工程建设监理有限公司档案管理制度

工程建设监理有限公司档案管理制度第一章总则为加强工程建设监理有限公司（以下简称“公司”）的档案管理，保障档案的安全、完整和有效利用，依据国家及行业相关法规、政策，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度旨在明确档案管理的职责、流程及规范，确保公司档案管理工作的科学化、系统化和现代化。第二章适用范围本制度适用于公司各部门及项目部涉及的各类档案管理工作，包括但不限于项目监理档案、技术档案、合同档案、财务档案等。所有员工、管理人员及相关外部单位在档案管理过程中均需遵循本制度。第三章档案管理目标1.保障档案安全性：通过科学的保管措施和管理流程，确保档案不受损失或泄露。2.提高档案利用效率：建立规范的查阅和借用流程，提高档案的使用效率，方便相关人员获取信息。3.实现档案信息化：逐步推进档案管理的数字化、信息化，提升档案管理水平。4.完善档案监督机制：建立健全的监督、评估和反馈机制，确保档案管理工作持续改进。第四章档案管理规范4.1档案收集1.各部门应按照项目需要，及时收集与项目相关的所有档案材料，包括但不限于：-项目合同-技术文件-监理日志-会议记录-进度报告-费用报销凭证2.档案材料的收集应确保完整性和准确性，收集人员需对材料进行初步审核，确保资料符合要求。4.2档案整理与归档1.所有档案材料需在项目结束后按照公司统一的档案分类标准进行整理和归档。档案的分类应包括：-项目基本信息-监理活动记录-质量控制资料-合同及变更记录2.归档材料应按时间顺序或项目阶段进行编号，并记录在档案管理系统中，确保查找方便。4.3档案保管1.档案应由专人负责保管，存放于专用档案室，采取防火、防潮、防盗等安全措施。2.档案室应保持环境适宜，定期检查档案的保存状况，发现问题及时处理。3.档案的交接需填写详细的交接清单，由交接双方签字确认，确保档案管理的连续性和完整性。4.4档案查阅与借用1.档案查阅应经相关部门负责人批准，并填写查阅申请表，明确查阅目的和时间。2.借用档案需报经公司管理层批准，填写借用登记表，借用期间不得擅自更改档案内容。3.查阅和借用档案的人员应遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换，确保档案的原始性和完整性。4.5档案转递1.档案转递应由档案管理专员负责，采用密封方式进行转递，确保档案不被外泄。2.转递档案时必须填写转递通知单，并附上清单，确认转递内容的准确性。3.对于转入的档案，应及时进行核对，并办理回执，确保档案的管理有序进行。第五章监督机制5.1监督管理1.公司设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作进行监督、检查和评估，确保本制度的落实。2.各部门应定期向监督小组报告档案管理工作情况，出现问题及时整改。3.监督小组有权对档案管理工作进行抽查，确保档案管理的规范性和有效性。5.2评估与反馈1.每年对档案管理工作进行全面评估，分析存在的问题，并提出改进措施。2.对于档案管理工作表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励，以激励全员参与档案管理工作。3.建立反馈机制，鼓励员工提出对档案管理工作的建议和意见，以便不断优化管理流程。第六章附则1.本制度由公司档案管理监督小组解释，自发布之日起实施。2.本制度如需修订，必须经公司管理层审核通过，方可实施。3.本制度自发布之日起生效，所有员工应认真学习并遵守本制度，确保档案管理工作高效、有序进行。---通过上述制度的制定与