学校小型会议室管理制度

学校小型会议室管理制度第一章总则

第一条目的与原则

（一）为了加强学校小型会议室的管理，提高会议效率，确保会议的严肃性和实效性，制定本制度。

（二）会议室管理应遵循高效、节能、环保、安全的原则，确保会议资源得到合理配置和有效利用。

第二条适用范围

本制度适用于学校小型会议室的预定、使用、维护及其相关的管理活动。

第三条管理机构

（一）学校设立会议室管理部门，负责小型会议室的日常管理、维护及监督工作。

（二）会议室管理部门应建立健全各项管理制度，提高服务质量，保障会议的顺利进行。

第四条责任分配

（一）会议室管理部门负责会议室的预订、调度、设备维护及环境卫生等工作。

（二）会议组织者负责会议内容的准备、会议流程的安排以及会议纪要的编写和落实。

（三）参会人员应遵守会议纪律，爱护会议室设施，配合会议管理部门工作。

第五条会议分类

根据会议性质和规模，小型会议室分为以下两类：

（一）日常会议室：用于日常教学、科研、管理等各类会议。

（二）专项会议室：用于重要接待、专题研讨、学术交流等特殊会议。

第六条预订与使用

（一）会议组织者需提前向会议室管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、会议主题等信息。

（二）会议室管理部门根据预订申请进行审核，合理安排会议室资源。

（三）会议组织者应按照预定时间、地点召开会议，不得随意更改。

第七条变更与取消

会议组织者如需变更或取消会议，应提前通知会议室管理部门。会议室管理部门根据实际情况调整会议室安排。

第八条违规处理

违反本制度规定，造成会议室设施损坏、影响会议正常进行等情况，由会议组织者及相关责任人承担相应责任。

第九条制度修订

本制度根据学校发展需要，定期进行修订和完善。修订后的制度经学校批准后予以公布实施。

第十条解释权

本制度的解释权归学校所有。

第二章会议流程

第一条会议筹备

（一）会议组织者根据会议目的和内容，确定会议议题、参会人员、会议时间、地点等信息。

（二）会议组织者制定会议议程，并将会议通知及议程提前发送给参会人员。

（三）会议组织者负责准备会议所需的材料、设备、茶水等服务。

第二条会议签到

（一）会议组织者应在会议开始前设置签到台，参会人员需在签到表上签字确认。

（二）会议组织者应核对签到人员名单，确保参会人员准时到场。

第三条会议主持

（一）会议主持人应按照会议议程，引导参会人员逐项进行讨论。

（二）会议主持人需保持会议秩序，确保会议讨论有序进行。

第四条会议发言

（一）会议主持人应邀请与会人员按顺序发言，每人发言时间应控制在规定范围内。

（二）发言人员应围绕会议主题，简明扼要地陈述观点。

第五条会议讨论

（一）会议组织者应引导参会人员就会议议题展开充分讨论，确保各方意见得到充分表达。

（二）会议讨论过程中，会议组织者需记录重要观点和结论。

第六条会议决策

（一）会议主持人根据讨论情况，提出决策建议。

（二）参会人员对决策建议进行表决，达成共识。

第七条会议总结

（一）会议主持人对会议讨论情况进行总结，明确会议成果和下一步工作计划。

（二）会议组织者负责整理会议纪要，并在会议结束后及时发送给参会人员。

第八条会议闭幕

（一）会议主持人宣布会议闭幕，感谢参会人员参与。

（二）会议组织者负责收集会议材料，整理会议室。

第九条会议延期与终止

（一）如会议讨论未能在预定时间内完成，会议主持人可根据实际情况决定延期或终止会议。

（二）会议延期或终止，会议组织者需及时通知参会人员。

第十条会议反馈

会议组织者应在会议结束后，向参会人员征求会议效果反馈，以便于改进会议组织工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制

（一）会议纪要应由会议组织者或指定专人负责编制，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论要点、决策结果等。

（二）会议纪要应客观、准确、全面地反映会议内容，避免个人观点的干预。

（三）会议纪要应在会议结束后尽快完成，最迟不超过两个工作日。

第二条会议纪要的审批

（一）会议纪要编制完成后，应提交给会议主持人或主要参会领导审批。

（二）审批通过后的会议纪要，由会议组织者负责发送给所有参会人员，并抄送相关部门。

第三条任务分配

（一）会议纪要中明确的任务和责任，应由会议组织者及时分配给相应的责任人。

（二）责任人应在规定时间内完成分配的任务，并向会议组织者报告进展。

第四条跟踪监督

（一）会议组织者应对会议纪要中的任务执行情况进行跟踪监督，确保决策得到有效落实。

（二）对于执行过程中出现的问题，会议组织者应及时协调解决，确保工作顺利进行。

第五条进度汇报

（一）责任人应定期向会议组织者汇报任务执行进度，会议组织者汇总后向主要领导报告。

（二）会议组织者应定期组织会议，对任务执行情况进行全面评估，并根据实际情况调整工作计划。

第六条效果评估

（一）会议组织者应在任务完成后进行效果评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施。

（二）效果评估结果应作为今后类似会议决策的参考。

第七条档案管理

（一）会议纪要作为重要档案资料，应由专人负责整理、归档和保管。

（二）会议纪要的保管期限应符合学校档案管理规定，便于日后查询和利用。

第八条信息公开

（一）根据学校信息公开规定，会议纪要中涉及公开事项的部分，应适时向全校或相关人员公开。

（二）会议组织者应确保信息公开的及时、准确，接受全校师生的监督。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

（一）预订会议室应提前向会议室管理部门提交申请，并提供会议时间、参会人数、会议类型等信息。

（二）会议室管理部门根据预订申请的先后顺序和会议性质进行合理安排，并在预订确认后通知申请者。

第二条会议室使用

（一）会议组织者应按照预订时间、地点使用会议室，不得随意更改或占用他人预订的会议室。

（二）使用会议室期间，应保持室内整洁，爱护设施设备，不得在室内吸烟、进食或有其他不当行为。

第三条会议室设施

（一）会议室管理部门负责定期检查和维护会议室设施，确保设备正常运行。

（二）会议组织者在使用前应检查设施是否完好，如发现问题应及时向会议室管理部门报告。

第四条会议室安全

（一）会议室管理部门应制定安全措施，确保会议室使用期间的人身和财产安全。

（二）会议组织者应了解并遵守会议室安全规定，如有紧急情况，应及时采取措施并报告相关部门。

第五条会议室清洁

（一）会议结束后，会议组织者应负责清理会议室，恢复原状，确保会议室的整洁。

（二）会议室管理部门应定期对会议室进行深度清洁和消毒，保持会议室环境的卫生。

第六条会议室保密

（一）涉及保密内容的会议，会议组织者应采取必要措施，确保会议内容不被泄露。

（二）会议室管理部门应配合会议组织者做好保密工作，对会议室进行必要的保密检查。

第七条会议室调度

（一）会议室管理部门可根据实际情况，对会议室使用进行调度，以优化资源分配。

（二）调度决定应及时通知受影响的会议组织者，协助解决因调度产生的问题。

第八条违规处理

（一）违反会议室管理规定的行为，将根据情节轻重，对相关责任人进行通报批评、罚款等处理。

（二）造成设施损坏的，责任人应承担相应的赔偿责任。

第九条反馈与改进

（一）会议室管理部门应设立反馈渠道，收集用户意见和建议，不断改进会议室的管理服务。

（二）会议组织者和参会人员应积极参与反馈，共同提高会议室的管理水平和使用效率。

第五章附则

第一条施行日期

本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二条解释权

本制度的解释权归学校所有。

第三条补充规定

本制度