纸质档案数字化课件

档案纸质档案数字化1档案数字化简介档案数字化工作要求 昌平区档案数字化管理系统操作流程常见问题解答主要内容210/1/2024档案数字化简介

3档案数字化

是什么4所谓档案数字化,是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、光盘、移动硬盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。5档案数字化为什么要6是社会发展的需要是政府工作的需要是档案业务的需要78档案数字化的作用81.能够实现档案数据的网络共享。2.能够缩短档案文件查阅时间。3.能够有效地保护档案原文安全。4.能够提高档案利用率且便于存储。5.便于建立档案资源库,适应各类档案的管理需求。10/1/20249纸质档案数字化的依据1.国家档案局2005年4月30日发布的《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-20052.北京市档案数字化标准DB11/T765.2—201010/1/202410纸质档案数字化遵循原则1.规范性

10/1/2024档案数字化必须遵循行业标准《纸质档案数字化技术规范》,采取国家推荐的文件格式、技术参数和工作流程。11纸质档案数字化遵循原则2.安全性

10/1/2024确保档案原件的安全。

保守档案信息的秘密。12纸质档案数字化遵循原则3.真实性

10/1/2024确保档案信息内容的原真性。避免对档案内容作额外处理。13纸质档案数字化遵循原则4.效益性

10/1/2024评估档案数字化投入的必要性。采取最优化的技术方案。发挥专业化和社会化优势。1415昌平区档案数字化现状15昌平区档案数字化工作总体排在全市前列。截止2015年,昌平区档案局馆藏纸质档案数字化已完成目录著录约240万条,电子图像扫描约40余卷件1200余万页,档案类别达()个,档案数字化数据总量居全市各区县档案局前列。昌平区档案局馆藏档案数据存储设备采用IBM3950服务器,配套磁盘阵列容量达114TB,数据总量居全区之首,服务器已实现双机热备及数据实时备份等功能。在全市范围内首次开展基层档案数字化工作并为全区77个处级立档单位配备了扫描仪、计算机等档案数字化设备。10/1/20241617纸质档案数字化外包17181.什么是纸质档案数字化外包。3.档案数字化外包的管理规范。国家档案局于2014年12月8日印发了《档案数字化外包安全管理规范》。4.各单位在档案数字化外包过程中容易出现的问题。2.为什么要开展纸质档案数字化外包。1819纸质档案数字化工作要求19工作环境——硬件配置档案数字化专用计算机、扫描仪。切断与INTER网连接,保持计算机不联网。10/1/202420工作环境——软件相应的扫描仪驱动WINDOWSXP及以上操作系统MicrosoftOffice2003/2007ACDSee5.0（推荐）Photoshop（选用）昌平区档案数字化管理系统10/1/202421工作目标一是将纸质档案目录信息转换为存储于EXCEL或ACCESS格式的电子目录。二是将文书、照片等纸质档案通过数字化转换为电子格式的电子图像。10/1/202422纸质档案数字化工作范围自2011年起,凡列入本单位进馆接收范围,并划定为永久保管期限和社会利用价值高的纸质档案,原则上均须进行数字化。划定为其他保管期限的档案,是否进行数字化,由各单位自行决定。10/1/202423纸质档案数字化工作指标电子目录电子图像存储结构文件命名数据链接10/1/202424纸质档案数字化工作指标电子目录:1.确保目录的完整性，项目数应与软件中所显示列数相同。2.确保目录与电子图像一一对应。3.应将Exel载体的目录导入Access数据库中10/1/202425纸质档案数字化工作指标电子图像:1.图像分辨率不低于200点。（DPI）2.图像完整、清晰。3.选择真彩色模式进行扫描。4.扫描后的图像采用JPEG格式存储。10/1/202426纸质档案数字化工作指标文件及文件夹命名:1.案卷级文件夹命名:全宗号-目录号-案卷号案卷级图像命名:全宗号-目录号-案卷号-页号2.文件级文件夹命名:全宗号-目录号-年度-件号文件级图像命名:全宗号-目录号-年度-件号-页号10/1/202427纸质档案数字化工作指标存储结构:在电子图像扫描结束后，应将数据按照全宗号——目录号——文件的结构进行存储10/1/202428纸质档案数字化工作指标数据链接:在电子图像扫描与电子目录录入工作完成后，通过Access数据库的超链接功能将目录与图像相挂接，或使用《昌平区档案数字化管理系统》中的挂接功能模块自动链接。10/1/202429纸质档案数字化工作流程档案整理建立目录数据库档案扫描文件命名图像处理数据链接数据质检10/1/202430纸质档案数字化工作流程档案整理:1.拆装订卷2.编页号建立目录数据库:应按照纸质档案数字化技术规范的要求，确定档案的著录项，建立目录数据库。10/1/202431纸质档案数字化工作流程档案扫描:档案扫描应根据实际情况选择相应的扫描方式，并进行相关参数的设置和调整，如亮度、对比度、饱和度、色彩平衡等。