北京华盛集团行政后勤管理制度

北京华盛集团行政后勤管理制度

行政后勤管理制度

有效期：2014年4月-201X年X月

（总本）

起草人：_

复核人：

签发人:

二0一四年四月制

R录

一、会议及报表提交管理制度---------------------2

二、文书管理制度--------------------------------3

三、印章管理细则--------------------------------4

四、档案管理制度--------------------------------6

五、图书管理制度--------------------------------11

六、差旅管理制度-------------------------------12

七、招待费管理办法-----------------------------14

八、司机车辆管理细则---------------------------15

九、电话费管理办法-----------------------------19

十、门卫管理制度--------------------------------20

十一、物资采购管理制度---------------------------21

十二、劳保用品管理管理制度-----------------------23

十三、食堂管理制度-------------------------------25

十四、员工宿舍管理制度---------------------------28

十五、客房管理制度-------------------------------31

十六、附则---------------------------------------33

一、会议及报表提交管理制度

（-）目的：为加强会议管理，提高会议工作效率，及时熟悉各部门及各分场的

具体情况，特制订本制度。

（二）会议分类：公司会议分行政会议、业务会议、部门会议与专题会议。除专题

会议外，公司实行例会制，即由有关负责人定期召开会议，做好工作总结及计划。

（三）会议记录：公司各级会议，务必由会议召集人指定专人进行会议记录。

（四）会议通知：确定会议名称、时间、地点、内容，参加人员后，于会议期前一

天，以会议通知单形式发文将会议各事项通知与会人。

（五）会议准备：与会人员接会议通知单后，须认真阅读会议各事项，准备有关资

料，确保会议高效进行、讨论充分，并形成决议。

（六）会场布置：会议召集人须安排专人提早打扫会场卫生，备齐会议所需物品及

器材。

（七）会议纪律：会议召集人应提早十分钟到会，参会人员应提早五分钟到会。重

要会议应关闭手机、呼机，不得随意走动、喧哗。

（八）会议简报：开会人员会前需填写《工作进程汇报表》，公司、部门级会议，

办公室须根据会议记录，会后进行整理打印（格式附后），请主管审核签字后分发各与会

人员，有关部门抄呈有关领导。

（九）会议追踪：根据会议形成的决议与确定须完成的事项，召集人会后要进行检

杳追踪、及时督查督办，并将结果上报有关领导。

二、文书管理制度

（一）目的：为加强管理，节约管理成本，提高办文速度与发文质量，使公司文件处理

工作规范化、制度化，制定本制度。

（二）文印室管理规定：

1.公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或者其他不需打印的文

件，通常不予打印。

2.公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。通常文

件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理。

3.私人资料，不得在公司打印、复印或者用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。

4.文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有

关部门、人员送发，或者及时通知有关人员到综合部来拿取回，不得延误。

5.文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或者传真资料中有关商业秘

密或者公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

6.文印室对送来打印、复印、，'专确实文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业

务部门的，由各部门承担费用：属行政、管理部门的，统一归列行政开支。

7.文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批判或者处50元以上罚款，屡教不改或者

给公司造成不良的社会影响或者较大经济缺失的，处50元以上罚款直至辞退。

（三）文件收发规定：

1.公司的文件由综合部负责起草与审核，公司总经理签发；公司各部门的文件由各部门负

责起草综合部审核，总经理签发。

2.文件签发后，送综合部统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能印刷、

盖章。

3.文件与原稿，由综合部分类归档，储存备查。

4.属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密

规定，由专人印制、报送。

5.文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项

登记清晰，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件与由专人按核定的范围报送。

6.外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签

收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后

即时报送。

7.传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达与落实。

（四）附表：《打印登记表》《复印登记表》、《传真登记表》

印章管理细则

（一）目的：为加强管理，防范风险，确保公司用印安全，特制定本管理办法。

（-）本规定所指的公司印章包含的范围为：

1.公司行政章

2.公司合同专用章

3.公司财务专用章、发票专用章

4.公司法定代表人的银行预留印章及行政章

5.公司职能部门章

（三）印章的保管

1.公司行政章、公司合同专用章由行政部文员保管。

2.公司财务专用章、发票专用章由财务部负责人保管。

3.法定代表人的银行预留印鉴章及个人私章由本人保管。

4.公司职能部门章由各部匚负责人保管。

（四）印章的使用范围

1.公司行政章的使用范围：

①公司印发的公文。

②以公司名义对外报送的各类文书、报表。

③公司开具的介绍信；

④公司对外开具的各类证明。

⑤确需使用公司行政章的其它情形。

2.公司合同专用的使用范围：公司在经营行为中所签订的合同与劳动合同。

3.法定代表人的银行预留印章只用于银行结算票据。

4.公司财务专用章的使用范围：银行结算票据及在经营活动中往来单位要求加盖财

务专用章的有关经济事项。

5.法定代表人行政章的使用范围：公司须由法定代表人签署意见的有关资料与文

件。

6.公司职能部门章用于部门之间、部门与分公司之间的工作函件及通常性对外联络

员。部门章不得用于对外签订合同或者协议。

（五）、用印审批程序及权限

1、公司行政章的用印审批程序及权限:

①以公司名义发文发函的，凭已审批的发文（函）审批表到行政文员处登记用印;

