工程部档案管理制度

工程部档案管理制度1.目的和背景本制度的目的是规范和优化工程部档案管理流程，确保档案的准确性、完整性和安全性，提高工程部各项工作的效率和质量。2.适用范围本制度适用于公司工程部的全部工作人员，包含工程部负责人、工程师、技术员等。3.档案管理职责3.1工程部负责人负责订立和修订档案管理制度，并监督其执行；指定特地的人员负责档案管理工作，并对其进行培训和考核；确保档案管理系统的正常运行，并针对系统问题及时进行处理；审核新建档案的申请，确保信息记录的准确性和完整性；定期组织档案的归档、整理和清理工作；维护档案室的秩序和安全。3.2档案管理员负责具体的档案管理工作，包含档案的整理、归档、索引和借阅；确保档案管理系统的正常运行，及时备份和维护数据；接受工程部负责人的监督和引导，及时报告工作进展和问题。3.3工程师和技术员依照相关规定填写工程项目的相关档案资料；帮助档案管理员进行档案整理和归档工作；供应准确的档案信息和资料，帮助解决档案管理过程中的问题。4.档案管理流程4.1档案建立工程师或技术员在项目实施过程中，依据公司规定的要求和标准，及时、准确地填写档案资料；工程师或技术员将填写完毕的档案资料提交给档案管理员；档案管理员对档案进行审核，确保信息准确、完整；审核通过的档案被标识并调配唯一的档案编号。4.2档案归档档案管理员依据档案编号和归档要求，将档案整理并归入相应的档案柜或文件夹中；档案管理员将档案信息录入档案管理系统，并进行备份。4.3档案借阅工程部成员需要借阅档案时，填写借阅申请表，注明借阅目的和估计归还日期；档案管理员审核借阅申请，并记录借阅信息；借阅者到档案室领取借阅文件，并依照商定时间归还。4.4档案更改如有档案需要修改或增补，工程师或技术员填写更改申请表，并提交给档案管理员；档案管理员审核更改申请，并依据实际情况进行处理；档案管理员将修改后的档案信息进行更新，并进行备份。4.5档案清理和销毁定期对已经归档的档案进行清理，剔除与业务无关或已过期的档案；档案管理员依据公司规定的要求，定期审查档案的保管期限，并进行销毁。5.档案安全保密5.1档案室安全档案室必需设有门禁系统，并由专人负责管理；档案室必需定期进行防火、防潮、防尘等安全检查，并做好相应的记录和整改；档案室必需保持良好的环境卫生，并定期进行消毒。5.2档案备份和存储档案管理系统必需定期进行数据备份，并将备份数据存放在安全的地方；档案管理员必需确保档案的存储条件符合要求，避开因环境因素导致档案损坏或丢失。5.3档案保密工程部成员必需遵守保密协议，确保档案的机密性和安全性；档案管理员必需严格掌控档案的借阅权限，确保档案不被非授权人员访问。6.档案管理系统公司将引入档案管理系统来实现档案信息的集中管理，系统应具备以下功能：档案建立、归档、借阅和更改的记录和跟踪；档案编号、状态、位置、归属等信息的查询和统计；档案备份和恢复；档案借阅的申请、审核和归还；档案清理和销毁的管理；档案安全和保密的掌控；档案管理系统应与其他系统进行数据交换，确保信息的全都性。7.监管和评估上级管理部门将定期对工程部档案管理制度的执行情况进行监督和评估，并对不符合要求的进行整改和追责。8.附则若本制度发生修订，应及时通知管理人员，并对相关人员进行培训；本制度自发布之日起执行，对之