工程项目现场监理资料管理办法(2015年版)

工程项目现场监理资料管理办法（2015年版）1、目的为保证在工程监理过程中有效实施“四控制、两管理、一协调”、南网基建一体化和安全生产风险管理体系，使监理工作切实做到“凡事有章可循，凡事有人负责，凡事有案可查，凡事有人监督”，准确反映监理工作，客观评定监理工作，为界定监理责任提供、保留证据，通过规范现场监理项目部的文档资料管理工作，全面提高监理工作服务水平和监理工作质量，助推监理工作有效开展，特制订本办法。2、职责2.1总监理工程师或监理项目部负责人负责组织开展监理项目部的监理资料管理工作，按要求编写好总监监理日志，领导项目监理人员及时编制、签署、收集、移交相关监理资料，组织编写工程协调会议纪要、监理汇报材料和监理工作总结，指导信息管理员正确、及时地收集、整理、保管和归档好全部监理资料。当总监或监理项目部负责人代行监理工程师、监理员、信息管理员职责时，还必须按其相应的职责负责监理资料的收集、整理和移交。2.2专业监理工程师（包括安全质量监理工程师）负责本专业的原材料送检、产品质量开包验收、分项工程的验收、报审资料、旁站记录、监理工程师监理日志、分部和单项工程竣工总结及有关监理资料(含附件)的编写、收集汇总、整理和及时归档，标段、分部工程验收完毕，应将完整、真实的监理资料交信息管理员验收归档。当监理工程师代行监理员、信息管理员职责时，还必须按其相应的职责负责监理资料的收集、整理和移交。2.3监理员负责旁站记录、监理员日志及有关监理资料(含附件)的编写、收集汇总、整理和及时归档，分部、单项工程验收完毕，即应将完整、真实的监理资料交信息管理员验收归档。2.4信息管理员负责监理资料的验收、分类整理、文档移交，负责监理项目部收发文管理、核实并处理往来报表（包括考勤表），负责收集工程建设及监理工作的各种信息，协助编写出版会议纪要、监理日报、月报、周报和监理大事记等。3、工作要求公司定期或不定期派人到各现场监理部培训、指导文员如何做好监理资料的收集、整理。3.1对总监的要求3.1.1总监自始至终都是工程监理资料管理的第一责任人，总监在调往其它工程仍要对以前所担任总监期间的工程监理资料负责。总监有责任对整个工程的监理资料的管理提出目标要求，组织开展本工程监理项目部监理资料管理，及时编制、签署、收集相关工程监理资料，要求信息管理员正确、及时、收集、整理、保管归档好全部监理资料。监理项目部监理资料管理的规范与否是衡量总监和监理项目部管理水平的一项重要考核指标。3.1.2按规定起草、审查、签署相关监理文件，并及时转信息管理员归档。3.1.3按规定检查监理人员的监理资料（包括日志、表单、文件），督促其完善、移交归档。3.1.4每月检查监理人员的见证记录、监理日志和信息管理员的项目监理资料管理工作。3.1.5关注三标体系和安风体系相关记录表格是否同步产生。3.1.6检查是否落实南网基建一体化管理要求，表格填写齐全、正确。3.2对监理工程师、监理员的要求3.2.1监理工程师需审核施工报审资料，对工程施工全过程进行监理检查，以验证施工资料的真实性、完整性、规范性，对工序、分项、分部工程细分项目，层层把关，报审材料签字盖章手续完成后一周内交信息管理员归档。3.2.2监理工程师要负责本专业范围WHS表格的填写工作，每月30日前将WHS表格交信息管理员。3.2.3监理员重点做好旁站和巡视监理，必须保证在监理日志中记录当天的监理工作，旁站和巡视的监理记录应当天填写。旁站和巡视记录完整、客观、真实，与其他监理资料同时移交信息管理员归档，每月30日前。3.2.4监理工程师、监理员要处理和保留好一线监理信息资料，确保原始资料的全面性和可靠性。3.2.5监理工程师、监理员要服从总监领导，按照项目监理资料归档要求配合信息管理员收集、整理完善监理资料。3.3对信息管理员的要求3.3.1信息管理员须熟练掌握电脑和相关办公设备的使用及档案系统的录入和操作，提高写作和文书能力，了解电力、建筑工程基本技术和监理专业知识以及工程监理档案管理技术。