部门经理对用印内容审核并签字同意：

②其它用印需总经理或者副总经理在“用印登记表”上签字,行政文员方可执行。

2、公司合同专用章的用印审批程序：

①用印人拟订合同文本；

②合同经总经理或者副总经理指定代理人签字方可盖章。

3、公司财务专用章、公司法定代表人的银行预留印鉴章根据公司《财务管理制度》

所规定的用印管理程序执行。

4、法定代表人行政章由法定代表人批准用印。

（六）用印方法

1、公司用印应盖在文件下面，盖在落款单位或者时间上。

2、盖印文件必要时应盖骑缝印。

（七）用印文件资料的保管存盘

1、使用印章除进行登记外，印章保管人须将用印文件资料复印件存盘，用印申请人

也应妥善保管原件，作为部门重要资料存盘；有存根联的，印章保管人还应保管

好存根联。

2、使用了财务专用章、法定代表人银行预留印鉴章的银行结算票据，由财务部专人

留存银行回单；加盖发票专用章的销售发票由财务部人留存存根联；需加盖财务

专用章或者法定代表人行政章的财务资料由财务部负责保留底稿：其它需加盖法

定代表人行政章的由申请用印部门负责保留底稿。

3、公司印章保管人及各部门负责档案管理的人员应在年底审计结束后将上一年度的

用印文件资料交行政部档案管理人员汇总v

（A）印章的责任承担

1、保管不善：

①印章保管人将印章储存在适当的地方，由于办公室被盗等不可遇见的原因而

使印章遗失可不承担责任；但务必在发现的一小时内及时申报，愈期不报造

成的缺失由保管人员负责。

②印章保管人在携带印章外出使用时不论何种原因均应承担保管不善的相应责

任。

③印章保管人由由于保管不善而被他人偷盖印章者，保管人与盖印人均承担相应

责任。

2、擅自使用:

①经批准、不按程序擅自使用印章未给公司造成不良后果者，公司将立即辞退.

②擅自使用印章出现不良后果，由用印人与印章保管人承担相应责任。

3、审核、审批不当：

①用印审批人超权限审批而出现的不良后果，由批准用印人承担要紧责任。

②因部门经理在用印申请中审核不严，造成用印出现不良后果，部门经经理承担

要紧责任，用印的最后批准人承担次要责任。

③用印申请人弄虚作假骗取用印，造成审核、审批不当的，对用印申请人立即予

以开除；出现经济缺失的还要追究用印申请人的经济赔偿责任。

（九）、附表：《用印登记表》

档案管理制度

一、档案管理原则：齐全、真实、有效、完整、共享。

二、档案管理人员职责：

1、熟悉档案管理规定，按规定搞好档案的收集、分类、整理、归档、立卷、装订、借

阅、移交等工作。

2、熟悉本部门的工作内容，掌握本部门文件材料的归档范围。

3、对本部门或者分公司承办的文件材料及时收集归卷，每年2月底前应将归档文件材

料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

4、承办人员查阅文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理查阅文件材

料登记手续。

5、严格遵守保密工作制度，凡涉及公司尚未公开、不宜公开或者管理、商业、技术等

方面的文件资料务必保密。

6、档案的分类以易于整理、便于查找为原则。

7、定期对文件进行整理，并分类归档，编写档案卷内目录。

8、定期（至少每月一次）对文件调整归档，防止文件漏存、丢失或者重复。

三、档案收集

（一）档案收集范围

1.外部文件资料：

（1）关政府部门、行政事业管理部门、上级机关等来文：

（2）其它外部企业有关往来的文件资料；XXX企业的情况介绍

（3）营销客户档案资料；XXX客户基本资料

（4）采购客户档案资料；XXX提供原材料客户基本资料

（5）其它与公司有业务往来的单位资料；

（6）工商年检及各类年殓的资料；XXX年检报告书、XXX税务年检审核表格

2.公司文件资料：

（1）及各类简报的资料：会议纪录（要）、有关领导的讲话；XXX省领导来公

司参观指导工作的会议纪要、XXX年工作总结（计划）会议纪要、XXX领导

在XXX会议上讲话……

（2）公司的各类正式行文：执行文件、对外行文、人事任免文件；关于印发XX

X的通知、关于XXX请示、关于XXX同志任免通知...

（3）各类工作规划、计划、总结、预算方案；XXX年XXX部门工作计划（总

结）、XXX年XXX部门XXX预算方案（工作规划）……

（4）各类规章制度、实施细则、工作条例、章程；XXX实施细则、XXX办法……

（5）签订的各类合同、办议：购销合同、商务合同、技术服务合同、技术咨询合

同……

（6）公司的各类证照及基础资料；企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登

记证、统计证...

（7）固定资产费用申请表、呈批件；关于发放XXX费用的请示、关于购置车辆

保险的请示……

（8）公司的基建档案资料；工程建设合同、基建项目概预（结）算书、勘察设计

报告、项目可行性报告、会议纪要、向有关部门发出的报告请示及有关部门下发

的批示批复……

（-）档案收集处理：

1.部门收集整理、行政部统一存档管理文件材料制度。凡本公司缮印发出的公文

（含定稿、发文纸、拟稿件）由后勤部文员统一收集管理。

2.公司对外行文、执行文件、人事任免文件、呈批件在收集处理过程中要保证编

号的连续性，原则上不得漏号、错号，若有漏号、错号的要注明原因。

3.一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门文

员（或者负责档案管理人员）收集归卷。

（三）归档时间要求：

1.文件材料归档按年度立卷。行政部应在每年4月底前将公司归档的斐料进行立

卷归档.

