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文档简介

合同台账档案管理制度第一章总则为规范合同台账的管理，确保合同档案的安全、完整与高效利用，依据相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。合同台账是记录公司与合作方之间权利义务关系的重要文件，其有效管理对于维护公司利益、规避法律风险具有重要意义。第二章适用范围本制度适用于公司所有合同的台账管理，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同、租赁合同及其他涉及公司权益的合同。所有相关部门及员工必须遵守本制度。第三章管理规范第1节合同的收集与归档1.合同收集合同的收集由法律事务部负责，合同签署后应在3个工作日内提交至法律事务部进行备案。2.合同归档合同需按照合同类型、签署时间等进行分类归档，归档材料包括但不限于：合同原件、相关附件、邮件往来记录等。归档文件应确保字迹清晰、完整，必要时需对文件进行复印留存。第2节合同的保管1.物理档案管理合同原件应存放于专用档案柜中，档案柜需具备防火、防潮、防盗等安全措施，确保合同的安全性。2.电子档案管理合同电子版需上传至公司合规管理系统，采用权限管理措施，仅限相关人员查看和操作，定期进行备份。第3节合同的查阅与借用1.查阅规定员工如需查阅合同档案，需填写查阅申请表，提交至法律事务部审批。查阅过程中应遵循保密原则，严禁对合同进行任何形式的涂改或损毁。2.借用规定合同原则上不外借，特殊情况需外借时，需经部门负责人及法律事务部批准，并填写借用登记表，确保借用期间的安全管理。第四章操作流程第1节合同签署流程1.合同起草相关部门按照业务需求起草合同，法律事务部进行审核，确保合同条款合法、合规。2.合同签署合同需由公司授权代表签署，签署时应确保合同的完整性与有效性，并记录签署时间。第2节合同变更与解除流程1.合同变更变更合同需由法律事务部进行审核，确保变更内容的合法性，并由双方签署变更协议。2.合同解除合同解除需遵循法律规定，由法律事务部主导，与相关部门协商处理，确保解除手续的规范性。第3节合同履行监督1.履行监控相关部门需定期对合同履行情况进行检查，确保合同条款的执行。2.问题反馈合同履行中如发现问题，需及时反馈至法律事务部，并根据实际情况进行处理。第五章监督机制1.内部审计公司将定期对合同台账的管理情况进行内部审计，审计结果将反馈至管理层，并提出改进建议。2.责任追究对于违反本制度的行为，将依据公司相关规定追究相关责任，确保制度的有效执行。第六章附则1.解释权本制度由法律事务部负责解释。2.生效日期本制度自发布之日起生效。3.修订流程本制度的修订需经法律事务部初审，提交管理层讨论通过后方可生效。第七章培训与宣传1.培训安排法律事务部将定期举办合同管理培训，确保所有相关人员理解并掌握本制度内容。2.宣传推广通过公司内部网站、公告栏等方式，广泛宣传合同台账管理制度，提高全员的合同管理意识。第八章评估与改进1.定期评估定期对合同台账的管理效果进行评估，收集各部门反馈，针对不足之处进行改进。2.持续改进根据评估结果，及时更新和修订本制度，确保其适应公司发展和外部环

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