第二章、秘书职业角色

第二章、秘书职业角色第一节、秘书的角色定位晓峰是某重点大学哲学系的高材生，一直对管理工作有着强烈的兴趣，于是决定，毕业后先从一份办公室行政管理工作开始。经过一番挑选，他的目标职位是一家知名合资企业的销售部经理秘书，简历投出没几天，他就接到了面试通知。面试官是一个四十多岁的中年妇女，模样十分平凡，她问晓峰的第一个问题，是：“你认为你最突出的特长是什么？”晓峰立刻滔滔不绝地说开了：“我的领导能力很强，组织过不少大型社团活动。我的公关能力也很强，成功为社团拉来不少赞助，我拥有鲜明的个人性格和魅力，同学们都很服我，老师也欣赏我……”那名妇女耐心地听完，说：“我知道了，如果本公司有意愿，会通知你复试。”然而，自信满满的晓峰，却没有等来他志在必得的复试。问题出在哪里？1编辑版pppt一、角色定位概述：（一）社会角色：一定的社会关系中，拥有某一社会地位，或具有某种身份，并遵守相应行为规范的一类人物。

如：教师、学生、领导、秘书、领导等。（二）角色行为：担任某一社会角色的人，根据社会成员或者组织内部其他成员的期望，按照角色的特定要求，所以表现出来的实际行为。

如：教师的教学工作，秘书的辅助管理工作等。2编辑版pppt（三）角色扮演：

个人在角色知觉的基础上，按照社会和他人的期望，所完成的角色行为。

如：教师的“园丁”角色，秘书的“总管”角色，领导“决策者”的角色。（四）角色规范：

组织上期望其成员应该在工作中，所达到的行为模式，是对成员行为的规定。可分为明文规定的、客观存在或约定俗成的。

如：各种职业规范、法规等。3编辑版pppt三、秘书角色定位：（一）什么是秘书角色定位：秘书对自己所担任角色的社会地位、行为模式、所遵规范的认识、衡量和确定。（二）秘书工作的特征：1、从属性和主动性的统一2、独立性和集体性的统一3、综合性与专业性的统一4、原则性与灵活性的统一5、常规性与超前性的统一4编辑版pppt（三）秘书角色定位的环节：动态、往复的过程1、角色知觉：秘书对所担任角色职责，以及社会、组织、他人对自己期望的认识和判断。2、角色初始定位：秘书在角色知觉的基础上，结合自身和组织的实际情况，初步明确职能，对自己在组织中的角色进行定位，并据此展开工作。3、角色期望：组织、他人对秘书提出符合其角色的期望，以及秘书自身对他人期望的领会与理解，具有一定的导向性和约束力。如：教师要“为人师表”，秘书要“忠诚”于领导和组织等。对不起，暂时我无可奉告。5编辑版pppt4、角色冲突：

秘书的自我角色定位，与各种角色期望之间产生的反差和矛盾。□自我角色定位与所面对的角色期望发生冲突。□自我角色定位与自身能力发生冲突。□多种身份关系失调引起角色冲突。姐夫，我今晚约会，要先走半小时。知道了，走吧，没问题。6编辑版pppt5、角色互动与调整：角色冲突发生后，在角色期望的压力下，秘书与期望发出者之间，通过各种方式交流，进行必要的角色定位与角色期望的相互调整和适应。□期望发出者对秘书（期望对象）形成压力。□秘书（期望对象）的反应，又影响到期望发出者的期望值（包括最初的和未来的）。6、角色再定位：

秘书重新找准自己在组织中合适的位置，并被组织和其他期望者认可。□秘书调整角色定位。如工作目标、工作能力、工作方式、工作态度等。

□期望者发出者调整对秘书的期望。如工作岗位、工作内容、工作效果等。7编辑版pppt第二节、秘书的角色条件和角色意识一、秘书的角色条件：

胜任秘书这一社会条角色，所应具备的条件。（一）生理条件：1、年龄条件：

梯形的结构，趋势是年轻化，一般秘书比领导年轻，但不应对年龄硬性规定。2、性别条件：

秘书职业呈女性化趋势，但男女各有所长，应优势互补。8编辑版pppt□男性：生理结构和体能优势；条理缜密的逻辑思维；刚强、果断，富于全局观念；好胜心和进取心；社会资源分配的传统优势。□女性：较强的形象记忆和机械记忆能力；富于形象思维和想象力；注重人的情感；善于言辞，沟通能力强、较强；认真、谨慎、关注细节；柔性美、亲和力、善于寻求合作与支持。9编辑版pppt3、健康条件：

应同时具备生理健康和心理健康。□体质、生理健康：身体发育正常，体质强健，没有疾病，精力旺盛，头脑灵活。□心理健康：智力水平正常，情绪稳定，心态平和，具有较强的适应能力，具有良好的人际关系。10编辑版pppt（二）社会条件：1、知识结构：秘书合理的知识结构包括基础知识（自然科学和社会科学

