矿井会议管理制度细则

矿井会议管理制度细则第一章总则

一、为加强矿井会议管理，明确会议程序，提高会议效率，确保会议质量，根据矿井管理需要，特制定本制度。

二、矿井会议管理制度旨在规范会议的组织、召开、记录、落实等环节，确保会议的严肃性、高效性和实用性。

三、本制度适用于矿井内各类会议，包括但不限于安全生产会议、技术研讨会议、项目管理会议等。

四、会议应遵循以下原则：

1.精简高效：会议议题应具有针对性和实用性，减少无谓的会议，严格控制会议时间。

2.议事明确：会议议题应提前准备，明确议事目标和预期成果。

3.民主集中：充分发扬民主，广泛听取意见，保证决策的科学性和合理性。

4.保密原则：会议内容涉及矿井安全生产、商业秘密等敏感信息，参会人员应严格遵守保密规定。

五、矿井各部门应按照本制度要求，认真组织、参与会议，确保会议的顺利进行。

六、本制度由矿井管理部门负责解释和修订，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据矿井管理需要，明确会议的主题和预期目标，确保会议的针对性和实用性。

2.拟定会议议程：会议组织者应根据会议主题，拟定详细议程，包括议题、时间分配、发言人等，并在会前至少三个工作日将议程通知参会人员。

3.参会人员确定：会议组织者应根据会议议题，邀请相关部门和人员参加，确保参会人员具有决策权或专业知识。

4.会议通知：会议组织者应通过适当方式（如电子邮件、短信等）通知参会人员，包括会议时间、地点、议程等信息。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务组负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人：会议主持人负责会议的进程控制，引导参会人员围绕议题展开讨论，确保会议按照既定议程进行。

3.讨论与发言：会议主持人应鼓励参会人员充分发表意见，对议题进行深入讨论，确保议题得到充分研究。

4.决策与表决：会议主持人应根据讨论情况，适时组织表决，形成决策。对于重大事项，应实行无记名投票或实名投票制度，确保决策的公正性。

三、会议记录

1.会议记录人：会议组织者应指定专人担任会议记录人，负责记录会议内容、参会人员发言和决策结果等。

2.会议记录要求：会议记录应真实、完整、准确，对重要观点和决策进行详细记录。

3.会议记录整理：会议结束后，会议记录人应及时整理会议记录，形成会议纪要。

四、会议结束

1.总结发言：会议主持人应对会议成果进行总结，强调决策事项的执行要求和期限。

2.会议资料归档：会议组织者应将会议纪要、表决结果等相关资料进行归档，以便查阅。

3.会议通知解除：会议结束后，会议组织者应及时通知参会人员会议结束，以便参会人员安排后续工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与分发

1.会议纪要的编制：会议结束后，会议记录人应尽快整理会议内容，形成会议纪要。纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、主要发言、决策结果等关键信息。

2.会议纪要的审核：会议纪要编制完成后，应由会议主持人或指定负责人进行审核，确保纪要内容的准确性和完整性。

3.会议纪要的分发：审核通过的会议纪要应在会议结束后的一定工作日内，通过电子邮件、内部管理系统等方式分发给所有参会人员及相关执行部门。

二、会议决策的执行与跟踪

1.决策任务的分配：会议纪要中明确的决策事项应分解为具体的任务，并分配给相关部门和责任人。

2.执行计划的制定：责任部门应根据分配的任务制定详细的执行计划，包括时间节点、责任人、所需资源等。

3.执行进度的跟踪：会议组织者或指定专人负责跟踪会议决策的执行进度，定期收集执行情况，确保决策事项按计划推进。

三、会议纪要的反馈与评估

1.定期反馈：执行部门应根据执行计划定期向会议组织者提供决策执行情况的反馈，包括已完成的任务、遇到的困难和解决方案等。

2.评估与调整：会议组织者应定期对会议决策的执行效果进行评估，根据实际情况对执行计划进行必要的调整，以确保决策目标的实现。

3.问题处理：在执行过程中遇到的问题和障碍，应通过会议纪要的形式记录并迅速解决，确保决策执行的连续性和有效性。

四、会议纪要的归档与管理

1.归档：会议纪要及其相关执行资料应按照规定进行归档，便于后续查询和审计。

2.管理与利用：会议纪要应作为矿井管理的重要参考资料，对于重复性议题和类似决策具有指导作用，应充分利用会议纪要中的信息，提高管理效率和质量。

五、责任追究

1.对于未按会议纪要执行或执行不力的部门和个人，应根据矿井的规章制度追究责任。

2.建立会议决策执行的责任体系，明确各环节的责任人，确保会议决策的落地实施。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订原则：会议室预订应遵循“先申请、先安排”的原则，确保会议资源的合理分配。

2.预订流程：需召开会议的部门应提前向会议室管理部门提交会议室预订申请，包括会议时间、参会人数、设备需求等信息。

3.审批与确认：会议室管理部门收到预订申请后，应及时进行审核，确认会议室的使用情况，并在规定时间内答复申请部门。

二、会议室布置与设备管理

1.会议室布置：会议组织者应根据会议类型和参会人数，提前安排会议室的座位布置，确保会议环境舒适、有序。

2.设备检查：会议开始前，会议室管理部门应检查会议设备（如投影仪、音响、话筒等）是否正常运行，确保会议期间设备使用无障碍。

3.设备使用：会议期间，参会人员应爱护会议室设备，遵守设备使用规范，防止设备损坏。

三、会议室使用规范

1.会议纪律：参会人员应按时进入会议室，遵守会议纪律，保持手机静音或关机，不随意离开座位，确保会议的顺利进行。

2.会议室清洁：会议结束后，会议组织者应负责清理会议室，确保会议室的整洁，不影响下一场会议的使用。

3.资料归档：会议期间产生的资料、文件等应妥善保管，不得随意丢弃，防止信息泄露。

四、会议室安全保障

1.保密要求：会议室管理部门应确保会议室的安全，对涉及矿井安全生产、商业秘密等敏感信息的会议，采取相应的保密措施。

2.安全检查：会议前，会议室管理部门应进行安全检查，确保会议室内的消防设施、安全通道等符合安全规定。

3.紧急处理：会议期间如遇紧急情况，参会人员应按照应急预案迅速疏散，确保人身安全。

五、会议室维护与优化

1.定期维护：会议室管理部门应定期对会议室设备进行维护保养，确保设备性能稳定。

2.改进与优化：根据会议组织者及参会人员的反馈，会议室管理部门应不断改进会议室管理服务，提高会议室使用效率。

第五章附则

一、本制度的解释权归矿井管理部门所有。