人力资源管理系统员工操作手册

人力资源管理系统员工操作手册TOC\o"1-2"\h\u24508第一章：系统概述 3255321.1系统简介 3289501.2功能特点 338141.2.1员工信息管理 4281741.2.2薪资福利管理 4184911.2.3招聘选拔 4118981.2.4培训发展 4190331.2.5考勤管理 4174291.3使用对象 4835第二章：账号管理与登录 4172242.1账号注册与激活 4170232.1.1账号注册 479852.1.2账号激活 5290622.2登录与登出 569032.2.1登录 5287402.2.2登出 588772.3密码找回与修改 5161162.3.1密码找回 5123642.3.2密码修改 510154第三章：个人信息管理 5178113.1个人资料维护 5279633.1.1功能概述 525083.1.2操作步骤 5292913.1.3注意事项 6211883.2密码修改 690983.2.1功能概述 6231593.2.2操作步骤 6322243.2.3注意事项 6121033.3通讯录管理 6111633.3.1功能概述 668353.3.2操作步骤 682253.3.3注意事项 723266第四章：考勤管理 7163684.1考勤数据录入 7116554.1.1录入方式 7144464.1.2录入流程 7242954.1.3注意事项 739334.2考勤统计与查询 7261214.2.1统计范围 7283664.2.2统计流程 780174.2.3查询功能 865984.3考勤异常处理 82824.3.1异常类型 858774.3.2处理流程 8169114.3.3注意事项 818986第五章：薪资管理 8264485.1薪资结构设置 8149555.1.1薪资结构概述 883525.1.2薪资结构设置流程 8291525.1.3注意事项 9192525.2薪资计算与发放 935635.2.1薪资计算概述 9306885.2.2薪资计算流程 923375.2.3薪资发放流程 9306385.2.4注意事项 9220265.3薪资查询与导出 9189785.3.1薪资查询概述 9227275.3.2薪资查询流程 10252775.3.3薪资导出 10325375.3.4注意事项 1010110第六章：员工培训与发展 10290126.1培训计划管理 10226356.1.1制定培训计划的原则 10277236.1.2培训计划的制定流程 10205896.1.3培训计划的实施与监控 1149186.2培训课程安排 11209936.2.1课程分类 11169236.2.2课程安排原则 11262596.2.3课程实施与监控 11277226.3培训效果评估 11198316.3.1评估方法 11122646.3.2评估流程 128155第七章：员工关系管理 12201267.1员工入职管理 12146387.1.1入职流程 12319707.1.2入职资料准备 12122337.1.3入职手续办理 12175317.2员工离职管理 12184027.2.1离职流程 13235947.2.2离职手续办理 13233087.2.3离职关怀 1396357.3员工调动与晋升管理 13166027.3.1员工调动 13195097.3.2员工晋升 1326963第八章：报表与数据分析 1345678.1报表查询与导出 1482898.1.1报表查询 1413948.1.2报表导出 14269788.2数据分析工具 14298528.2.1数据透视表 1472908.2.2图表分析 14154048.3数据可视化展示 15315898.3.1柱状图 15302718.3.2饼图 15250408.3.3折线图 1514769第九章：系统设置与权限管理 1555089.1系统参数设置 15322799.1.1参数设置概述 1574049.1.2参数设置内容 1542769.1.3参数设置操作流程 16303919.2角色与权限分配 16107629.2.1角色管理 1691309.2.2权限管理 16289129.2.3角色与权限分配操作流程 16153249.3数据备份与恢复 16244029.3.1数据备份 16212309.3.2数据备份操作流程 16240789.3.3数据恢复 17192079.3.4数据恢复操作流程 1722657第十章：常见问题与帮助 172984310.1常见问题解答 171991310.1.1登录问题 17232910.1.2数据录入问题 172169910.1.3数据查询问题 171680410.2技术支持 182900810.3用户手册与教程 18第一章：系统概述1.1系统简介人力资源管理系统（HumanResourceManagementSystem，简称HRMS）是一种集成了员工信息管理、薪资福利管理、招聘选拔、培训发展、考勤管理等功能的企业级应用软件。