房产中介门店秘书职责手册

秘书职责手册目录一、秘书工作职责二、秘书工作安排三、与总部各部门的配合工作第一章秘书工作职责店务秘书为总部统一招聘、统一培训、统一管理的行政类管理人员，隶属于总部运营中心，总部赋予秘书以管理者与执行者并存的职能；既要管理单店行政事务，也要配合及监督、上报单店的业务工作，同时作为单店与总部沟通的桥梁，配合总部各个部门做好相应工作。一、电脑管理与使用1、各网站广告房源的每天上传、更新；协助经纪人在其个人使用网站上注册账号；2、电脑基础维护工作；■确保公司电脑正常运行■监督经纪人使用网络的情况，制止登录不良网站、看小说及在店内打游戏，发现一次对当事人处以每次人民币50元的处罚；对游戏软件等不良软件给予删除，并对当事人处以每次人民币50元的处罚；■每台电脑设置屏幕保护程序，但不设置密码，秘书电脑需设置密码；■对店内电脑出现的软件硬件等问题进行修复，如不能修复的，尽快联系网管，确保店内电脑的正常运行；3、秘书重要工作文档的整理及备份，对涉及需要保密的重要文件设置密码；4、对于总部传达的文件及通知，及时做好归档、张贴、通知等工作；5、店内房友管理■确保单店网络通畅；■查阅公司网站及房友的通知（消息）并下载、传达；二、公司文件管理文件须分门别类管理并及时检查与更新（所有文本需使用公司logo范本）。第一类：电子档文件：定期做好存档备份工作第二类：工作中所需各类文件表格（不需要盖公章或者合同章）：制成表格文件手册，做好目录便于经纪人自行取用，每周一检查，对于缺少的表格，及时补全；第三类：盖章类文件；1、关于制式文件的领用■公司的制式文件：出租∕出售委托书、房地产买卖合同居间协议、房地产租赁居间协议、租赁合同、独家委托书、限时独家委托、佣金确认单、看房单等由秘书统一在总部领取并妥善保管。对于以上文件必须严格管理，做好领用登记、回收、统计等工作，总部将每月经行检查各项表单的使用明细表。对于秘书在保管过程中丢失的，由秘书承担相应责任。■居间协议的领用：每次领用50份∕店。秘书领用新居间协议时需上交上a)财务报表的制作：根据财务要求每月做好相应财务报表，在规定时间上报公司财务部。b)工资提成核算：每月8日、18日做好薪资、提成核对，做到与经理、经纪人确认无误并签字。因个人过失造成公司损失的，由当事人承担相应的赔偿责任。详见公司财务管理制度。五、人事管理1、应聘：有人来应聘，填表，安排初试。初试合格者将雇员信息表上报公司人事部，并确认收到。2、入职：通知复试合格者按时入职，并按照公司人事部要求填写人事类表格。安排入职人员在规定时间内，携相关资料，来公司人事部办理入职手续。3、离职：及时向人事部反馈门店人员离职信息，并填写《员工房友账号变动申请单》提交运营中心删除其房友账号。监督所有离职人员填写离职相关表格，经审批后确认离职成功。员工离职当天秘书必须在房友情报站中发布离职通告，同时马上处理其在网络上发布的房源。秘书离职，需做好移交工作，如实填写《交接清单》，否则不予办理离职手续。4、调动：填写《员工房友账号变动申请单》。5、晋级：填写晋级申请表，让经理签字后上报人事部报批。6、考勤：每月底根据考勤卡做好考勤表，每月1日将上月的考勤表发到公司的人事部。7、值班：月底安排下一个月的业务员值班情况，做到公平。8、培训：房友使用的简单培训、网络房源发布及更新的培训注：详见《人力资源管理制度》六、保密工作秘书为单店的核心管理，需要有高度的责任意识、严明的组织纪律要求、高度的职业精神，保证做到公司房源信息不对任何非公司制度许可的第三人透露，对损害到第三方利益的行为要做到公平公证。