ERP系统使用基础操作指南

ERP系统使用基础操作指南TOC\o"1-2"\h\u13450第1章ERP系统概述 4170781.1系统简介 4268521.2功能模块介绍 48822第2章系统登录与退出 5222412.1登录系统 597102.1.1打开浏览器，输入ERP系统访问地址，按回车键。 512242.1.2在登录页面，输入用户名和密码，“登录”按钮。 544532.1.3登录成功后，系统将自动跳转到主页面。若登录失败，请检查用户名、密码是否正确，或联系系统管理员。 521732.2退出系统 5171792.2.1在系统主界面的右上角，找到“退出”按钮，。 539652.2.2弹出确认退出提示框，“确定”，即可退出系统。 5250402.3修改密码 5327362.3.1在系统主界面，右上角的“用户名”，在下拉菜单中选择“修改密码”。 5297682.3.2进入修改密码页面，输入原密码、新密码及确认新密码。 5169502.3.3按照页面提示，完成密码修改操作。 5210362.3.4修改成功后，系统会提示“密码修改成功”，“确定”后，重新登录系统即可使用新密码。若修改失败，请按照提示信息进行操作或联系系统管理员。 5888第3章系统界面与基本操作 583793.1系统界面布局 5305713.2菜单栏与工具栏 6251203.2.1菜单栏 6100183.2.2工具栏 652313.3功能快捷键 629823第4章基础信息管理 714304.1员工信息管理 77484.1.1新增员工信息 7275894.1.2修改员工信息 7303674.1.3删除员工信息 736034.1.4查询员工信息 7182074.2客户信息管理 7264864.2.1新增客户信息 717734.2.2修改客户信息 8159394.2.3删除客户信息 8208614.2.4查询客户信息 8155644.3供应商信息管理 8230064.3.1新增供应商信息 8153214.3.2修改供应商信息 8101834.3.3删除供应商信息 8138424.3.4查询供应商信息 815840第5章销售管理 9213985.1销售订单管理 9316185.1.1订单录入 9141535.1.2订单审批 9238735.1.3订单执行 9173185.1.4订单跟踪 969075.2销售出库管理 9315165.2.1出库单创建 9223485.2.2出库单审批 9515.2.3出库操作 10295775.2.4物流配送 1071905.3销售退货管理 10298775.3.1退货申请 1097815.3.2退货审批 1023225.3.3退货接收 10158915.3.4退款处理 1031543第6章采购管理 1042316.1采购订单管理 1017446.1.1创建采购订单 10276366.1.2审批采购订单 10257236.1.3采购订单跟踪 11172166.2采购入库管理 11197976.2.1收货确认 11321516.2.2入库验收 11318046.2.3入库单管理 1185126.3采购退货管理 1186536.3.1退货申请 1166636.3.2退货审批 11106656.3.3退货执行 118201第7章库存管理 11252207.1库存查询 11107357.1.1功能描述 11266347.1.2操作步骤 12281137.1.3注意事项 12257687.2库存盘点 12200537.2.1功能描述 12129677.2.2操作步骤 12158297.2.3注意事项 12243997.3库存预警设置 12121647.3.1功能描述 12265977.3.2操作步骤 13120157.3.3注意事项 131979第8章财务管理 13144108.1应收账款管理 13265478.1.1客户资料管理 131078.1.2发票管理 13171178.1.3收款管理 1344528.1.4账龄分析 13289648.2应付账款管理 1323278.2.1供应商资料管理 1341218.2.2采购发票管理 13289838.2.3付款管理 148618.2.4账龄分析 1493698.3会计凭证管理 1444258.3.1凭证录入 