2.各职能部门务必在每年2月底前将所有的资料归档后交行政部，要求归档的资

料务必是原件（除特殊情况外）。

（四）档案立卷分类：

①按年度及储存价值分为：短期储存（3年）、长期储存（5-15年）、永久储存（15

年以上）；

②按文书处理的要求分为：行政管理类（外来文件、执行文件、对外行文、呈批

件、固定资产费用申清表、人事任免文件、合同协议、工作计划总结、会议记

录、制度法规、其它文件资料）；人事劳资类（员工花名册、工资报表、职务

调配审批表、员工转正考评表等）；财务类（财务审计报告、资产负债表、损

益表等）；科技类（与生产技术有关的资料）：营销类（营销客户档案资料、采

购客户档案资料等）；基建类（工程建设或者维修项目的报告、批文、合同、

预算等资料）；声像类（录音带、照片、刻录光盘等）

③归档的文件材料种类、份数、编号与每份文件的页数均应齐全完整。

④卷内文件材料应区别不一致情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在

一起，即批复在请示之后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它

文件材料依其形成规律或者特点，应保持文件之间的密切联系进行系统的排

列。

⑤卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每

页材料正面的右上角编写页号。

⑥案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

⑦案卷的装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术

要求托裱，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

⑧行政部应对档案资料的管理工作每季度不定期进行一次以上检查。

（五）档案查阅

1.查阅档案资料由查阅人填写《查阅档案资料申请单》，由部门经理签字，经行政

部门负责人同意后，方可进行查阅，若需经总经理室批准的，需经总经理同意方

可查阅。

2.需经总经理室批准方可查阅的档案资料有：

A、属公司与其它单位的合作重要的合同协议；

B,人事薪酬资料।

C、财务、审计资料；

D、关键生产技术有关资料；

E、营销（采购）客户档案资料；

3.行政部档案员应对公司员工查阅档案资料进行登记。

4.查阅档案人员务必遵守有关保密规定，对关系到公司机密的资料，查阅人不得

随意复印或者对外泄露。

5.查、借阅档案人员务必爱护档案，借阅过程中不准私自拆卷、涂改、剪页、水

湿、烟烧、撕毁。归还档案时，档案员应当场对档案进行查验，以保护档案的完

整性与严肃性。

（五）档案销毁:档案超过所定的储存期限或者失去了储存价值的文件资料由档案

员填写档案销毁单经后勤部负责人核实报总经理室批准后方可销毁.

