理事会会议召集管理制度

理事会会议召集管理制度第一章总则

一、目的与依据

为确保理事会会议的有序、高效召开，规范会议的组织、准备、进行及后续工作，根据《中华人民共和国公司法》、《理事会章程》及相关法律法规，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司理事会会议的召集、组织、召开及后续管理工作。

三、会议性质

1.理事会会议分为定期会议和临时会议。

2.定期会议每半年召开一次，临时会议根据工作需要或应三分之一以上理事的提议召开。

四、会议召集

1.定期会议由理事长召集。

2.临时会议由理事长或委托副理事长召集。

3.召集人应提前十日通知全体理事，通知应包括会议时间、地点、议程等内容。

五、会议议程

1.会议议程由理事长或委托副理事长确定。

2.理事会会议的议程应包括但不限于以下内容：

a)审议公司工作报告；

b)审议公司财务预算、决算；

c)决定公司重大事项；

d)讨论其他需要理事会审议的事项。

六、参会人员

1.理事会会议的参会人员为全体理事。

2.理事因故不能参加会议的，应提前向理事长请假，并可以委托其他理事代为出席。

3.会议可以邀请公司高级管理人员、监事及相关部门负责人列席。

七、会议纪律

1.会议应保持严肃、认真、高效的气氛。

2.与会人员应准时参加会议，遵守会议纪律，不得无故迟到、早退。

3.与会人员应保守公司秘密，不得泄露会议内容。

八、本制度的解释权归公司理事会。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.召集人根据理事会工作计划，确定会议时间、地点，制定会议议程。

2.会议筹备组负责会议通知、会议材料准备、会场布置等前期工作。

3.会议通知应包括会议时间、地点、议程、参会人员等内容，并在会议召开前十日发送给全体理事。

二、会议签到

1.与会人员应在会议开始前十五分钟到达会场，进行签到。

2.会议筹备组负责核实与会人员身份，发放会议材料，并引导与会人员入座。

三、会议主持人宣布会议开始

1.会议主持人由理事长或委托副理事长担任。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍与会人员，说明会议议程。

四、会议议程进行

1.各项议程按照会议通知中的顺序进行。

2.每项议程的讨论时间由会议主持人根据实际情况进行控制。

3.与会人员应围绕议程充分发表意见，进行讨论。

五、表决与决策

1.会议主持人根据讨论情况，适时提出表决事项。

2.表决分为赞成、反对、弃权三种，与会人员应明确表达自己的意见。

3.表决结果由会议主持人当场公布，并记录在会议纪要中。

4.重大事项的表决，应达到理事会全体理事三分之二以上同意方可通过。

六、会议总结

1.会议主持人对会议讨论情况进行总结，概括会议成果。

2.与会人员就会议总结发表意见，提出改进建议。

七、会议闭幕

1.会议主持人宣布会议闭幕，感谢与会人员的积极参与。

2.会议筹备组负责收集会议材料，整理会议纪要。

八、会议记录

1.会议记录应由专人负责，确保记录真实、完整、准确。

2.会议记录应包括会议时间、地点、议程、与会人员、表决结果等内容。

3.会议记录应在会议结束后三日内完成，并提交给理事长审核。

九、会议通知与传达

1.会议纪要经理事长审核通过后，由会议筹备组通知全体理事。

2.会议纪要应作为公司内部文件，传达至公司相关部门和人员。

3.会议纪要涉及公司机密内容的，应严格按照公司保密规定进行管理。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的制定与发布

1.会议纪要由会议记录人根据会议讨论内容和表决结果编写。

2.会议纪要应准确反映会议的决策和议定事项，确保内容完整、清晰。

3.会议纪要经理事长审核批准后，由会议筹备组进行发布，确保每位理事及时收到。

二、会议决策的分解与责任分配

1.会议纪要发布后，相关部门应根据会议决策内容，将任务进行分解，明确责任人和完成时限。

2.各责任部门应制定详细的执行计划，确保会议决策的顺利实施。

3.对于涉及多个部门的决策事项，应指定牵头部门负责协调和推进。

三、会议决策的跟踪与监督

1.公司管理层应建立会议决策跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查。

2.跟踪检查可以通过报告、现场查看、听取汇报等方式进行，确保决策执行的及时性和质量。

3.对于执行过程中出现的问题和困难，应及时上报理事会，寻求解决方案。

四、会议决策的反馈与评估

1.各责任部门在执行会议决策过程中，应定期向理事长或指定负责人反馈执行情况。

2.反馈内容包括但不限于决策执行进度、存在的问题、已采取的措施和效果等。

3.理事会应根据反馈情况，对会议决策的实施效果进行评估，必要时进行调整和优化。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要作为公司重要文件，应由专人负责归档管理，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要的查阅应遵循公司保密规定，非相关人员不得随意查阅或泄露内容。

3.需要查阅会议纪要的，应向理事长或指定负责人提出申请，经批准后方可查阅。

六、会议决策的持续改进

1.理事会应对会议决策的实施情况进行定期回顾，总结经验教训，促进管理水平的不断提升。

2.基于回顾结果，理事会应更新和完善会议管理制度，优化决策流程，提高决策质量。

3.公司应鼓励员工对会议决策的执行和改进提出意见和建议，形成持续改进的良好氛围。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室使用申请。

2.申请内容包括会议时间、预计参会人数、会议类型、所需设备等。

3.行政管理部门根据申请情况进行统筹安排，确保会议室使用合理、高效。

二、会议室布置

1.行政管理部门负责会议室的布置工作，包括座椅摆放、设备检查、资料准备等。

2.会议室布置应考虑会议类型和参会人数，确保舒适、实用的会议环境。

3.会议室内应配备必要的信息技术设备，如投影仪、音响、视频会议系统等。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，与会人员应遵守会议室使用规定，不得随意损坏设备或物品。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或将其调至静音状态，避免影响会议进程。

3.严禁在会议室内吸烟、进食，保持会议室内环境整洁。

四、会议室设备管理

1.会议室设备由行政管理部门负责日常维护和管理。

2.使用会议室的部门应指定专人负责设备的操作，并在会议结束后及时归还设备。

3.发现设备故障或损坏，应及时报告行政管理部门，以便及时维修或更换。

五、会议室安全保障

1.行政管理部门应确保会议室的安全设施正常运行，如消防设备、监控系统等。

2.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

3.会议期间，与会人员应遵守安全规定，紧急情况下按照应急预案有序撤离。

六、会议室卫生与保洁

1.行政管理部门负责会议室的卫生与保洁工作，确保会议环境整洁、卫生。

2.会议结束后，应及时清理会议室，恢复原状。

3.定期对会议室进行深度清洁，保持会议室空气质量。

七、会议室使用反馈

1.使用会议室的部门应在会议结束后向行政管理部门反馈使用情况，包括设备运行、卫生状况等。

2.行政管理部门根据反馈意见，及时调整会议室管理规定，提高服务质量。

3.鼓励各部门提出改进会议室管理及服务的建议，共同提升公司