2024年公司档案管理制度（三篇）

第7页共7页2024年公司档案管理制度第十八条对于经鉴定确认可销毁的会计档案，应遵循以下销毁程序进行：(一)单位档案管理机构需编制详尽的会计档案销毁清册，明确列出拟销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、原定保管期限、已保管期限及计划销毁时间等关键信息。(二)销毁清册需经单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人及会计管理机构经办人逐一审阅并签署意见，以示确认。(三)销毁工作由单位档案管理机构负责具体实施，并需与会计管理机构联合派遣人员共同监督销毁过程。销毁前，监销人需依据销毁清册所列内容逐一核对无误；销毁后，监销人需在销毁清册上签字或盖章以示完成。对于电子会计档案的销毁，还需遵循国家关于电子档案的相关规定，并由档案管理机构、会计管理机构及信息系统管理机构共同派员监督销毁。第十九条对于保管期满但尚未结清的债权债务会计凭证及涉及其他未了事项的会计凭证，不得擅自销毁。此类纸质会计档案应单独抽出并重新立卷，电子会计档案则需单独转存，直至相关未了事项处理完毕为止。对于单独抽出立卷或转存的会计档案，需在会计档案鉴定意见书、销毁清册及保管清册中明确标注。第二十条单位因撤销、解散、破产或其他原因终止时，其终止前或办理注销登记手续前形成的会计档案，应按照国家档案管理的相关规定进行妥善处置。第二十一条单位分立后，若原单位继续存在，则其会计档案应由存续方统一保管，其他方可按规定查阅、复制与自身业务相关的会计档案。若原单位解散，则会计档案需经各方协商后确定由其中一方代管或按国家档案管理规定处理，各方均可查阅、复制与自身业务相关的会计档案。对于分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应单独抽出并由业务相关方保存，同时按规定办理交接手续。对于因业务移交至其他单位所涉及的会计档案，应由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与自身业务相关的会计档案；其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应单独抽出由承接业务单位保存，并按规定办理交接手续。第二十二条单位合并后，若原各单位解散或一方存续而其他方解散，则原各单位的会计档案应由合并后的单位统一保管。若合并后原各单位仍存续，则其会计档案仍由原各单位分别保管。第二十三条建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需移交给建设项目接受单位的，应在完成竣工财务决算后及时办理移交手续，并按规定进行交接。第二十四条单位间交接会计档案时，双方应严格履行交接手续。移交方需编制会计档案移交清册，详细列出移交档案的各项信息；交接时，双方应按清册所列内容逐项核对无误后，由双方单位的相关负责人监督签字或盖章确认。对于电子会计档案，应连同其元数据一并移交；特殊格式的电子会计档案还需提供其读取平台。接收方应对接收的电子会计档案载体及其技术环境进行检验，确保档案的准确性、完整性、可用性和安全性。第二十五条单位需将会计档案及其复制件携带、寄运或传输至境外的，必须严格遵守国家相关规定执行。第二十六条单位若委托中介机构代理记账，应在书面委托合同中明确会计档案的管理要求及双方责任。第二十七条对于违反本办法规定的单位和个人，将由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规进行处理处罚。第二十八条预算、计划、制度等文件材料的管理应遵循文书档案管理的相关规定，不适用本办法。第二十九条对于不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位以及依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作可参照本办法执行。第三十条各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门以及中央相关部门可根据本办法制定具体实施办法。第三十一条本办法由财政部、国家档案局负责解释，并自指定日期起施行。同时废止之前发布的《会计档案管理办法》（财会字〔编号〕号）。附表：1.企业和其他组织会计档案保管期限表2.财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表2024年公司档案管理制度（二）一、档案修复与管理1.对于珠笔、热敏纸等易损材料制成的档案文件，一旦发现破损，需立即进行专业修复处理，以确保档案信息的完整性和可读性。2.档案整理应遵循文件材料形成的自然规律和特点，保持文件之间的有机联系，同时根据档案的价值差异进行区分，以便于后续的保管和有效利用。3.档案盒表面应明确标注《档案目录》，对于盒内无明确标题的文件，档案人员需根据文件内容拟定准确、简洁的标题。4.档案盒封面必须注明立卷人、审核人及立卷时间，以确保档案来源的清晰可追溯。二、立档规则1.档案文件材料的排列应遵循批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后的原则，对于重要法规性文件的历次稿件，应排列在定稿之后。2.跨年度文件的处理应视情况而定：有批复的请示与批复应放在批复年立卷；无批复的请示则放在请示年立卷；跨年度会议文件应放在会议开幕年立卷；跨年度规划应放在第一年立卷；跨年度总结则放在最后一年立卷。