合同管理制度 (一)

合同管理制度

第一章总则

第一条为规范公司合同管理，预防、减少和及时解决合同

纠纷，维护公司的合法权益，提高经济效益，根据《中华人民

共和国合同法》及有关法律法规，结合公司实际情况，特制订

本管理制度。

第二条合同管理是公司管理的一项重要内容，做好合同管

理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得有着积极的意

义。合同经办人和被授权人以及其他有关人员，都必须严格执

行本制度Q

第三条公司各部门与公司外各类法人、自然人、其他组织

进行各类经济活动和非经济活动所签订的各类合同、协议、章

程等均遵守本制度。

第四条公司内部签订的各种协议及劳动合同的管理，参照

本制度执行。

第五条公司对外经济业务往来的交易行为应以书面形式签

订合同，包括但不限于以下各类经济业务：

（一）依法对外投资或者接受投资。

（二）依法借入或者借出款项（企业之间不得拆借资金）。

（三）分两次以上收（付）款的业务。

（四）服务期限在一个月以上的单次收（付）款业务。

（五）日常办公家具、电子设备采购、劳务、服务、零星

装修、维修等业务。

第六条合同的签订、履行、变更、解除必须遵守《中华人

民共和国合同法》及有关法律、法规、规章和制度。

第七条参预公司合同签订、管理工作的所有人员，应当遵

守公司相关保密制度。

第八条公司签订和履行合同，应当符合国家法律、法规和

其他规范性文件的规定，遵循商议一致、平等互利的原则。

第二章机构设置及职责划分

第九条公司综合管理部为合同档案储存保管部门，具体职

责如下：

（一）协助相关部门处理合同纠纷、调解、仲裁、诉讼等。

（二）对已履行完毕的合同装订成册，分别整理归档。

（三）负责合同归档、分发、复印、调阅等日常合同档案

管理工作。

第十条公司合约部是合同归口管理部门，具体职责如下：

（一）草拟公司合同管理制度。

（二）协助业务部门拟定业务格式合同和重大或者特殊合同。

（三）审查合同承办部门拟定的合同具体条款并提出修改

意见。

（四）协助业务经办部门依法签订、变更、解除合同。

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（五）负责合同专用印章管理并对经法定代表人批准签订

的合同加盖印章。

（六）对公司签订的各类合同进行统一编号并分发。

（七）处理合同争议及纠纷案件。

（八）负责监督合同履行情况。

第十一条合同承办部门职责如下：

（一）起草标准合同文本。

（二）审核合同当事人主体资格和保管其资信证明文件复

印件，将资信证明原件交综合管理部归档。

（三）依法履行合同，负责合同履行的全过程管理。

（四）负责牵头处理合同争议及纠纷案件。

（五）负责申请及办理合同文本审核、审批手续以及签章、

移交工作。

第十二条财务管理部的主要职责

（一）对确属公司签订并合法生效的合同，财务管理部应

及时结算。

（二）对于公司先履行付款义务，有预付款或者分批付款

的合同，未见我方签字、盖章的书面合同原件，财务管理部不

予以付款。

（三）按照合同约定，对方需先履行义务，我方主要为付

款义务的合同，没有充分证据表明对方已彻底履行相应的合同

义务时，财务管理部不予以付款。

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表（若需要）、资信证明（若需要）、业绩情况、有业务往来的

