企业档案保管服务合同模板

企业档案保管服务合同模板第一篇范文：合同或协议编号：__________一、定义与术语1.2合同双方分别为“甲方”和“乙方”，甲方为需保管档案的企业，乙方为提供档案保管服务的企业。1.3“档案”指甲方委托乙方保管的各类文件、资料、图纸、磁盘、光盘等载有信息的物品。1.4“保管期限”指甲方委托乙方保管档案的时间，自合同生效之日起计算。1.5“保密义务”指甲乙双方对档案内容的保密责任。二、合同目的2.1甲方委托乙方对其档案进行保管，确保档案的完整性、安全性、可追溯性。2.2乙方同意按照甲方的要求，提供专业的档案保管服务。三、服务内容（1）档案接收：乙方负责接收甲方送交的档案，并进行登记、分类、编目。（2）档案存储：乙方提供符合国家标准的档案存储设施，确保档案的安全、整洁、有序。（3）档案查阅：在甲方提出查阅需求时，乙方协助甲方进行档案查阅。（4）档案销毁：保管期限届满或甲方提出销毁要求时，乙方按照规定程序对档案进行销毁。3.2乙方应按照甲方的要求，定期向甲方报告档案保管情况。四、保密条款4.1甲乙双方应对合同内容、档案内容承担保密义务，未经对方书面同意，不得向第三方泄露。4.2乙方不得将档案用于合同约定以外的其他用途。五、权利与义务5.1甲方的权利与义务：（1）甲方有权要求乙方按照合同约定提供档案保管服务。（2）甲方应确保档案的真实性、合法性，并对档案内容承担法律责任。（3）甲方应按时支付合同约定的服务费用。5.2乙方的权利与义务：（1）乙方有权要求甲方按照合同约定提供档案保管所需的资料。（2）乙方应按照合同约定，为甲方提供优质的档案保管服务。（3）乙方应对档案保管过程中发生的损失、损坏承担赔偿责任。六、费用与支付6.1甲方应按照合同约定的收费标准支付乙方服务费用。6.2乙方在收到甲方支付的服务费用后，向甲方开具正规发票。七、合同变更、解除与终止7.1甲乙双方同意，合同的变更、解除或终止，应书面签订协议。7.2在合同履行过程中，如遇不可抗力因素导致合同无法继续履行，双方均有权解除合同。八、违约责任8.1甲乙双方应严格履行合同约定的义务，如一方违约，应承担相应的违约责任。8.2乙方违反保密条款，甲方有权要求乙方支付违约金，并赔偿损失。九、争议解决9.1合同履行过程中如有争议，双方应友好协商解决；协商不成的，可向合同签订地人民法院提起诉讼。十、附件10.1甲方档案清单10.2乙方档案保管服务承诺书10.3甲方档案查阅申请表10.4乙方档案销毁申请表本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。自双方签字（或盖章）之日起生效。甲方（盖章）：__________________乙方（盖章）：__________________签订日期：__________________一、特殊应用场景一：上市公司档案保管应用场合说明：上市公司需按照相关法律法规对档案进行妥善保管，以确保公司运营的透明度和合规性。条款修正与注意事项：在“保密条款”中，需明确上市公司信息披露的例外情况，确保信息披露与档案保密的平衡。在“档案销毁”条款中，应增加对上市监管要求的遵守，确保销毁过程符合证券法等相关法规。解决办法：与证券监管部门沟通，确保档案销毁程序合规。二、特殊应用场景二：涉及知识产权的档案保管应用场合说明：企业档案中包含专利、商标、著作权等知识产权文件，需要特别保护。条款修正与注意事项：在“保密条款”中，增加对知识产权保护的特别规定，明确乙方对知识产权档案的保密责任。在“档案查阅”条款中，应限制查阅范围，防止知识产权泄露。解决办法：制定知识产权档案的专门查阅审批流程。三、特殊应用场景三：跨国企业档案保管应用场合说明：跨国企业需遵守不同国家的法律法规，档案保管需考虑跨境因素。