七、行政工作1、安排值班人员店内整洁，督促每位店员在离开位置时，摆放好办公桌上电话、书架、各类文件、椅子等相关物品；督促每位店员的仪容仪表，未经许可不穿制服着，每次罚款10元。〔详见《店务管理制度手册》〕2、来人来电要热情接待，使用规范礼貌用语，给予及时帮助；对于投诉等问题及时反映给经理或上报总部，并做好跟进工作，确保每件事都落到实处；3、生活用品、办公用品的购买，并做好现金日记账；4、制式物品、文件管理及登记造册；5、低值易耗品、固定资产的维护保养，数码相机的保管；6、文件收发：所有函件须确认其基本信息方可签收，不能随意签收有疑义文件，所签收文件需在签收后60分钟内通知当事人，如本人不在店内，需电话通知。因秘书保管不当丢失或延误通知而导致损失的，由秘书承担责任，并按最低人民币50元的标准处罚。7、橱窗广告、店内板报的布置及更新；注：橱窗广告须30天更新一次，房源催促经理按时提供。8、订水、制作名片及横幅；9、报纸广告的征集、录入及按时上传；10、外出登记：严格监督所有人员按公司制度填写外出登记表，经理级经纪人一次未填，罚款10元；11、沟通、跟进、反馈工作：对于店内出现的管理问题。及时和总部反映；另须做好事件处理、转办、跟进、催办、回复、报告等沟通工作；12、协助经理做好其他工作及总部临时交办的工作；13、与总部运营中心配合做好各项统计报表，做好各项数据收集；八、监督工作1、盖章类文件监督■对于经理及经纪人领取制式文件，必须做好领用登记及回收，对于不能提供文件并无真当理由的，对经理或经纪人按制度罚款；2、信息安全监督■经理或经纪人向外公司人员透露房源或客源信息的行为■带领其他公司人员来本公司查看房友系统，抄录信息的行为■经纪人其他损害公司信息安全的行为3、考勤及外出登记监督■经理、经纪人外出须填写外出登记及大致回来时间。否则按制度处罚，情节严重者以无故旷工处罚；■每日必须本人自行打卡考勤，不能代打，或干脆不打，否则按人事考勤制度处罚；外出公干，必须电话通知经理或秘书，返回后必须及时找经理签名确认；■经理不得在没有查明经纪人外出事项情况下随意签考勤卡，否则追究经理责任；■秘书因工作原因离开工作岗位30分钟以上，必须第一时间报备门店高级经理及上级秘书主管（以邮件方式），否则给予10元∕次处罚；■秘书因非工作原因离开工作岗位，必须第一时间经过门店高级经理及上级秘书主管同意（以邮件或电话形式确认），否则给予20元∕次处罚，情节严重者以无故旷工处罚。4、其他问题监督■接待客户、接听电话不规范的行为；■经纪人上网聊天，上不良网站的行为；■经理、经纪人私自或以朋友名义担保把钥匙借给外公司，而不按规定手续办理；■经理包庇某一员工，造成其他员工不满情绪或者做出过激行为；九、备注1、秘书发现以上违规行为必须及时上报总部，每月必须就单店问题作2点阐述，可以电话或以文字形式上报。2、总部运营中心每月对秘书工作职责经行考评，对于没有负起秘书职责，无视单店违规行为的，按制度罚款，情节严重者予以开除。（详见秘书考核表）3、秘书需妥善保管所有制式文件，在三个月内未有任何管理制式文件工作上的失误，公司将给予秘书相应的奖励。秘书保管好所有15本制式文件，如损坏、遗失，按100元∕本处罚。第二章秘书工作安排一、秘书每日必做日事日毕日事日清秘书对于以下事宜未尽到秘书职责的，各有相应罚则：1、各网站广告房源的每天上传、更新，每天上报上传量；协助经纪人在个人使用网站上注册账号；网络广告公司账号首次上传须录满后，每天至少更新20条新房源，必须保证每天上传与刷新，至少做到早晚各一次；建议时间段在上午9：00——10：00；下班前发布一次；总部将不定期抽查监督；2、确保公司电脑正常运行；监督经纪人使用网络的情况，对于违规上网、操作电脑，按规定处罚；对于店内电脑出现的软件及硬件进行及时修复，或尽快联系网管，确保店内电脑正常运行；确保单店网络通畅；每天至少两次查阅公司网站及房友通知（消息）并下载、传达；如有重要通知或重要政策出台。