本系统旨在协助企业实现人力资源的规范化、信息化管理，提高人力资源管理效率，降低管理成本，为企业决策提供数据支持。1.2功能特点1.2.1员工信息管理系统支持员工基本信息、合同信息、岗位信息、学历信息等数据的录入、查询、修改和删除。通过对员工信息的集中管理，方便企业对员工情况的全面了解。1.2.2薪资福利管理系统可以根据员工岗位、职级、工龄等因素自动计算薪资，支持薪资发放、个税计算、社保公积金缴纳等功能。同时系统还支持自定义薪资项目，满足不同企业的薪资管理需求。1.2.3招聘选拔系统提供招聘需求发布、简历筛选、面试安排、录用通知等功能，帮助企业高效完成招聘流程。同时系统还支持人才库管理，方便企业对优秀人才进行储备。1.2.4培训发展系统支持培训计划制定、培训课程安排、培训效果评估等功能，帮助企业提升员工综合素质。同时系统还可以记录员工晋升、调岗等发展历程，为企业提供人才发展数据支持。1.2.5考勤管理系统支持考勤数据录入、考勤统计、请假管理等功能，帮助企业规范员工考勤行为，提高员工工作积极性。1.3使用对象本系统适用于各类企业、事业及部门的人力资源管理人员，以及需要使用系统进行人力资源管理的员工。通过使用本系统，用户可以实现对人力资源的全面管理，提高工作效率，降低管理成本。第二章：账号管理与登录2.1账号注册与激活2.1.1账号注册（1）打开人力资源管理系统登录页面，“注册”按钮。（2）填写注册信息，包括姓名、身份证号码、手机号码、邮箱地址等，保证信息真实有效。（3）阅读并同意《用户服务协议》及《隐私政策》。（4）“注册”按钮，完成注册。2.1.2账号激活（1）注册成功后，系统将向注册时填写的邮箱发送一封激活邮件。（2）登录邮箱，查收激活邮件，邮件中的激活。（3）激活成功后，即可使用注册的账号登录人力资源管理系统。2.2登录与登出2.2.1登录（1）打开人力资源管理系统登录页面，输入注册时填写的账号（手机号码/邮箱地址）和密码。（2）“登录”按钮，进入系统主界面。2.2.2登出（1）在系统主界面，右上角头像图标，选择“退出登录”。（2）确认退出后，系统将返回登录页面。2.3密码找回与修改2.3.1密码找回（1）打开人力资源管理系统登录页面，“忘记密码”。（2）输入注册时填写的手机号码/邮箱地址，“发送验证码”。（3）按照提示，输入收到的验证码，并设置新密码。（4）“确认修改”，完成密码找回。2.3.2密码修改（1）在系统主界面，右上角头像图标，选择“修改密码”。（2）输入当前密码，然后设置新密码。（3）“确认修改”，完成密码修改。第三章：个人信息管理3.1个人资料维护3.1.1功能概述本系统为员工提供了个人资料维护功能，员工可通过此功能查看并更新自己的个人信息，保证信息的准确性。3.1.2操作步骤（1）登录人力资源管理系统，左侧菜单栏中的“个人信息管理”选项。（2）在打开的页面中，“个人资料维护”标签。（3）查看并修改个人信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号、籍贯、政治面貌、民族、婚姻状况等。（4）确认修改无误后，页面下方的“保存”按钮。3.1.3注意事项（1）员工需保证所填写的个人信息真实、准确，如有变动，应及时更新。（2）部分敏感信息，如身份证号等，系统将进行加密处理，保证信息安全。3.2密码修改3.2.1功能概述为保障账户安全，员工可定期修改登录密码。本系统提供了密码修改功能，员工可通过此功能更改登录密码。3.2.2操作步骤（1）登录人力资源管理系统，左侧菜单栏中的“个人信息管理”选项。（2）在打开的页面中，“密码修改”标签。（3）输入原密码、新密码及确认新密码。（4）确认无误后，页面下方的“提交”按钮。3.2.3注意事项（1）密码修改后，请妥善保管新密码，避免泄露。（2）建议使用复杂度较高的密码，提高账户安全性。