条款修正与注意事项：在“保密条款”中，增加跨境数据传输的保密措施，确保符合各国的数据保护法规。在“保管期限”条款中，应考虑不同国家的档案保管期限差异。解决办法：咨询国际法律顾问，确保合同条款符合相关国家法律规定。四、特殊应用场景四：紧急情况下的档案保管应用场合说明：如火灾、水灾等紧急情况，需确保档案安全不受影响。条款修正与注意事项：在“服务内容”中，增加乙方在紧急情况下的应急措施和预案。在“违约责任”条款中，明确紧急情况下档案损失的责任认定和赔偿标准。解决办法：定期进行应急演练，确保乙方能够迅速响应。五、特殊应用场景五：长期档案保管应用场合说明：对于需要长期保存的档案，如百年企业的历史档案，需考虑长期保管的技术和材料稳定性。条款修正与注意事项：在“服务内容”中，增加乙方对档案长期保管的承诺和技术保障措施。在“合同变更、解除与终止”条款中，考虑长期保管档案的续约和交接问题。解决办法：定期检查档案保管状态，确保长期保存的质量。档案遗失或损坏：确保乙方有完善的档案管理流程和备份机制。档案查阅权限管理：明确查阅人员的权限和审批流程，防止未授权查阅。服务费用变动：合同中应包含费用调整机制，以应对市场变化。乙方服务能力下降：定期评估乙方服务能力，确保档案保管服务质量。甲乙双方盖章确认的档案清单，详细列出每份档案的名称和编号。乙方提供的档案保管服务承诺书，说明保管措施和服务标准。甲方使用的档案查阅申请表，方便查阅时提出申请。乙方制定的档案销毁申请表，规范销毁流程和审批手续。双方签订的合同变更、解除或终止协议，以备不时之需。任何与合同执行相关的通信记录和会议纪要，用于记录双方沟通情况。多方为主导时的，附件条款及说明：一、当甲方为主导时，增加的多项条款及说明：附加条款1：甲方监督权1.1甲方有权对乙方的档案保管设施、环境、流程进行定期或不定期的检查和监督。1.2乙方应积极配合甲方的监督活动，并提供必要的工作条件。说明：此条款确保甲方在主导地位时，能够有效监督乙方履行合同义务，保障档案保管质量。附加条款2：甲方优先权2.1在档案查阅、销毁等操作中，甲方享有优先处理权。2.2乙方在处理其他企业的档案服务请求时，不得影响甲方档案的优先处理。说明：此条款保障甲方在档案管理中的优先地位，确保甲方需求得到及时响应。附加条款3：甲方决策权3.1甲方有权对档案保管的标准、流程、费用等事项进行决策。3.2乙方应按照甲方的决策执行，并在必要时提供专业建议。说明：此条款明确甲方在档案保管服务中的决策权，保证甲方对档案保管过程的控制。二、当乙方为主导时，增加的多项条款及说明：附加条款1：乙方管理权1.1乙方有权根据档案保管的专业要求，制定和调整档案保管的具体措施。1.2甲方应尊重乙方的专业管理权，不得无故干预乙方的正常管理活动。说明：此条款确保乙方在主导地位时，能够根据专业知识和经验自主管理档案。附加条款2：乙方定价权2.1乙方有权根据市场情况和成本变动，调整档案保管服务的收费标准。2.2甲方应在接到乙方通知后，按照新的收费标准支付服务费用。说明：此条款赋予乙方在市场变动时的定价权，保障乙方服务的合理利润。附加条款3：乙方终止权3.1在甲方严重违约或违反法律法规的情况下，乙方有权单方面终止合同。3.2乙方在终止合同前，应书面通知甲方，并给予甲方一定的整改期限。说明：此条款保护乙方在甲方违约时的合法权益，确保乙方能够采取必要措施。三、当有第三方中介时，增加的多项条款及说明：附加条款1：中介服务条款1.1第三方中介应负责协调甲乙双方的关系，确保合同顺利执行。1.2中介方应保持中立，公正处理甲乙双方的争议。说明：此条款明确中介方的职责和立场，保障合同执行的公正性和效率。附加条款2：中介责任条款2.1中介方应对由于其过错导致的合同执行问题承担相应责任