务必做到通知到每个人；建议时间为上午及下午班前各一次；罚则：领用、登记不规范、罚款50元∕次；4、严格做好钥匙的外借登记，内部与外部借钥表格分开；每天早、晚须检查钥匙是否齐全，与值班人员或经理做好交接工作，否则按规定处罚。5、收据原件及使用状况、意向金专用卡的明细单每周与财务部经行核对，收据的领用、保管、使用登记造册，对于丢失数据的，按照相关规定处罚；6、做好现金日记账（现金概念包括：备用金、处罚金、活动基金）；7、秘书每日将意向金使用情况以电子档的方式发到财务部相关人员邮箱；8、成交记录单及时传真、及时做好房友中的合同佣金实收实付记录；9、每日秘书日报与当日21：00前发送至秘书主管邮箱，内容包括但不限于自身工作情况、店内业务状况（签约业务、转定业绩、收取意向金、佣金、签订独家委托等）、销售经理工作情况等内容，如发生超时发送或者未发送情形，一次给予10元处罚；10、做好房友中的交易合同及收佣记录。11、应聘、入职、离职、调动、晋级；填写相应申请表，让经理签字后上报公司人事部报批；12、考勤：做好迟到、早退、请假等记录；13、关注培训通告，及时与培训部联系14、维护店内整洁及督促店内所有人员保持整洁；要求监督店内所有人员需按公司要求着装；15、生活、办公用品管理、发放；16、外出登记簿管理：严格监督所有人员按公司制度填写外出登记表；17、表格及相关文件及时整理或存档或备份，做到随时发生，随时归类整理；18、其他当日处理的事情，须及时处理，比如领用物品、业务员收取新钥匙或备用钥匙、领用收据、看房单、委托书、居间协议等都须做到领用即登记，成交后及时填写相应成交信息，比制作财务报表，不准积累、拖延到月底结算、整理；总部将不定期进行抽查；其他如开盘申请应及时传到总部（注：要求配合业务员填写清楚开盘申请单并提交经理审核签字确认后，方可提交总部；由于考虑传真影响清晰度，因此要求以MSN或E-MAIL方式，同时提交总部）；19、总部及经理临时交办的事情。二、每周必做平时细致认真、轻松迎接考核1、制成表格文件手册，做好目录便于经纪人自行取用，每周一检查，对于缺少的表格，复印好补上；2、每周一给总部运营中心上报《成交记录汇总表》并传真上周所有的成交记录单；3、每周须整理人事资料，并向总部人事提交人员流动表；4、报纸广告的征集、录入及按时上传；5、橱窗广告须30天更新一次，房源催促经理按时提供；6、每周会议对单店问题做单店周小节，发送总部运营中心；7、每周四秘书必须将银行回单原件、POS单原件与相应收据粘贴在一起交给财务相关人员存档。8、总部及经理临时交办的事情；三、每月必做1、秘书重要工作文档的整理及备份，对涉及需要保密的重要文件设置密码；2、根据财务要求每月做好相应财务报表，在规定时间上报公司财务部；3、工资提成核算：每月8日、18日做好薪资、提成核对，做到与经理、经纪人确认无误并签字；4、考勤：每月底根据考勤卡做考勤表，每月1日将上个月的考勤表发到公司人事部；5、值班：月底安排下一个月的业务员值班情况，做到公平；6、日常生活、办公方面的店务工作；7、定做名片、红幅；8、团队基金、备用金、处罚金明细表每月25、26号上报公司，如遇假日则顺延至假后第一个工作日；9、网络广告补贴人员名单每月25日前统计并发送总部运营中心；10、总部及经理临时交办的事情；11、每月15日对钥匙箱进行一次清理，取出已售∕已租的房源钥匙，收好并表明具体信息；第三章与总部各部门配合工作一、为了更好的保证报纸广告房源上交的及时性及准确性，特制定如下制度，秘书必须按照要求严格遵守。