3.3通讯录管理3.3.1功能概述本系统为员工提供了通讯录管理功能，员工可通过此功能查看、添加、修改和删除联系人信息，方便快捷地管理通讯录。3.3.2操作步骤（1）登录人力资源管理系统，左侧菜单栏中的“个人信息管理”选项。（2）在打开的页面中，“通讯录管理”标签。（3）查看现有联系人信息，如需添加新联系人，“添加联系人”按钮。（4）填写联系人姓名、电话、邮箱等详细信息，确认无误后，“保存”按钮。（5）如需修改或删除联系人，选中相应联系人，“修改”或“删除”按钮。3.3.3注意事项（1）请保证所添加的联系人信息真实、准确。（2）通讯录中的联系人信息仅用于内部沟通，请勿泄露给外部人员。（3）定期检查通讯录，及时更新联系人信息，保证通讯畅通。第四章：考勤管理4.1考勤数据录入4.1.1录入方式考勤数据录入可以通过以下两种方式完成：（1）手动录入：员工可以手动输入每天的上班、下班时间以及休息时间等信息。（2）自动导入：系统可以自动从考勤设备（如指纹识别机、刷脸机等）导入员工的考勤数据。4.1.2录入流程（1）登录系统后，“考勤管理”模块，进入考勤数据录入界面。（2）选择需要录入考勤数据的员工姓名或工号。（3）根据实际情况，填写或修改员工的上班、下班时间以及休息时间等信息。（4）确认无误后，“保存”按钮，完成考勤数据录入。4.1.3注意事项（1）录入考勤数据时，请保证准确无误，以免影响考勤统计结果。（2）对于请假、外出等特殊情况，请在备注栏中说明原因。4.2考勤统计与查询4.2.1统计范围考勤统计范围包括：员工出勤天数、迟到次数、早退次数、请假天数、外出次数等。4.2.2统计流程（1）登录系统后，“考勤管理”模块，进入考勤统计与查询界面。（2）选择需要统计的起始日期和截止日期。（3）系统将自动考勤统计数据，包括出勤天数、迟到次数、早退次数等。（4）可以根据需要，导出统计结果，以便于分析和汇报。4.2.3查询功能（1）在考勤统计与查询界面，可以输入员工姓名或工号进行查询。（2）查询结果将显示该员工的考勤记录，包括每天的上、下班时间、休息时间等。4.3考勤异常处理4.3.1异常类型考勤异常包括：迟到、早退、请假、外出、旷工等。4.3.2处理流程（1）登录系统后，“考勤管理”模块，进入考勤异常处理界面。（2）查看异常列表，包括员工姓名、工号、异常类型、异常日期等。（3）对于需要处理的异常，“处理”按钮，进入异常处理界面。（4）根据实际情况，选择处理方式，如补卡、请假、调休等。（5）确认无误后，“保存”按钮，完成异常处理。4.3.3注意事项（1）对于异常情况，请及时处理，以免影响员工工资和公司管理。（2）处理异常时，请保证操作符合公司规定和员工意愿。第五章：薪资管理5.1薪资结构设置5.1.1薪资结构概述薪资结构是指企业对员工薪资的构成和分配方式。企业可根据自身特点和需求，设置合理的薪资结构，以激发员工积极性和创造力，提高工作效率。5.1.2薪资结构设置流程（1）登录人力资源管理系统，“薪资管理”模块；（2）选择“薪资结构设置”功能；（3）按照企业实际需求，设置基本工资、岗位工资、绩效工资、奖金等薪资项目；（4）设置各薪资项目的计算规则和发放比例；（5）保存设置，完成薪资结构设置。5.1.3注意事项（1）薪资结构设置应符合国家法律法规和相关政策；（2）薪资结构应具有公平性、激励性，以激发员工积极性；（3）薪资结构设置需定期调整，以适应企业发展和员工需求。5.2薪资计算与发放5.2.1薪资计算概述薪资计算是指根据员工的薪资结构、出勤情况、绩效等数据，计算员工的实际薪资。5.2.2薪资计算流程（1）登录人力资源管理系统，“薪资管理”模块；（2）选择“薪资计算”功能；（3）输入员工的出勤数据、绩效数据等；（4）系统自动根据薪资结构计算出员工的实际薪资；（5）审核薪资计算结果，确认无误后进行发放。5.2.3薪资发放流程（1）登录人力资源管理系统，“薪资管理”模块；（2）选择“薪资发放”功能；（3）选择要发放薪资的员工名单；（4）输入发放薪资的金额和发放方式；（5）确认无误后，提交发放申请；（6）财务部门进行薪资发放。5.2.4注意事项（1）薪资计算与发放应保证准确无误，避免出现纠纷；（2）薪资发放应遵守国家法律法规，保证员工权益；（3）薪资发放时间应合理，避免影响员工生活。5.3薪资查询与导出5.3.1薪资查询概述薪资查询是指员工和管理者通过人力资源管理系统查询薪资发放情况、薪资结构等信息。5.3.2薪资查询流程（1）登录人力资源管理系统，“薪资管理”模块；（2）选择“薪资查询”功能；（3）输入查询条件，如员工姓名、发放时间等；（4）系统展示查询结果，包括薪资发放金额、发放时间等信息。