（六）附件

1.《档案储存期限表》

2.《卷内文件目录》

3.《查阅档案资料申请单》

4.《查阅档案资料登记表》

5.《档案销毁清单》

查阅档案资料登记簿

日期部门查阅内批准人查阅人备注

查阅档案资料申请单

日期部门备注

查

阅

内

容

部门经理行政部

申请人

签字经理签字

查阅档案资料申请单

日期部门备注

查

阅

内

容

部门经理行政部

申请人

签字经理签字

档案销毁清单

部门日期

序号文件编号题名类另U份数备注

图书管理制度

（一）、目的：公司购置图书的目的，在于为公司经营业务研究提供资料与提高员工的素

养。

（二）、范围：本公司图书的购进、保管、整理、外借与归还等管理业务均按本制度办理。

（三）、购买：购买图书由各部门负贡人先填写“购买图书计划单”，呈总经理室审批后，

由填单部门有关人员购买。

（四）、办理入库手续：根据所填写的“购买图书计划单”，并需到财务报销图书书款的,

务必先到行政部办理图书入库手续。

（五）、整理与编号：凡新购进的图书进行分类整理与编号（贴上标签，并注明购入时

间、著作名称、作者姓名、出版社名称、出版年月、页数、价格与必要的项目）。

（六）、加盖印章：所有图书都务必在封面、目录与第一页上，加盖公司印章。

（七）、图书的借阅：图书只借给本公司员工，一律不得转借其他人。

31）、需要借阅书籍或者杂志者，应向管理人员登记并取书。

（九）、所借杂志应在两周内归还，书籍在一个月内归还；逾期者不续借。

（十）、母人每次限借书籍或者杂志限制三本，期限已至而未归还者，应承担一定责任，

可进行适当罚款（按0.5元/天每一本书交纳违约金）。

（H-一）、关于所借书籍与杂志应妥善保管，如有遗失或者严重损坏等情形，须照价赔偿。

（十二）、离职时，务必还清所借书籍、杂志，否则财务不办理结算。

（十三）、附：《图书目录》、《图书借阅登记表》、《购买图书计划单》

差旅管理制度

（一）、目的：为员工出差提供生活开销指导标准，规范公司管理，

（二）、适用范围：为公司指派或者因工作需要而申请的各类公务出差。

（三）、出差申报程序：

1、员工按公司业务开展安排，于出差前2天填报“出差审批表”与“出差行程计划”,

按审批权限表给有关负责人审批。

2、审批权限如下：

分类直接主管副总经理总经理

普通员工审批/

主管核审批

部门经理/审批

副总经理//审批

总经理

3、出差人员凭审批后的“出差申请表”到财务部借支，并分别将“出差审批表”“出

差行程计划”综合部暂存。

（四）、差旅费标准

差旅费补助表

档地区

级别

次通常地区三类地区特区

一普通职员（含正式、临时员工）

二主管

三部门经理、副经理

四副总经理

五总经理

备注：三类地区是指：内蒙、新疆、甘肃、吉林、黑龙江、北京、上海、广东、四川。

特区是指：深圳、汕头、广州、珠海、厦门。

1、补助说明：差旅费含“出差地点的住宿、伙食及当地的交通费用”，市内交通补助

10%,伙食40%,住宿50%。带车出差扣10%补助费；住宿扣50%补助（一天以

内往返除外），车费只报出发地点的市内交通费、火车票、长途汽车票，（即往返

车费按出发地点到目的地的区间车费实报），目的地市内交通费不报（已包含在

10%的市内交通费里面）。

（五）、销差说明

1、出差结束，需在第一时间（下班时间除外）到公司办公室办理销差手续。

2、出差人员返回公司后需填写“出差行程总结”，并将出差前的计划与总结连同经综

合部或者办公室销差认可的“出差审批表“交直接主管。

3、上述表格经出差前“批”级领导审批后，在“出差审批表”签注实际差旅报销费

用标准后到财务部办理报销手续。

（六）、交通工具

1、总经理、副总经理。可乘坐火车硬卧、轮船二、三等舱及其他交通工具，经董事

长批准可乘坐飞机（普舱），若购不到应享有的票位等级，无差额补贴。

2、部门经理、副经理。可乘坐火车硬卧、轮船三等舱及其他交通工具，交通费按实

报销，若购不到应享有的票位等级，无差额补贴。

3、其他人员，可乘坐火车硬座，轮船四等舱，白天乘火车超过10小时，夜晚乘车超

过6小时可购买火车硬卧。

（七，报销规定

1、不一致职级人员一道出差，按职级高的标准执行。

2、出差时间及地区计算。出差务必以派差单为根据，报账务必提供住宿发票，无住

宿发票不享受50%的出差补助。

3、往返者（不住宿）按一天标准补助（但扣除50%的住宿费），在外留宿者，回公司

的当天，按半天标准补助。

4、旅费报销单只习惯于车船费、住宿费与出差补贴。出差人员按费用明细表分类填

写，要求注明路线，起止地点、路途及住宿时间。同时要求报销人当天整理好发

票并填写明细表，以免差错。

5、当次出差时间超过一个月以上者，即由出差补助改为住勒补助，从超过日起按同

级出差标准的20%报销。

6、各部门应严格遵循派差制度：由总经理签发派差单.

7、分居两地的员工（500元距离），家在外地未结婚的员工，每年（结婚后四年）可

报销一次探亲路费，标准为火车硬座，轮船四等舱。

通常行政管理人员在本市区内办事，不享受上述标准。

（八）、附表：《出差审批表》、i出差行程计划》、《出差行程总结》

一、招待费管理办法

（一）、目的：为操纵非生产性费用开支，降低企业生产成本，特制订本管理办法。

（二）、招待费标准（具体责任人则见每年度修订的招待费管理办法）

单位岗位名称姓名月标准（元）说明

总经理2000

副总经理800管营销

副总经理200

分公司

部门经理80

营销部经理500

营销部文员200买烟

小计3940

（三）、招待费报销规定

1、招待费包含食堂用餐、及在外招待的费用。

2、为操纵非生产性费用开支，降低企业生产成本，对招待费使用专人管理、专人负

责的原则。每位责任人招待费用根据年初制定的标准报销，超过标准的由指定责

任人负责，但可全年平衡。

3、招待费根据不一致级别的报销标准，由当事人持本人当月招待费发票经总经理批

准后到财务部报账。

司机车辆管理细则

为了使本公司的车辆更好地服务于领导与公司经营工作；增强司机的责任感，强化司

机的安全意识，提高办事效率与服务质量，降低各项费用与开支，特制定本细则。

（一）\司机守则：

1、服从行政中心统一调度，坚持见审批后的派车单出车。

2、遵守劳动纪律，不迟到、不早退、不旷工、坚守工作岗位，做到随叫随到；

3、端正服务态度，提高服务质量，平等待人，公正处事；

4、遵守交通规则，严禁酒后开车，超速行驶。

5、不准擅自将车交给他人，特别是无照人员驾驶；未经总经理批准，不得私自用车;

6、爱护车辆，保持车容清洁整齐；节能降耗，保护公司利益；

7、严守秘密，不得向外透露自己所掌握的生产经营秘密及领导的谈话内容。

8、不赌博、不酗酒，保护公司与领导形象。

（二）派车原则：

1、遵行派车的必要原则与为紧急事件、特别事件服务的原则。

2、遵循为重点项目服务的原则。

3、遵循先来先服务的原则。

4、反对浪费原则，尽量顺路，杜绝派车至交通方便之处或者一人外出用车。

5、保证司机精力充沛，不疲劳驾驶的原则。

（三）、职责划分：

1、综合部负责人负责按派车原则对车辆的统一调派，负责出车里程数的统计与核实,

负责加油费用的统计与审核（油料发票需由行政部负责人签字核实）。

2、行政主管负责车辆维修保养的选点与审核。

3、司机属综合部编制，所有出车同意行政部负责人调派，司机负责本车辆的驾驶与

日常保护与车辆在外维修的监督。

4、综合部负责用车的操纵与审批，各部门用车产生的费用均划入各部门的费用开支

中，由各部门负责承担。

5、用车人负责单次出车里程数及行车路线的统计核实与确认。

6、财务部人员负责小车维修费用的结算与审核与小车月使用费提供给行政负责人。

（四）、用车审批程序：

1、先填写出车申请单，用车部门负责人根据部门用车必要性、紧急性进行审批。

2、经部门负责人审批后的派车单交综合部负责人确认盖章后，综合部负责人负责将

派车单交司机出车。

3、总经理室市内紧急用车无须事先填写“用车申请单”，但用车前务必告知行政负责

人派车事项，出车司机回公司后务必补填单，副总用车需做用车的里程记录。

4、凡用车超过半日（跨中午或者跨晚上）或者出车市区以外的，务必事先填写“用

车申请单”经总经理批准后方可出车（车辆在外过夜或者私人特殊情况用车亦同）。

5、达到估计的目的地，用车人需对此次出车的里程数进行确认记录并签字（副总用

车由司机补单并填写出车里程）。

6、出车完毕，司机将此次出车产生的过路过桥支付的现金额填写在派车单后交综合

部负责人。

7、综合部负责人将司机出车产生的里程数、现金支付情况填写到“行车里程登记表”

后将派车单正联留存于综合部，派车存根联交用车部门负责人留存，用于部门用

车情况的查询。

8、节假日用车需提早填好用车申请。

9、所有用车需提早15分钟提出申请。超过用车时间20分钟，用车人未告之综合部

有关情况的，视自动取消用车。

（五）、车辆使用及奖惩规定：

1、公司车辆的证照及稽核等事务由综合部主管负责管理。公务用车离开公司办公地

点100公里以上用车人福全面填好原因及行程安排，并按程序办理。车钥匙由综

合部负责管理，司机出车时，向综合部索取，出车后交回。

2、小车一律由综合部统一调派，小车司机在没有接到综合部负责人指派而出车，除

总经理、副总经理紧急、临时性用车除外均作违纪论处.第一次罚款100元，第二

次罚款200元,第三次辞退。

3、小车驾驶人务必具有驾照。为方便车管人员登记出车的有效里程数，派车单上有

关出车的实际信息（包含实际出车里程数、过路过桥现金支付额）司机务必督促

用车人如实填写，否则此趟出车费用视为司机私自出车，费用由司机承担。

4、未经公司总经理批准公务车辆不得让非司机驾驶或者借给非公司人员使用。司机

独自离开公司外出洗车、加油需事先向综合部负责人汇报并登记。

5、使用人于驾驶车辆之前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电

瓶液、轮胎、外观等）如发现故障、配件失窃或者损坏等现象，应立即报告，否

则最后使用人要对由此引发的后果负责。

6、使用人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用过后并应将车辆清洗干净。

7、要尽可能避免调用外车，在迫不得已的情况下，务必请示总经理批准后，由综合

部办；财务部在结付小车运费时，须由综合部在原始凭证上签字方可结付；

8、除公司总经理专车与出差外，其他车辆晚上、节假日及司机休假日内，一律停放

在办公室指定的地点，违反一次，一经查实，罚款100元；

9、出车必要性的说明：凡情况紧急或者有特殊事件到交通不方便之处的出车属必要

出车。

10、紧急事件的说明：凡在正常情况下搭乘公车到达目的地会影响事件的办理属紧急

事件。

11、特别事件的说明：有重要客人或者有重物接送的事件属特别事件。

12、车辆里程数由综合部部派专人对里程数进行核实与统计。

（六）、车辆保养：

1、车辆应由指定的特约维修单位保养维修，否则保护费一律不得报销。

2、车辆于行驶途中发生故障或者其他耗损急需维修或者更换零件时，应先同行政部

主管报告，再根据实际情况进行修理，但无迫切需要或者修理费超过标准时，应

与公司联系请求批示。

3、小车司机不参与车辆维修的结算。所有车辆维修的验收由行政部行政主管负责，

车辆维修的结算由综合主管与财务主管共同负责。

（七）、交通违规与事故处理:

在下列情形之一的情况下，违反交通规则或者发生事故，由驾驶人负担所有缺失，并以

记过或者免职处分。

1、无照驾驶。

2、未经许可将车借给他人使用。

3、违反交通规则，其罚款由驾驶员负担。

4、各类车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生，应先急救伤患人员，向邻近交通

巡警报案，并立即与公司行政部联络协助处理。

5、司机在自发生交通责任事故之日起，司机暂时待岗，协助处理事故。待岗期间停

发工资。根据其交通事故所造成的后果，停发或者减发当月或者本季度及本年度

的考核工资。

6、由于交通事故责任，致使乘车人重伤或者发生费用在2万元以上者，司机下岗；

造成5万元或者年度累计达到8万元以上者，公司予以辞退。

7、凡违犯公司规定，自出车造成的交通事故，其一切费用与责任由个人承担，该司

机无条件辞退。

8、公司建立交通事故处理档案。凡出现交通事故，由综合部制定档案材料，载明事

故发生时间、地点、过程、处理结果，并将交警部门的鉴定结论作附件一并存档。

当事司机与主管签名，作为考核司机、使用司机的文字凭证。

9、因公出车发生意外事故造成缺失，在扣除保险金额后再视实际情况由司机与公司

共同负担。

（八）、附表：用车申请单、行车里程登记表、加油统计表、车辆使用月统计表、汽车维

修申请单。

通信费管理办法

（一）、目的：为操纵非生产性费用开支，降低企业生产成本，特制订本管理办法。

（二）补助标准：通讯费补助标准为：副总经理级每人每月补助500元、部门经理级每人

每月补助200元、重要岗位员工每人每月补助100元。

（三）、电话费报销规定

1、为操纵非生产性费用支出，降低企业生产成本，对固定电话使用专人管理、专人

负责的原则。每台电话的费用根据年初制定的标准报销，超过标准的由指定责任

人负责，但可全年平衡。

2、手机费根据不一致级别的报销标准，由当事人持本人当月手机费发票经总经理批

准后到财务部报账。

4、手机费发票金额大于本人报销标准的，只按标准进行报销；手机费发票金额小于

本人报销标准的，按发票金额予以报销，少于部分不补付，但可全年平衡。

5、无发票不能享受手机费用的报销。

门卫管理制度

（一）、目的：为加强管理，防范风险，确保公司财产及人身安全，特制定本管理制度。

（二）、内容：门岗作为第一关口，应切实执行公司制定的所有安全制度与其他由门卫负

责执行的制度，具体内容如下：

1、门卫对来访的领导与客户应热情引导，并及时通知有关部门，闲杂人员禁止入内。

2、对来访人员一律实行登记制度，做到有据可查。

3、门卫需24小时在岗，无故离岗者，视情况轻重分别给予警告记过处分，月累计受

处分2次者，作辞退处理。如需请假，提早一天向综合部申请审批。

4、夜灯开启时间（应视具体情况而定）。

5、严禁来访者将易燃、易爆、有毒、有害等危险品带入公司。

（三）、附表：《出门证》、《出入人员登记表》

物资采购管理制度

（一）、目的：为降低物资采购成本，提高物资采购质量，加强物资管理，特制订本制度。

（-）物资采购计划审批、入库程序

根据公司日常办公需要,综合部每月末制订下个月物资采购计划,经总经理审批后购

买；所购物品须经验收登记，方可入库保管。

（三）、物资采购

1、每月根据经总经理审批后的采购计划进行采购，严格按照采购计划采购，不得随

便更换采购计划，对无计划采购回的所有物品均由采购员自己处理，仓管不入库，

财务不报账。

2、采购物品时，要熟悉市场行情，货比三家，尽量在同等质量的情况下以最合理的

市场价格采购物品，办公、生活用品全部在超市采购：

3、所有物资如无特殊情况：需邮寄、托运等）需在每个月的5日前采购到位。

（四）、物资采购监督管理

1、价格合理，由综合部负责人负责，采取不定期抽检的办法遂行查证，坚决杜绝购

买同质高价的物资。

2、质量管理：负责人对已认可的物品需在入库单上签名，对不合质量要求的所有物

品均由采购人员负责兑换、退回并退款。

3、数量管理：由仓管负责，根据采购计划做好入库工作，开出入库单，对没有采购

计划或者没有正当理由超数量采购的物品不入库。

4、财务管理：财务凭物资计划单、入库单、超市的电脑小票，有经手人及总经理签

字的正式发票方可报账。

（五）、物品的保管

I、坚持谁保管谁负责的原则，入库物品要求摆放整齐，经常检查，做好防潮、防盗

等工作.

