集团公司财务报销制度和流程

集团公司财务报销制度和流程财务报销制度及报销流程第一部分总则第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出、营销费用及专项支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。本制度适用集团公司及下属房地产开发项目的全体员工。第二部分借支管理规定及借支流程第四条借款管理规定1、出差借款：出差人员凭审批后的《借款单》按批准额度办理借款，借款单上应注明借款事由，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。2、其他临时借款，如业务费、备用金等，借款人员应及时报帐，超过一个月不报账的从工资额据实扣除。特殊原因未能取得报销凭证的，必须重新办理借款手续。3、试用人员借支旅差费或临时借款，须由正式员工签认担保书，方能办理，若借款人未能及时偿还借款，担保人应负有连带责任。4、各业务部门可以借支留存5000元以下的备用金，由部门总监或分管副总裁直接负责。5、各项现金借款金额超过10000元的应提前一天通知财务部备款；超过元的应提前两天通知财务部备款。6、需借用外币的应提前一天通知财务部备款。第五条借款销账规定1、借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经分管副总裁批准，否则财务人员有权拒绝销帐；2、借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续，特殊情况需经部门经理审核，财务总监批准。3、借支员工应及时销账，每月五号前对上月前借支的款项销账，逾期借款未还者不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。特殊情况不按规定再次借支者，需列明未销账金额及原因报董事副总裁批准后办理。第六条借款流程(一)借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。(二)审批流程：1、各项借款金额一万元以内按下述程序办理：借款人申请→部门经理/部门总监审核→分管副总裁审批→财务经理复核→借款人凭审批后的借款单到财务部由出纳办理领款手续，借款人签收；2、各项借款金额一万元以上，三万元以下按下述程序办理：借款人申请→部门经理审核→分管副总裁审批→财务经理复核→财务总监审批→董事副总裁审批→借款人凭审批后的借款单到财务部由出纳办理领款手续，借款人签收；3、各项借款金额超过三万元及以上的按下述程序办理：借款人申请→部门经理审核→分管副总裁审批→财务经理复核→财务总监审批→董事副总裁审批→董事长或副董事长审批→借款人凭审批后的借款单到财务部由出纳办理领款手续，借款人签收。第七条特殊借支的审批流程及销账规定特殊借支：为董事长、副董事长因业务需要指示员工临时借支款。特殊借支无金额限制。特殊借支的审批流程：员工为董事长、副董事长代领或被委派随同保管其借支用款，视同代领人或保管人借支，由借款经手人填写借款申请单，董事长、副董事长签字批准。如董事长、副董事长未能在借款单上签字批准，则由财务总监签字审批，经办财务人员电话征询董事长、副董事长证实后办理。特殊借支的销账规定：借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，报销单据粘贴整齐（如涉及香港费用，应单独粘贴，并据实折算人民币金额），费用报销单的填写内容包括费用发生的日期、商品名称/费用明细、单价、数量、金额，并盖有开具票据单位的印章。所有费用单据必须有经手用款人签字确认（如为董事长、副董事长经手用现金支出，则由董事长、副董事长在报销单上签字确认），报销资料不符合规定的，财务人员有权拒绝销帐。涉及特殊借支的员工应及时销账，每月五号前对前期借支款项销账，原则上未核销借款余额不得超过五千元（香港司机可保留一万元以内），特殊情况有超额未核销的，应于每月五号前填写《员工未核销借款情况表》，如实填写未核销借款情况后交付财务经理，由财务经理依次提交用款经手人（董事长或副董事长）、财务总监签字确认，财务经理核对并备存。凡不及时销账又不按规定提交《员工未核销借款情况表》的，财务有权扣发借支员工当月工资。第三部分日常费用报销制度及流程日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出不得超出预算。为控制好预算支出，财务会计每月十号前应汇总上月的费用报销情况，财务经理负责安排制定月度预算和实际列支的对比分析表。第八条费用报销的一般规定(一)报销人必须取得税务局监制的增值税发票或普通发票。特殊情况使用白条（含非行政事业专用收据），单笔金额1000元以上必须经董事副总裁以上批准。费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销。对于购买办公用品等实物的发票，需另有验证质量及数量的“验收人”签字；对于购买材料发票，需另有验证质量及数量的“验收人”和“仓管人”人员签字，并附有仓管人员开具的入库凭证（收料单或入库单），会计人员才能受理核报。已报销结算过的发票收据等，出纳人员必须即时加盖“现金付讫”、“银行付讫”章。(二)填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按报销单据格式要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。所有单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。(三)按规定的审批程序报批：报销申请单交付财务部后，由财务部依集团公司审批权限规定报送领导审批，三个工作日内可取得报销款项，由出纳通知领款。特殊情况如需即时领取报销款，可先与财务中心沟通，原则上报销10000元以上需提前一天通知财务部以便备款。费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单/申购单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→分管副总裁审批→出纳报销。第九条差旅费报销制度及流程费用标准：费用标准的补充说明：住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返莞时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上依公司总裁办相关规定（差旅费管理规定）采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。