2024年公司档案管理制度例文（四篇）

第5页共5页2024年公司档案管理制度例文一、档案修复与管理1.对于珠笔、热敏纸等易损材料制成的档案文件，一旦发现破损，需立即进行专业修复处理，以确保档案信息的完整性和可读性。2.档案整理应遵循文件材料形成的自然规律和特点，保持文件之间的有机联系，同时根据档案的价值差异进行区分，以便于后续的保管和有效利用。3.档案盒表面应明确标注《档案目录》，对于盒内无明确标题的文件，档案人员需根据文件内容拟定准确、简洁的标题。4.档案盒封面必须注明立卷人、审核人及立卷时间，以确保档案来源的清晰可追溯。二、立档规则1.档案文件材料的排列应遵循批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后的原则，对于重要法规性文件的历次稿件，应排列在定稿之后。2.跨年度文件的处理应视情况而定：有批复的请示与批复应放在批复年立卷；无批复的请示则放在请示年立卷；跨年度会议文件应放在会议开幕年立卷；跨年度规划应放在第一年立卷；跨年度总结则放在最后一年立卷。3.档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸、发文底稿。三、档案分类与编号1.档案各级分类应赋予统一、简明扼要的名称，以充分反映档案内容的性质，避免笼统含糊。分类名称一经确定，非经必要程序不得随意修改。2.公司档案大致分为证照类、文件类、制度类、合同类、计划总结类、会议纪要类等几大类，每类下再细分具体子类。3.档案分类各级名称及其代表数字编号应编制成《档案登记目录表》，并按一定顺序排列，以便查阅。四、档案归档及保存1.归档的文件资料应遵循其自然形成规律，保持历史联系，根据归档要求及文件内容特征进行归档。2.同类文件资料在卷内应分别装订，确保每一类文件的完整性和有序性。3.公司可根据实际情况制定文件资料保存期限的补充规定，以确保档案信息的时效性和价值性。4.归档文件资料的种类、份数及每份文件的页数均需齐全完整，正件与附件、印件与定稿、请示与批复等不得分开。5.归档文件需按要求进行装订、编号、填写卷内目录表，并对档案进行统一排列和编号。五、档案日常管理1.借阅管理：借阅档案需经部门负责人审批并填写借阅审批单，借阅人需在借阅登记表上签字。借阅期间，借阅人需妥善保管档案，不得转借、拆卸、调换、污损档案，不得在文件上圈点、画线和涂改。借阅期满应及时归还档案，如需续借需重新办理借阅手续。2.移交管理：档案移交需经审核批准并指定监交人后进行，移交双方需核对清册并签字确认。《档案移交登记表》需详细记录移交内容、时间、原因等信息，并由移交方、接收方及监交人签章确认。3.保密管理：档案室应集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，确保档案的完整和安全。档案管理员需遵守保密纪律，未经许可任何无关人员不得进入档案室。同时，档案管理员应积极主动地为利用者提供档案资料服务。2024年公司档案管理制度例文（二）(三)库内应配置温湿度计，并坚持对库内温湿度进行定期测量与记录。同时，库内应设有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等必要设施，以确保档案的安全与完好。(四)库内严禁办公活动，且无杂物堆放，需保持库房的清洁卫生，以维护档案的保存环境。(五)定期对档案的保管状况及“八防”措施进行检查，每年至少核对案卷数一次，确保数字准确、案卷与目录相符。对于发现的破损和变质档案，应及时进行修复和复制，并详细记录处理过程。对于发现的问题，应及时报告并处理。(六)建立全宗卷，用于存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等相关材料，以便于档案的长期管理和利用。(七)库房钥匙由综合档案室的档案员专门保管，非档案人员未经许可不得擅自进入档案库房。进出库房时，应随手关门，确保库房安全。(八)当档案人员调动工作时，必须对所管理的档案进行严格的移交手续。交接双方及监交人均需在移交清单上签名确认，以确保档案的连续性和完整性。档案保密制度(一)档案管理人员及档案利用者，应严格遵守保密规定，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容。