1450578.3.2凭证审核 14178428.3.3凭证过账 1428218.3.4凭证查询 14215088.3.5凭证打印 1428366第9章报表与分析 14151169.1销售报表 14180959.1.1销售数据概览 14164169.1.2销售明细报表 14303199.1.3销售退货报表 14175509.2采购报表 15154229.2.1采购数据概览 15203419.2.2采购明细报表 1514489.2.3采购到货情况报表 15142009.3库存报表 15309789.3.1库存数据概览 15294129.3.2库存明细报表 15162339.3.3库存预警报表 1526359.4财务报表 15152409.4.1财务数据概览 15185859.4.2应收账款报表 15316799.4.3应付账款报表 15238549.4.4费用报表 1627243第10章系统设置与维护 16193210.1系统参数设置 16545210.1.1进入系统参数设置界面 162497610.1.2设置系统参数 162801210.1.3保存与生效 161748610.2用户权限管理 161099710.2.1添加用户 162587110.2.2设置用户权限 16736510.2.3启用与禁用用户 162944210.3数据备份与恢复 171071410.3.1数据备份 1792010.3.2数据恢复 171503510.4系统日志查看 171911310.4.1查看系统日志 171319510.4.2导出日志 17第1章ERP系统概述1.1系统简介企业资源计划（ERP）系统是一种集成了企业各项业务流程的信息化管理平台。它通过计算机技术，将企业的生产、采购、销售、库存、财务等环节有机地结合起来，实现信息共享，提高企业资源利用效率，降低运营成本，增强企业核心竞争力。ERP系统在我国已被广泛应用于各行各业，成为现代企业管理的重要手段。1.2功能模块介绍（1）财务管理模块：主要包括会计核算、财务管理、成本管理等功能，为企业提供全面的财务数据支持，便于管理层进行决策。（2）供应链管理模块：包括采购管理、销售管理、库存管理、物流管理等环节，实现企业供应链的优化，提高运营效率。（3）生产管理模块：涵盖生产计划、生产调度、生产过程控制等功能，帮助企业合理安排生产任务，提高生产效益。（4）人力资源管理模块：包括员工信息管理、薪资福利管理、绩效考核管理、培训管理等，为企业提供高效的人力资源服务。（5）客户关系管理模块：主要包括客户信息管理、销售机会管理、售后服务管理等，帮助企业维护客户关系，提升客户满意度。（6）项目管理模块：对企业项目进行全生命周期的管理，包括项目立项、预算控制、进度管理、成本分析等，保证项目顺利进行。（7）质量管理模块：涵盖质量计划、质量检验、质量改进等功能，保证产品质量，提高企业品牌形象。（8）设备管理模块：对企业的设备进行维护、保养、维修等管理，提高设备利用率，降低设备故障率。（9）决策支持系统：通过收集、整理、分析企业内外部数据，为企业提供决策依据，帮助管理层制定战略规划。（10）办公自动化模块：包括企业内部通讯、文档管理、日程安排等功能，提高企业内部工作效率。第2章系统登录与退出2.1登录系统2.1.1打开浏览器，输入ERP系统访问地址，按回车键。2.1.2在登录页面，输入用户名和密码，“登录”按钮。2.1.3登录成功后，系统将自动跳转到主页面。若登录失败，请检查用户名、密码是否正确，或联系系统管理员。2.2退出系统2.2.1在系统主界面的右上角，找到“退出”按钮，。2.2.2弹出确认退出提示框，“确定”，即可退出系统。2.3修改密码2.3.1在系统主界面，右上角的“用户名”，在下拉菜单中选择“修改密码”。2.3.2进入修改密码页面，输入原密码、新密码及确认新密码。2.3.3按照页面提示，完成密码修改操作。2.3.4修改成功后，系统会提示“密码修改成功”，“确定”后，重新登录系统即可使用新密码。若修改失败，请按照提示信息进行操作或联系系统管理员。第3章系统界面与基本操作3.1系统界面布局ERP系统界面布局设计旨在提高工作效率，使各项业务操作更为便捷。系统界面主要包括以下几个部分：（1）标题栏：位于界面上方，显示当前操作模块名称及系统相关功能按钮。