会议平板使用管理制度

会议平板使用管理制度第一章总则

为确保会议效率，规范会议平板的使用，加强会议管理，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有使用会议平板召开的会议。

一、目的

1.提高会议效率，缩短会议时间。

2.规范会议平板的使用，保障信息安全。

3.促进会议决策的落实，提升执行力。

二、适用范围

1.公司内部各类会议，包括但不限于：董事会、管理层会议、部门例会等。

2.使用会议平板进行会议资料展示、讨论和决策的场合。

三、会议平板配置

1.公司应为各级会议提供适用的会议平板及配套设施。

2.会议室管理人员负责会议平板的维护、保养及更新。

四、会议平板使用要求

1.与会人员应熟练掌握会议平板的基本操作，确保会议顺利进行。

2.会议平板使用过程中，严禁进行与会议无关的操作，如浏览网页、玩游戏等。

3.会议结束后，与会人员需将个人资料从会议平板中删除，确保信息安全。

五、会议管理制度

1.本制度作为公司内部会议管理的依据，各级人员应严格遵守。

2.各部门应根据实际情况，制定具体的实施细则，并报备公司审批。

3.公司将对会议管理制度执行情况进行定期检查，对违反规定的行为进行通报批评或处罚。

六、培训与指导

1.人力资源部门应定期组织会议平板使用培训，提高员工使用技能。

2.会议室管理人员负责解答与会人员在使用过程中遇到的问题，并提供技术支持。

本制度的解释权归公司所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充。各部门应认真贯彻执行，共同提高会议效率，促进公司发展。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的任务与要求，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.会议发起：会议发起人应根据会议目的、议题和参会人员，提前填写会议申请表，并提交至会议室管理人员。

2.会议通知：会议室管理人员负责将会议时间、地点、议题等信息通知给参会人员，并要求参会人员提前做好相关准备工作。

3.会议资料准备：会议发起人应提前准备好会议资料，包括会议议程、相关报告、数据等，并上传至会议平板。

4.会议设施检查：会议室管理人员需在会议开始前检查会议平板、投影仪、音响等设施是否正常，确保会议顺利进行。

二、会议签到

1.与会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，并在会议签到表上签到。

2.会议主持人负责核验签到情况，并对迟到、缺席人员进行记录。

三、会议议程

1.会议主持人按照会议议程逐项进行，确保会议议题的全面覆盖。

2.各与会人员针对议题进行充分讨论，并提出建设性意见。

3.会议主持人对讨论情况进行总结，形成决策或结论。

四、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，明确决策事项。

2.与会人员对决策事项进行表决，形成会议决议。

3.会议决议应记录在案，并由会议主持人签字确认。

五、会议总结

1.会议主持人对会议进行简要总结，强调会议决议的执行要求和时限。

2.与会人员就会议组织、议题讨论等方面提出改进意见和建议。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，与会人员有序离开会议室。

2.会议室管理人员负责回收会议资料，整理会议纪要，并关闭会议平板等设施。

七、会议记录

1.会议纪要由会议记录人员负责整理，内容包括：会议时间、地点、参会人员、议题、讨论情况、决策等。

2.会议纪要应在会议结束后1个工作日内完成，并提交给会议主持人审核。

3.会议主持人审核通过后，会议纪要应分发给与会人员，并抄送相关部门。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪与管理，提高公司执行力，特制定以下会议纪要跟踪落实制度。

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要经会议主持人审核通过后，由会议室管理人员负责发布。

2.会议纪要应以书面形式分发至与会人员及相关部门，同时可通过公司内部信息系统进行公告。

3.会议纪要发布后，相关人员需对纪要内容进行认真学习，确保了解会议决策和任务分配。

二、任务分配与责任人

1.会议纪要中应明确各项任务的责任人，确保决策有明确的执行主体。

2.责任人应在会议纪要发布后及时确认任务，并按照要求制定执行计划。

3.若任务涉及多个部门或人员，责任人需协调相关资源，确保任务协同推进。

三、执行进度汇报

1.责任人应按照执行计划，定期向会议主持人或指定负责人汇报任务进展情况。

2.汇报内容包括：任务完成情况、遇到的问题及解决措施、下一步工作计划等。

3.会议主持人或指定负责人对汇报情况进行评估，对存在的问题提出解决方案，确保任务按期完成。

四、会议纪要的跟踪与监督

1.会议室管理人员负责对会议纪要的执行情况进行跟踪，确保各项决策落到实处。

2.定期对会议纪要执行情况进行汇总，并向公司高层报告。

3.对未按期完成任务的部门或个人，进行通报批评，并视情况采取相应处罚措施。

五、会议纪要归档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，以备查阅。

2.会议室管理人员负责会议纪要的保管，确保资料的安全与完整。

3.对涉及公司机密的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

六、改进与反馈

1.各级人员应积极对会议纪要的执行情况提供改进意见和建议。

2.会议室管理人员定期收集反馈意见，对会议纪要跟踪落实制度进行修订和完善。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，营造良好的会议环境，提高会议质量，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.需要召开会议的部门或个人，应提前向会议室管理人员提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、会议类型等信息。

3.会议室管理人员根据预订申请，合理安排会议室，并在预订确认后通知申请者。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，严禁吸烟、进食。

2.与会人员应爱护会议室设施，不得随意移动、损坏设备。

3.会议室内严禁私自更换会议平板等设备的设置，如需调整，请联系会议室管理人员。

三、会议室设施管理

1.会议室管理人员负责定期检查会议设施，确保设备正常运行。

2.若会议设施出现故障，应及时报修，并记录故障情况。

3.会议室管理人员可根据实际需要，对设施进行更新、升级，提高会议效率。

四、会议期间服务

1.会议室管理人员应确保会议期间所需物资充足，如：水、纸、笔等。

2.会议期间，如需协助，与会人员可联系会议室管理人员，确保会议顺利进行。

3.会议室管理人员应做好会议记录，协助会议主持人管理会议进程。

五、会议室清洁与维护

1.会议室使用完毕后，与会人员应将座椅归位，清理垃圾，保持会议室整洁。

2.会议室管理人员负责定期对会议室进行深度清洁和消毒。

3.严禁在会议室内张贴、涂鸦，损坏会议室环境。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，将视情况给予通报批评、罚款等处罚。

2.会议室管理人员应加强对违规行为的监督，及时上报公司相关部门，确保规定得到有效执行。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，特制定以下附则：