专家专题会议管理制度

专家专题会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据

本制度旨在规范专家专题会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性和有效性。制定本制度依据相关法律法规及公司章程。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部举办的各类专家专题会议，包括但不限于技术研讨会、市场分析会、管理决策会等。

第三条会议性质

专家专题会议为公司决策提供专业意见和智力支持，是公司决策过程中的重要环节。会议应围绕特定主题，邀请相关领域专家参与讨论，形成具有前瞻性、指导性和可操作性的决策建议。

第四条基本原则

（一）公开透明：会议的组织、议程、参会人员等信息应公开透明，保证会议的公正性和公平性；

（二）专业权威：会议应邀请具有相关领域专业知识和实践经验的专家参加，确保会议决策的专业性和权威性；

（三）高效务实：会议应注重实效，减少形式主义，确保会议决策的高效性和务实性；

（四）民主集中：会议在充分讨论的基础上，实行民主决策，确保集中统一的执行力。

第五条责任划分

（一）会议组织部门：负责会议的筹备、组织、通知、场地安排等工作；

（二）会议主持人：负责会议的召集、主持、议程控制、决策总结等工作；

（三）参会人员：按时参加会议，积极参与讨论，为会议决策提供专业意见；

（四）会议纪要记录人：负责会议纪要的记录、整理、分发等工作。

第六条制度修订

本制度根据公司发展需要和会议管理实际，适时进行修订。修订程序按照公司内部管理制度执行。

第二章会议流程

第一条会议筹备

1.1会议主题确定：根据公司发展需求，明确会议主题，报请相关负责人审批；

1.2会议议程制定：根据会议主题，拟定会议议程，包括议题、讨论时间、主讲人等，并提前通知参会人员；

1.3参会人员邀请：根据会议议程，邀请相关领域的专家、部门负责人及有关人员参会；

1.4会议资料准备：收集与会议主题相关的资料，整理成会议资料，并于会前分发至参会人员；

1.5会议场地安排：根据参会人数、会议性质等，选择合适的会议室，并做好会场布置。

第二条会议召开

2.1会议通知：通过邮件、电话等方式，提前通知参会人员会议时间、地点、议程等；

2.2会议签到：会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作，确保会议出席情况；

2.3会议开幕：主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员；

2.4会议讨论：按照议程安排，逐项进行议题讨论，鼓励参会人员积极发言，充分表达观点；

2.5会议决策：在充分讨论的基础上，主持人对议题进行总结，形成会议决策。

第三条会议纪要

3.1纪要记录：会议纪要记录人应详细记录会议讨论内容、决策结果以及需落实的事项；

3.2纪要整理：会议结束后，纪要记录人应及时整理会议纪要，确保内容准确、完整；

3.3纪要审批：会议纪要需经主持人审批后，分发给参会人员及相关执行部门；

3.4纪要归档：会议纪要按照公司档案管理制度进行归档，以备查阅。

第四条会议后续

4.1决策落实：相关执行部门根据会议纪要，对会议决策进行落实，并及时反馈进度；

4.2催办与跟进：会议组织部门对会议决策的落实情况进行催办与跟进，确保决策执行到位；

4.3效果评估：会议结束后，组织相关部门对会议决策的执行效果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

第五条会议反馈

5.1参会人员反馈：鼓励参会人员对会议组织、会议内容、会议效果等方面提出意见和建议；

5.2会议组织部门改进：根据参会人员的反馈，及时调整会议组织工作，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条纪要的发布与通知

会议纪要经主持人审批通过后，应立即通过公司内部通信系统或邮件等方式发布给所有参会人员及相关部门。同时，对于关键决策和行动项，应通过电话或即时通讯工具进行个别通知，确保相关人员及时了解会议内容和需执行的决策。

第二条行动项的责任分配

对于会议纪要中明确的行动项，应明确责任人、协助人以及完成的时间节点。责任分配需具体到个人，避免责任不清、任务悬空。

第三条进度跟踪机制

建立会议行动项跟踪表，记录每项行动的进展情况。会议组织部门应定期检查行动项的完成情况，并及时更新跟踪表。

第四条定期汇报与评估

要求责任人在规定时间内向会议组织部门汇报行动项的执行情况。会议组织部门应定期向主持人或相关决策层汇报整体进展，并对执行过程中出现的问题进行评估和解决。

第五条催办与支持

对于进度滞后或执行困难的行动项，会议组织部门应主动进行催办，并提供必要的资源和支持，确保会议决策能够得到有效执行。

第六条变更管理

如行动项在执行过程中因故需要调整，责任人需及时提出变更申请，经主持人审批后方可进行相应调整。所有变更情况应记录在案，并通知相关人员。

第七条闭环管理

会议决策执行完毕后，会议组织部门应对整个执行过程进行总结，评估决策执行效果，收集反馈，形成闭环管理。对于未完成的行动项，应继续跟踪直至闭环。

第八条激励机制

对于积极执行会议决策并取得显著成效的个人或团队，公司应给予表彰和奖励，以此激发员工积极参与会议决策执行的积极性。

第九条责任追究

对于未按期完成或执行不力的行动项，应追究相关责任人的责任，并根据公司规定采取相应的处罚措施，确保会议决策的严肃性和执行力。

第四章会议室管理规定

第一条预订与使用

1.1会议室预订：各部门需提前向会议组织部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息；

1.2使用原则：会议室使用应遵循“先申请、先使用”的原则，确保公平合理；

1.3使用时间：会议开始前15分钟，预订部门可进入会议室进行准备工作；会议结束后，应及时清理场地，确保会议室整洁。

第二条设施设备管理

2.1设备检查：会议组织部门应定期检查会议室内的设备设施，确保其正常运行；

2.2使用培训：对于特殊设备，会议组织部门应提供使用培训，确保参会人员能熟练操作；

2.3报修与维护：如发现设备故障，应立即报修，会议组织部门负责跟进维修进度。

第三条会议室布局与布置

3.1布局原则：会议室布局应根据会议性质、参会人数等因素进行调整，确保舒适、实用；

3.2布置要求：会议组织部门应根据会议主题及需求，提前布置会议室，包括桌椅摆放、投影仪调试等；

3.3环境卫生：保持会议室整洁卫生，提供良好的会议环境。

第四条会议服务

4.1会前准备：会议组织部门应提前做好会议资料分发、签到表准备等工作；

4.2会中服务：会议期间，会议组织部门应确保茶水、文具等会议用品充足，并根据需要提供其他服务；

4.3会后清理：会议结束后，及时收集会议资料、清理茶水杯具等，确保会议室恢复原状。

第五条安全与保密

5.1安全检查：会议组织部门应定期进行安全检查，确保会议室消防安全、用电安全等；

5.2保密要求：对于涉及公司机密的会议，应采取相应的保密措施，如禁止携带手机等通讯工具进入会议室；

5.3会议记录保密：会议纪要记录人应妥善保管会议记录，防止泄露公司机密。

第六条违规处理

6.1违规预订：对于未按规定预订或擅自占用会议室的行为，会议组织部门有权取消其预订资格；

6.2违规使用：对于违反会议室管理规定的行为，会议组织部门应予以制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

第五章附则

第一条制度解释

本制度的最终解释权归公司所有，公司有权根据实际情况对本制度进行修订和解释。

第二条实施日期