（2）菜单栏：包含系统所有功能模块，用户可以通过菜单项访问相应功能。（3）工具栏：提供常用功能的快捷操作按钮，方便用户快速执行操作。（4）导航栏：显示当前模块的导航菜单，用户可以快速切换至相关模块。（5）工作区域：显示当前操作模块的主要内容，如表格、表单、图表等。（6）状态栏：显示系统当前状态、操作提示及用户信息等。3.2菜单栏与工具栏3.2.1菜单栏菜单栏包含了系统所有的功能模块，以下为主要菜单项及其功能：（1）文件：主要包括新建、打开、保存、打印、退出等基本操作。（2）编辑：提供复制、粘贴、剪切、撤销、重做等文本编辑功能。（3）视图：用于切换界面布局、显示隐藏工具栏等。（4）业务处理：包括采购、销售、库存、财务等业务模块。（5）报表中心：、查看和管理各类报表。（6）系统设置：进行系统参数设置、权限管理、用户管理等。3.2.2工具栏工具栏提供以下常用功能的快捷操作：（1）新建：创建新的业务单据或记录。（2）保存：保存当前操作数据。（3）打印：打印当前界面内容。（4）撤销：撤销上一步操作。（5）重做：恢复上一步撤销的操作。（6）搜索：在当前模块内进行数据查询。（7）帮助：查看系统帮助文档。3.3功能快捷键为方便用户快速操作，系统提供以下功能快捷键：（1）CtrlN：新建（2）CtrlS：保存（3）CtrlP：打印（4）CtrlZ：撤销（5）CtrlY：重做（6）CtrlF：搜索（7）F1：帮助通过熟练掌握以上系统界面与基本操作，用户可以更高效地使用ERP系统进行日常业务处理。第4章基础信息管理4.1员工信息管理员工信息管理是企业资源计划（ERP）系统中的核心功能之一，主要包括对员工基本资料、职位变动、薪资福利等信息的维护。以下是员工信息管理的基本操作指南：4.1.1新增员工信息（1）登录ERP系统，进入员工信息管理模块。（2）“新增”按钮，填写员工基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式等。（3）填写完毕后，“保存”按钮，系统将自动员工编号。4.1.2修改员工信息（1）在员工信息列表中找到需要修改的员工记录。（2）“编辑”按钮，对员工信息进行修改。（3）修改完毕后，“保存”按钮。4.1.3删除员工信息（1）在员工信息列表中找到需要删除的员工记录。（2）“删除”按钮，系统会提示确认删除操作。（3）确认删除后，系统将删除该员工信息。4.1.4查询员工信息（1）在搜索框中输入员工姓名、工号等关键字。（2）“搜索”按钮，系统将显示符合条件的员工信息。4.2客户信息管理客户信息管理是ERP系统的重要组成部分，帮助企业维护客户资料、分析客户需求、提高客户满意度。以下是客户信息管理的基本操作指南：4.2.1新增客户信息（1）登录ERP系统，进入客户信息管理模块。（2）“新增”按钮，填写客户基本信息，包括客户名称、联系人、联系电话、邮箱等。（3）填写完毕后，“保存”按钮。4.2.2修改客户信息（1）在客户信息列表中找到需要修改的客户记录。（2）“编辑”按钮，对客户信息进行修改。（3）修改完毕后，“保存”按钮。4.2.3删除客户信息（1）在客户信息列表中找到需要删除的客户记录。（2）“删除”按钮，系统会提示确认删除操作。（3）确认删除后，系统将删除该客户信息。4.2.4查询客户信息（1）在搜索框中输入客户名称、联系人等关键字。（2）“搜索”按钮，系统将显示符合条件的客户信息。4.3供应商信息管理供应商信息管理有助于企业优化供应链，降低采购成本，提高采购效率。以下是供应商信息管理的基本操作指南：4.3.1新增供应商信息（1）登录ERP系统，进入供应商信息管理模块。（2）“新增”按钮，填写供应商基本信息，包括供应商名称、联系人、联系电话、邮箱等。（3）填写完毕后，“保存”按钮。4.3.2修改供应商信息（1）在供应商信息列表中找到需要修改的供应商记录。（2）“编辑”按钮，对供应商信息进行修改。（3）修改完毕后，“保存”按钮。4.3.3删除供应商信息（1）在供应商信息列表中找到需要删除的供应商记录。（2）“删除”按钮，系统会提示确认删除操作。（3）确认删除后，系统将删除该供应商信息。4.3.4查询供应商信息（1）在搜索框中输入供应商名称、联系人等关键字。（2）“搜索”按钮，系统将显示符合条件的供应商信息。