）、专业知识（通用的秘书行业知识）和辅助知识（相关学科知识、所属行业、部门相关知识）三部分。2、文化程度：虽无硬性规定，却是秘书行业的充分条件。通常秘书学历与所任职位的职级成正比。3、能力结构：秘书合理的能力结构包括基础能力（生活能力、智力）、专业能力（阅读能力、表达能力、办事能力、协调能力等）和操作技能（文字处理、设备使用、速录、驾驶等）。11编辑版pppt二、秘书的角色意识：（一）什么是秘书的角色意识：秘书对所担任角色的社会地位，以及由地位规定的职责与权利的知觉、理解和体验等。（二）秘书角色错位的表现：1、关系越位：秘书是领导的助手，但不等于领导，不能假借领导名义发号施令，自抬身份，甚至以领导自居。案例一2、工作越位：秘书可以为领导工作，提供辅助和参谋，但是不能代替领导出面和处理事情。案例二3、表态越位：秘书不应未经领导同意或授权，就对某些问题做决定性表态。案例三4、社交越位：秘书在社交场合，应该自觉充当领导的配角，突出领导的身份和重要性。案例四12编辑版pppt案例一：

县委于书记的秘书小陶，受于书记委派，到本县所辖的A镇去检查河道污水处理工作。A镇派县政府办公室主任陪同，司机李师傅驾驶政府公务用面包车全程接送，并安排小陶住在县政府招待所，在招待所餐厅用餐。小陶感到不高兴，因为上一回他陪同于书记来A镇视察，是由该镇书记、镇长亲自陪同，在镇上最大的三星级酒店住宿和用餐，用镇长的座驾，红旗轿车接送。小陶认为，他此行是代表于书记前来视察工作，A镇降低接待标准，是对他，对于书记，对县委的不注重，所以非常不满。返回13编辑版pppt案例二某公司王总经理，因为一个下属的办事不力，非常生气，就对新来的的助理李秘书抱怨了一通，说这个下属办事能力差，好几次都出纰漏，真该给她调到一个闲散部门。李秘书就找到了那个下属，当着整个办公室员工的面，批评说如果她再不提高办事能力，不能胜任本职工作的话，就会被调走，甚至被清退。那个员工当场就哭了，感到很委屈，而且觉得与其等着被处理，不如先辞职，还能保全几分面子。于是一封辞职信就被递到了王总的办公桌上。王总觉得很诧异，等他弄清了来龙去脉之后，把李秘书叫来严厉的训斥了一顿。李秘书也觉得很委屈，她认为自己就是转述了王总的意见而已，并没有什么不妥当。返回14编辑版pppt案例三：荣成贸易有限公司杨珊瑚小姐是位刚毕业的涉外秘书专业的本科生，总经理安排杨小姐跟随秘书吴小姐学习，有意让其接任将要升职的吴小姐的职务。有一天，总经理正好有事出差，吴小姐代表公司外出协商一件事,杨珊瑚坐镇办公室，电话响了，下面是杨小姐与对方的一段谈话：

来电者:是荣成贸易有限公司吗？杨小姐:是。

来电者:你们老板在吗？杨小姐:不在，我是他的秘书，有什么事请跟我讲。

来电者:你们的乳胶手套多少钱一打？杨小姐:1.8美元。

来电者:1.6美元卖不卖？杨小姐:不行的，这个是最低价，对不起。

杨小姐说完，“啪”挂上了电话。返回15编辑版pppt案例四：上海昌隆进出口贸易公司，宴请来访的英国合作伙伴，ABC公司副总经理一行。昌隆公司总经理助理肖雪接到接待任务后，安排接机、安排住宿，并在本市最好的酒店预定酒席，亲自指定富有英伦风味的菜色，准备给访客接风。肖雪忙前忙后，李总经理对此感到很满意。当晚，等客人入席后，宾主寒暄，气氛十分友好。肖雪知道李总是民营企业家，白手起家，文化水平不高，见他话不多，心想李总的英文水平应该应付不了这个场面。于是肖雪就端起面前的酒杯，站起来向大家祝酒，用流利的英文说道：“欢迎尊贵的客人来到中国上海，我代表昌隆公司，代表李总祝各位此行顺利、愉快……”而她却没有发现，李总的脸上，已经露出了不悦的神色。返回16编辑版pppt（三）秘书角色意识的培养：1、不同层级秘书的共性角色意识：□服务意识；服从意识；责任意识；沟通意识2、高级秘书应特别注重的角色意识：□积极的参与意识和参谋意识；强烈的法制意识和自律意识；较强的公关意识和形象意识。17编辑版pppt★中国高教秘书学会会长、北京高等秘书学院董事长王世红关于“秘书应具备的角色意识”的阐释：1、秘书不是领导，只是领导的助手；2、秘书职位的重要程度与领导的职位成正比；3、秘书要求“能上得厅堂，下得厨房”；4、秘书的一个主要作业就是研究领导；5、秘书不用给领导表白，只要做就行；6、秘书工作的起步是认可你的领导；7、秘书工作的最大失败是得不到领导的认可；8、懒惰者不要误入此行；9、自我意识太强者莫入；10、秘书要多动脑、善用眼、勤动手、少动口；18编辑版pppt11、要理解“伴君如伴虎”的含义；12、要站得和领导一样高，具有相同的视野；13、要清楚领导的盲点、缺点和弱点；14、要熟悉你所在行业、全面了解你的企业；15、要全面了解领导的关系网；16、要建立自己的关系网，但主要是为领导和公司服务；17、要善于利用职位的优势帮助别人；18、要慎用职位优势谋取私人利益；19、要了解公司政治，但不要卷入；20、要知道领导今天的工作重心、更要知道他明天想干什么。21、我今天从领导那里学到了什么？22、要把老板的企业当成是自己的。19编辑版pppt23、领导不在时也不懈怠；24、我今天看书学习了吗？25、我能不能理解领导的“善