3.3.2信息管理员需按照总监的要求协助管理好整个监理过程资料，有责任对工程监理过程中的管理性文件、过程监理文件主动收集，及时、准确、完整、有条理地进行整理、归档；对资料收集、整理、分类、归档中存在的问题要及时向总监汇报，并协助解决。保证在处理监理资料业务时，做到对监理资料不丢失、无遗漏、方便查阅和可追溯。3.3.3信息管理员要协助总监充分调动监理项目部所有成员的积极性，有责任按规定要求全体监理人员有效完成监理资料的收集、整理工作。3.3.4主动协助总监进行监理工作检查，特别是总监按期查阅监理人员的监理日志和旁站记录；注意检查施工过程中形成的监理工作表单是否完备以及符合业主的要求，重要的监理文件是否符合项目监理合同和项目目标的要求。3.3.5按照业主单位档案管理要求把工程监理资料进行收集、整理、装订归档、输入档案系统，最后移交业主档案部门。3.4监理资料应随着工程进展而及时收集、整理，通过整理及时发现和处理监理工作中存在的问题，杜绝工程结束后再补资料的现象，确保资料真实、完整移交，防止缺失资料无法后补。3.5监理项目部实行监理人员轮休工作替代制度，保证各监理和信息管理员岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，确保监理资料的连续性和完整性。3.6伴随工程的开展，从进场开始，档案系统的图像和文字录入工作就需争取与工程同步进行，以提高监理资料整理工作效率，便于在工程结束时，监理资料也能同步整理完毕而顺利移交。4、工作程序4.1在项目开工前，监理项目部应就监理文件资料的填写要求、份数、文件资料传递流程等内容在内部统一认识，并与建设单位、设计单位、承包单位取得一致。4.2在项目开展一周内，信息管理员应按照公司和工程项目监理要求，建立本项目监理档案目录，公司工程监理档案案卷目录参见记录1：《工程项目监理文档案卷目录》。案卷分类的原则是要按照业主项目最终归档要求的《档案管理办法》和公司工程项目监理档案管理的要求以及监理工作管理的要求为目标，建立卷内目录，反映出监理文件之间的有机联系，一切目的是以做到方便工作，便于管理、查找和移交。4.3监理项目部资料收集、分类、整理、归档工作要贯穿整个监理过程。在进驻现场后，即要配置现场监理资料档案盒，现场监理资料档案盒标准和目录要求参考如下：4.3.1监理资料档案盒规格：（1）线路工程要准备3厘米、2厘米档案盒，线路长、施工点多的准备30个，加固工程，改接线工程则准备10个；（2）新建换流站准备3厘米、2厘米档案盒各30个，5厘米10个；（3）新建变电站准备3厘米、2厘米档案盒各20个，5厘米5个；（4）换流站、变电站改扩建工程准备15个3厘米档案盒；（5）零星工程根据工程具体情况准备基本数量的档案盒。4.3.2监理资料档案盒编写要求：（1）档案盒正面的案卷题名打印文件、资料名称；（2）编制单位填写×××监理项目部；（3）档案号为工程拼音缩写，其他可不填写；（4）脊背用纸打印贴上，尺寸根据盒子厚度，贴在案卷题名下横线与保管期限上横线之间，内容为工程拼音缩写（字体小三黑体）、文件资料名称（字体小二黑体）、盒子编号（字体小二黑体）、天广监理拼音缩写（字体小三黑体）；（5）如编号第一的盒子装满，可增加一个01A、01B、……的盒子而不影响后面资料盒子排序。档案盒标准以穗东换流站为例如图-1所示。4.3.3卷内目录监理资料档案盒应按案卷目录表分卷，每卷编制有卷内目录表。案卷目录表和卷内目录表如表-1和表-2所示。4.4资料盒内文件，编号小的在上面，编号大的在下面；发文日期早的在上面，发文日期晚的在下面。4.5凡监理人员编写材料需要进行文件编码的，编码由信息管理员提供，信息管理员要按公司体系文件规定的编码规则指导编码。4.6文件资料盒要竖立摆放，盒子脊背向查阅人方向。资料柜中的南网基建一体化管理文件、公司体系文件、验收规范标准要求竖立摆放，施工图纸整齐摆放。