参数的设置和调整应保证调整后的图像不失真、效果最接近档案实体。文件命名:应按照案卷级和文件级不同的命名方式命名。10/1/202432纸质档案数字化工作流程图像处理:1.调整方向、纠偏2.去污、去黑边3.图像拼接数据链接:建立档案目录数据库，使用Access数据库超链接或应用档案管理软件与图像数据挂接。数据质检:检查目录数据库、数据挂接的准确性及扫描图像的完整、清晰情况，检验率应达到100%，合格率达到99.7%。10/1/20243334昌平区档案数字化软件操作流程34数字化管理系统先期调试第一步:解压缩该软件解压缩后产生的两个文件夹必须处于同一分区根目录下(同一硬盘分区内即可)且文件名称不能更改。10/1/202435数字化管理系统先期调试第二步:启动APM软件1.打开上一步所解压缩的“YSDAserv”文件夹，找到“APMServ.exe”双击打开:10/1/202436数字化管理系统先期调试2.取消“SSL”前面的勾，单击“启动AMPServ”；状态栏显示“Apache已启动MySQL5.1已启动”即可。注:该软件打开一次后不要手动退出，计算机关机或从新启动都不需要再次打开。10/1/202437数字化管理系统先期调试第三步:登陆系统1.在浏览器地址栏输入:http://localhost2.登陆账号:admin密码:12345610/1/202438纸质档案数字化工作流程3.文件夹及扫描图片命名案卷级文件夹命名:全宗号-目录号-案卷号案卷级图像命名:全宗号-目录号-案卷号-页号文件级文件夹命名:全宗号-目录号-年度-件号文件级图像命名:全宗号-目录号-年度-件号-页号注:图像文件名称应和对应目录档号保持一致，否则无法挂接及更新。扫描的原图片名称必须为:img#####10/1/202439纸质档案数字化工作流程4.目录数据库导入（1）将需使用的目录数据库Excel表导入到本系统相对应的数据库中。案卷----文件级目录数据库归档文件----归档文件目录数据库10/1/202440纸质档案数字化工作流程（2）Excel表格导入Access数据库方法及注意事项:Excel表中的所有项必须与Access数据库相对应。10/1/202441纸质档案数字化工作流程Excel表导入到Access数据库方法:2003版本将Excel文件直接复制粘贴到Access数据库中即可；2007版本除了复制方法外还可以直接导入。(注:Excel和Access中所有项必须一致)10/1/202442纸质档案数字化工作流程5.档案扫描操作说明（1）打开ACDSee软件并选择档案全文数字化文件夹-案卷或归档文件。10/1/202443纸质档案数字化工作流程（2）批量建立文件夹,并设定成规定名称。1.点击新建文件夹按钮,生成需要的数量。2.将第一个文件夹名称修改成规定名称,并将所有文件夹全部选择。3.输入F2键设置模板10/1/202444纸质档案数字化工作流程（3）扫描设置•在软件左侧窗口选择“获取”-“扫描仪”•在格式中选择JPG•在文件名模板中输入img#####(5个#，共8位)(注:必须为img+5位数否则无法更新图像名称)10/1/202445纸质档案数字化工作流程•在图像选项夹选中彩色正面；在分辨率中选择200dpi。（原图不清晰的可选300dpi）•在纸张选项夹中选原稿尺寸。•设置完成后即可扫描。10/1/202446纸质档案数字化工作流程6.更新数据库及文件第一步:选择案卷级还是文件级档案管理10/1/202447纸质档案数字化工作流程第二步:高级管理界面更新数据库及文件（先数据库后文件）1.更新数据库将图像与目录进行挂接。2.更新文件会将img#####变为标准图像名称并自动排序。10/1/202448纸质档案数字化工作流程第三步:进入档案查询界面填写查询要求并选择查询字段10/1/202449纸质档案数字化工作流程第四步:查询结果（可下载该图像及相对应的Excel目录表）10/1/202450常见问题解答511.扫描图像数据出现存储循环替换情况。答:硬盘存储空间已满。检查硬盘剩余空间，清理垃圾文件。522.更新成功后的图像无法在档案管理软件中显示。答:情况一:检查该图像占用空间大小，正常A4文件扫描后应为50至500KB之间，如出现几个MB大小的文件则需要从新按照200Dpi进行扫描。情况二:图像扫描后大小为几百KB，但是尺寸超过1000以上，此情况可用Photoshop等修图软件将图像尺寸更改至800或安装区档案局提供的软件补丁即可（补丁地址:/tabid/4779/InfoID/238143/frtid/4683/Default.aspx）。533.档案数字化管理系统网页无法打开。答:情况一:档案数字化管理系统解压缩后所产生的"YSDAserv""档案全文数字化"两个文件夹没有同时放置在一个硬盘分区内。情况二:APM软件没有正确启动。情况三:网址输入不正确，正确网址为:http://localhost。544.Excel文件无法导入Access数据库。答:情况一:Excel中的列数、名称与Access中的列相互不一致，或附加有其他格式，不是纯文本格式。情况二:版本不一致，如: