2024年会议室管理制度（四篇）

第4页共4页2024年会议室管理制度1、目标为确保公司总部会议室的使用和管理规范化、合理化，以提供优质的会议服务和良好的会议环境，预防设备损坏，体现公司的专业形象，特制定本规定。2、适用范围本规定适用于公司总部的所有类型会议室。3、原则遵循统一管理、分工负责、有效控制、资源共享、快速处理和责任追究的原则。4、职责4.1公关传播部的职责4.1.1公关传播部负责制定和修订《会议室管理操作规范》，并监督制度的执行，以确保其有效实施。4.1.2公关传播部负责会议室的统一分配，根据会议性质和重要性进行合理分配。4.1.3公关传播部负责日常检查会议室设施和流动用品的使用情况，每日进行点检，并填写《会议室点检表》。4.2综合管理部的职责4.2.1综合管理部负责会议室管理系统的制作和维护，指定专人管理电子设备和设施。4.2.2综合管理部负责根据公司需求规划和采购会议室设备。4.3各部门的职责4.3.1各部门需按照预定流程申请会议室，不得擅自更改已申请的会议。4.3.2重要接待会议由公关传播部安排，各部门日常会议需自行安排服务人员。4.3.3各部门使用会议室时，有责任维护用品和卫生，使用后应及时归还钥匙。5、具体规定5.1会议室使用申请流程及规定5.1.1避免会议冲突，各部门需提前申请会议室并登记，遵循先到先用原则。5.1.2如有公司级领导临时使用会议室，相关部门需配合调整。5.1.3临时会议需及时向会议室负责人申请并登记。5.1.4如取消会议室，需提前半天通知管理员。5.1.5申请时需明确使用时间、参会人员等，如有需要其他部门协助，需提前联系。5.2会议室使用及维护5.2.1使用人负责会议期间设备的完好，提醒参会人员爱护设备。5.2.2对造成设施人为损坏和资源浪费的行为，公关传播部将进行赔偿处罚，严重者按公司规定处理。5.2.3会议组织者需保持会议室卫生，结束后负责清理废弃物并恢复原状，否则将受到通报批评。5.2.4会议结束后，组织者需通知管理员清点设备，确认无误后方可离开。5.2.5如发现物品损坏或丢失，应及时报告公关传播部，否则将承担全部责任。5.2.6会议期间发生任何事故和意外，由使用部门负责。6、考核措施6.1不按规定私自使用会议室的部门，其负责人将受到罚款。6.2设备破损、物品摆放不整齐、垃圾未清理、钥匙未及时归还的，将对相关负责人进行罚款。6.3未经允许擅自调整设备导致损坏的，将对负责人或部门进行罚款，并按原价1.5倍赔偿。7、其他7.1本规定由公关传播部负责解释。7.2本规定自发布之日起生效。8、附件附件一：《会议使用登记表》。2024年会议室管理制度（二）一、为优化会议室管理，确保其规范且高效地使用，特此制订以下会议室管理规定。二、会议室的管理工作由综合管理办公室全权负责，涵盖钥匙保管、使用调度、设施设备的保护以及卫生清洁等方面。三、会议室主要服务于公司内部的会议、培训、招聘及外事接待等事务。未经正式许可，不得擅自提供给外部单位或个人使用。如外部有需求，需事先向综合管理办公室提出申请。四、各部门如需使用会议室，需提前一天向综合管理办公室提出，填写《会议室使用申请表》。综合管理办公室将依据任务的紧急程度进行合理调度，以便做好必要的会前准备。五、在使用过程中，未经办公室允许，不得随意移动会议室的设备或家具，不得将室内物品带出，也不得擅自操作音响、功放、DVD、投影等设备。如有特殊需求，应在预约时一并提出，由办公室指派专人进行操作和调试。六、内部会议不提供茶叶、纯净水和纸杯。如承办部门有相关需求，需在预约时提前告知。其他额外需求需自行准备。部门会议的会务服务工作请自行负责。在会议室进行悬挂、张贴活动时，需在综管办的监督下进行，并在使用后立即恢复原状，保持墙面整洁。七、会议期间，主办部门需负责会议室的卫生、照明、空调及设备的正常使用。请妥善使用各种设施，如有损坏，将按照公司规定进行赔偿。八、各部门必须严格遵守预约的会议时间。如需调整，需事先征得综合管理办公室的同意。九、与会人员需尊重会议室的设施，保持室内环境的清洁卫生。十、会议结束后，负责会议的部门或车间人员应立即关闭会议室的门窗，确保空调、音响等设备的电源关闭。