公司会议室管理制度

公司会议室管理制度第一章总则

为确保公司会议的有序、高效进行，提高会议质量，明确会议目的，制定以下公司会议室管理制度。本制度适用于公司内部各类会议的组织与管理，适用于公司全体员工。

一、会议目的

1.提高工作效率，促进部门间的沟通与协作。

2.明确工作目标，制定工作计划，确保工作任务的顺利完成。

3.解决工作中的问题，提高决策水平。

4.增强团队凝聚力，提升公司整体竞争力。

二、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召集的会议，如项目协调会、紧急情况应对会等。

3.专题会议：针对某一特定主题召开的会议，如培训会、研讨会等。

三、会议组织与管理

1.会议的组织者负责制定会议议程、通知参会人员、准备会议材料等。

2.参会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

3.会议组织者应确保会议内容充实、紧凑，避免无关议题，严格控制会议时间。

四、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项，需离开会场时应向会议组织者说明。

2.会议内容涉及公司内部信息，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。

3.参会人员应积极参与讨论，尊重他人意见，保持良好的会议氛围。

五、本制度的解释权归公司行政管理部门所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的职责与要求，制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目的：会议组织者应根据实际工作需要，明确会议的主题和目的，制定会议议程。

2.确定参会人员：根据会议主题和目的，邀请相关部门和人员参加，确保会议决策的有效性。

3.通知参会人员：会议组织者需提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

4.准备会议材料：会议组织者应提前准备好与会议主题相关的资料，并在会议前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到，确保参会人员准时参加。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、目的和议程，明确会议要求。

3.会议议程执行：按照议程安排，逐一进行会议议题的讨论。

4.讨论与发言：参会人员围绕议题展开讨论，充分发表意见和建议。

5.会议决策：在充分讨论的基础上，形成会议决策。

三、会议记录

1.会议纪要：指定专人负责记录会议内容，包括议题、讨论过程、决策结果等。

2.会议纪要整理：会议结束后，及时整理会议纪要，确保内容准确、完整。

3.会议纪要审批：会议纪要需经会议主持人审批，确认无误后分发给参会人员。

四、会议跟进与落实

1.任务分配：根据会议决策，明确责任人，分配工作任务。

2.进度跟踪：会议组织者应定期跟踪任务进度，确保会议决策的落实。

3.反馈与评估：责任人需及时向会议组织者反馈工作进展，对会议决策的执行情况进行评估。

五、会议结束

1.会议总结：会议主持人对本次会议的成果进行总结，强调会议决策的执行要求。

2.会议闭幕：会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与。

遵循以上会议流程，有助于提高公司会议效率，确保会议决策的有效实施。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的书面记录，是会议决策的依据和执行的基础。为确保会议成果的有效转化，加强会议纪要的跟踪落实，制定以下管理规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要后48小时内完成审核，并提出修改意见。

3.会议记录人根据审核意见进行修改，形成最终版会议纪要，并在会议结束后72小时内通过公司内部通讯系统或邮件发布给所有参会人员。

二、会议决策任务的分解与分配

1.会议纪要发布后，会议组织者应与相关部门负责人沟通，将会议决策分解为具体的行动计划和任务。

2.明确每项任务的责任人、完成标准和截止时间，确保任务分配清晰、责任到人。

三、会议决策的跟踪与监督

1.会议组织者应建立会议决策跟踪表，记录每项任务的执行情况和进度。

2.定期召开会议，对会议决策的执行情况进行汇报和讨论，及时发现并解决问题。

3.对未按计划执行的任务，要分析原因，制定补救措施，并调整工作计划。

四、会议决策结果的反馈与评估

1.责任人应在任务完成后，及时向会议组织者反馈任务执行结果。

2.会议组织者应定期对会议决策的执行效果进行评估，总结经验教训，为后续会议提供参考。

3.对执行效果良好的会议决策，予以表彰和奖励；对执行不力的，追究相关责任人的责任。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为公司档案进行管理，按照规定期限进行保存。

2.会议组织者应确保会议纪要的完整性和可追溯性，便于日后查阅。

第四章会议室管理规定

为充分利用会议室资源，提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门申请。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、会议时间等信息，以便行政部门合理安排会议室。

3.预订成功后，会议组织者需在会议前确认会议室准备情况，如有问题应及时与行政部门沟通解决。

二、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾。

2.爱护会议室设施，如投影仪、音响、白板等，使用完毕后应恢复原状，发现问题及时报修。

3.未经许可，不得擅自将会议室用于非会议用途。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政部门负责维护和管理，定期进行检查和保养。

2.会议组织者在使用会议室前，应熟悉设备操作，如有需要，可向行政部门申请培训。

3.若会议过程中出现设备故障，应及时联系行政部门处理。

四、会议室清洁与维护

1.行政部门负责会议室的日常清洁工作，确保会议室环境整洁。

2.会议结束后，会议组织者应检查会议室，确保无遗留物品，关闭门窗、电源等。

3.对于重大会议或活动，行政部门可根据需要安排专业清洁和保养。

五、会议室使用权限

1.会议室优先满足公司内部会议需求，如有外部会议需求，需提前申请，并由行政部门审批。

2.特殊情况下，行政部门可根据实际情况调整会议室使用安排，确保公司利益最大化。

遵循以上会议室管理规定，有助于提高会议室使用效率，为公司各类会议提供良好的环境和服务。

第五章附则

为确保公司会议室管理制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起生效，公司全体员工应严格遵守。

二、本管理制度解