金融机构出具的资信证明。

（三）拟交易标的情况。

（四）合同对方授权情况。

（五）依该项交易需要调查的其他事项。

当经办人不具备尽职调查能力和权限时，可以上报公司领

导后依法礼聘专业机构的人员进行尽职调查。

经办人员的其他义务：

（一）经办人员应将采集的上述全部相关资料发送电子版

或者扫描版至公司综合管理部、合约部各自使用的电子邮箱

及法律顾问电子邮箱。

（二）催促合同对方及时履行付款义务。

第十五条商议谈判

承办部门负责人应对主要事项与合同对方商议谈判，根据

商议谈判的进程及交易需要，可与合同对方形成谈判记要、意

向书或者框架协议等文件。

第十六条经谈判商议，谈判各方就交易的主要事项达成一

致，承办部门可根据交易情况自行拟定合同草稿。

第十七条拟定的合同普通应当符合下列要求：

（―）合同主体合格。

（二）合同主要条款齐备。

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（三）合同主要条款包括但不限于以下内容：签约日期、

合同标的、数量、质量、履行期限、签约地点、支付方式、履

约担保以及违约责任、争议解决、生效条件、法律合用等。

（四）双方的权利义务明确。

（五）言词规范简洁、意思表达准确。

笫四章合同的审核、审批

第十八条承办部门负责人对合同的审核内容包括：签约方

资质、合同主要条款、技术内容等。

第十九条财务管理部负责审核以下内容：

（一）合同事项是否在年度预算范围内。

（二）合同交易对纳税的影响，有无税务成本更优化的交

易方式，并论证其可行性。

（三）合同中关于收付款条款是否符合公司相关规定，并

考虑对公司资金和纳税时间的影响。

（四）审核合同中关于发票的取得、开具、发票种类、时

间等问题。

第二十条法律顾问对合同审核内容包括：

（一）签约资格审核：

主体资格：研究经办人所发送的电子邮件中的相关文件，

在认为签约主体资格有重大问题或者法律障碍时通过电子邮件

或者口头方式提醒公司经办人、综合管理部或者合约部注意相

关风险。

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（二）合同内容审核:

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1、合同的合法性。包括：对方有无签订、履行该合同的权

利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本制度

规定;双方权利、义务是否平等;订立程序是否符合法律规定。

2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款要明确齐全；

措辞要准确、严谨、简洁；内容包括：标的、数量、质量、价

款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任和争议解决办

法等。

3、合同的可行性。包括：对方是否具备履行合同的法律条

件;合同非正常履行时可能受到的经济损失。

第二十一条合同审批程序：

（一）公司签订的所有合同均需由法定代表人审批允许方

可签订。法定代表人授权总经理审批的，由总经理审批允许后

方可签订。

（二）承办部门负责人或者经办人经法定代表人授权后方

可在授权范围内对外签订合同。

（三）被授权人应事先填写《合同用印审批表》和《用印申

请表》，按照合同审核、审批流程，相关责任人在《合同用印

审批表》上签署意见后方可报法定代表人审查批准。

（四）需报总经理办公会或者董事会审批的，应先由被授

权人将合同文本及有关资料、附件等，一并向总经理办公会

或者董事会进行情况汇报，经批准后方可签订。

第五章合同授权委托管理

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第二十二条公司对外合同（包括协议、契约等）由法定

代表人或者被授权人签订，未经授权委托，任何人不得对外签

订合同（法定代表人直接签订的合同除外）。

第二十三条任何未经公司法定代表人授权而以公司名义

签订的合同均为无效合同，但事后公司予以追认的除外。

第二十四条被授权人在授权范围和期限内签订合同，不

得擅自超越授权权限从事经营活动，委托代理人不得再另行委

托他人办理授权委托业务。

第二十五条被授权人的主要职责：

（一）被授权人在签订合同前，必须认真了解对方当事人

的情况，做到既考虑公司的经济效益，又考虑对方的履行能力

和实际条件，确保所签合同有效执行。

（二）被授权人在授权范围内负责谈判、签订合同，既不

能违章越权，也不能消极推委。

（三）对须报请上级领导审批的合同，被授权人负责办理

申报手续，提出本人意见并对本人意见负责。

（四）在授权委托范围内签订合同，并对所签署合同的合

法性、完整性、可行性负责。

（五）对所签合同的全面履行进行跟踪、监督、管理。依

法、依公司制度办理合同变更、解除及清算等相关手续。

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（六）对履行中发现问题的，被授权人需即将上报、并积

极想办法解决，对发生的合同纠纷负责处理好或者协助有关部

门处理。

（七）负责保管好本人所签的合同资料，在合同签订后交

综合管理部归档。

第二十六条合同承办部门在审签合同前，提出授权委托

申请，由综合管理部负责办理授权委托手续。

第二十七条《授权委托书》只限本人在签订合同时使用，

不得涂改、转借或者代做他用。

第二十八条被授权人实施伤害公司合法权益的行为或者

不适宜担任委托代理工作的，法定代表人有权随时终止代理关

系。

第二十九条《授权委托书》一式两份，一份留在综合管

理部备查，另一份交被授权人作为代理人的法律依据。

第六章合同的签订

第三十条公司各相关部门对外签订合同，必须取得法定代

表人允许并书面授权后方可签订。

第三十一条被授权人在签订合时必须对公司负责，并在

授权范围内行使签约权，超越代理权限和非法委托人均无权对

外签订合同。

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第三十二条承办部门需组织相应的准备工作，如市场调

研、询价比价，以及合同的预算书审查，做好合同签订前的其

它必要工作。

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第三十三条签订合同时必须遵守国家的法律、政策及有

关规定。必须贯彻“商议一致、平等互利”的原则。

第三十四条公司对外签订合同一律采用书面形式，合约

部将合同统一进行分类连续编号后加盖合同专用章，并登记“用

印申请台账”，更新合同管理台账。

第三十五条在签订合同时，当事双方的权利和义务的规

定必须明确、具体，做到语言规范、字迹清晰，条款完整，用

语准确、无歧义。合同内容应注意以下问题：

（一）起首部份，注意写明签约双方的全称、签约时间、

签约地点和法定代表人或者授权代理人、固定联系电话等内容。

（二）正文部份，注意明确标注合同事项、履行期限及合

同金额；有法定违约金的按规定写明，法律没有规定或者规定

不具体的，应具体写明约定的违约金数额、支付比例及计算方

法。

（三）结尾部份，注意双方都必须使用合格的印章（公章或

者合同专用章），不得使用财务章或者业务章等不合格印章。单

份合同文本达两页以上的必须加盖骑缝章。法定代表人或者被

授权人需亲自在合同上签字。严禁在空白合同文本上加盖合同

专用章或者公章。

第三十六条任何人对外签订合同，都必须以维护本公司

合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公

济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。

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第七章合同的履行

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第三十七条合同签订后，即具有法律约束力。一切与合

同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严

格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或者全面履行。

第三十八条合同承办部门负责组织、协调合同规定的公

司义务的全面履行。对有履行期限或者分批次履行的合同，应

及时检查、跟踪合同履行进度。若合同履行浮现问题，将履

约情况上报合约部，重大事项还需上报合同承办部门分管领

导，采取必要措施，尽可能的减少损失，必要时，邀请法律

事务岗参与商讨。

第三十九条对应验收的标的物，由承办部门验收后签署

验收合格单。对验收不合格或者与合同规定不符的标的物，

应由承办部门即时提出书面意见，按国家规定或者合同约定

的时间向对方提出异议，尽快采取适当措施解决。

第四十条财务管理部协同合同经办人进行合同的履行，合

同承办部门经办人定期与财务管理部核对收付款情况。

第四十一条合同履行完毕的标准，应以合同条款或者法

律规定为准。没有合同条款或者法律规定的，普通应以物资

交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为

准。

第四十二条合约部负责监督合同履行情况，合同承办部

门定期向合约部报送合同的履行情况。

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第八章合同的变更、解除及纠纷处理

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第四十三条合同虽已签订，但发现显失公平、重大误解

或者对方有欺诈行为，严重伤害公司利益的，合同承办部门可

以会同合同归口管理部门及时向公司领导进行情况汇报，并

与对方商议变更或者解除合同，积极采取合法有效的措施，

制止危害行为的发生。必要时由合约部依法向仲裁机构申请

仲裁或者向人民法院提起诉讼予以合同变更或者撤销。

第四十四条在合同履行过程中遇到艰难的，合同双方首

先应尽一切努力克服艰难，竭力保障合同的正常履行。如实际

履行或者适当履行确有不可克服的艰难而需要变更、解除合同时,

应在法律规定或者合理期限内与对方当事人进行商议解决。

第四十五条有下列情形之一的，合同的权利义务终止：

（一）债务已经按照约定履行。

（二）债务相互抵销。

（三）债务人依法将标的物提存。

（四）债权人免除债务。

（五）法律规定或者当事人约定终止的其他情形。

第四十六条有下列情形之一的，双方可以解除合同：

（-）因不可抗力导致不能实现合同目的。

（二）在履行期限届满之前，合同对方明确表示或者以自

己的行为表明不履行主要债务。

（三）合同对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限

内仍未履行。

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（四）合同对方迟延履行债务或者有其他违约行为导致不

能实现合同目的。

（五）董事长或者总经理基于公司利益的考虑，认为应当

解除合同的。

（六）合同约定的其他可以解除合同的情形。

第四十七条对方当事人提出变更、解除合同的，应从维

护本公司合法权益出发，从严控制。

第四十八条变更、解除合同，必须符合《合同法》的规

定，并应在公司内办理有关手续。

第四十九条变更、解除合同的手续，应按本制度的审批

权限和程序执行。

第五十条当合同需要发生合同变更、解除时，由合同承办

部门跟进合同变更、解除信息，并以书面形式通知合同对方。

第五十一条经双方商议变更、解除合同的内容，必须签

订书面协议，口头形式无效。签订的补充协议按正常合同依本

制度的规定办理手续，作为原合同的附件进行存档管理。

第五十二条变更、解除合同的协议在未达成或者未批准

之

前，原合同仍有效，仍应继续履行。但特殊情况经双方一致同

意的例外。

第五十三条因变更、解除合同而使公司的利益遭受损失

的，除法律允许免负责任的以外，应由对方承担相应的经济赔

偿责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定赔偿金额。

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第五十四条合同的权利义务终止或者后，业务经办人（

被授权人）应当根据交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

第五十五条公司如有以变更、解除合同为名，行以权谋

私、假公济私之实，损公肥私的人员，一经发现，从严惩罚。

第五十六条合同发生纠纷时，合同承办部门应在规定时

效内与合同对方商议或者调解，并应由合约部负责人与法律事

务岗共同参预。

经双方商议达成一致意见的，合同承办部门依照总经理办

公会批复意见与对方商议，编制合同补充、变更及解除的“合

同文本”，按照合同审核审批程序进行申报，由双方法定代表人

或者其授权人签章并加盖合同专用章后生效。

合同纠纷经商议无法解决的，合约部应以合同约定选择仲

裁或者诉讼方式解决，合同承办部门协助合约部办理。

第九章合同档案管理与合同借阅

第五十七条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据

和公司内部明确职责的凭证，所有相关人员需保守合同秘密。

第五十八条合同签订具体份数按实际情况确定，原则上

至少留存贰份原件。合同签订完毕，业务经办人在合同签订的

当天将合同文本的所有原件交给合约部，合同承办部门留存一

份合同复印件，合约部留存一份，并转给财务管理部一份备案，

作为财务收付款等业务的依据。

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第五十九条每月30日前，合约部将执行完成的合同及资

料进行汇总，并移交至综合管理部进行归档，交接双方当面检

查合格后，综合管理部经办人填写“文件归档登记表”，双方签

字确认后，综合管理部进行归档保存。合约部负责管理未履行

完毕的合同。

第六十条对外签订合同加盖的印章，除特殊情况使用公章

外，一律使用合同专用章，其他印章一律不许代替使用。否则

财务管理部有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关

人员承担。

第六十一条合同专用章由法定代表人授权专人负责管理，

并严格遵照公章管理制度，填写《用印申请表》，报法定代表人

审批后方可使用印鉴。严禁任何人私自刻制、使用。

第六十二条合同专用章应严格按授权的范围使用，不许

混用、代用或者借用。

第六十三条综合管理部、合约部、合同承办部门、财务管

理部维护本部门的“合同台账”，记录合同信息：合同编号、合同

名称（项目）、附件、合作方、金额、合作期限、签订日期、