非档案人员未经许可不得私自开箱或翻阅档案材料。(二)档案利用者只能查阅与本单位或本人工作相关的档案内容，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。(三)查阅或复制机密档案材料时，必须经分管领导批准，并严格遵守相关保密规定。(四)借阅档案资料需进行登记，并在收回时核对无误后及时入库。借阅者不得将档案转借他人或带至家中、公共场所等非工作场所。(五)档案室箱柜应加锁，进出档案室时随手关门、关灯，确保档案安全。(六)销毁期满档案需经档案鉴定小组鉴定并报领导批准后，方可进行销毁。销毁过程需登记造册并报有关部门备案，同时严把废纸出售关，防止泄密。档案利用制度(一)本单位工作人员因工作需要可查阅本单位形成的档案资料。如需借阅，应经分管领导批准，并在一周内归还。(二)外单位需查阅本单位档案资料时，需出示介绍信并说明查阅目的，经分管领导批准后方可借阅。一般情况下，档案资料不予外借。(三)查阅档案者需爱护档案材料，严禁在档案上画图、划线、折叠、涂改、撕页或拆卷等行为。借阅的档案需妥善保管并按时归还，如有损坏或遗失将依法追究责任。(四)查阅档案需履行登记手续，并将利用目的及取得的效益及时反馈给综合档案室。档案人员岗位责任制(一)贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规，负责制定本单位档案工作的各项规章制度。(二)热爱档案工作并熟悉业务，负责档案的分类编号、上架排列及编制各种档案目录和台帐等工作。同时做好档案的登记、统计工作。(三)集中统一管理本单位各种门类和载体的档案材料，并开展档案史料的编研工作。积极为各项工作提供档案支持和服务。(四)负责收集本单位各部门的文件材料并进行归档工作，同时对各部门的立卷归档工作进行监督和指导。(五)根据档案工作统一领导、分级管理的原则，对所属单位的档案工作进行监督和指导。(六)严格遵守档案工作的各项规章制度并积极宣传档案工作的重要性，为领导决策提供档案支持。(七)负责对本单位到期档案的鉴定工作并按规定销毁无保存价值的档案材料。(八)按规定向档案馆移交应进馆的档案材料。档案统计制度(一)档案统计工作应遵循国家统计工作的要求采用科学的标准和方法进行。通过统计分析为领导决策提供可靠依据。(二)建立各种统计台帐并及时做好档案收进、移出、整理、鉴定、保管和利用等方面的登记工作以确保家底清楚、帐物相符。(三)根据原始记录及时准确填写档案工作统计报表并报送档案行政管理部门。(四)档案统计工作必须实事求是不得虚报、晚报、拒报或伪造数据以确保统计结果的真实性和准确性。文件材料立卷归档制度为确保归档文件材料的齐全性、完整性和准确性以及便于查找利用特制定本2024年公司档案管理制度例文（三）企业档案管理制度一、目的为规范全公司的档案管理工作，确保档案的完整性、保密性和可追溯性，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司及所属各部门的档案管理。三、管理原则采取分类分部门管理，行政部统一监管的原则，确保档案管理的有序进行。四、职责与权限1.各部门必须设立兼职档案管理员，负责部门档案的规范管理工作。2.行政部负责不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查（每月至少抽查一次），对违反本制度的部门有权进行处罚。五、档案分类与存放1.档案分类包括证照类、文件类、制度类、合同类、计划总结类、财务类、图纸类、人事管理类等。2.公司级档案存放在行政部，其他档案由归口部门负责存放。六、档案建档与装订1.建立档案时需有明确的档案编号和档案目录。2.档案须装订成册保存，特殊珍贵的手稿、照片等采用卷盒、相册等妥善保管。七、保存年限公司重要档案原则上永久保存，档案销毁需经公司领导批准。八、档案日常管理1.借阅管理借阅手续：各部门经办人员因业务需要借阅档案时，需出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，并在公司借阅登记表上签字后方可借阅。档案归还时，档案管理员需填写归还日期。借阅审批权限：根据档案类型，分别由行政部、人力资源部、总经理或其授权人审批。借阅人需遵守借阅规定，不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案，并在规定期限内归还。