3.档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸、发文底稿。三、档案分类与编号1.档案各级分类应赋予统一、简明扼要的名称，以充分反映档案内容的性质，避免笼统含糊。分类名称一经确定，非经必要程序不得随意修改。2.公司档案大致分为证照类、文件类、制度类、合同类、计划总结类、会议纪要类等几大类，每类下再细分具体子类。3.档案分类各级名称及其代表数字编号应编制成《档案登记目录表》，并按一定顺序排列，以便查阅。四、档案归档及保存1.归档的文件资料应遵循其自然形成规律，保持历史联系，根据归档要求及文件内容特征进行归档。2.同类文件资料在卷内应分别装订，确保每一类文件的完整性和有序性。3.公司可根据实际情况制定文件资料保存期限的补充规定，以确保档案信息的时效性和价值性。4.归档文件资料的种类、份数及每份文件的页数均需齐全完整，正件与附件、印件与定稿、请示与批复等不得分开。5.归档文件需按要求进行装订、编号、填写卷内目录表，并对档案进行统一排列和编号。五、档案日常管理1.借阅管理：借阅档案需经部门负责人审批并填写借阅审批单，借阅人需在借阅登记表上签字。借阅期间，借阅人需妥善保管档案，不得转借、拆卸、调换、污损档案，不得在文件上圈点、画线和涂改。借阅期满应及时归还档案，如需续借需重新办理借阅手续。2.移交管理：档案移交需经审核批准并指定监交人后进行，移交双方需核对清册并签字确认。《档案移交登记表》需详细记录移交内容、时间、原因等信息，并由移交方、接收方及监交人签章确认。3.保密管理：档案室应集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，确保档案的完整和安全。档案管理员需遵守保密纪律，未经许可任何无关人员不得进入档案室。同时，档案管理员应积极主动地为利用者提供档案资料服务。2024年公司档案管理制度（三）(三)库内应配置温湿度计，并坚持对库内温湿度进行定期测量与记录。同时，库内应设有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等必要设施，以确保档案的安全与完好。(四)库内严禁办公活动，且无杂物堆放，需保持库房的清洁卫生，以维护档案的保存环境。(五)定期对档案的保管状况及“八防”措施进行检查，每年至少核对案卷数一次，确保数字准确、案卷与目录相符。对于发现的破损和变质档案，应及时进行修复和复制，并详细记录处理过程。对于发现的问题，应及时报告并处理。(六)建立全宗卷，用于存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等相关材料，以便于档案的长期管理和利用。(七)库房钥匙由综合档案室的档案员专门保管，非档案人员未经许可不得擅自进入档案库房。进出库房时，应随手关门，确保库房安全。(八)当档案人员调动工作时，必须对所管理的档案进行严格的移交手续。交接双方及监交人均需在移交清单上签名确认，以确保档案的连续性和完整性。档案保密制度(一)档案管理人员及档案利用者，应严格遵守保密规定，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容。非档案人员未经许可不得私自开箱或翻阅档案材料。(二)档案利用者只能查阅与本单位或本人工作相关的档案内容，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。(三)查阅或复制机密档案材料时，必须经分管领导批准，并严格遵守相关保密规定。(四)借阅档案资料需进行登记，并在收回时核对无误后及时入库。借阅者不得将档案转借他人或带至家中、公共场所等非工作场所。(五)档案室箱柜应加锁，进出档案室时随手关门、关灯，确保档案安全。(六)销毁期满档案需经档案鉴定小组鉴定并报领导批准后，方可进行销毁。销毁过程需登记造册并报有关部门备案，同时严把废纸出售关，防止泄密。档案利用制度(一)本单位工作人员因工作需要可查阅本单位形成的档案资料。如需借阅，应经分管领导批准，并在一周内归还。(二)外单位需查阅本单位档案资料时，需出示介绍信并说明查阅目的，经分管领导批准后方可借阅。一般情况下，档案资料不予外借。(三)查阅档案者需爱护档案材料，严禁在档案上画图、划线、折叠、涂改、撕页或拆卷等行为。借阅的档案需妥善保管并按时归还，如有损坏或遗失将依法追究责任。(四)查阅档案需履行登记手续，并将利用目的及取得的效益及时反馈给综合档案室。档案人员岗位责任制(一)贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规，负责制定本单位档案工作的各项规章制度。(二)热爱档案工作并熟悉业务，负责档案的分类编号、上架排列及编制各种档案目录和台帐等工作。同时做好档案的登记、统计工作。(三)集中统一管理本单位各种门类和载体的档案材料，并开展档案史料的编研工作。积极为各项工作提供档案支持和服务。(四)负责收集本单位各部门的文件材料并进行归档工作，同时对各部门的立卷归档工作进行监督和指导。(五)根据档案工作统一领导、分级管理的原则，对所属单位的档案工作进行监督和指导。(六)严格遵守档案工作的各项规章制度并积极宣传档案工作的重要性，为领导决策提供档案支持。(七)负责对本单位到期档案的鉴定工作并按规定销毁无保存价值的档案材料。(八)按规定向档案馆移交应进馆的档案材料。档案统计制度(一)档案统计工作应遵循