会务工作流程

会务工作流程表,,,,

序号,办理流程,责任人,主要工作内容及要求,备注

1,会前协调,办公室主任,根据领导指示，协调有关部门，成立会务工作组。,◎争取做到每个员工明确自己的责任和位置；

,,,◎充分了解会议主题；,

,,,◎明确会务总指挥及会务工作分工。,

2,起草会议邀请函（稿）,秘书,◎会议时间、地点、内容、议程、参会人员等安排。,◎注意与领导及时沟通会议议程；

3,呈办公室主任审核,秘书,◎审核会议安排是否妥当；,◎必要时可会议讨论；

,,,◎审核通知行文是否准确。,

4,呈领导审核、签发,秘书,◎签发会议邀请函。,

5,制作正式邀请函,秘书,◎格式规范；,◎办公室负责检查，送领导审阅；

,,,◎附件齐全；,

,,,◎份数合理；,

,,,◎盖章正确。,

6,发出正式邀请函,办公室,◎及时发出邀请函；,◎《邀请函发放登记表》，专门人员进行登记；

,,,◎发放范围准确；,

,,,◎邀请人员名单提前确定。,

7,明确参会人员,办公室,◎及时收集、汇总参会回执；,◎司机、车辆分工明确；

,,,◎明确到会时间；,

,,,◎确定参会人员名单；,

,,,◎订车、订房、订餐。,

8,会议资料准备,秘书及信息部,◎讲话稿；,◎秘书呈送领导审阅资料；

,,,◎新闻稿、会刊,

,,,◎会议口号、标语,

,,,◎议程、项目资料,

,,,◎会议口号、标语,

9,会务工作组通讯录,办公室,◎手机保持畅通,◎每人一份；

,,,◎人员随时待命,

10,会场及餐会预定,办公室,◎提前预定会场、安排餐会地点。,◎与领导协商确定地点；

,,,◎协调好会议服务人员,

11,会议礼品,办公室,◎礼品规格,◎是否需要与领导协商；

,,,◎发放方式,

12,会议其他用品,办公室,◎纸、笔,◎尽量多准备，宁多务少；

,,,◎相机、录音笔,

,,,◎电脑、U盘,

,,,◎投影、光盘,

13,会前准备,会务总指挥及会务人员,应提前一周对会议各项准备工作的进度情况进行检查。内容包括：,◎安排会场布置人员；

,,,◎会议材料准备进展；,

,,,◎场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）；,

,,,◎领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）；,

,,,◎出席领导落实；,

,,,◎颁奖席、记者席安排（如需要）；,

,,,◎灯光、音响、录音、多媒体；,

,,,◎饮料；,

,,,◎空调；,

,,,◎电子设备；,

,,,◎签到布置；,

,,,◎安全保卫；,

,,,◎车辆安排及交通指示；,

,,,◎天气情况掌握及相关用品准备；,

,,,◎就餐及食品卫生检查安排；,

,,,◎礼仪策划及彩排安排；,

,,,◎对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件应急预案的制定；,

,,,◎会场工作职责分工。,

14,会场布置、检查,会务总指挥及会务人员,根据会议规模提早布置，会前最后一天例行检查。,◎大会前一天下午确保完成；

,,,◎场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）；,

,,,◎领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）；,

,,,◎出席领导落实；,

,,,◎会议材料准备是否齐全；,

,,,◎颁奖席、记者席安排（如需要）；,

,,,◎灯光、音响、录音、多媒体；,

,,,◎饮料；,

,,,◎空调；,

,,,◎电子设备；,

,,,◎签到布置；,

,,,◎安全保卫；,

,,,◎车辆安排及交通指示；,

,,,◎天气情况掌握及相关用品准备；,

,,,◎就餐及食品卫生检查；,

,,,◎礼仪策划及彩排；,

,,,◎对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件的应急预案落实；,

,,,◎明确会场工作职责。,

15,临会前最后协调,会务总指挥及会务人员,◎确认各个环节、各个方面准备工作完成情况，特别注意各环节之间的衔接；,◎大会前一天下午进行；

,,,◎进一步明确各会务人员现场工作职责；,

,,,◎查漏补缺。,

16,会前现场组织工作,会务总指挥及会务人员,◎会务人员按规定时间就位，分头做好准备工作；,◎参会领导专人接待，全程陪同；签到处做好来宾记录，及时制作通讯录；

,,,◎现场总指挥对各岗位作最后检查，及时处理相关问题；,

,,,◎参会人员签到、发放会议材料工作等；,

,,,◎组织参会人员有序进入会场，控制好会场秩序；,

,,,◎引导记者到指定位置就座（如需要）；,

,,,◎引导出席会议领导到指定位置就座。,

,,,◎拍照,

17,会中现场工作,会务总指挥及会务人员,◎会议服务人员到位；,◎安排专门人员进行拍照；

,,,◎会议记录、拍照；,

,,,◎会议材料回收；,

,,,◎领导交办其他事宜。,

,,,◎会议结束后合影,

18,会后餐会安排,会务总指挥及会务人员,◎引导就餐,◎餐会地点简单布置；

,,,◎餐后送宾,

,,,◎应急安排,

,,,◎餐会合影（如需要）,

19,会后资料整理,信息部,◎整理讲话稿；,◎收集媒体报道稿件；

,,,◎相片处理；,

,,,◎会议录音、纪要汇编；,

,,,◎相关资料发布；,

,,,◎制作会议简报。,

20,会后其他工作安排,办公室,◎费用结算；,◎办公室统筹安排；

,,,◎物品回收；,

,,,◎来宾回访。,

21,会议材料归档,秘书,◎各部门主动回交材料；,◎归档资料呈送领导审阅；

,,,◎归档材料齐全，无遗漏。,

22,会议总结,办公室,◎总结经验，查找不足；,◎领导主持，全体参与；

,,,◎完善流程,

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