如因疏忽导致损失，责任人需承担相应责任。十一、本规定适用于东会议室(大)及小会议室，全天候开放。十二、本规定自公布之日起生效执行。十三、本规定的解释权归行政部所有。2024年会议室管理制度（三）一、目标本规定旨在加强会议室的管控，确保其合理使用，以及高效利用会议室资源，故特此制定。二、适用范围本制度适用于位于老办公楼二楼的会议室的管理和使用。三、职责划分会议室的日常管理与监督工作由公司环境安全管理部全权负责。四、会议室使用申请程序1、为避免会议时间冲突，各部门如需使用会议室，需提前向环境安全管理部报备，以便进行统一调度。2、申请时，需详细登记使用时间、参会人员等信息，如有需要环境安全管理部协助的事项，需提前注明，以便环境安全管理部能提供相应的支持服务。3、如遇紧急情况需临时使用会议室，需立即通知环境安全管理部并完成登记。五、会议室的调度1、会议室的分配遵循"先申请，先安排"的原则。如遇特别紧急或重要会议，申请人需通知环境安全管理部，如资源紧张，环境安全管理部应协调其他会议调整时间。2、已安排的会议应准时开始和结束，以避免影响后续会议的进行。3、若会议需要改期或取消，负责人应立即告知环境安全管理部。4、如需接待临时访客并使用会议室，需提前通知环境安全管理部进行安排。六、会议室的使用规定1、环境安全管理部应在会议开始前____分钟开启会议室。2、如需使用电脑、投影、音响等设备，由使用部门自行准备。3、公司级会议及重要宾客接待，由环境安全管理部提供茶水服务，其他会议请各部门自行准备。4、会议结束后，负责人应立即整理会场，关闭所有电器，并通知环境安全管理部。5、使用会议室的部门需保持室内整洁，使用完毕后及时清理，将移动的桌椅归回原位，以便其他部门使用。七、注意事项1、所有使用人员需爱护会议室内的设备和物品，如有损坏需按价赔偿。2、严禁在会议室进行娱乐活动，如打牌、嬉戏等。3、未经环境安全管理部许可，不得擅自将会议室物品转借他人或挪作他用。如需借用，需填写借用登记表，并在使用后立即归还。4、会议室内报纸、杂志阅读后请放回原处，如需借阅，需填写借阅登记表，并确保及时归还。2024年会议室管理制度（四）1、会议室的管理、使用登记、调度及设备维护等事务，均由总务处全权负责。未经许可，任何个人或部门不得擅自使用会议室，亦不得擅自挪用会议室内的多媒体设备、桌椅等物品。本管理办法所涵盖的会议室包括：1212波司登培训教室（大会议室）、1221会议室、1312培训教室、1321会议室、1319会议室、1406党员活动室（四楼）及1408会议室。2、为确保会议室使用的有序性，实行提前预约制度。为避免会议时间冲突，相关部门需提前____天向总务处提交会议室使用申请，并填写相应表格，以便总务处进行统一调度。对于临时召开的紧急会议，需及时向总务处提出申请，并在会议结束后补办相关登记手续。各部门在获得会议室使用权后，需领取会议室钥匙。3、各部门在申请使用会议室时，需明确使用时间、参会人数等信息。如需总务处协助办理的事项，请提前注明，以便总务处做好相应的准备工作。若需使用会议室的设备，请提前向总务处说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。4、在会议室使用安排发生冲突时，应遵循局部服从整体的原则。学校会议具有优先权，部门会议之间则需根据重要性和紧急性自行协商解决。5、使用会议室的部门应爱护会议室的设施，保持会议室清洁。会议结束后，应及时整理会场，检查安全（电源），关闭窗户、空调，锁好门，并将钥匙交还总务处。6、会议期间，请与会人员爱惜会议室的设备及物品，自觉保持卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑，共同维护会议室的清洁环境。7、会议结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源。特别注意投影仪的散热问题，需等待指示灯变红后方可切断电源。同时，关好门窗，整理会议场地。如发现设备故障或损坏，请及时报至总务处进行维修，以确保其他会议的顺利进行。安全责任由申请者所属处室主任或系部主任承