①易受潮的物品，仓管应及时作晾晒处理。

②物品在保管期内，如由于仓管员保管不妥善，出现丢失、霉变、过期、虫蛀、

鼠咬等现象所造成的缺失均由仓管赔偿。

2、仓管坚持先进先出、日清月结、做好日常领用记录。

（六）物资的领用

1、仓管把好物资发放关，坚持成本节约的原则。各负责人领用物品务必按经审批的计

划领用，坚决杜绝计划外领用物资及申报的物资不领用造成仓管积压、浪费等现象。

2、物品领用时间的规定：每月15日与30日是公司物品领用时间，领用时需填写物品

领用单，经中心负责人签字后方可领用。

3、使用证明不合格的物品，领用负责人应及时处理；如由于领用人不及时反馈信息造

成延误物品兑换时间的，由领用人承担责任。

（七）物资盘点

每月5日前由行政中心负责人盘点上月库存物资，根据仓库保管的月报表对实物进行

盘点，逐项核对，做到账实相符。如发现账实不符，需查明原因，问明情况，确因保

管不善造成的损坏，由保管员承担有关责任。

食堂管理制度

一、原则

1、确保所购物品符合国家防疫要求，不得在疫区采购物品。

2、确保采购的物品安全卫生，不得出现食物安全事故。

3、确保员工能吃饱，并满足大多数员工的口味要求。

4、保证食堂内外环境的干净整洁，食堂用具的清洁卫生。

5、食堂对待所有员工都应一视同仁，态度与蔼；对待客户更应微笑服务。

6、工作人员一律穿戴工作服方可上岗，工作时间不得抽烟，不得看电视等与工作无

关的事项。

二、伙食日常安排管理

1、早餐以面食为主，两菜一汤，品种多样。

2、中晚餐每餐3菜1汤，品种多样，合理搭配。

3、细心选择，清洗干净做到无枯枝败叶，无泥沙异物。

4、细心烹调，注意品种搭配的多样化。

5、早餐轮番作业，中晚餐由主厨师炒菜。

6.以周为单位，每周由总务拟定菜单，经综合部审定后进行采购，厨师照单烹饪。

7、一日三餐实行份餐制，由厨师轮番打饭，主食可按需供应，菜品、汤品定量。

三、岗位职责

（-）食堂总务职责

1、按规定，负责食堂的物资采购、成本操纵、财务核算等工作，确保食堂安全、卫

生、高效运作。

2、负责客餐、会餐、日常用餐的组织、安排；拟定每周菜谱。

3、全面负责食堂大、小餐厅的膳食安排，及时公布每月伙食账目，认真做好各类工

作的记录、核算、分析上报。

4、定期总结，虚心听取员工意见，同意、采纳员工提出的合理建议，在计划开支内，

不断改进伙食质量、花色品种。

5、及时组织食堂员工处理各类突发事件。

6、负责外来人员就餐的统计、结算工作。

7、负责检查餐厅环境卫生及厨师个人卫生。

（―）主厨职责

1、在总务的领导下开展工作。

2、协助总务安排好每周菜谱及各项物资采购计划，精心做好每日饭菜配制工作。

3、虚心听取员工意见，积极采纳员工及公司提出的合理化建议与要求，不断提高烹

饪技巧，做到花色品种多，服务周到。

4、负责食堂各类专业用具如冰箱、冰柜、消毒柜等保养、清洁与保护。

5、科学配菜，合理使用原材料物资，本着节约开支，改进伙食质量的原则，严禁浪

费现象发生。

6、积极做好每日餐前、餐后清洁工作及食品原材料的存放、保管、整理工作。

7、及时完成领导或者总务安排的临时性工作。

（三）炊事员职责

1、协助厨师配制每日饭菜，准时开餐，同时照顾早上班，晚下班人员膳食。

2、讲究个人卫生与饮食卫生，认真做好洗、切、配、烹饪用具的清洗整理工作。

3、厨师休假时，暂代厨师工作。

4、协助厨师做好各专业用具、机械用具的清理清洁、保养工作。协调总务做好食堂

安仝保卫工作及日常工作，发现问题及时向总务汇报，并提出合理建议.

5、虚心听取员工意见，不断提高烹饪技巧，配合事务、厨师积极推陈出新，做到花

样多、口味正、服务周到、开餐准时。

6、科学配菜，合理使用原材料。

7、及时完成领导安排的临时性工作。

（四）、物资采购监督管理：

1、每周由总务与主厨协商提出菜谱计划，交综合部审定，总务凭菜谱进行采购。

2、总务采购物品时，，要熟悉市场行情，货比三家，同意采购价与市场价有5%的差别。

3、综合部组织人员对市场进行不定期调查，熟悉要紧物品的市场价位。

4、总务采购回来的物品由综合部按采购单的品种与数量进行验收，并把好质量关，

到财务报账时凭采购单进行报账。

5、每月汇总总费用及各类耗用明细、就餐人数明细等.

（五）、餐费管理制度

1、员工餐费标准：

早餐5元/人，中餐、晚餐各10元。

2、员工亲朋好友来公司，须到综合部报餐，方可就餐，否则按2倍的伙食费扣除。

3、客户报餐至总务，总务凭报餐单安排就餐标准。

4、非客户外来人员就餐，须主动报餐，否则一律不予开餐。

5、就餐、消餐管理：凡员工休假、外出须到总务消餐，来上班时须申请开餐，否则

按全月扣除伙食费。

（六）、用餐管理

L遵守用餐时间，开饭不得提早与延迟（具体时间另定）。

2.提倡文明用餐，排队就餐，严禁非工作人员进入操作间。

3.严禁浪费，量入用餐。

（七）卫生管理

•食品卫生

1、不购买不新鲜食品，严禁购买及使用腐烂变质的食物，与其他感官性状特殊

食物。

2、要做到生品与成品、熟品相隔离，成品与半成品相隔离，食品与杂物相隔离。

冷藏时要做到荤腥类食品与其他食品相隔离。

3、食物制作及销售过程中要注意防蝇、防灰尘，以避免杂物混入食品。

4、隔餐食物如可食用，务必通过回锅加热。

5、各类调料不宜久置，装盛调料各类器具应经常洗涤。

・餐具、厨具卫生

1、刀、墩、板、桶、盆、筐、灶、锅、抹布等厨具要每餐清洗,保持厨具的清

洁。餐具用后要做到一洗二刷三冲四消毒。

2、厨具与餐具要固定摆好.

•环境卫生

1、要经常性打扫与清洗食堂地面，做到地面无杂物与积水。

2、储藏室要保持干净、干燥与通风，储藏间不得存放其他杂物及个人物件，物

品存放要离地，隔墙，分类。

3、对食堂的洗菜池、洗碗池、角落、沿水桶，垃圾篓要经常性清理，预防细菌

感染食物。

4、对存放厨具，餐具的各个角落要经常抹洗。

・个人卫生

1、食堂工作人员要做到”四勤"勤洗手，剪指甲；勤洗衣服、被褥；勤洗澡、理发；

勤换工作服。

2、在工作前及处理食品原料后、便后要用肥皂及流淌清水洗手、冲洗干净。

3、不得在食品加工期间及销售食品前抽烟，不正对食品咳嗽、打喷嚏，不随处

吐痰。如有咳嗽、腹泻、发烧、呕吐等疾病，应向食堂主任请假，离开食堂工作岗

位。

（八）奖罚

1、在炒菜、打菜时抽烟者每次罚款10元。

2、如食堂采购价格高于市场价5%,超出部分从采购人员工资中扣除，并处以3倍以

上罚款。

3、食堂工作人员上班时须着装干净整洁的工作服上岗，上班时间严禁擅离岗位，违

者每次罚款10元。

4、操作间、餐厅保持干净、整洁，剩饭剩菜集中于垃圾桶中，每天定时清理，违者

每次罚款10元。

5、不定期对食堂菜品与服务、卫生进行民意测定，如其中某一项中有50%员工不满

意，则罚总务每次30元，其他当事责任人每人每次处以40元罚款；如有405员

工不满意，则罚总务每次25元，其他当事责任人处以30元罚款；如有30%员工

不满意，则处以总务罚款20元，其他当事责任人处以25元罚款；某项累计有50%

员工不满意达三次者，扣发当事责任人全年奖金，全年累计达五次者，给予辞退。

6、满意度达90%以上者，奖励20元/项/人。

8、严禁浪费，凡发现员工非特殊情况浪费者，每次罚款50元，累计2次者辞退，严

禁乱倒剩饭剩菜，发现一次每次罚款10元，累计3次辞退.