5.3.3薪资导出（1）登录人力资源管理系统，“薪资管理”模块；（2）选择“薪资导出”功能；（3）选择要导出的薪资数据；（4）设置导出格式和导出路径；（5）确认无误后，导出薪资数据。5.3.4注意事项（1）薪资查询与导出应保证数据安全，避免泄露员工薪资信息；（2）薪资查询与导出应满足员工和管理者的需求，提高工作效率；（3）薪资查询与导出数据应真实、准确，便于分析和决策。第六章：员工培训与发展6.1培训计划管理6.1.1制定培训计划的原则为保证员工培训与发展工作的有效性，制定培训计划应遵循以下原则：（1）针对性：根据公司战略目标和员工个人发展需求，有针对性地制定培训计划。（2）系统性：培训计划应涵盖公司各个部门、岗位及员工个人发展的各个方面。（3）实用性：培训内容应紧密结合实际工作，注重提高员工的工作能力和素质。（4）可行性：培训计划应考虑公司资源、时间等实际情况，保证计划的可行性。6.1.2培训计划的制定流程（1）调研：了解公司及员工培训需求，收集相关资料。（2）分析：对调研结果进行分析，确定培训目标、内容、形式等。（3）制定：根据分析结果，制定培训计划，明确培训时间、地点、师资、预算等。（4）审批：提交培训计划，经相关部门审批后实施。6.1.3培训计划的实施与监控（1）实施培训计划：按照计划组织培训活动，保证培训内容、时间、地点等符合要求。（2）监控培训过程：对培训活动进行全程监控，及时调整培训内容和方式，保证培训效果。（3）反馈与改进：收集员工对培训的反馈意见，不断优化培训计划。6.2培训课程安排6.2.1课程分类（1）专业技能培训：针对岗位所需的专业知识和技能进行培训。（2）综合素质培训：提高员工综合素质，如沟通能力、团队协作能力等。（3）管理能力培训：提升管理层的管理能力和领导力。（4）培训师培训：培养内部培训师资，提高培训质量。6.2.2课程安排原则（1）结合实际需求：根据公司业务发展和员工个人发展需求，合理选择培训课程。（2）分层次培训：根据员工级别、岗位特点，安排不同层次的培训课程。（3）多样化培训形式：采用线上、线下相结合的培训方式，提高培训效果。6.2.3课程实施与监控（1）实施课程安排：按照课程表组织培训活动，保证课程顺利进行。（2）监控课程实施：对课程实施过程进行监控，及时了解培训效果，调整课程内容。（3）评估课程效果：对培训效果进行评估，为后续培训提供参考。6.3培训效果评估6.3.1评估方法（1）问卷调查：收集员工对培训效果的满意度、收获等信息。（2）考试考核：对员工培训成果进行测试，检验培训效果。（3）实际工作表现：观察员工在实际工作中运用培训知识的情况。6.3.2评估流程（1）收集数据：通过问卷调查、考试考核等方式收集培训效果数据。（2）分析数据：对收集到的数据进行分析，了解培训效果。（3）提出改进措施：根据评估结果，提出培训改进措施，为后续培训提供指导。第七章：员工关系管理7.1员工入职管理7.1.1入职流程（1）人力资源部收到员工入职申请后，应对申请者的基本条件进行初步审核。（2）审核通过后，安排面试，对申请者的专业技能、综合素质等方面进行评估。（3）面试合格者，人力资源部将进行背景调查，保证申请者信息真实可靠。（4）背景调查合格后，人力资源部与申请者签订劳动合同，明确双方权利和义务。（5）安排入职培训，使新员工了解公司文化、规章制度、岗位技能等。（6）培训合格后，新员工正式入职，开始试用期。7.1.2入职资料准备（1）申请人需提供身份证、学历证明、相关资格证书等复印件。（2）提供近期免冠照片若干张。（3）提供个人简历、工作证明等相关材料。7.1.3入职手续办理（1）人力资源部负责为新员工办理入职手续，包括但不限于签订劳动合同、缴纳社会保险等。（2）新员工需在规定时间内提交相关资料，以保证手续的顺利进行。7.2员工离职管理7.2.1离职流程（1）员工向直属上级提出书面离职申请，说明离职原因。（2）直属上级审批通过后，员工需提交离职报告，详细说明离职时间、交接事项等。（3）人力资源部根据离职报告，安排离职手续办理。（4）员工办理完离职手续后，与公司解除劳动合同关系。7.2.2离职手续办理（1）员工需归还公司财产，如工作证件、办公用品等。（2）办理工资结算，包括工资、奖金、加班费等。（3）缴清社会保险费用，办理社保转移手续。（4）保证员工离职后，公司内部信息安全和商业秘密不受泄露。