《ISO 55001-2024资产管理-资产管理体系-要求》之16：“7支持-成文信息”解读和应用指导材料（雷泽佳-2024）

《ISO55001-2024资产管理—资产管理体系—要求》之16：“7支持-成文信息”解读和应用指导材料IISO55001-2024《资产管理—资产管理体系—要求》ISO55001-2024《资产管理—资产管理体系—要求》7.5成文信息7.5.1总则组织的资产管理体系应包括：a)本标准要求的成文信息；b)组织所确定的、为确保资产管理体系有效性所需的成文信息；c)有关适用法律法规管要求的成文信息。注：对于不同组织，资产管理体系成文信息的多少与详略程度可以不同，取决于：——组织的规模，以及活动、过程、产品和服务的类型；——过程及其相互作用的复杂程度；——人员的能力；——资产和资产系统的数量、多样性、复杂程度和重要性。7.5.2和7.5.3中关于创建和控制成文信息的要求也适用于成文数据和成文知识（视组织需要而定）。7.5.2成文信息的创建和更新在创建和更新成文信息时，组织应确保适当的：a)标识和说明（如标题、日期、作者、索引编号）；b)形式（如语言、软件版本、图表）和载体（如纸质的、电子的）；c)评审和批准，以保持适宜性和充分性。7.5.3成文信息的控制应控制资产管理体系和本标准所要求的成文信息，以确保：a)在需要的场合和时机，均可获得并适用；b)予以妥善保护（如：防止泄密、不当使用或缺失）。为控制成文信息，适用时，组织应进行下列活动：——分发、访问、检索和使用；——存储和防护，包括保持可读性；——更改控制（如版本控制）；——保留和处置。对于组织所确定的策划和运行资产管理体系所必需的来自外部的成文信息，组织应进行适当识别，并予以控制。注：对于成文信息的“访问”可能意味着仅允许查阅或者意味着允许查阅和并授权修改。成文信息总则成文信息定义：成文信息：指组织需要控制并保持的信息及其载体，用于支持资产管理体系的策划、实施、监视、测量、分析和改进过程，它是资产管理体系有效运行和持续改进的基础。成文信息可以任何格式和载体存在，包括但不限于纸质文档、电子文档、数据库、图片、视频等，并可来自任何来源，如内部生成、外部获取或合作共享。成文信息涵盖与资产管理体系相关的所有信息，包括但不限于：资产管理体系文件：包括方针、目标、程序、作业指导书、记录等，这些文件定义了资产管理体系的结构、要求、职责和过程；为组织运行而产生的信息：这是指在组织进行资产管理活动过程中产生的各种文件，如资产清单、维护记录、检查报告、评估报告等。这些文件记录了资产的状态、性能、历史数据等关键信息；实现结果的证据（记录）：记录是成文信息的一种重要形式，它提供了资产管理体系运行和资产管理活动结果的客观证据。记录可以包括培训记录、审核报告、管理评审记录、不符合项及其纠正措施记录等。组织的资产管理体系应包括：ISO55001标准要求的成文信息；条款号及标题名称标准对成文信息要求类别（文件、记录）成文信息功能（或用途）5.2资产管理方针资产管理方针应可获取并保持成文信息文件确立资产管理的宗旨和方向，为制定资产管理目标提供框架6.1.2应对风险的措施应提供有关策划、实施和评价这些措施的成文信息记录记录风险管理过程及其效果，确保措施的有效性6.2.1战略资产管理计划（SAMP）战略资产管理计划应作为成文信息可获取，并应定期评审和更新文件确定资产管理决策框架、目标及实现方法，确保与资源计划的一致性6.2.2资产管理目标资产管理目标作为成文信息可获取文件明确资产管理目标，确保与组织目标相协调7.2能力组织应保留适当的成文信息，作为人员能力的证据记录记录并证明人员的能力符合资产管理需求6.2.3实现资产管理目标的策划组织应建立并保持资产管理