第5章销售管理5.1销售订单管理销售订单管理是企业资源计划（ERP）系统中的重要环节，负责处理客户订单的录入、审批、执行及跟踪。以下是销售订单管理的基础操作指南：5.1.1订单录入登录ERP系统，进入销售订单模块。新建订单，根据客户需求填写订单信息，包括客户名称、订单号、销售产品、数量、单价、交货日期等。确认订单信息无误后，保存并提交审批。5.1.2订单审批审批人员登录系统，进入销售订单审批模块。查看待审批订单，对订单进行审核，如需修改可退回给销售人员。审批通过后，订单状态更新为“已审批”。5.1.3订单执行销售人员根据已审批订单，进行产品库存查询、备货、物流安排等操作。确认订单执行过程中涉及的业务单据，如发货单、发票等。5.1.4订单跟踪通过销售订单查询功能，实时了解订单状态、物流信息等。如有异常情况，及时与客户沟通，保证订单顺利完成。5.2销售出库管理销售出库管理是销售过程中的关键环节，涉及库存管理、物流配送等方面。以下是销售出库管理的基础操作指南：5.2.1出库单创建根据销售订单，进入库存管理模块，创建出库单。填写出库单信息，包括客户名称、订单号、产品、数量、出库日期等。保存并提交出库单。5.2.2出库单审批审批人员登录系统，进入出库单审批模块。对待审批出库单进行审核，确认库存充足、信息无误后，审批通过。5.2.3出库操作库管人员根据已审批出库单，进行实物出库操作。保证出库产品与出库单信息一致，避免错发、漏发等情况。5.2.4物流配送根据客户要求和订单交货日期，安排物流配送。跟踪物流信息，保证产品按时送达客户手中。5.3销售退货管理销售退货管理是企业处理客户退换货需求的环节，以下是其基础操作指南：5.3.1退货申请客户发起退货申请，销售人员进行初步审核。确认退货原因、产品及数量，录入系统并提交审批。5.3.2退货审批审批人员登录系统，进入退货审批模块。审核退货申请，确认无误后审批通过。5.3.3退货接收库管人员根据退货申请，进行退货接收操作。检查退货产品，确认符合退货条件后，办理入库手续。5.3.4退款处理销售人员根据退货结果，进行退款处理。保证退款金额正确、及时到账，提高客户满意度。第6章采购管理6.1采购订单管理6.1.1创建采购订单在ERP系统中，采购订单管理是采购管理的重要组成部分。用户需进入采购订单模块，创建采购订单按钮，填写相应的供应商信息、物料信息、数量、单价等字段，并选择适当的付款方式和交货日期。6.1.2审批采购订单创建采购订单后，需按照企业内部审批流程进行审批。审批通过后，采购订单将正式生效，系统会自动采购订单号。6.1.3采购订单跟踪用户可在系统中实时查看采购订单的执行状态，包括订单已接收、已发货、已入库等。如有需要，还可以对采购订单进行修改和取消操作。6.2采购入库管理6.2.1收货确认当采购订单中的物料到达企业仓库时，仓库管理员需在ERP系统中进行收货确认。确认收货后，系统会自动更新库存信息。6.2.2入库验收收货确认后，仓库管理员需对收到的物料进行验收，包括核对物料数量、质量、型号等。验收合格后，将物料入库。6.2.3入库单管理系统会根据收货确认和验收结果自动入库单。用户可在入库单管理模块查看、打印和导出入库单。6.3采购退货管理6.3.1退货申请当采购的物料存在质量问题或数量不符时，需发起退货申请。用户在ERP系统中填写退货申请，并注明退货原因、退货数量等。6.3.2退货审批退货申请提交后，需按照企业内部审批流程进行审批。审批通过后，退货申请将正式生效。6.3.3退货执行审批通过后，用户可在ERP系统中退货单，并与供应商协商退货事宜。退货完成后，系统会自动更新库存和采购订单状态。注意：在实际操作中，用户需遵循企业内部采购管理相关规定和流程，保证采购管理的合规性和效率。如有疑问，请及时与相关部门沟通解决。第7章库存管理7.1库存查询7.1.1功能描述库存查询功能可以帮助用户快速准确地查询到仓库中的各种物料库存情况，包括库存数量、库存金额、库存位置等信息。7.1.2操作步骤（1）登录ERP系统，进入库存管理模块。（2）在左侧菜单栏中选择“库存查询”选项。（3）在查询界面，根据需求选择相应的查询条件，如物料编码、物料名称、仓库等。（4）“查询”按钮，系统将显示符合查询条件的库存信息。7.1.3注意事项（1）保证查询条件选择正确，以免影响查询结果。