qsb会议管理制度

qsb会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为了加强qsb会议管理，提高会议效率，确保会议质量，制定本管理制度。会议应遵循务实高效、充分准备、广泛参与、明确决策的原则。

二、适用范围

本管理制度适用于qsb公司内部各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如部门例会、总经理办公会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，如专题协调会、紧急会议等。

四、参会人员

1.会议主持人：负责组织、主持、引导会议讨论，确保会议按照预定议程进行。

2.与会人员：根据会议主题、议程，参与讨论、发表意见、提供决策建议的人员。

3.记录人：负责记录会议内容、整理会议纪要，确保会议纪要的准确性和完整性。

五、会议通知

1.会议主持人应在会议召开前至少1个工作日，向与会人员发出会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.会议通知应包括会议主题、参会人员、会议议程、预期目标等要素。

3.与会人员收到会议通知后，应及时回复确认参会情况。

六、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，不得随意接打电话、玩手机。

3.与会人员应积极参与讨论，尊重他人意见，遵守会议议程，确保会议高效进行。

4.会议内容、纪要等资料应妥善保管，不得泄露给无关人员。

七、本管理制度的解释权归qsb公司所有，自发布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门应根据本管理制度，制定具体的实施细则。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司战略、业务需求或部门工作计划，明确会议目的、议题和预期成果。

2.制定会议议程：会议主持人负责梳理会议议题，合理安排议程，确保会议高效进行。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门和人员参加，并明确各自职责。

4.预约会议室：根据参会人数、会议时间等因素，提前预约合适的会议室，并确保会议设施齐全。

二、会议通知与资料准备

1.发送会议通知：会议主持人应在会议召开前至少1个工作日，向与会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.准备会议资料：会议相关人员应提前准备与会议议题相关的资料，包括但不限于报告、数据、方案等，并在会议前分发至与会人员。

三、会议进行

1.会议签到：与会人员应在会议开始前进行签到，记录人负责统计参会人员。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和预期目标，明确会议纪律。

3.讨论与决策：根据会议议程，依次讨论各个议题，与会人员充分发表意见，形成决策。

4.会议记录：记录人应详细记录会议内容、与会人员的观点和决策结果。

四、会议总结与反馈

1.会议总结：会议主持人对本次会议的讨论成果、决策事项进行总结，明确责任人和完成时限。

2.会议纪要整理：记录人根据会议内容，整理会议纪要，并在会议结束后1个工作日内发送给与会人员。

3.反馈与落实：与会人员对会议纪要内容进行确认，如有异议，应及时提出；各部门应根据会议决策，推进相关工作，确保落实到位。

五、会议评估与改进

1.会议评估：会议结束后，组织与会人员对会议效果、组织筹备等方面进行评估，提出改进意见。

2.改进措施：根据会议评估结果，会议主持人及相关责任人应制定改进措施，提高会议质量。

本章所述会议流程旨在规范qsb公司各类会议的组织与实施，确保会议务实高效，为公司发展提供有力支持。各部门应参照本章内容，结合实际情况，制定具体的会议流程实施细则。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确反映会议内容、讨论重点和决策结果，确保信息的真实性和完整性。

2.记录人应在会议结束后尽快整理会议纪要，并在1个工作日内完成初稿。

3.会议纪要初稿应发送给会议主持人审核，经审核确认无误后，由会议主持人发布。

4.会议纪要的发布对象应包括所有与会人员及相关利益相关者。

二、会议纪要的审批与分发

1.会议纪要发布前，需由会议主持人审批，确保纪要内容符合会议讨论事实和决策精神。

2.审批通过后，会议纪要应以书面形式分发至与会人员，并抄送相关部门和领导。

3.分发会议纪要时，应明确要求与会人员在规定时间内对纪要内容进行确认。

三、会议决策的跟踪与落实

1.各部门负责人应依据会议纪要中的决策事项，制定具体的执行计划，明确责任人、完成时限等。

2.相关责任人应按照执行计划推进工作，并及时向会议主持人汇报进展情况。

3.会议主持人应定期检查决策落实情况，对存在的问题予以指导和协调，确保决策落地。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为公司重要文件进行归档，以备后续查询和追溯。

2.归档的会议纪要应按照规定年限保存，确保信息安全。

3.对于涉及敏感信息或商业秘密的会议纪要，应采取相应的保密措施，防止信息泄露。

五、会议纪要的反馈与改进

1.与会人员应积极参与会议纪要的反馈，对执行过程中发现的问题和不足提出建议。

2.会议主持人应根据反馈意见，及时调整决策和执行计划，以提高会议纪要的落实效果。

3.定期对会议纪要的编制、审批、落实等环节进行总结，不断优化流程，提升管理效率。

本章旨在明确qsb公司会议纪要的跟踪落实机制，确保会议成果转化为实际行动，推动公司业务发展。各部门应遵循本章规定，切实加强对会议纪要的跟踪与落实。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议申请人提前向行政部门或指定管理人员提出申请。

2.申请时应明确会议时间、参会人数、所需设备等，以便行政部门合理分配会议室资源。

3.预订成功后，会议申请人需在会议前确认会议室准备情况，确保会议设施齐全、环境整洁。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得随意占用或提前结束。

2.会议期间，与会人员应保持室内安静、整洁，禁止吸烟、进食。

3.使用会议室时，应爱护公物，规范操作设备，如有损坏，需照价赔偿。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政部门负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.会议申请人如需使用特殊设备，应提前通知行政部门，以便安排技术人员进行调试。

3.会议结束后，与会人员应将设备恢复至初始状态，并关闭电源、投影仪等设备，节约能源。

四、会议室清洁与维护

1.会议室使用完毕，应由会议申请人或指定人员负责清理场地，确保会议室整洁。

2.行政部门应定期对会议室进行清洁和维护，确保会议环境良好。

3.如遇会议室卫生问题，应及时报告行政部门，以便及时处理。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防安全通道畅通，消防设施完好。

2.会议期间，禁止在会议室存放易燃、易爆等危险物品。

3.与会人员应遵守公司安全规定，如遇紧急情况，按照应急预案进行疏散。

本章针对qsb公司会议室管理规定进行详细阐述，旨在提高会议室使用效率，保障会议顺利进行。各部门应遵循本章规定，共同维护会议室的正常使用秩序。

第五章附则

一、