（七）、附表：《食堂物资采购申请表》

《客餐就餐登记表》

《每日菜谱登计表》

《员工评定测定表》

员工宿舍管理制度

为保证进入公司员工的基本住宿要求，保护一个良好的员工宿舍生活、休息环境，坚

持节约水电用量、爱护公共财物、整齐规范与统一安排相结合的原则，特制订员工宿舍管

理制度。

（一）、综合部职责

1、综合部负责对入住人员的住房安排。

2、所有住房钥匙都统一配置管理。

3、新进员工入住之前综合部应将房间打扫干净，将必备员工生活设施配齐及摆放整

齐，照明、水电正常，及门锁好坏的更换。

4、综合部要坚持办理员工生活设施签收手续，及退住时核查员工生活设施。

5、综合部将不定期进行检查，检查通道及共用设施的卫生、安全，发现问题及时给

予合理的处理。员工如有内部异动，住房亦相应予以调整。

6、对违反住宿规定的行为有直接对其处罚的权利。

7、综合部要做到员工来有迎，走有送。

（二）、员工职责

1、员工要服从公司的一切住房管理规定，自觉保护宿舍公共设施。

2、员工离开住房时，应到综合部办理有关的退房手续。

（三）、住房管理

1、住房由综合部按分部门、划环节的原则对全场员工进行统一安排。员工应积极配

合与无条件服从。

2、宿舍实行寝室长管理模式，寝室长对寝室内公共用品有管理权，对违反者有处罚

权，需承担管理责任。

3、员工不得在室内任意接电线，禁止使用大功率且不安全的设备.

4、宿舍钥匙的复制事先务必向综合部报告，并由综合部统一配置。员工不得将宿舍

的钥匙转借、转配于非公司员工，一经发现取消员工在公司宿舍的居住权。（配偶

或者直系亲属短期探亲居住钥匙转借情况除外）。

5、公司员工的配偶、直系亲属探亲不得在公司宿舍长住（指每个月不得超过10天，

普通朋友不得超过5天）。超过期限长期居的按每月150元的标准缴纳住宿费，如

未缴纳者则从工资中扣除。

6、原则上部门之间不更换宿舍，部门内部更换宿舍需经综合部同意，并做好登记方

可，如未通过综合部同意私自调换寝室者罚款50元/次。

（四）、财物管理

1、员工宿舍财物由公司统一布置，综合部对每个宿舍的财物进行登记管理，并填写

《公司宿舍物品清单》一式两份，一份交员工本人保管，一吩留综合部存底备查。

2、员工务必爱护宿舍内的公共生活设施，如有遗失或者损坏由当事人照价赔偿。

3、员工更换宿舍或者离开时，需到综合部办理财物移交或者退还手续，如有财物破

旧、遗失，按照市场价从工资中扣除相应的金额。

4、公共场所（客厅、楼梯间、玻璃等）财物由各单元寝室长负责管理、员工共同保护,

特别是大风大雨天气更要注意窗户的关闭，如有损坏，按财物相应价值罚款分摊

到个人。

5、宿舍楼的水管、开关等如有损坏，负责该单元的寝室长应及时上报综合部，以便

及时维修，不造成水电浪费与事故。

6,各位员工务必加强警惕，注意防盗，防火、防水、防气。

（五）、卫生管理

1、每月各部门负责人到综合部领取垃圾袋，分发到各寝室。

2、员工应保持室内卫生，不得在宿舍墙壁上乱涂乱画，室内垃圾不得有堆山现象；

员工宿舍垃圾统一倒放在某一指定地点，每天由后勤专人清理，严禁将垃圾向窗

户外乱抛，一经发现，罚款100元/次，两次者辞退。

3、各单元公共卫生区卫生打扫，由综合部统一划分到各单元员工，责任到人，由寝

室长监督执行，责任区划分视情况而定。

4、对个别公共卫生意识差，不服从卫生打扫安排或者拒绝检查的员工，由单元寝室

长报部门经理（负责人），核实后可扣发该员工安全、文明生产奖，直至改正为止。

5、每周由综合部根据宿舍卫生评比标准不定期对宿舍进行文明、卫生检查计分，当

月小计.

6、节约用电，宿舍照明应做到人走灯熄，如发现长夜灯（包含阅所、客厅、房间等场

所），则罚该直接责任人20元/次。

7、禁止在宿舍内高声喧哗，按时就寝，不得影响他人休息，如屡劝不改者，对其予以

20-50元罚款。

（六）、宿舍卫生评分标准：

卫生标准配分（分）

1、天花板、墙壁无蜘蛛网、无灰尘5

2、室内物品摆放整齐、不零乱10

3、玻璃、门窗等无明显积灰5

4、地面干净、不随地吐痰、无卫生死角、垃圾及

20

时清理

5、洗漱间、厕所无异味、无赃物20

6、楼梯间干净、无蜘蛛网、无尘10

7、床铺平整、被褥及床上用品折叠摆放整齐20

8、墙面不乱涂乱画10

（七）、公共场所责任区划分：公共场所责任区的划分情况由各宿舍根据自己的实际情

况进行划分，并安排到人，做到公共场所卫生的清洁。

（八）、员工办理住（退）房手续办理程序：

1、综合部接到人力资源部新进员工入住通知后，应在两天之「安排好新进员工的住

房。

2、所有退房换房手续都需经寝室长认可后，员工持“员工住宿通知单”联到综合部

办理退房手续。

3、所有非公司员工在公司宿舍