行政管理-档案管理制度

行政管理-档案管理制度第一章总则为规范档案管理工作，确保档案的安全、完整和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位的实际情况，特制定本制度。档案管理制度旨在提高档案管理的科学性和规范性，为单位提供准确的信息服务支持。第二章目标1.确保档案安全：通过科学管理和技术手段，保障档案的安全性，防止档案的遗失或损坏。2.提高档案利用率：通过优化管理流程，提高档案查阅和利用的效率，支持单位的决策和管理。3.促进信息化建设：逐步推进档案管理的信息化，提升档案管理的现代化水平。4.建立良好的档案文化：增强全体员工对档案管理重要性的认识，营造重视档案管理的良好氛围。第三章适用范围本制度适用于我单位所有部门和员工的档案管理工作，包括但不限于人事档案、财务档案、项目档案及其他业务档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等活动。第四章管理规范第1节档案的收集和归档1.档案收集：各部门应及时收集与本部门工作相关的档案材料，包含但不限于：-员工登记表-个人简历-职业资格证书复印件-工作考核材料-奖惩记录-各类审批文件2.档案整理：档案材料须按照规定的格式进行整理，确保字迹工整、内容完整。综合服务部负责对不符合要求的档案材料进行整改。3.档案归档：每年定期对新收集的档案进行整理归档，归档前需填写《档案归档清单》，确保档案的完整性和准确性。第2节档案的保管1.档案保管责任：档案的保管由综合服务部专人负责，确保档案存放环境符合安全和防护要求。2.存放要求：档案应存放在专用档案室内，采取防火、防潮、防盗等措施。档案室的出入须有专人管理，无关人员不得随意进入。3.档案编号和登记：所有档案应逐一编号登记，并建立档案管理台账，确保档案的可追溯性。4.档案定期检查：每年进行一次档案的全面检查，确保档案的完整性和安全性。第3节档案的查阅和借用1.查阅申请：员工或外单位人员需查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，并经综合服务部审核批准后方可查阅。2.借用规定：档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经单位领导批准。借用档案的人员需签署《档案借用协议》，确保档案按时归还。3.查阅注意：查阅档案时应遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、拆换或损坏。如发现档案损坏或丢失，需及时报告并处理。第4节档案的转递1.转递申请：档案转递工作由综合服务部负责，所有档案转递须填写《档案转递通知单》，并由双方签字确认。2.转递方式：档案转递应通过机要途径进行，禁止个人携带档案外出。转递的档案应密封，确保信息安全。3.转递登记：对转进的档案，应及时核对无误，并在《档案转递通知单》上签字确认，确保档案的完整性。第5节档案的销毁1.销毁申请：对已达到保存期限的档案，需填写《档案销毁申请表》，经综合服务部审核批准后方可销毁。2.销毁方式：档案销毁应采取安全的方式进行，确保销毁后的档案无法恢复。销毁后需填写《档案销毁证明》，并由参与销毁的人员签字确认。3.记录保存：所有销毁的档案记录应保存至少三年，以备查阅。第五章执行流程1.责任分工：各部门应明确档案管理责任人，确保档案管理工作落实到位。2.操作流程：档案的收集、整理、保管、查阅、借用和销毁等操作流程应遵循本制度的规定，确保流程的规范性和一致性。3.培训教育：定期对全体员工进行档案管理培训，提高员工对档案管理的认知和技能。第六章监督机制1.监督检查：综合服务部应定期对档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.评估反馈：建立档案管理工作评估机制，对档案管理的质量和效率进行定期评估，并根据评估结果提出改进建议。3.责任追究：对因档案管理不善导致档案丢失、损坏的责任人，应依照单位相关规定进行处理。附则1.解释权限：本制度由综合服务部负责解释。2.适用条件：本制度适用于我单位所有部门和全体员工。3.生效日期：本制度自发布之日起生效，原有档案管理制度同时废止。4.修订流程：本制度如需修订，