信息和交流控制程序文件

信息和交流控制程序

1目的

为了标准和获取外部的环境、职业安康安全信息，并做好内部信息沟通。

确保环境、职业安康安全管理体系和有关信息接收、处理和反响，特制定本程

序C

2适用范围

本程序适用于环境、职业安康安全管理体系运行中内外协调及信息管理。

3职责

3.1企管部为公司环境、职业安康安全信息交流的职能部门，负责外部环境、

安全信息的受理、协调、沟通和传达及合理建议活动的组织和实施，并负责向

管理者代表报告环境、安全信息。

3.2公司各部门负责作好本部门有关的环境、职业安康安全信息(公司内、外

部)的收集、筛选、确认、报企管部汇总。

3.3管理者代表负责重大环境、安全信息处置的审批，并与总经理进展环境、

安全信息交流。

4工作程序

4.1信息交流沟通分为内部信息交流沟通和外部信息交流沟通

4.1.1内部信息交流沟通的主要内容有：

(1)环境信息；

(2)不安全因素；

(3)重要环境因素(对重要环境因素的控制情况、与重大不安全因素相关

的运行与活动的控制中的有关重要信息)；

(4)法律、法规与其他要求的遵循情况；

(5)环境。职业安康安全管理目标、指标、管理方案及完成情况和效果；

(6)内、外审、管理评审信息：

(7)监测、测量结果；

(8)不符合与纠正情况；

(9)应急准备与响应情况；

(10)培训情况；

(11)总经理、管理者代表对环境安全管理工作指标、决定、要求等；

(12)各部门之间、部门与各工程部之间环境、安全管理工作岗位之间的

日常联络、常规报表、其他信息通报等；

(13)环境、职业安康安全管理体系各运行控制程序执行情况。

4.1.2外部信息交流的主要内容有：

U)来自社区居民的投诉和环保、安全机构的信息由办公室、工程部、收

集；

(2)来自于环境法律、法规与其他要求的信息由企管部意收集；

(3)来自市场及顾客的信息由生产部收集；

(4)来自行业、协会的信息由生产技术部收集；

(5)其他外部相关方的信息由有关部门收集；

(6)公司方针和要求向外部传递的信息由企管部收集。

4.1.3内部信息和外部信息交流，由各部门负责填写？XX信息登记台帐？，并

做好信息处理结果记录。

4.2信息提出者可以是相关方，公司内部的所有员工或职能部门。

4.3内部信息交流管理

4.3.1公司的环境、职业安康安全管理方针、环境职业安康安全管理体系的有

关要求，知识，企管部可用多种形式，传到达每一个员工。增强员环保、职业

安康安全意识。

4.3.2环境、职业安康安全管理体系文件中的目标、指标及方案信息由企管部、

以文件形式发至各相关部门，并负责解释。

4.3.3企管部将环境、职业安康安全管理体系审核和管理评审结果通报给各相

关部门，以文件形式发至各相关部门，并负责解释。

4.3.4企管部将有关环境安全方面的法律、法规与其他要求的信息及时通报经

公司内部各相关部门，详见?法律、法规与其他要求获取更新识别程序？。

4.3.5各部门之间的信息以？XX信息交流报告书？的形式进展信息交流并送企

管部保存记录。

4.3.6内部有关信息需要解决时，企管部将协同相关部门一起调查情况，制定

解决方案并跟踪检查落实情况，问题解决后将按照?信息流程图？（见附录1）

的途径反响相关部门。

4.3.7紧急情况发生时，具体操作参见?应急准备与响应控制程序？。

4.3.8对公司员工的环境职业安康安全方面的抱怨和建议由工会和员工代表及

时填写?环境职业安康安全信息交流报告书？的形式反响给企管部，企管部将协

同有关部门一起调查情况，制定解决方案并跟踪检查落实情况，问题解决后将

按照?信息流程图？（见附录1）的途径反响给相关部门。企管部将整理后的资

料上交管理者代表，并协助管理者代表进展解释。

4.4外部信息处理

4.4.1各对外部门将公司的管理方针及有关要求传达相关方。

4.4.2企管部从国家有关部门以及报刊、书店、电子网络等方面，获取最新法

律法规及其他要求变更信息，跟踪IS014000和GB/T28000系列标准开展动态，

并将信息通报相关部门，参见?法律、法规与其他要求获取更新识别程序？。

4.4.3各部门接收相关方的环境、职业安康安全信息，根据?信息流程图？的途

径进展解决。对于相关方合理的抱怨信息传递及处理，见?不符合纠正与预防措

施控制程序？。

4.4.4一般性环境、职业安康安全信息，由各相关部门自行处理。制定对策，

付诸实施，最后将处理结果由该部门及时通报给相关方，具体流程见?信息流程

图?。

4.4.5合理化建议的信息沟通，

4.4.5.1企管部每年应向各部门发出合理化建议的通知，并做好收集、分类和

采纳工作。

4.4.5.2各部门根据企管部通知组织本部门职工开展合理化建议活动。

4.4.5.3职工提出的合理化建议可随时提交各部门合理化建议负责审核上报，

及时反响是否初采纳的信息。

5相关文件

5.1HR-E0B/4.3.2?法律、法规与其他要求获取更新识别程序？

5.2HR-E0B/4.4.5?文件控制程序？

5.3HR-E0B/4.4.7?应急准备和响应控制程序？

5.4HR-E0B/4.5.2?不符合纠正与预防控制程序？

5.5HR-E0B/4.5.4?内部审核控制程序？

5.7HR-E0B/4.4.6?对相关方施加影响管理程序？

6相关记录

6.1HR-E0D/4.4.3-01“XX信息交流报告书〃

6.2HR-E0D/4.4.3-02"X义信息登记台帐〃

7附录一信息流程图（附录）［见下页）

信息流程图

总经理

管理者代表

直接指示

外部信息报告信息

<相关部门

信息报告—

结果反响调查情况

结果反响,・・・・•1

报告信息

措施、方案

结果反响