人为丢失或损坏档案者，将承担相应责任。2.销毁管理公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。销毁前需按清册清点，销毁时由行政部监督，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。3.移交管理需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定监交人后，方可进行移交。移交前后需按清册清点，并在清册上签字。《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各执一份并永久保管。九、违规处理对于违反本制度规定的个人或部门，公司将视情节轻重给予行政、经济处罚，情节严重者将移交司法机关处理。十、附则本制度由人力资源部负责解释，经总经理审批后执行。2024年公司档案管理制度例文（四）(三)库内应配置温湿度计，并坚持对库内温湿度进行定期测量与记录。同时，库内应设有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等必要设施，以确保档案的安全与完好。(四)库内严禁办公活动，且无杂物堆放，需保持库房的清洁卫生，以维护档案的保存环境。(五)定期对档案的保管状况及“八防”措施进行检查，每年至少核对案卷数一次，确保数字准确、案卷与目录相符。对于发现的破损和变质档案，应及时进行修复和复制，并详细记录处理过程。对于发现的问题，应及时报告并处理。(六)建立全宗卷，用于存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等相关材料，以便于档案的长期管理和利用。(七)库房钥匙由综合档案室的档案员专门保管，非档案人员未经许可不得擅自进入档案库房。进出库房时，应随手关门，确保库房安全。(八)当档案人员调动工作时，必须对所管理的档案进行严格的移交手续。交接双方及监交人均需在移交记录上签名确认，以确保档案的连续性和完整性。档案保密制度(一)档案管理人员及档案利用者均应严格遵守保密规定，不得随意谈论或泄露保密档案材料的内容。非档案人员不得私自开箱或翻阅档案材料。(二)档案利用者只能查阅与本单位或本人工作相关的档案内容，严禁随意翻阅或摘抄其他档案内容。(三)查阅或复制机密档案材料时，必须经分管领导批准，并严格遵守相关保密规定。(四)借阅档案资料时，必须进行详细登记。归还时，需核对无误并及时入库。(五)借阅的档案不得随意转借他人，也不得将档案带至家中或公共场所。(六)档案室箱柜应加锁，进出档案室时应随手关门、关灯，确保档案安全。(七)销毁期满档案需经档案鉴定小组鉴定，并报领导批准后登记造册，报有关部门备案。在废纸出售过程中，应严格把关，防止泄密。档案利用制度(一)本单位工作人员因工作需要可查阅本单位形成的档案资料。如需借阅，应经分管领导批准，并在一周内归还。(二)外单位需查阅本单位档案资料时，需出示介绍信并说明查阅目的，经分管领导批准后方可借阅。一般情况下，外单位不予外借档案资料。(三)查阅档案者需爱护档案材料，严禁在档案上画图、划线、折叠、涂改、撕页或拆卷等行为。借阅的档案应妥善保管，不得转借或遗失。如有损坏或遗失，将视情节给予行政处分或罚款；情节严重者将追究刑事责任。(四)查阅档案时必须履行登记手续，并将利用目的及取得的效益及时反馈给综合档案室。档案人员岗位责任制(一)贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规，负责制定本单位档案工作的各项规章制度。(二)热爱档案工作并熟悉业务，负责做好各类档案的分类编号、上架排列及编制档案目录等工作；同时建立并维护各种档案台帐，认真做好档案的登记和统计工作。(三)集中统一管理本单位的各种门类和载体的档案材料；开展档案史料的编研工作；积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记等档案资料；并主动提供档案利用服务以支持各项工作。(四)负责收集并归档本单位各部门的文件材料；并对各部门的立卷归档工作进行监督和指导。(五)根据档案工作统一领导、分级管理的原则对所属单位的档案工作进行监督和指导。(六)严格遵守档案工作的各项规章制度并