现代人力资源管理下的人事档案管理工作探讨

摘要人事档案是事业单位开展人力资源管理工作的基础材料，其记录员工的基本情况，通常作为单位任用人才的依据。随着时代的发展，人力资源管理工作重要性越来越突出。人事档案管理作为人力资源管理的重要组成部分，其在推动人力资源开发与建设方面表现出非常重要的作用。目前，国内人事档案管理工作仍处于改革阶段，披露出众多档案造假行为。在这样的背景下，对人事档案管理工作也提出了更严苛的要求。而如何做好档案管理工作，已经成为当前人事档案管理人员迫切解决的问题。基于此，本文就对现代人力资源管理理念下如何开展人事档案管理工作进行探究，以期能给相关人员提供参考，推动我国人事档案管理的发展。关键词：现代人力资源管理；人事档案；管理引言随着社会的发展与进步，用人单位对人才提出更高的要求，不仅要具备扎实的理论基础，同时也有具备较强的实践能力。人事档案主要记录人才的基本情况，是用人单位开展人力资源管理工作的依据。可见，人事档案管理与人力资源管理关系密切。新时代背景下事业单位必须积极优化与革新人事档案管理，以便能够为人力资源管理工作提供依据，为人才提供更全面的服务，进而保证人才在实际工作中充分发挥其作用与价值。因此，事业单位就要对当前人事档案管理现状进行分析，并在现代人力资源管理指导下对人事档案管理工作进行优化与改革。1.相关概念1.1人力资源管理人力资源管理主要是指一系列人力资源政策及相关管理活动，这些活动包含制定人力资源战略、员工招聘、培训与开发、薪酬管理、员工关系管理等。企业通过现代化管理手段，对人力资源进行有组织、有计划地控制与协调，以实现企业发展目标的管理行为。新时代背景下，人力资源管理具有如下特征：一是人才具有更多的选择权与自主决定权。新经济时代的人才已不再是通过劳动获得工资收入，而是与资本共享创造果实。因此，事业单位必须从让人才内在需求出发，为人才提供他们需求服务与产品，进而留住人才，为事业单位创造更多的价值。二是人力资源部门是具有导向性的战略伙伴。新经济时代人力资源管理部门也从幕后走到台前，参与到事业单位管理的各個环节中，对事业单位的生存与发展起到了非常大的推动作用，是实现事业单位发展目标的重要途径。三是更关注知识型员工的开发与管理。由于知识型员工独有的特征，推动了事业单位领导方式的转变，要求领导人与被领导者之间建立良好的互动方式，这就要求人力资源管理要将知识工作系统以及创新机制的建立作为重点工作内容。四是人力资源管理信息化发展。随着信息技术的普及与成熟，信息技术被广泛应用到各个领域。信息技术在人力资源管理中应用不仅可以提高工作效率，同时也使得人力资源管理业务流程更加规范化。1.2人事档案管理人事档案管理是对人事档案中收集、整理、储存以及销毁等一系列活动的总称，是人力资源管理的重要组成部分，也是开展人才管理的主要依据。人事档案是证实个人身份、学历以及资历等信息的直接依据，其与工资待遇以及社会劳动保障关系密切，具有法律效用。另外，人事档案具有动态性、全面性、服务性、机密性、现实性以及流动性六大特点。1.3现代人力资源管理与人事档案管理之间的关系现代人力资源管理中强调对人的管理，其不仅是管理的主体，同时也是管理的客体，人必须具备较强的管理能力才能完成此项工作。随着经济与社会的发展，人才已经成为当前首要资源。因此，人力资源管理也成为了事业单位管理的重点。人事档案管理不仅记载着人力资源管理中所有员工的基本信息，同时又储存着员工的一些历史记录，如记过、立功等。人事档案真实地记录每个人的人生轨迹，不可篡改，是考察、选拔人才的重要依据，是人力资源管理重要的组成部分。人力资源管中很多职能都与人事档案管理息息相关，真实、完整的人事档案管理可以为人力资源管理提供非常有价值的信息，不仅可以帮助人力资源管理人员及时发现埋没的人才，同时也可以减少滥竽充数的情况。因此，人事档案管理可以促进人力资源管理的开发与建设，进而提升人力资源管理水平。2.现代社会对人事档案管理工作的要求随着社会以及经济的快速发展，人力资源管理也行政性事务中解放出来，人力资源管理工作也发生了很大的变化。在这样的背景下，现代社会对人事档案管理提出了新的要求，具体如下：第一，构建核心价值体系。事业单位文化建设与核心价值观关系密切，是实现可持续发展的关键。优秀的单位文化可以更深层次地挖掘出更多的资源，对单位的发展起到指导作用，有助于实现战略目标。第二，多层次评价标准。在经济飞速发展背景下，传统评价标准已经无法满足实际需求。因此，评价标准也要紧跟发展需求进行优化与调整。对员工的考察不局限于工作能力，还要考察其综合素质。这样的考察结果更加全面、客观，同时这种多层次评价标准也是人事档案管理工作评价的主要趋势。第三，以职业化导向来衡量人才。以职业化导向衡量人才，可以有效提升人才竞争力。人事档案中除了要记录员工的学历、身份等基础信息外，还要记载员工的职业技术水平、职业道德、职业精神以及价值观念，以便于人力资源管理人员可以对员工进行全面的衡量，使人才选拔更加科学性，人岗高度匹配，进而有效提升人力资源管理效果。第四，构建科学的薪酬体系。科学的薪酬体系不仅可以留住员工，同时还可以提升员工工作的积极性。因此，用人单位在构建薪酬体系时要保证其具备较高的激励效应。3.