员配合安保组，及时维护好现场秩序，这样才能保证检票人员的效率，避免误检和漏检；会议期间不能擅离职守，必须保证门口有人在岗，严禁陌生，无票的人进入会场，随时观察现场情况。安保组：（门神）会前要与会务总监对接各团队票数，并提前与物料组进行对接门票（门票背面盖上日期章）；提前针对各大领导人分发门票，根据票数，对参会人员住宿、用餐进行安排、做到现场不售票。用餐安排，照顾到少数民族。签到组：配合内/外场总监、负责会议期间会议财物管理（备好POS机，及收据）、做好会议收入支出记录及管理、同时重要物资不离身。财务组：提前对接广告公司进行会场布置；会前要认真确认会议所需的所有物资，如有物资缺失的应及时购买或制作，并做出详细购买记录，保留好购物发票;会议进入正常流程时要对每一个小组所需物资进行交接，对数量和质量都要有记录，并让小组组长签字；领用物资必须由各组的组长来领取，或由组长指定专人领取。会议结束后对物资做清点，清点完毕后做好交接工作并与负责人签字确认。物料组：新闻/摄影组：前期会议宣传，现场摄影采编，收集珍贵素材，会后报道通过与会务总指挥和会务总监的对接，提前知晓外地讲师的全部行程，如：接机、送机、用餐、布置房间等；与主持人、音控组及时对接，提醒讲师的讲课时间；会议期间负责照顾并安排和准备讲师所需物品。接待组：准备XIAOMISHOUHUAN陪同迎接对接接待迎送在得知有讲师及领导人要到当地讲课或召开会议时，需第一时间了解到所接待人的电话号码或其它联系方式（如：微信），直接致电或发送信息询问其航班或车次，并计划安排住宿和用餐情况等，随后与会务组或会务总监汇报，然后申请车辆以及备用金;接待流程：嘉宾接待名单姓名联系方式到达地点到达时间离开时间就餐地点住宿房间注意事项接待名单：通电用语：在致电被接待人时需用如：“总”“老师”等尊称，多用“请”“谢谢您”“您辛苦了”等字眼交谈，主动告知你的姓名及联系方式，并强调你是对方本次行程的接待人员；

在被接待人即将到达的前2天，发送短信慰问，并告知你的名字，同时要将当地近几天的天气预报编写进信息内容中，然后提醒对方所需衣物以及防晒等各项措施；在被接待人抵达前30分钟到达机场或车站，并发送消息，告知你已经到达，请对方及时给你回电，你将会在什么地方等待迎接对方；接机时需要事先配备好以下物资：鲜花、饮用水、雨伞、打火机，水果，食物，其它物资可根据被接待人不同而准备；同时安排好酒店开房布置：舒适、方便，安静，能上网，水、水果，零食，欢迎卡等适当安排。（房间一定要提前检查）在送入酒店时需询问对方是否有其它行程安排和变动，以便于后面提前做出安排和车辆接送；提前询问对方何时离开，进行车辆安排。如时间刚好在用餐期间，接机人应第一时间做出问候，并询问对方是否用餐，如果需要用餐征求对方的口味，及时做出安排，并汇报会务总监或者签到组；AB接待的一些注意事项：接待车辆房间布置陪同时的礼貌礼仪接待时你只服务于被接待人服从会议总监安排工作、与外场总监配合、对接工作，是会议场内负责人。负责统一安排场内各岗位的分工及职责定位工作；负责对课程现场实时监控，处理突发事件及客户疑问，对特殊情况及时向会务总监汇报；负责及时对接场内所需物品，安排广告公司及助教进行布场；五、负责协调场内各小组及相关部门的关系；负责保障会场内会务工作的正常进行；负责监督场内各岗位工作，并充分发挥各小组长的能力。场内总监职责：了解会议整体流程；配合场内总监工作、负责场内纪律管理、配合现场工作。会议前期中期后期助教组都要保证会场的内外有一个良好的会议秩序，做到会前配合布场，会后整理会场。会议期间负责维护会议的秩序和气氛。监督参会人员对公共设施的爱护助教组：了解会议整体流程；并做好主持词的梳理工作；应和会务总监和音控组、讲师有会前详细的沟通，对会议的整体效果有一个把控；对会议各个环节要熟知，带动会议的气氛。主持人：音控组：提前和老师对接会议所需相关课间/视屏/音乐会前调试好会场音响/话筒/投影并确认会场布置对会议各个环节要熟知，配合主持带动会议的气氛。了解会议整体流程，控制灯光与窗帘。对场内温度的调控，清楚知道空调开关的位置及使用方法，随时注意大部分学员的反应，以便及时作出相应的调整。灯/温控：熟悉会议流程，按照会议流程提前准备好各环节所需物资，并按时递送;负责嘉宾上、下台迎送，为嘉宾送花、递麦、递水、递纸巾等事宜（跑麦人员需兼守舞台，未经老师许可麦克风不可随便给学员);时刻注意言行举止，使用礼貌用语.礼仪组：一定要了解会议的目的和目标，对会议内容提前做好充分准备会议前把课程所需的PPT，及相关视频等课程所需资料给到音课程品质，提升会议质量，做一个合格的讲师精神