政府机关会议室管理制度

政府机关会议室管理制度第一章总则

为确保政府机关会议室的高效使用与管理，提高会议质量，明确会议流程及职责，特制定本会议室管理制度。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范会议室的使用，保障会议的顺利进行，提高工作效率。

2.会议管理应遵循公开、公平、高效、节俭的原则，确保会议资源得到合理配置。

二、适用范围

1.本制度适用于政府机关内部各类会议的组织、召开、管理及服务。

2.本制度所称会议室，是指政府机关内部用于召开各类会议的固定场所。

三、责任主体

1.政府机关办公室负责会议室的日常管理、维护及服务工作。

2.各部门负责人对本部门召开的会议负责，确保会议的顺利进行。

四、会议类型

1.定期会议：按照规定周期召开的例会，如周例会、月例会等。

2.临时会议：因工作需要临时召集的会议，包括专题会议、紧急会议等。

3.外部会议：政府机关与其他单位联合召开或受邀参加的会议。

五、会议通知

1.会议召集部门应提前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.会议通知应通过书面形式发送，特殊情况可采取电话、短信等方式通知。

六、会议纪律

1.参会人员应按时参加各类会议，未经批准不得缺席、迟到或早退。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场秩序。

3.会议内容应严格保密，不得泄露会议讨论情况。

七、其他

1.本制度未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

2.本制度自发布之日起实施，如有修订，以最新版本为准。

本章内容仅为政府机关会议室管理制度的一部分，具体会议流程、会议纪要跟踪落实、会议室管理规定等内容，将在后续章节中详细阐述。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议召集部门应根据工作需要，确定会议主题、议程、参会人员、会议时间等，并提前向政府机关办公室提出会议申请。

2.政府机关办公室在收到会议申请后，对会议室使用情况进行调度，确保会议场地、设备等资源满足需求。

3.会议召集部门负责准备会议材料，并于会议前至少一天送达至政府机关办公室，以便统一发放给参会人员。

二、会议通知与签到

1.政府机关办公室负责向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.会议通知应包括会议主题、主持人、参会人员、会议议程等，并要求参会人员在收到通知后及时回复确认。

3.会议开始前，政府机关办公室安排专人负责签到工作，确保参会人员按时到场。

三、会议议程与讨论

1.会议召集部门负责人或指定人员担任会议主持人，按照会议议程组织讨论。

2.会议主持人应确保会议围绕主题展开，控制会议时间，避免跑题或拖延。

3.与会人员应积极参与讨论，充分发表意见，尊重他人观点，保持会场秩序。

四、会议决策与表决

1.会议讨论形成的决策事项，应由主持人明确表态，确保决策清晰、明确。

2.需要表决的事项，按照少数服从多数的原则进行表决，表决结果由主持人当场公布。

3.会议决策和表决结果应形成书面记录，由会议纪要负责人予以记录。

五、会议总结与反馈

1.会议结束后，主持人应对会议进行简要总结，强调会议决策和下一步工作要求。

2.与会人员应将会议内容传达至所在部门，确保工作落实。

3.会议纪要负责人应在会议结束后及时整理会议纪要，并在规定时间内发送给主持人及参会人员审阅。

六、会议资料的归档与保管

1.会议召集部门应将会议通知、会议纪要、表决结果等资料进行归档，并保管一定期限。

2.政府机关办公室负责对会议室使用情况进行记录，包括会议次数、参会人员、会议主题等，以备查阅。

本章详细阐述了会议筹备、通知与签到、议程与讨论、决策与表决、总结与反馈以及资料归档与保管等环节，以确保会议流程的规范和高效。后续章节将继续介绍会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要负责人应在会议结束后尽快整理会议内容，确保纪要准确、完整地反映会议讨论和决策结果。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、主持人、参会人员、主要讨论内容、决策事项及下一步行动计划等。

3.会议纪要经主持人审阅确认后，由政府机关办公室在规定时间内发送给所有参会人员，并根据需要抄送相关领导。

二、会议决策的执行与监督

1.各部门应根据会议纪要中的决策事项和行动计划，制定具体实施方案，并明确责任人。

2.会议召集部门应定期检查决策执行情况，对存在的问题及时协调解决，确保会议决策得到有效落实。

3.政府机关办公室负责对会议决策的执行情况进行跟踪监督，及时向领导汇报工作进展。

三、会议纪要的存档与查阅

1.会议纪要应按照规定进行存档，确保资料齐全、便于查阅。

2.政府机关办公室负责建立会议纪要档案，包括电子版和纸质版，并设立查阅权限，保障信息安全。

3.需要查阅会议纪要的人员，应向政府机关办公室提出申请，经批准后进行查阅。

四、会议纪要的更新与反馈

1.会议纪要负责人应定期更新会议决策的执行情况，确保纪要内容的实时性和准确性。

2.如会议决策在执行过程中出现重大调整或变更，应及时修改会议纪要，并通知相关领导和参会人员。

3.各部门在执行会议决策过程中，如遇到问题或困难，应及时向会议召集部门反馈，共同研究解决方案。

本章主要阐述了会议纪要的整理发布、决策执行与监督、存档查阅以及更新反馈等方面，以保障会议决策的有效落实。后续章节将介绍会议室管理规定等相关内容。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.政府机关各部门需提前向政府机关办公室预订会议室，并提供会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.政府机关办公室根据会议室使用情况，合理安排会议室资源，确保各部门会议需求得到满足。

3.会议室使用应遵循先预订先使用的原则，特殊情况需经政府机关办公室协调解决。

二、会议室设备与管理

1.政府机关办公室负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。

2.会议前，政府机关办公室应检查会议室设备是否齐全、功能正常，并根据会议需求提前进行调试。

3.参会人员应爱护会议室设备，遵守设备使用规范，如有损坏，需及时报告并承担相应责任。

三、会议室环境与卫生

1.政府机关办公室负责安排专人定期对会议室进行清洁、整理，保持环境整洁。

2.参会人员应保持会议室卫生，不乱丢垃圾，不在室内吸烟或进食。

3.会议结束后，政府机关办公室应检查会议室卫生及设备状况，确保下次会议的正常使用。

四、会议室安全与保密

1.政府机关办公室负责会议室的安全管理，确保会议期间的安全稳定。

2.会议室内应配置必要的安全设施，如灭火器、报警器等，并定期检查维护。

3.参会人员应严格遵守保密规定，不泄露会议内容，不携带无关人员进入会议室。

五、会议室使用费用管理

1.政府机关办公室建立会议室使用费用管理制度，合理测算并收取会议室使用成本。

2.各部门按照实际使用情况支付会议室费用，政府机关办公室定期公布费用收支情况，接受监督。

本章主要阐述了会议室预订、设备管理、环境与卫生、安全与保密以及使用费用管理等方面的规定，旨在确保会议室的高效、规范使用。后续章节将为第五章附则，对整个会议室管理制度进行补充和完善。

第五章附则

一、本制度的解释权归政府机关办公室所有。

二、本制度的修改和补充，由政府机关办公室根据实际情况提出，报请领导审批后予以公布。

三、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

四、各部门应认真贯彻执行本制度，政府机