图-1档案盒标准SDHLZ档号：SDHLZ-01档案馆（室）号：相细微号：关建科技档案设单案卷题名：国家颁发的法律法规位编制单位：穗东换流站工程监理部文件保管期限：××GDTG表-1×××监理项目部文件资料案卷目录备注：本表后面要附上各卷内目录，并用文件夹装订成1本，方便查阅和换页表-2《法律、法规》卷内目录序号文件资料名称发文单位收文日期整理人备注1234.7对外收、发文件和单证必须在“收、发文记录簿”上进行签收和发文登记，凡盖有监理项目部印章发出的文件和单证均须留底一份（或拍照备查），凡是借阅已生效的监理文件和单证，也必须有借据和登记，在“文件借阅登记簿”上记载，保证做到有效保管和有可追溯性。4.8监理项目部监理人员、信息管理员、司机在改变岗位、请假离岗、调离岗位、辞职前，都必须填写记录2《人员变动监理资料移交表》进行监理资料的移交签证，办理包括监理日志、监理表单、工程签证情况、监理总结、监理设备等移交手续，未办理完移交手续的，除监理项目部内部改变岗位外，公司将不予办理变动手续。4.9零星工程由于公司未配置办公设备，一般情况汇只有1名监理工程师或1名监理员，在工程监理过程中，监理人员要妥善保管好监理规划、细则、旁站记录、承包单位报审文件、监理日志、公章，防止丢失，在工程结束时寄公司监理部或公司指定的人员保管，不得存放在施工单位。5、工程竣工监理档案资料移交5.1为确保工程监理资料管理的连续性，无特殊情况，监理项目部的信息管理员要始终负责工程监理资料管理工作，工程建设过程无特殊情况不做调动，直到工程监理档案资料移交。5.2工程竣工投产后，工程监理资料仍未移交给建设单位，工程监理资料要寄回公司存放或由信息管理员带到下一个工程，不得存放在施工单位处。5.3公司监理部根据各工程监理项目的信息管理员的工作饱满程度，适时安排信息管理员负责其它工程项目的监理档案资料移交工作，各项目总监应积极配合公司的工作安排。5.4工程项目结束后，如原项目监理资料需要完善，仍由原项目总监负责组织完成，如补办签证单、补充编制监理文件、进行原项目监理工作汇报等。5.5重点工程项目，在工程投产一个月内完成相关资料收集，监理项目部撤场时必须具备移交给建设单位档案管理部门检查的条件。5.6一般工程项目如变电站扩建工程、220千伏新建线路工程等，建设单位无要求延迟移交监理档案资料、需与施工单位一起移交等情况，在工程投产后两个月内必须完成工程监理档案资料移交工作。5.7线路迁改、设备更换、地线防腐蚀改造等零星工程，在工程投产后一个月内必须完成工程监理档案移交工作。5.8重点工程项目、新建220千伏变电站工程、新建220千伏线路工程等必须留有一份工程监理档案资料复印件、相册、档案资料光盘并移交公司综合部档案，零星工程只需要提供工程监理档案资料光盘1张。6、考核6.1工程监理竣工档案资料由工程项目的总监负责督促信息管理管做好整理、移交工作,需要总监组织整改的工程监理档案资料，总监以各种理由推脱责任，季度绩效考核为B2。6.2总监未填写监理日志，其它监理人员监理日志、旁站记录等资料欠缺严重、丢失而导致影响工程监理档案资料移交，相关责任人季度绩效考核为B2。6.3公司监理部安排信息管理员移交其它工程项目监理资料，拒不执行者，季度绩效考核为B3。6.4公司安排的信息管理员负责移交工程监理档案资料，采用拖延、怠慢的态度而导致监理档案资料无法移交，影响工程监理进度款收款工作，季度绩效考核为C。记录1工程监理项目部监理文档案卷目录档案卷号档案名称卷内目录（基本内容）建档要求1法律、法规1、法律、法规有效文本（电子版）；2、法律、法规学习记录。监理项目部设立后一周内2规范、标准1、国家建设工程管理条例、规范有效文本（电子版）；2、电力行业、南网公司基建一体化文件、规范有效文本（纸质）；3、工程监理相关技术标准有效文本（纸质）；4、学习记录。监理项目部设立后一周内完成3体系文件、管理制度1、公司三标一体综合管理体系、安全生产风险管理体系和安全生产标准化有效文本（单行本）；2、公司各项制度、通知、通报；3、学习记录和相关记录表格。