计划，计划应作为成文信息可获取文件明确实现资产管理目标的策略、资源、时间框架等7.4沟通应保留适当的成文信息，作为所需沟通及其有效性的证据记录记录沟通内容及其效果，确保内外部沟通的有效性7.6数据和信息如有必要存在差异，差异作为成文信息予以记录和沟通记录确保财务与非财务职能部门间信息和术语的一致性和可追溯性8.1运行策划和控制（包括生命周期管理）在必要的范围和程度上，提供成文信息，以确信过程已经按策划进行记录证明资产管理过程按照策划进行，确保过程的有效控制9.1监视、测量、分析和评价组织应保留适当的成文信息，作为监视、测量、分析和评价结果的证据记录记录监视、测量、分析和评价的结果，确保绩效的持续改进9.2.3内部审核方案应保留成文信息，作为实施审核方案以及审核结果的证据记录记录内部审核方案的实施及结果，确保资产管理体系的有效性9.3.3管理评审结果组织应提供成文信息，作为管理评审结果的证据记录记录管理评审的结果及后续改进措施，确保资产管理体系的持续适宜性10.2不符合和纠正措施应保留成文信息，作为下列事项的证据：<br>-不符合或事件的性质以及随后所采取的措施<br>-纠正措施或预防措施的结果记录记录不符合或事件的性质、处理措施及效果，防止再次发生组织所确定的、为确保资产管理活动和资产管理体系有效性所需的成文信息：这些成文信息应全面、准确且及时地反映资产管理的关键要素、流程和决策依据，以确保资产管理活动的规范性和资产管理体系的有效性。具体而言，这些信息应涵盖以下几个方面：详细的资产清单和资产数据库，记录资产的物理特性、技术规格、使用状况、维护历史等信息。资产管理策略与规划：资产管理方针和政策声明，明确组织对资产管理的总体方向和承诺；长期和短期的资产管理规划，包括资产投资、更新、处置等策略；资产管理流程和程序：详细描述资产管理的各个流程和程序，包括资产的采购、验收、入库、领用、调拨、维修、报废等全生命周期管理环节；关键绩效指标(KPIs)和平衡计分卡，用于衡量资产管理的财务、客户、内部流程和学习与成长等方面的绩效；风险管理计划和应急响应预案，针对可能出现的风险制定预防和应对措施；供方和合作伙伴管理文件，包括供方评估、选择和监控等方面的信息；培训和发展计划，确保资产管理人员具备必要的技能和知识；最佳实践和创新案例：整理和分享资产管理的最佳实践和创新案例，为组织内部的资产管理工作提供指导和借鉴。有关适用法律法规要求的成文信息。国家和地方关于资产管理的法律法规、规章和标准。行业规范、最佳实践和指南，特别是与资产管理相关的国际标准（如ISO55000系列）。环保、安全、健康等方面的法律法规要求，确保资产管理活动符合相关标准。合同和法律协议中关于资产管理的条款和条件，确保组织在履行合同义务时符合法律法规要求。对于不同组织，资产管理体系成文信息的多少与详略程度可以不同，取决于：组织的规模，以及活动、过程、产品和服务的类型；组织的规模：组织的规模直接影响了其资产管理体系的复杂性和覆盖范围。大型组织通常拥有更多的资产、更复杂的业务流程和更广泛的服务范围，因此需要更详细、更全面的成文信息来确保资产管理体系的有效运行和持续改进。相比之下，小型组织可能拥有较少的资产和更简单的业务流程，因此其成文信息可以相对简洁，但仍需确保涵盖所有关键要素和流程；活动、过程、产品和服务的类型：不同类型的活动、过程、产品和服务对资产管理体系的要求不同。例如，高科技制造业可能需要详细的成文信息来管理其复杂的生产流程和高度专业化的设备，而服务业可能更侧重于服务交付过程和客户资产的管理。因此，组织应根据其实际活动、过程、产品和服务的特性，调整资产管理体系成文信息的详略程度，以确保其针对性和实用性。。