7.2.3离职关怀（1）人力资源部应在员工离职前，与其进行离职面谈，了解离职原因，为员工提供必要的帮助。（2）鼓励员工为公司提出建设性意见，以促进公司不断改进。（3）建立离职员工档案，为未来可能的重返公司提供依据。7.3员工调动与晋升管理7.3.1员工调动（1）人力资源部根据公司业务发展需要，制定员工调动计划。（2）调动前，与员工进行充分沟通，了解其意愿和需求。（3）调动过程中，为员工提供必要的支持和帮助，保证顺利过渡。（4）调动后，关注员工在新岗位的表现，及时解决可能出现的问题。7.3.2员工晋升（1）人力资源部制定晋升政策，明确晋升条件、晋升渠道等。（2）员工根据晋升政策，提交晋升申请。（3）人力资源部对申请者进行评估，包括工作表现、综合素质等。（4）晋升合格者，安排岗位培训，保证其具备新岗位所需的技能和素质。（5）晋升后，关注员工在新岗位的表现，为其提供必要的支持和帮助。第八章：报表与数据分析8.1报表查询与导出8.1.1报表查询报表查询是人力资源管理系统中的重要功能，旨在帮助员工和管理者快速获取各类人事数据。用户可通过以下步骤进行报表查询：（1）登录系统后，左侧菜单中的“报表查询”模块。（2）根据需求选择相应的报表类型，如员工花名册、薪资报表、考勤报表等。（3）设置查询条件，如时间范围、部门、岗位等。（4）“查询”按钮，系统将自动报表。8.1.2报表导出报表导出功能允许用户将查询结果以Excel、PDF等格式导出，便于进一步处理和分析。以下是报表导出的操作步骤：（1）在报表查询结果页面，“导出”按钮。（2）选择导出格式，如Excel、PDF等。（3）设置导出文件名称和保存路径。（4）“确认”按钮，系统将自动导出报表。8.2数据分析工具人力资源管理系统提供了一系列数据分析工具，帮助用户对人事数据进行深度挖掘和分析。以下为常用数据分析工具：8.2.1数据透视表数据透视表是一种强大的数据处理工具，可快速对大量数据进行汇总、分析和报告。用户可通过以下步骤创建数据透视表：（1）选择需要分析的数据区域。（2）“插入”菜单中的“数据透视表”选项。（3）在弹出的对话框中，设置数据透视表的位置和字段。（4）根据需求调整字段布局，进行数据分析。8.2.2图表分析图表分析工具可以帮助用户以图形化的方式展示数据，便于理解。以下为创建图表的步骤：（1）选择需要分析的数据区域。（2）“插入”菜单中的“图表”选项。（3）在弹出的对话框中，选择合适的图表类型，如柱状图、折线图等。（4）根据需求调整图表样式和布局。8.3数据可视化展示数据可视化展示是将数据以图形、图表等形式直观地呈现出来，便于用户理解和分析。以下为数据可视化展示的几种方式：8.3.1柱状图柱状图是一种常用的数据可视化工具，用于展示不同类别的数据对比。用户可通过以下步骤创建柱状图：（1）选择需要分析的数据区域。（2）“插入”菜单中的“图表”选项。（3）选择“柱状图”类型，并根据需求调整样式和布局。8.3.2饼图饼图适用于展示各部分数据在整体中的占比情况。以下为创建饼图的步骤：（1）选择需要分析的数据区域。（2）“插入”菜单中的“图表”选项。（3）选择“饼图”类型，并根据需求调整样式和布局。8.3.3折线图折线图主要用于展示数据随时间变化的趋势。以下为创建折线图的步骤：（1）选择需要分析的数据区域。（2）“插入”菜单中的“图表”选项。（3）选择“折线图”类型，并根据需求调整样式和布局。第九章：系统设置与权限管理9.1系统参数设置9.1.1参数设置概述系统参数设置是人力资源管理系统的基础配置，用于满足不同企业的管理需求。管理员可以根据实际业务情况，对系统参数进行个性化设置。9.1.2参数设置内容（1）企业信息设置：包括企业名称、地址、联系电话等基本信息。（2）部门信息设置：包括部门名称、上级部门、部门负责人等。（3）员工信息设置：包括员工编号、姓名、性别、出生日期、籍贯等。（4）薪资结构设置：包括基本工资、岗位工资、绩效工资等。（5）考勤规则设置：包括上下班时间、加班规则、请假规则等。（6）报表设置：包括报表格式、报表内容、报表时间等。9.1.3参数设置操作流程（1）登录系统，“系统设置”菜单，选择“系统参数设置”选项。（2）根据实际需求，对相关参数进行修改。（3）修改完成后，“保存”按钮，完成参数设置。9.2角色与权限分配9.2.1角色管理（1）角色定义：角色是对具有相似职责和权限的用户的分类。（2）角色创建：管理员可以根据实际业务需求，创建不同角色。（3）角色修改：