设计院会议管理制度

设计院会议管理制度第一章总则

为确保设计院会议的高效、有序进行，提高决策效能，规范会议管理，特制定本制度。

一、本制度适用于设计院范围内所有会议的管理，包括但不限于院务会议、专业委员会会议、项目协调会议等。

二、会议应遵循以下原则：

1.精简、高效、务实原则。会议议题应具有针对性和必要性，减少不必要会议，严格控制会议规模和时间。

2.预告原则。会议召开前，应提前通知参会人员，确保参会人员有足够时间准备。

3.议题明确原则。会议议题应具体、明确，便于会议讨论和决策。

4.决策执行原则。会议决策事项应明确责任人和完成时限，确保决策落实。

三、会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括院务会议、专业委员会会议等，临时会议根据工作需要随时召开。

四、会议的组织、召开、纪要和落实等工作由院办公室负责，相关职能部门协助。

五、参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加会议，积极参与讨论，认真履行职责。

六、会议记录应真实、完整、准确，会议纪要应及时发送给参会人员，以便跟踪落实。

七、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

八、本制度的解释权归设计院院务会。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议召开前，应明确会议的主题和预期目标，确保会议的针对性和有效性。

2.制定会议议程：根据会议主题，制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、议题、参会人员等内容。

3.通知参会人员：提前将会议议程、相关材料及会议时间、地点等信息通知参会人员，确保参会人员提前做好准备。

4.准备会议材料：收集、整理与会议议题相关的资料，制作会议材料，并在会前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由院办公室负责组织签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.议题讨论：按照会议议程，逐项进行议题讨论。会议主持人应引导讨论，确保会议有序进行。

4.会议决策：针对议题进行充分讨论后，由主持人或会议指定人员提出决策建议，参会人员进行表决或审议。

5.会议总结：会议结束时，由主持人对会议讨论情况进行总结，明确会议决策和下一步工作安排。

三、会议纪要

1.会议记录：会议过程中，指定专人负责记录会议内容，确保记录真实、完整、准确。

2.纪要整理：会后，根据会议记录整理会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

3.纪要审批：会议纪要整理完成后，由主持人或指定人员进行审批。

4.纪要发布：审批通过后，将会议纪要发送给所有参会人员，以便跟踪落实。

四、会议后续工作

1.任务分工：根据会议决策，明确责任人和完成时限，将工作任务分解到相关部门和人员。

2.跟踪落实：院办公室负责对会议决策的执行情况进行跟踪，确保决策落到实处。

3.反馈与汇报：责任部门定期向院务会汇报工作进展，及时反馈存在的问题，以便协调解决。

4.总结评估：会议决策事项完成后，组织总结评估，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并由主持人或指定负责人审批。

2.审批通过的会议纪要应以书面形式发布，通过电子邮件、内部通讯系统等方式传达给所有参会人员及相关部门。

3.院办公室应确保会议纪要的传达到位，并对未参会人员补充传达会议内容和决策事项。

二、责任分解与任务落实

1.根据会议纪要中的决策事项，明确责任人和完成时限，将任务分解到具体部门和人员。

2.责任部门应制定详细的工作计划，明确工作步骤、时间节点和责任人，确保任务按期完成。

3.院办公室应建立会议决策事项跟踪表，记录任务分解、进度跟踪和完成情况。

三、跟踪监控与协调

1.院办公室负责对会议决策事项的执行情况进行定期跟踪，了解工作进展，协调解决执行过程中出现的问题。

2.对于执行难度大、进展缓慢的事项，应及时上报院务会，寻求支持和指导。

3.定期召开协调会议，通报工作进展，研究解决跨部门协作中存在的问题。

四、反馈与汇报

1.责任部门应按照约定的时间节点，向院办公室汇报工作进展情况。

2.院办公室汇总各部门的汇报材料，形成综合汇报，向院务会报告会议决策的执行情况。

3.对于重大决策事项，应组织专项汇报，以便院务会及时了解情况，提供指导。

五、评估与总结

1.会议决策事项完成后，院办公室组织相关人员对执行情况进行评估，总结经验教训。

2.根据评估结果，对会议管理制度和流程进行优化，提高会议决策的执行效率。

3.对会议决策执行过程中表现突出的个人或团队给予表彰和奖励，激发工作积极性。

六、持续改进

1.院办公室应定期收集会议纪要落实情况的反馈，查找存在的问题，不断优化会议管理制度。

2.鼓励各部门和员工提出改进意见和建议，共同提高会议管理的效率和效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由院办公室统一管理。

2.需要用到会议室的部门或个人，应提前向院办公室提交会议室申请，填写相关信息，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

3.院办公室根据申请顺序和会议室使用情况，统筹安排会议室，并在确认后通知申请者。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理配置，确保舒适、实用的会议环境。

2.会议室内应配备必要的教学设备、投影仪、音响、白板等设施，并保证设备正常运行。

3.会议桌椅摆放整齐，保持室内清洁卫生，营造良好的会议氛围。

三、会议室使用

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持安静，不得在会议室内大声喧哗。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，避免影响会议进程。

3.使用会议室时，应爱护公物，不得随意损坏设备，如有损坏，需照价赔偿。

四、会议室设备管理

1.会议室设备由院办公室指定专人负责管理，定期进行检查、维护和更新。

2.使用会议室设备前，应确保已掌握设备操作方法，如有疑问，及时向管理人员咨询。

3.会议结束后，使用人员应将设备归位，关闭电源，确保设备安全。

五、会议室安全与保密

1.会议室应保持良好的消防安全，定期进行消防设施检查，确保消防通道畅通。

2.会议室内应加强保密意识，严禁泄露会议内容和涉及敏感信息。

3.对于涉及商业秘密或敏感议题的会议，参会人员应签订保密协议，严守保密规定。

六、会议室维护与优化

1.院办公室应定期收集会议室使用反馈，针对存在的问题进行改进和优化。

2.结合工作需要，适时调整会议室布局和设备配置，提高会议室使用效率。

3.鼓励各部门提出会议室管理意见和建议，共同提升会议室管理水平。

第五章附则

一、本制度的解释权归设计院院务会所有。

二、本制度