过程及其相互作用的复杂程度；过程复杂性：不同组织在资产管理方面涉及的过程复杂程度可能大相径庭。一些组织可能拥有较为简单、直接的资产管理流程，而另一些组织则可能拥有高度复杂、相互交织的流程。过程的复杂性直接影响到成文信息的详细程度。在过程较为复杂的组织中，需要更详细的成文信息来明确各个步骤、责任主体、关键控制点以及不同过程之间的交互关系，以确保资产管理的有效性和效率；相互作用复杂性：过程之间的相互作用也是决定成文信息详略程度的重要因素。在相互作用复杂的组织中，不同资产管理过程之间可能存在紧密的联系和依赖关系。这种复杂性要求更详细的成文信息来阐明这些关系，避免信息孤岛和沟通障碍，确保各个过程能够顺畅衔接，共同支持资产管理目标的实现。人员的能力；能力水平与信息需求：员工的专业技能、知识水平和经验直接决定了他们对成文信息的理解和应用能力。能力较强的员工可能更擅长从简要的指导和原则中提炼出所需信息，并自主做出决策；而能力相对较弱的员工则可能需要更详细、具体的成文信息来指导其工作，确保操作的准确性和一致性；定制化信息：根据员工的能力差异，组织可以定制化成文信息的详略程度。对于高能力员工，可以提供更简洁、概括性的信息，鼓励他们发挥主动性和创造性；而对于低能力员工，则需要提供更详细、步骤化的操作指南，以减少错误和提高工作效率。资产和资产系统的数量、多样性、复杂程度和重要性。资产和资产系统的数量：数量多：当组织拥有大量的资产或资产系统时，为了有效管理和控制这些资产，需要更多的成文信息来记录、跟踪和维护。例如，详细的资产清单、分类编码、技术规格、维护记录等，以确保每项资产都能得到妥善管理；数量少：资产数量较少的组织可能不需要过于复杂的成文信息体系，但仍需确保关键信息的完整性和准确性，如关键资产的详细档案、重要维护记录等。多样性：多样性强：资产类型多样的组织需要更加细化和具体的成文信息来应对不同资产的管理需求。例如，对于既有电力设备又有信息技术设备的组织，需要分别为这两类资产制定不同的管理标准、操作手册和维护指南；多样性弱：资产类型相对单一的组织可以采用较为通用的成文信息模板，但仍需确保信息的针对性和适用性。复杂程度；复杂度高：高度复杂的资产系统（如大型工业设备、复杂的IT系统等）需要详尽的成文信息来支持其运行和维护。这包括详细的设计图纸、操作手册、维修指南、故障诊断流程等，以确保系统能够高效、安全运行；复杂度低：对于复杂度较低的资产系统，成文信息可以相对简化，但仍需涵盖关键的管理和控制要点。重要性。重要性高：对于组织运营至关重要的资产或资产系统（如关键生产设备、核心信息系统等），需要更加严格和详尽的成文信息来确保其可靠性和安全性。这可能包括严格的操作规程、定期的维护计划、紧急情况下的应急预案等；重要性低：对于相对不那么重要的资产或资产系统，成文信息可以相对宽松，但仍需确保基本的管理要求得到满足。7.5.2和7.5.3中关于创建和控制成文信息的要求也适用于成文数据和信息（见7.6）和成文知识（见7.7）（视组织需要而定）。对于资产管理体系而言，成文信息的创建和更新是确保信息准确性和时效性的关键。这一要求同样适用于成文数据和信息以及成文知识的创建与更新：创建原则：在创建成文数据、信息和知识时，应确保其内容准确、完整、清晰，并符合组织的资产管理策略和目标。这要求组织在创建过程中进行充分的审查和验证，以确保信息的可靠性；更新机制：成文数据、信息和知识应随着资产管理活动的进展和外部环境的变化而及时更新。组织应建立有效的更新机制，包括定期审查、修订和批准流程，以确保信息的时效性和准确性；版本控制：对于重要的成文数据、信息和知识，组织应实施版本控制，以记录其历史变更情况，并便于追溯和恢复。成文信息的创建和更新在创建和更新成文信息时，组织应确保适当的：标识和说明（如标题、日期、作者、索引编号）；标题：每个成文信息文件都应具有清晰、描述性的标题，以便用户快速识别文件的内容和目的。标题应简洁明了，能够准确反映文件的核心内容；日期：成文信息的创建和更新（或修订）日期应明确标注，以便追踪文件的时效性和历史变更。这有助于确保用户使用的是最新版本的信息，并便于在需要时回溯到以前的版本；作者：应明确记录成文信息的作者或责任部门（责任人），能够追溯文件的来源和责任归属，以便在出现问题或需要进一步解释时能够联系到相关人员。这也有助于建立责任追究机制，确保信息的质量和准确性；索引编号：为了便于文件的管理和检索，组织应为成文信息分配唯一的索引编号或代码，索引编号应遵循一定的规则或标准，确保其在组织内部的唯一性和可识别性；统一格式与模板：为不同类型的成文信息（如手册、程序文件、记录表格等）制定统一的格式和模板，确保标题、日期、作者、索引编号等信息的规范性和一致性。形式（如语言、软件版本、图表）和载体（如纸质的、电子的）；形式的适宜性；语言选择：成文信息应使用组织内部通用的语言，以确保信息的有效传递和理解。对于多语言组织，应考虑提供关键信息的多语言版本，以满足不同语言背景员工的需求；软件版本兼容性：若成文信息以电子形式存在，如使用特定软件创建或展示，应确保所选软件版本与组织内部广泛使用的版本兼容，以避免因软件不兼容导致的信息访问障碍；图表和可视化工具：适当使用图表、图形、流程图等可视化工具来辅助说明复杂信息或数据，以提高信息的可读性和理解度。这些图表应清晰、准确，并符合行业标准或组织内部的规范。载体的适宜性；纸质载体：对于需要长期保存或便于携带的成文信息，可考虑使用纸质载体。在选择纸质载体时，应考虑纸张质量、印刷清晰度等因素，以确保信息的持久性和可读性；电子载体：随着信息技术的发展，电子载体因其便于存储、检索和共享的特点而越来越受欢迎。组织应建立电子文档管理系统，对电子成文信息进行分类、存储、检索和备份，以确保信息的完整性和安全性。同时，应关注电子文档的版本控制，避免使用过时的信息；混合载体：根据实际需要，组织还可以采用纸质和电子混合载体的方式。例如，对于重要政策文件或标准，可以同时提供纸质和电子版本，以满足不同场景下的需求。评审和批准，以保持适宜性和充分性。评审流程；实施多方参与、多层级评审：评审过程应涉及资产管理体系内多个层级和部门的参与，包括决策层、管理层和执行层，以确保成文信息全面反映各方需求和期望；成文信息应经过多层级的评审，包括初步评审、专业评审和最终审批。初步评审可由信息创建者或其同事进行，以确保信息的基本准确性和完整性；专业评审应由具有相关专业知识和经验的专家进行，以确保信息的专业性和技术性；最终审批应由具有决策权的管理人员进行，以确保信息符合组织的战略目标和政策要求。内容完整性：评审标准应涵盖信息的准确性、完整性（涵盖了资产、资产管理活动和资产管理体系的所有相关方面）、一致性、可读性以及是否符合相关法规和标准等方面；逻辑一致性：评审还应确保成文信息内部的逻辑一致性，以及与其他相关成文信息的协调性；记录评审过程：组织应记录评审过程，包括评审人员、评审时间、评审意见和修改情况等信息。这有助于追踪评审的历史和结果，确保评审的透明性和可追溯性。同时，记录评审过程也有助于发现评审中存在的问题和不足，为持续改进提供依据。批准流程；明确责任：组织应明确成文信息批准的责任人，通常应为具有相应权限和决策能力的决策层成员；正式批准：所有成文信息在发布前均需经过正式批准流程，确保信息内容符合组织战略目标和资产管理体系要求；确保批准的有效性：批准是成文信息创建和更新流程中的关键环节。组织应确保批准的有效性，即批准人员应具有相应的权限和责任，能够对成文信息的适宜性和充分性做出准确判断。