报销流程：出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由分管副总裁批准。借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，分管副总裁审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。第十条电话费报销制度及流程(一)费用标准1.移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见总裁办相关管理制度规定。2．固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，包括营销部门工作手机，由公司统一支付话费。(二)报销流程1、公司人力资源部将员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部，如有变更应当月提交变更标准。2、员工于每月中旬（20日前）按话费标准分部门将发票交总裁办集中办理报销手续，审批流程按日常费用报批。3、固定电话费由总裁办指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报董事副总裁批示处理办法。第十一条交通费报销制度及流程(一)费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经部门经理同意后可以乘坐出租车；(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销；（3）依公司总裁办相关规定（交通费用管理规定）采用额度内据实报销形式，特殊情况超额报销的必须经分管副总裁批准。(二)报销流程员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由部门经理签字确认，按规定填好《交通费报销单》。审批：按日常费用审批程序审批。员工持审批后的报销单到财务办理报销手续。第十二条办公费、低值易耗品等报销制度及流程（一）管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司总裁办统一管理，集中购置，并指定专人负责。（二）报销流程1．购置申请：公司总裁办每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按审批权限规定报批。2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。3．费用归集：财务部按月根据总裁办提供的各部门领用的数量、金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存低值易耗品等作为公共费用，总裁办无法进行领用登记的，财务依总裁办按月提交的耗用数量、金额统计表按各部门人数比例进行分摊入账。总裁办于每月五日前提交以上统计表配合财务月报工作。第十三条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程（一）费用标准1.招待费：①为了规范招待费的支出，大额招待费（原则上单笔超过1000元为大额）应事前征得分管副总裁同意。特殊情况未经以上等程序的，事后在报销前知会分管副总裁签字确认后报销。②业务招待费报销单据应按单笔分开粘贴，在报销单封面简要注明每笔内容。③单笔消费超过1000元，有酒店签单权的，原则上应在签约酒店就餐签单消费。2.培训费：为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报分管副总裁审批。3.书籍等资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到总裁办资料管理人员处进行登记（资料管理人员在资料发票背面签字）。4.其他费用：根据实际需要按程序审批后据实支付。(二)报销流程：1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。第四部分工薪福利及相关费用支出制度及流程第十四条工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等。第十五条工薪福利支付流程(一)常规工资支付流程：（1）每月5日前由人力资源部将上月经公司董事副总裁审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）、考勤记录转交财务部；（2）如涉及奖金分配，由人力资源部提供经董事副总裁审批的职工月度/年度奖金分配表；（3）财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；（4）按审批权限中的工薪审批程序审批；（5）每月15日（遇节假日顺延）由财务部通过银行代发形式支付上月工资；（6）每月20号前由财务打印各员工当月发放的工资条交人力资源部，员工自行到人力资源部领取工资条并与工资卡内进账金额进行核实。或：（每月20号前由财务中心将各员工当月发放的工资条发送至各部门经理的内部邮箱，由部门经理负责发放工资条给本部门员工，员工领取工资条后与工资卡内进账金额进行核实。）如发现有误差，应及时与人力资源部、财务中心联系。（二）临时工资或离职工资的发放：（1）离职工资、临时工资的审批、支付流程同常规工资的审批、支付流程；（2）临时工资的支付，单笔5000元以下可发放现金，单笔5000元以上应提供本人账户通过转账支付；（3）临时工资发放时间不限于每月15日，在审批后2日内支付。（三）社会保险及住房公积金支付流程：（1）由人力资源部将由公司董事副总裁审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；（2）住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付；社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。（四）其他福利费支出支付流程：由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经办部门经理签字确认→财务经理进行复核→报分管副总裁审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。