绿地集团会议管理制度

绿地集团会议管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在绿地集团内部建立高效、规范的会议管理体系，确保会议的顺利进行，提高决策效率，促进集团各项业务的发展。制定会议管理制度时，应遵循以下原则：

1.高效性：确保会议能够迅速、高效地达成预期目标。

2.规范性：明确会议的组织、召开、参与等方面的标准和要求。

3.及时性：对会议决议进行跟踪落实，确保各项工作按时完成。

第二条适用范围

本制度适用于绿地集团及下属子公司、各部门的各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会等。

第三条会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时组织召开的会议。

3.专题会议：针对特定主题或问题召开的会议。

第四条会议的组织与管理

1.会议的召开应当有明确的议题，提前通知参会人员，并确保参会人员具备决策权或相关职责。

2.各级会议的组织者负责会议的筹备、召开、记录和跟踪落实等工作。

3.参会人员应按时参加各项会议，因故不能参加的，应提前向会议组织者请假。

第五条会议决策与执行

1.会议决策应当充分讨论，形成明确的决议。

2.会议决议的执行责任落实到具体人员，明确完成时限。

3.会议组织者负责对会议决议的执行情况进行跟踪、督促和汇报。

第六条保密与纪律

1.会议过程中，参会人员应严格遵守保密纪律，不得泄露会议内容。

2.会议组织者应加强对会议纪要、决议等文件的保管，防止遗失或泄露。

第七条制度的修订与解释

本制度的修订、解释权归绿地集团董事会。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门、子公司可根据本制度，制定具体的实施细则。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议组织者应根据工作需要，提前收集议题，明确会议的主要目标和讨论重点。

2.定会议时间、地点：会议组织者应充分考虑参会人员的安排，选择合适的会议时间、地点，并在会议前至少提前一天通知参会人员。

3.邀请参会人员：根据议题需要，明确参会人员范围，并向相关人员发出会议邀请。

4.准备会议材料：会议组织者应提前准备与议题相关的背景资料、数据报告等，以便参会人员充分了解议题背景。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到工作，确保参会人员到齐。

2.会议主持人宣布会议开始：会议主持人简要介绍会议主题、目标和议程。

3.各议题讨论：按照会议议程，逐一讨论各个议题。会议组织者应对讨论过程进行引导，确保会议高效进行。

4.形成决议：针对各个议题，充分讨论后，形成明确的决议。

5.会议总结：会议主持人对会议成果进行总结，明确会议决议的执行责任人和完成时限。

三、会议记录与纪要

1.会议记录：会议组织者应指定专人负责会议记录，详细记录会议过程、讨论内容、决议等。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人应根据会议记录整理会议纪要，内容包括但不限于：会议时间、地点、参会人员、议题、讨论情况、决议等。

3.会议纪要审批：会议纪要应提交给会议主持人或相关领导审批，确保纪要内容的准确性。

4.发布会议纪要：会议纪要经审批通过后，由会议组织者及时发送给参会人员，以便了解会议内容和执行决议。

四、会议后续工作

1.决议执行：会议组织者应加强对会议决议的执行情况的跟踪、督促和汇报。

2.问题反馈：在会议决议执行过程中，如遇到问题或困难，应及时向会议组织者反馈，以便协调解决。

3.会议效果评估：会议组织者可定期对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，不断优化会议流程，提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经审批通过后，应在会议结束后的一定工作日内，由会议组织者通过邮件、内部通讯系统等方式发布给所有参会人员及与决议执行相关的部门和个人。

2.会议纪要的发布应确保及时性，以便参会人员和相关执行人员迅速了解会议内容，开展后续工作。

3.对于重要会议纪要，会议组织者应采取适当方式，如口头提醒或再次确认，确保纪要内容被充分理解和重视。

二、决议任务的分配与执行

1.会议纪要中应明确每项决议的责任人，并将具体的执行任务分配给相关人员。

2.责任人应根据会议纪要的要求，制定详细的执行计划，明确工作步骤、完成时间节点和预期成果。

3.责任人应定期向会议组织者或领导汇报决议执行进度，确保工作按计划推进。

三、跟踪与监督

1.会议组织者应建立跟踪机制，对会议决议的执行情况进行定期检查和监督。

2.对于执行过程中出现的问题，会议组织者应及时协调相关部门和人员，提供必要的支持和协助，确保决议能够顺利实施。

3.对于未按计划执行的决议，会议组织者应查明原因，采取相应措施，如调整计划、增加资源投入等，以保证决议最终得以落实。

四、反馈与评估

1.决议执行完成后，责任人应向会议组织者提供执行结果报告，包括实际完成情况、遇到的问题及解决方案、改进措施等。

2.会议组织者应对执行结果进行评估，分析决议实施的效果，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

3.对于执行效果不佳的决议，应分析原因，并在后续工作中进行改进，以提高会议决策的质量和执行效率。

五、档案管理与查阅

1.会议纪要及其执行报告应作为重要档案进行管理，由专人负责归档、保存。

2.集团内部员工应有权查阅相关会议纪要和执行情况，以了解决策过程和工作进展。

3.会议组织者应建立便捷的查阅机制，如电子档案管理系统，以提高工作效率和透明度。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定的会议室管理部门提交会议室申请。

2.会议组织者需明确会议时间、预计参会人数、所需设备等，以便行政部门合理分配会议室资源。

3.预订成功后，行政部门应及时通知会议组织者，并在会议前做好会议室布置和设备检查工作。

二、会议室使用

1.会议组织者应确保会议按时开始和结束，遵守预定的时间安排。

2.参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室秩序，不得随意移动设备、损坏公物。

3.会议室使用期间，严禁吸烟、进食或进行与会议无关的活动。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门应定期检查和维护会议室设备，确保设备正常运行。

2.会议组织者如需使用特殊设备，应提前向会议室管理部门申请，以便做好设备调试和准备工作。

3.参会人员在会议过程中如遇到设备故障，应及时报告会议室管理部门，以便及时解决问题。

四、会议室清洁与维护

1.会议室管理部门负责会议室的日常清洁与维护，确保会议室环境整洁、设施完好。

2.会议结束后，会议组织者应督促参会人员清理桌面、带走个人物品，保持会议室卫生。

3.对于重大会议或特殊活动，会议室管理部门可根据需要增加清洁和安保人员，确保会议顺利进行。

五、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定会议室安全管理制度，确保会议室使用过程中的安全。

2.会议期间，应确保会议室出入口畅通，消防设施完好，逃生路线明确。

3.如遇紧急情况，会议组织者应立即启动应急预案，组织参会人员有序撤离。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，会议室管理部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应的处罚。

2.对于故意损坏会议室设施、严重扰