批准应以书面形式进行，并明确标注批准日期和批准人姓名，以便后续追踪和验证；记录与追溯：批准过程应留下记录，以便于后续追溯和审核。保持适宜性和充分性。定期复审和动态更新：成文信息并非一成不变，而是需要随着组织内外部环境的变化而不断更新和完善。组织应建立定期复审和更新机制，对成文信息进行定期检查和评估，确保其始终符合组织的实际需求和法规要求。在复审和更新过程中，应充分考虑利益相关方的意见和建议，确保信息的全面性和客观性；反馈机制：组织应建立成文信息的反馈机制，鼓励员工和其他利益相关方提出改进建议，以便不断完善成文信息。成文信息的控制应控制资产管理体系和本标准所要求的成文信息，以确保：在需要的场合和时机，均可获得并适用；“在需要的场合和时机”：指资产管理体系运行过程中，无论何时何地，只要涉及资产、资产管理活动或资产管理体系的决策、执行、监控、评价、改进等环节，相关人员都能够及时获取到所需的成文信息。这涵盖了从资产规划、采购、运维到退役处置的全寿命周期各阶段，以及从管理层到执行层的各级组织和个人。即时性：成文信息应在需要时即刻可用，避免因信息滞后导致的决策失误或执行偏差；准确性：提供的信息必须是最新、最准确的版本，以确保决策基于可靠的数据和依据；便捷性：信息应易于访问，无论是通过纸质文档、电子系统还是其他媒介，都应确保用户能够方便地获取。确保均可获得并适用。访问权限与分发控制：根据岗位职责和业务需求，为不同层级和部门的人员设置适当的访问权限，确保只有授权人员能够在需要时访问到相关信息。同时，应建立有效的分发机制，确保成文信息能够及时、准确地送达至需要的人员或部门。物理与电子存储：根据成文信息的类型和使用习惯，合理选择物理存储（如文件柜、档案室）或电子存储（如数据库、云存储）方式，确保信息的安全性和易获取性；检索与查询系统：建立高效的检索与查询系统，使得用户能够快速定位到所需信息。对于电子存储的成文信息，应提供关键词搜索、分类浏览等功能；确保适用：提供的成文信息应紧密贴合实际工作需求，具有明确的指导性和可操作性。避免提供过于笼统或与实际工作脱节的信息。予以妥善保护（如：防止泄密、不当使用或缺失）。建立保护框架：制定一套全面的成文信息保护政策。这应包括信息的分类、存储、访问、使用、传输、披露、保留和处置等方面的规定；防止成文信息的泄密；访问权限管理：实施严格的访问权限管理，确保只有授权人员能够访问敏感或机密信息。采用身份验证、密码保护、数字证书、生物识别技术等手段，防止未经授权的访问。加密技术：对重要和敏感的成文信息进行加密处理，即使文件被未经授权的人员获取，也无法轻易解密和读取；安全存储：对于纸质文档，应存放在安全的地方，如上锁的文件柜或保险柜中。对于电子文档，应确保服务器和存储设备位于安全的环境中，并配备防火、防水、防盗等物理安全设施，避免信息泄露给未授权人员；培训与意识提升：定期对员工进行信息安全培训，增强他们的保密意识，确保他们了解成文信息泄密的严重后果，并知道如何妥善处理敏感信息。防止成文信息的不当使用；明确使用目的和范围：在发布成文信息时，应明确其使用目的和范围，限制其在特定领域或特定人员中的传播和使用；版本控制：对成文信息进行版本控制，确保只有最新、最准确的版本被使用。通过编号或时间戳等方式来区分不同的版本，避免使用过时的信息；使用权限：明确不同岗位人员对成文信息的使用权限，禁止非授权人员修改、删除或传播信息。审批流程：建立严格的成文信息审批流程，确保在信息发布或使用前经过相关部门的审核和批准。这有助于防止错误或误导性的信息被传播或使用；合规性审查：在成文信息发布前进行合规性审查，确保其符合公司政策、法律法规和行业标准的要求，避免不当使用导致的法律风险；定期审查：定期对成文信息进行审查，确保其仍然符合当前的业务需求和管理要求。