第四部分专项支出财务报销制度及流程第十六条专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、集团广告宣传活动费（不包括营销部门支出）及其他专项费用等。第十七条软件及固定资产购置报销财务制度及流程。填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；（2）按一般费用支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以支票或转帐形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在10个工作日内办理报销手续。第十八条其他专项支出报销制度及流程费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向董事副总裁提交请示报告（含可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经董事副总裁签署审核批准，费用金额10000元以上报董事长或其授权人审批。财务报销流程1、审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。2、签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。3、付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：费用所属部门（如不能界定则由总裁办）经理审核签字→财务复核→分管副总裁审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，销账手续按普通借款流程办理。第五部分营销费用财务报销制度及流程第十九条营销费用包括：销售代理佣金、营销广告及制作费、营销活动费、售楼部日常支出（包含售楼通道包装等零星支出）等销售费用。第二十条营销费用财务报销制度及流程营销中心每月二十五日前应提交已审批的下月费用支出预算及请款预算；零星营销费用（单笔2000元以下）的报销制度及流程：同“日常费用”报销制度及流程一致；（三）单笔2000元以上的营销费用或已签订合同的营销费用（广告费、短信费、策划费、佣金、活动费等）报销制度及流程：1、审批后的报告文件或合同到财务部备案，以便财务备款。2、依已签订的协议或合同中注明的付款方式及时间支付款项。3、付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单或“营销费用支付申请表”（合同类）；（2）按审批程序审批：营销经理审核签字→营销总监复核→分管副总裁审批→财务复核；（3）财务部根据审批后的报销单或“营销费用支付申请表”核定的应付金额转账支付。第六部分工程支出财务报销制度及流程第二十一条工程中心每月二十五日前应提交已审批的下月费用支出预算及请款预算。第二十二条工程、财务严格执行合同条款、公司的规定和管理程序，仔细审核已付款情况，分别做好付款台帐登记，加强各流转部门信息传递，合理安排付款时间，保障工程进度。第二十二条工程类付款程序（摘自已经审批的《工程付款指引》）1、付款范围：本程序适用于：1.1工程款的审批、支付。[预付款、进度款、结算款（保修金）]1.2材料、设备款的审批、支付。1.3设计费、监理费的审批、支付。请款流程及各部门职责：2.1流程流程：承包商填写工程款申请表→监理审核签署意见→项目部→工程管理中心→工程成本中心→审计中心→财务中心→董事副总裁→董事长及副董事长→财务中心付款。审核过程发现不符合要求，则将请款资料退回前一审核部门。注意：承包商填报工程款申请表前，承包商应报送完成产值详细工程量清单→甲方项目部（项目工程师及项目经理审核进度及是否符合请款条件，并签署意见）→承包商将项目部审核完工程量清单交甲方工程成本中心审核具体付款金额（双方签字确认具体金额）。其中，监理及材料款直接填写请款申请交项目部审核。2.2项目部人员审核职责2.2.1项目部文员：审核请款资料完整性，必备资料有：公司指定请款表格【承包商应填内容必须完整】、工程量费用清单【经双方签字确认】、合同复印件、工人工资支付证明。不符合要求则不予以请款受理。自接到申请2小时内审核完成。2.2.2项目部主管专业工程师根据进度、质量、安全文明施工、资料状况、扣罚款及合同付款条件等进行审核。审核注明意见并签字，然后交项目经理。自接到申请0.5个工作日内审核完成。2.2.3项目经理对主管专业工程师审核意见进行复核确认，并签署意见。自接到申请0.5个工作日内审核完成。承包商将项目部审核完请款单交公司工程管理中心审核。2.3工程管理中心审核职责2.3.1工程管理中心总监根据项目部审核意见进行进度、质量、安全文明施工、资料状况、扣罚款及合同付款条件等复核确认，并签署意见。自接到申请1个工作日内审核完成。2.3.2工程管理中心文员将完成审核的请款单传递下一审核部门。(部门审核完成当天须完成递交)2.4工程成本中心审核职责2.4.1工程成本中心专业工程师根据项目部、工程管理中心审核意见，对完成产值及已付款进行审核，并合同付款条件复核确认支付金额，并签署意见。自接到申请1个工作日内审核完成。2.4.2工程成本中心总监对本部门专业工程师审核金额进行复合确认，并签署意见。自接到申请1个工作日内审核完成。2.4.3工程成本中心文员将完成审核的请款单传递下一审核部门。(部门审核完成当天须完成递交)2.5审计中心审核职责2.5.1审计中心经理根据项目部、工程管理中心、工程成本中心审核意见对进度、质量、安全文明施工、资料状况及合同付款条件、已付款、支付金额等进行复核确认，并签署意见。自接到申请1个工作日内审核完成。2.6财务中心审核职责2.6.1财务中心主管会计：根据项目部、工程管理中心、工程成本中心、审计中心审核意见对已付金额、扣款、支付金额进行复核确认，查核应扣的水电费，并签署意见。(自接到申请0.5个工作日内审核完成)，并根据最终请款审批金额安排款项支付。2.6.2财务中心经理：根据财务中心主管会计意见对已付金额、扣款、支付金额进行复核确认，并签署意见。自接到申请0.5个工作日内审核完成。2.6.3财务中心总监根据财务中心经理及主管会计已付金额、扣款、支付金额审核意见进行复核确认，并签署意见。自接到申请1个工作日内审核完成。2.6.4财务中心文员将完成审核的请款单传递下一审核部门。(部门审核完成当天须完成递交)，并根据最终审批确认金额，要求请款方提供发票。2.6.5原则上，财务中心对于申请款项完成审核后按以下时间支付计划