现代人力资源管理下加强人事档案管理的措施若想人事档案管理能够在人力资源管理中充分发挥其作用，那就需要事业单位根据自身实际情况进行深入探索，并从多方面对人事档案管理进行优化与改革。3.1重视人事档案管理人事档案作为人力资源管理的重要组成部分，是对员工进行管理与评价的直接依据。因此，相关人员必须人认识到人事档案管理的重要性。首先，领导层要转变思想，认识到人事档案管理的重要性，并发挥带头作用，从实际行动上给予人事档案管理支持，使人事档案能够充分发挥其在人力资源管理方面的价值。换言之，只有领导层认识到人事档案管理的重要性，才能让单位内部员工从根本上重视人事档案管理，进而推动人事档案管理工作有条不紊的进行。其次，人力资源管理部门强化认知，将人事档案管理落到实处，同时也要对人事档案管理工作进行定期考核，及时发现人事档案管理中存在不足，推动人事档案管理工作趋向规范化与程序化发展。再次，定期开展档案相关的宣传活动，让更多员工认识到人事档案在个体利益以及单位人事决策中发挥的作用，即完整、真实的人事档案不仅有助于个人成长与发展，同时还可以为人力管理部门开展人事调动工作提供便利。另外，单位还可以通过宣传栏或展示墙宣传档案相关的知识，逐步在单位内部形成档案文化，并在档案文化潜移默化的影响下形成良好的档案管理氛围，推动单位人力资源管理工作开展，进而为实现稳定发展奠定基础。3.2完善人事档案管理机制人事档案管理机制是人事管理人员开展工作的基础，也是保证人事档案管理质量的关键。随着时代的发展，人事档案管理工作也面临着新的挑战与任务，原有的管理机制已经无法对人事档案管理工作起到指导作用，甚至在一定程度上制约着人事档案管理。在这样的背景下，人事档案部门必须对人事档案管理机制进行完善与优化。首先，制定严格的档案收集、保管、利用以及销毁等业务流程，促使人事档案管理更加规范化与科学化。其次，结合单位实际情况以及新形势下的要求对人事档案管理制度进行调整与优化，以保证人事档案管理制度的可操作性与指导性。再次，构建监督机制，事业单位组建人事档案管理监督小组，以保证人事档案中个人信息的真实性与完整性。同时定期对人事档案管理工作进行检查，以便能够及时发现人事档案管理工作中的不足，并督促人事档案部门改进，提升人事档案管理质量。最后，制定奖惩制度。制定奖惩制度不仅可以调动工作人员工作的积极性与主动性，同时还可以减少日常工作中不规范行为，降低工作失误，进而保证人事档案管理工作的质量与效果。3.3建立高素质人事档案管理队伍人事档案管理人员工作水平的高低直接决定了人事档案管理工作的质量与效率，因此事业单位必须重视高素质人事档案管理队伍的建设。首先，事业单位在招聘人事档案管理人员时，必须对应聘人员的综合能力进行评估，保证其达到岗位要求。其次，定期对事业单位人事档案管理人员进行专业知识与技能培训。事业单位在对人事档案管理人员进行培训前，可通过对人事档案管理人员进行调查与访谈，了解当前工作岗位中需要提升的技能与知识，同时结合新形势下对档案管理工作的要求制定培训方案，以保证培训工作能够满足人事档案管理人员实际需求，避免培训工作流于形式。在培训后还有对参与人员进行考核，了解培训效果以及培训中的不足，为改进培训工作提供方向，从而更好地服务人事档案管理。再次，事业单位要对人事档案管理人员进行思想方面的教育，如职业道德、爱国精神、服务精神等，保证人事档案管理人员自觉抵制腐朽思想的侵蚀。最后，人事档案管理人员也要自觉通过多种渠道学习相关的知识与技能，不断提升自身专业能力，为做好人事档案管理工作奠定基础。3.4加快人事档案管理信息化建设随着信息化时代的到来，各种前沿科技被广泛地应用在各个领域，人事档案管理工作也不例外。人事档案管理信息化建设不仅可以有效提升事业单位人事管理水平，同时还可以保证人事档案信息的真实性与全面性。事业单位人事档案管理信息化建设可以从以下几个方面入手：首先，事业单位加大资金投入，积极引进信息化设备。信息化设备是人事档案管理信息化建设的基础。因此，人事档案管理部门向上级申请资金，购入档案管理信息化设备，推动信息化办公场地建设，同时也要在部门内部营造信息化工作氛围。另外，人事档案部门也要安排专业人员对信息设备以及系统进行定期检修与系统更新。其次，推进人事档案信息资源数据化。相对于传统人事档案管理而言，人事档案管理信息系统主要是通过电子化、数据化开展档案管理工作。完整的人事档案信息是推进人事档案管理信息化建设的前提，因此人事档案管理人员要做好人事档案信息数据化工作，通过计算机将大量文字转化成数据，存储在人事档案管理系统中，进而实现人事档案管理工作的信息化与数字化。此外，人事档案管理人员也要注意人事档案信息的安全性与备份，以免人事档案管理系统遭到病毒攻击时仍能正常开展人事档案管理工作。3.5提升人事档案工作的服务性现代人力资源管理中主要是以人作为管理对象，详细的人事档案能够让领导层对员工进行更全面、系统的分析，从而保证人力资源管理工作的高效性。人事档案工作的服务性不仅是人事档案发展的基础，同时也是根本目的，其主要是通过提供档案材料服务人事工作，如当对员工进行任命时，通常需要对其工作经历进行全面了解，并通过大数据技术量化评估员工的能力，判断其是否可以胜任新的岗位，以保证职务任命的科学性与合理性。同时，人事档案管理的重要性也就由此凸显出来。因此，人事档案部门必须重视人事档案工作的服务性，端正自身态度，树立正确的服务思想，明确服