对于过时或不再需要的信息，应及时进行更新或删除。防止成文信息的缺失（即保持成文信息的完整性）。备份与恢复：定期对成文信息进行备份，并建立灾难恢复计划，确保在发生意外情况（如系统故障、自然灾害等）时能够快速恢复信息；完整性检查：在传输或存储成文信息时，应进行完整性检查，确保信息在传输或存储过程中没有被篡改或损坏；流程管理：建立严格的成文信息审批和发布流程，确保信息的准确性和完整性。在信息发布前进行多轮审核，避免遗漏或错误；定期审核：定期对成文信息进行审核和更新，确保其反映最新的资产管理和业务实践。同时，清理过时或无效的信息，避免信息冗余和混淆；记录管理：建立完善的记录管理机制，对成文信息的创建、修改、删除、访问等操作进行记录，以便追踪信息的流向和状态。这有助于在发现信息缺失时迅速定位问题并采取补救措施。为控制成文信息，适用时，组织应进行下列活动：分发、访问、检索和使用：分发；组织应建立明确的成文信息分发机制，确保相关成文信息能够准确、及时地传递给需要的人员或部门；分发过程应记录分发对象、分发时间、分发方式等信息，以便追溯和审核；对于敏感或机密信息，应采取加密或限制访问等措施，确保信息的安全性。访问；确定访问权限：组织应设定成文信息的访问权限，明确哪些人员或部门需要访问查看成文信息,确保只有授权人员能够访问相关信息；查看权限：对于仅需了解信息内容的人员，授予查看权限，但不允许编辑或复制。复制权限：对于需要参考或分享信息的人员，除查看权限外，额外授予复制权限，但仍不允许编辑。编辑权限：对于需要修改或更新信息的人员，授予编辑权限，但需严格监控和记录修改行为。修改过程权限：对于负责信息流程管理或质量控制的人员，授予修改过程权限，以监督信息的正确性和一致性。删除权限：仅在极少数情况下，如信息过时或存在严重错误，且经过严格审批后，才授予删除权限。访问权限的设置应基于岗位职责和工作需要，避免信息泄露或滥用；应提供便捷的访问途径，如企业内网、文件服务器等，以便员工能够高效地获取所需信息。检索；组织应建立有效的成文信息检索系统，方便员工快速找到所需信息；检索系统应支持关键词搜索、标签、分类浏览等多种检索方式，提高检索效率；应定期对检索系统进行维护和更新，确保信息的准确性和完整性。使用。组织应明确成文信息的使用目的和范围，确保信息被正确使用；对于需要遵循的成文信息（如标准、规程、制度等），应通过培训、宣传等方式确保员工充分理解和执行；在使用成文信息时，应关注其时效性，避免使用过时的信息导致决策失误或操作不当；对于因使用成文信息而产生的问题或改进建议，应及时反馈并记录，以便对成文信息进行修订和完善；监控信息的使用情况，及时发现并纠正不当使用行为。存储和防护，包括保持可读性；成文信息的存储；建立安全的存储环境：确保成文信息存储在安全、适宜的环境中，防止信息因物理因素（如火灾、水灾、盗窃）或技术因素（如病毒、黑客攻击）而丢失或损坏；采用可靠的存储介质：选择稳定、可靠的存储介质，如服务器、云存储或物理存储设备，并定期检测其性能和可靠性；建立文档管理系统：组织应建立一个结构化的文档管理系统，用于存储所有与资产、资产管理活动和资产管理体系相关的成文信息。该系统应能够支持信息的分类、检索、归档和版本控制；分类存储：根据信息的性质、用途和重要性，对成文信息进行分类存储。例如，将资产管理手册、标准文件、规章制度、法律法规、政策文件等分别存放在不同的文件夹或数据库中，以便于管理和检索；电子与纸质双重备份：对于关键的成文信息，组织应采取电子和纸质双重备份的方式，以防止因单一存储方式出现故障而导致信息丢失；定期备份与恢复测试：对于电子存储的成文信息，应定期进行数据备份，并测试备份数据的可恢复性，以确保在需要时能够快速恢复信息。