（2）若查询结果显示库存数量不足，请及时联系采购部门进行补货。7.2库存盘点7.2.1功能描述库存盘点功能用于定期或不定期地对仓库中的物料进行实际数量与系统数量的比对，保证库存数据的准确性。7.2.2操作步骤（1）登录ERP系统，进入库存管理模块。（2）在左侧菜单栏中选择“库存盘点”选项。（3）选择相应的仓库和盘点日期，“盘点单”按钮。（4）根据的盘点单，到仓库实地进行盘点，录入实际数量。（5）完成盘点后，将盘点结果提交至系统，系统将自动更新库存数据。7.2.3注意事项（1）盘点前保证仓库内的物料数据已更新至最新状态。（2）盘点过程中，要保证实际数量与录入数量一致，避免误差。（3）盘点完成后，及时提交盘点结果，以便系统更新库存数据。7.3库存预警设置7.3.1功能描述库存预警功能可以帮助企业及时掌握库存动态，避免因库存过多或过少而影响生产和销售。7.3.2操作步骤（1）登录ERP系统，进入库存管理模块。（2）在左侧菜单栏中选择“库存预警设置”选项。（3）设置预警条件，如库存下限、库存上限等。（4）选择需要设置预警的物料，“保存”按钮。7.3.3注意事项（1）合理设置库存预警上下限，以保证生产需求和避免库存积压。（2）定期检查库存预警设置，根据实际情况进行调整。（3）当系统发出预警提示时，请及时关注并采取相应措施。第8章财务管理8.1应收账款管理8.1.1客户资料管理登录ERP系统后，选择财务管理模块，进入应收账款管理子模块。首先进行客户资料的管理，包括新增、修改和查询客户信息。保证客户资料的准确性，以便后续业务操作的正确性。8.1.2发票管理在应收账款管理模块中，对销售发票进行管理。包括发票的开具、修改、作废和查询等功能。保证发票信息的正确性，以便及时准确地记录应收账款。8.1.3收款管理收款管理包括对客户付款的登记、核销和查询。在收到客户款项后，及时进行收款登记，保证应收账款的实时更新。8.1.4账龄分析通过账龄分析功能，可以查看不同账龄段的应收账款分布情况，以便对逾期账款进行催收和管理。8.2应付账款管理8.2.1供应商资料管理在应付账款管理模块中，对供应商资料进行管理。包括新增、修改和查询供应商信息，保证供应商资料的准确性。8.2.2采购发票管理对采购发票进行管理，包括发票的录入、修改、作废和查询等功能。保证采购发票信息的准确性，以便准确记录应付账款。8.2.3付款管理付款管理包括对供应商付款的登记、核销和查询。在支付供应商款项时，及时进行付款登记，保证应付账款的实时更新。8.2.4账龄分析通过账龄分析功能，可以查看不同账龄段的应付账款分布情况，以便合理安排付款计划。8.3会计凭证管理8.3.1凭证录入在会计凭证管理模块中，进行凭证的录入。根据实际业务情况，选择相应的会计科目、借贷方向和金额，保证凭证内容的准确性。8.3.2凭证审核对已录入的会计凭证进行审核，保证凭证内容的合规性和准确性。8.3.3凭证过账审核无误的会计凭证进行过账操作，将凭证内容更新到相应的会计账簿中。8.3.4凭证查询通过凭证查询功能，可以查看已过账的会计凭证，便于对财务数据的分析和审查。8.3.5凭证打印第9章报表与分析9.1销售报表9.1.1销售数据概览本节主要介绍如何查看销售数据概览报表，包括销售金额、销售数量、销售趋势等关键指标。9.1.2销售明细报表用户可通过销售明细报表查询每一笔销售订单的具体信息，如客户名称、销售日期、商品名称、销售数量等。9.1.3销售退货报表本节介绍如何查看销售退货相关的报表，以便分析退货原因，为降低退货率提供数据支持。9.2采购报表9.2.1采购数据概览介绍如何查看采购数据概览报表，包括采购金额、采购数量、供应商绩效等关键指标。9.2.2采购明细报表用户可通过采购明细报表查询每一笔采购订单的具体信息，如供应商名称、采购日期、商品名称、采购数量等。9.2.3采购到货情况报表本节主要讲解如何查看采购到货情况报表，以便监控采购订单的执行进度。9.3库存报表9.3.1库存数据概览介绍如何查看库存数据概览报表，包括库存金额、库存数量、库存周转率等关键指标。9.3.2库存明细报表用户可通过库存明细报表查询每一款商品的库存情况，如商品名称、库存数量、库存地点等。9.3.3库存预警报表本节讲解如何查看库存预警报表，以提前发觉库存过剩或不足的问题，保证