监理项目部设立后一周内开始建立4相关建设单位文件建设单位的相关工程建设管理文件、通知；施工单位的文件、报告；设计单位的文件；物资部门的相关文件。监理项目部设立后一周内开始建立5文件管理监理项目部文件、通知、报告等公文；文件收文登记表；文件外发登记表；文件借阅登记表。监理项目部设立后一周内开始建立6合同、协议1、施工、调试合同；2、监理合同、委托函。监理项目部设立后一周内完成7监理资源1、项目/人事1.1、公司执照、资质等文件扫描件；1.2、项目设立文件（原件）；1.3、项目组成审批表；1.4、总监任命函（原件）；1.5、岗位承诺书（原件）；1.6、1.7、人员调动文件（调令、监理工作和资料移交表）；1.8、考勤表管理（合订）；1.9、本项目人事历史台帐；1.10、其他；2、监理物资设备2.1、2.2、《工程监理物资设备领用清单》；2.3、《办公用品购置/调配申请表》；2.4、《工程监理物资设备交接表》；3、其他3.1、租房、电话、网络开通等文件；3.2、各类报告、申请；3.3、项目部开支成本台帐。监理项目部设立后一周内完成8监理规划、细则、创优、强条、绿色施工监理监理规划、细则1.1、监理规划；1.2、监理实施细则。强制性条文2.1、2.2、强条执行检查记录；2.3、强条学习记录；2.4、强条执行实施总结。3、达标投产、创优文件3.1、达标投产、创优实施细则；3.2、达标投产、创优实施记录。4、绿色施工监理4.1、绿色环保施工监理检查计划；4.2、绿色环保施工监理检查表；4.3、绿色施工导则学习记录。监理项目部设立后两周内完成9安、健、环管理安全、健康与环境监理实施细则；安全、健康与环境监理检查记录表，5S实施相关记录表；环境因素识别排查表、环境因素评价表、重要环境因素清单；危险源识别表、危险源登记表、风险评价表、重大风险及其控制措施一览表；监理工作应急预案：自然灾害应急预案、火灾事故应急预案、台风应急预案、化学品泄漏应急预案、触电事故应急预案、机械及设备重大事故应急预案；应急救援准备预案学习记录；应急救援准备预案评审记录表；应急救援准备预案演练评估报告表。监理项目部设立后两周内完成建立10施工图纸1、施工图清单；2、施工图会审（检）纪要。根据工程展开情况建立11会议纪要开工审查会议（包括第一次工地会议）1.1、开工条件审查会；1.2、安全技术交底会；1.3、2、施工组织设计审查会；3、安全检查会；4、中间检查、验收会；5、工地例会和施工协调会；6、监理部内部会议。根据工程展开情况建立12开工（分部/单位工程开工）审查、分包商审查线路复测报审表；工程开工（分部/单位工程开工）/复工报审表；施工管理人员资格报审表；项目管理体系报审表；施工组织设计（方案）报审表；工程安健环策划报审表；应急预案报审表；工程创优实施计划/细则报审表；施工/调试方案报审表；10、分包单位资质报审表；11、施工单位质量体系报审表。根据工程展开情况及时建立13施工人员、工器具、试品试验报审1、特殊工种人员统计；2、主要测量计量器具/试验设备报审表；3、试验/检测单位资格和试品/试件试验报告等报审表。根据工程展开情况建立14工程材料/设备审查1、3、主要材料/设备开箱检查申请及记录；4、见证取样和送检记录；4、施工进度计划报审表；5、大中型施工机械进出场报审表；6、设备缺陷通知单、处理报验表。根据工程展开情况建立15通知单、联系单、暂停令/复工令监理工程师通知单、回复单；监理工作联系单；工程联系单；暂停令/复工令；监理初/复验消缺问题通知单。根据工程展开情况建立16施工进度控制、进度款审查施工/调试进度计划报审表；施工/调试进度调整计划报审表；变更工期报审表；工程进度款报审表；工程进度款审批记录表；工程进度协调文件。根据工程展开情况建立17月报（周报）、日报（快报）监理月报/半月报；监理周报；日报、快报、简报。根据工程展开情况建立18质量监督分部/单位工程质量监督检查报告（质检中心站）；根据工程展开情况建立19设计变更