成文信息的防护；访问控制：对成文信息的访问应实施严格的权限管理，确保只有授权人员能够访问、修改或删除信息。这可以通过设置密码、指纹识别、面部识别等身份验证手段来实现；物理安全：对于纸质存储的成文信息，应确保其存放在安全、干燥、防火、防潮的环境中，以防止信息因物理损坏而丢失或损坏；网络安全：对于电子存储的成文信息，应采取必要的网络安全措施，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，以防止信息被非法访问、篡改或泄露；防病毒与恶意软件：定期更新和运行防病毒软件，以保护存储成文信息的系统和设备免受病毒和恶意软件的攻击。保持可读性。格式标准化：确保所有成文信息都采用标准化的格式进行存储和展示，以便于阅读和理解。例如，使用统一的字体、字号、行距和段落格式；定期审核与更新：定期对存储的成文信息进行审核，确保其仍然准确、有效且符合当前的管理要求。对于过时的信息，应及时进行更新或删除；易读性检查：在存储和发布成文信息之前，应进行易读性检查，确保信息清晰、简洁、无歧义。对于复杂的术语或概念，应提供必要的解释或说明；保护信息完整性：在存储和传输成文信息的过程中，应采取必要的措施保护信息的完整性，防止信息在存储或传输过程中被篡改或损坏。更改控制（如版本控制）；建立变更控制程序：制定并实施一套全面的变更控制程序，确保所有成文信息的更改都经过适当的授权、记录、审查和批准；变更申请与审批：任何对成文信息的更改都应始于正式的变更申请，该申请需明确说明变更的原因、范围、预期影响及建议的新内容。申请需经过具有相应权限的人员审批，确保变更符合组织策略和法规要求；更改记录：对成文信息的每次更改都应进行详细记录，包括更改日期、更改人、审批人、更改内容概述等。这些记录有助于跟踪成文信息的历史演变，确保信息的可追溯性；分发与回收：在成文信息更改后，应及时更新并分发新版本给所有相关方，同时回收旧版本以防止误用。分发和回收过程应有明确记录，确保信息传达的准确性和及时性；通知与培训：当成文信息发生重要更改时，应及时通知相关人员，并提供必要的培训或指导，以确保他们了解更改的内容和影响，并能够正确地应用更改后的信息。实施版本控制：对成文信息实施严格的版本控制，确保每个版本的变更历史都清晰可追溯。这包括为每个文件分配唯一的版本号，记录每次变更的内容、时间、原因和实施人员，以及保留旧版本的副本以备查阅；应急响应：针对可能因成文信息更改而引发的紧急情况，组织应制定应急响应计划。该计划应明确应急情况下的处理流程、责任分工及沟通机制，确保在紧急情况下能够迅速、有效地应对；审核与监督：定期对成文信息的更改控制程序进行审核和监督，确保其有效性和合规性。审核应关注变更申请的合理性、审批流程的严谨性、版本控制的准确性以及分发与回收的及时性等方面。保留和处置：以避免对于过期成文信息的非预期使用。制定保留和处置决策：组织应基于业务需求、法律法规要求及内部管理政策，制定成文信息的保留、处理和销毁决策。这些决策应明确哪些信息需要长期保留，哪些信息可以定期清理，以及具体的处理流程；了解保留策略：组织应深入了解自身及相关方对成文信息保留的具体要求，确保所制定的保留策略与这些要求保持一致。限制过期信息累积：组织应制定并实施策略，以限制过期或被替代的成文信息过度累积。这包括建立定期审查机制，识别并清理不再需要的文件，确保信息存储空间的有效利用。确定保留时间限制：对于不同类型的成文信息，组织应根据其重要性、法规要求及业务需要，确定合理的保留时间限制。高度详细的成文信息可能需要更长的保留期，以确保可追溯性和审计要求。定期检查与删除：建立定期检查机制，以识别并删除不必要的成文信息副本。这包括识别重复的信息