第一条：房源数量通知时间及方式：每周三17：00前市场部统一发送上交广告房源通知邮件，邮件名称为“关于﹡﹡月﹡﹡日﹡﹡报上交广告房源数量通知”，秘书要及时查看邮件，如未收到请及时联系市场部。如遇特殊情况需变更通知时间，市场部会提前一天以电话、MSN或邮件告知并说明情况。第二条：报纸房源于每周五下午17：00前上交。上交内容为：房源电子表格和经理签字的传真件。传真件提交后需以电话、MSN或邮件告知。如遇特殊情况不能按时提交，需提前一天报备市场部并说明理由。上交房源不得随意更改。第三条：电子表格上交时要严格按照下发的标准格式填写，相关格式及内容要求如下：1、房源电子表格命名格式：﹡﹡门店﹡﹡月﹡﹡日﹡﹡报广告房源，例：世纪一店11.13搜房周刊广告房源，其中日期为见报日期。2、房源信息——字体：宋体；大小：10号；行高:18；字体居中。3、“所在路段”如果有两个路段则中间用“∕”隔开；房源描述用“,”隔开。4、对店内提交的房源备案号进行审核并保证表格内相关文字。数字等信息准确无误。5、若需提供房源图片的，需按要求提供，图片命名格式为：门店+楼盘名，例：永新店永业公寓。6、若需提供独家委托房源时，独家房源必须是经总部备案并审核通过的，否则不予刊登。违反市场部关于公司网站提交要求，予以一条10元处罚，关于独家房源提交要求，予以一条20元处罚。二、房友公盘配合工作1、输入新房源若发现无该楼盘，要马上联系总部开通。新楼盘一定要填写开通楼盘申请单，让经理签字确认后传真给总部房友秘书及通过MSN发送电子档。若输入栋座位置时发现没有所需要的号，请及时通知总部添加号码，不能自己随意输入栋座号。否则将引起重盘等不良后果。2、每个月2次的数据统计，都要及时让经理填写各项指标和客户来源的表格并签字确认。准时将数据传真给总部房友以及发送电子档，一定要确认电子档和传真数据的准确一致。3、新业务员开通房友前，根据培训部计划，上报培训名单，员工离职要及时通知运营中心关闭房友权限。4、输入新房源一定要符合规则输入，不允许有空格，每格都要填写。三、会议要求1、各店的销售经理有人员变动，需要提前告知。2、每月两次经理会议需提醒经理准时参加。3、总部下店检查需要改进的地方，该店秘书要告知并时常提醒店东和经理。4、准时参加秘书会议（直营店秘书每月两次，加盟店秘书每月一次），做好会议记录。四、财务部1、成交记录单及银行回单整理■每天传真直营店成交记录单，按分店归档■每月1日收上月直营店业绩报表2、每月报销■整理当月报销票据■做好明细报销表格■经理确认签字3、每月更换收据■配合经理管理，做好记录■做好明细收据使用表格■经理确认签字五、人事部1、应聘接待应聘者，安排填写《职位申请表》。初试合格者，将《职位申请表》传真总部人事部，落实复试。2、劳动合同签署员工入职一月内，配合人事部与其签署《劳动合同》。3、绩效考核每月5日，配合经理确认员工的级别和考核期。如有疑问。自见表始3日内致电人事部解决，过期不予办理。每月1日，安排员工填写《经纪人晋级申请单》和《经纪人降级报备单》，传真总部人事部。4、离职协助经理指导员工填写《员工离职审批单》和《员工工作移交表》，检查填写完毕后传真人事部。5、薪资核对每月8日协同经理确认每位员工的底薪是否正确。每月18日协同经理确认每位员工的奖金是否正确。秘书对员工薪资负有核对责任。如有疑问，及时联系人事部。6、员工关系秘书是公司和各门店员工联系的桥梁，各位秘书应认真完成公司交代的各项工作，同时做好公司文化宣讲，做好员工