商贸企业存货管理存在的问题及改进

摘要：近年来基于互联网数字经济的线上新零售模式普及开来，该业态也正逐步呈现出快速发展的态势。新的零售模式对部分中小商贸公司的库存管理提出了更高的要求，在当今新零售线上模式与传统销售线下模式齐头并进的背景下，我國许多中小型商贸公司的库存管理存在采购计划不完善、相关制度体系不健全、工作流程不够严谨规范、企业数字信息化程度不高等问题。鉴于此，本文通过对中小型商贸企业现阶段存货管理存在的问题，并提出针对性对策建议，以供相关单位参考借鉴。关键词：商贸公司；库存管理；财务管理一、商贸企业存货管理的重要性商贸企业的存货管理对于企业控制风险提高经济效益具有重要意义，商贸企业存货管理主要包括采购与入库管理、仓储与盘点管理、出库与配送管理等。而在目前，许多中小型商贸企业的运营过程中，财务管理部门不直接对存货的管理承担主要管理职能，但由于存货的资金投入方面是财务管理的重要工作内容，因此财务部门要高度重视存货管理工作在以下方面的意义：（一）有利于提升资产管理效率存货管理的优劣是提高企业的资产管理效率、提升经济效益的关键工作，企业的经营管理者应当充分认识这项工作的重要性。存货，作为商贸企业流动资产中的重要组成部分，做好存货的管理工作，这对于商贸企业提高存货的周转速率，提升企业资金周转都具有重要意义，同时也是提升企业资产管理效率的重要途径之一。（二）有利于规范企业财务管理财务管理中的重要内容之一就是存货管理，通过做好存货的管理，可以起到规范企业财务管理的重要作用。许多中小型商贸企业的存货种类、数量繁多，其占用的资金也较多，若能通过优秀的管理手段，规范好企业的存货，除了可以使财务管理部门准确掌握到存货信息和相关数据外，还可以为存货的核算计量提供重要的基本信息，也能大大地提升管理效率和水平。此外，正确、有效、及时的存货信息，也是企业经营管理者决策的有力支撑。因此，加强存货管理，不仅可以完善财务管理的规范程度，也可以为经营决策方面提供数据准确性方面的保障。（三）有利于实现企业管理科学化现代化、信息化的存货管理手段是企业管理数字化转型的有效方式。存货管理是一项系统、全面的工作，如果一家企业的存货数量、种类不多，那么管理起来就相对容易，但随着市场经济的发展，企业日渐壮大的经营规模和多种业务模式共存的情况下，都将促使企业存货的种类、数量不断增加，管理存货的工作量也将相应增加，因此商贸企业就需要更加科学的管理制度和采用信息化手段进行管理，比如，一些规模较大的企业需要通过自身业务数据的整理、汇总、分析，再提前制定好采购的计划，确定存货的储备来保证销售业务的顺利进行，以存货管理为纽带，有效衔接企业计划、采购、销售等各环节工作，保证企业在市场中的竞争力。二、商贸企业存货管理存在的问题（一）缺乏合理的采购计划导致库存积压很多中小型商贸企业的存货管理都存在着数量大且种类多的情况，除了库存商品外，还有原材料、周转材料以及快递纸箱、标签等一次性消耗品，采购计划是否合理，就决定了企业存货管理是否合理。很多企业的采购部门依据大多是根据销售部门、市场部门提供的销售数据、营销活动方案对需要采购商品的种类进行计划，然后以订单的形式进行商品采购，而这种存货的采购计划大多是依据采购人员的历史经验、销售数据和活动策划方案进行较为主观上的判断，且没有和仓储管理部门的人员核对库存的数量，在对预测数据和现有数据了解不全的情况下进行采购就存在了诸多的不确定因素，如果就此计划进行采购，很容易出现采购过多或者采购不足的情况。如果企业采购过量，但实际上市场需求没有那么大的时候，就会造成商品滞销，积压在仓库里的情况，直接增加了存货的仓储成本，还可能会面临着存货过期、损毁、无法变现的风险。另一方面，如果企业的采购量过少，在市场中无法及时满足消费者、经销商的需求时，就会出现错失畅销时机，或者在某项营销活动中市场竞争力优势消失的现象，这样就会给企业带来可预见的盈利损失。因此，如果中小型商贸企业没有制定合理的存货采购计划，仍采用较为粗放式的存货管理方法和采购计划，过分依赖采购人员的主观判断常常使企业存货的采购处于被动状态，并且面对消费者和市场的需求、变化，企业无法及时做出反应，那么就会面临供过于求或者供不应求的情况。（二）存货管理体系不完善导致运营效率低下企业存货管理中，存货的存储通常被认为是一个重要环节。如果持有的存货总量过多，就会使企业的存货管理成本增加；如果存货量不足，则会出现无法满足市场需求的情况。现实中，很多中小商贸企业由于对存货的管理体系制度不健全，且存货仓储部门的人员没有进行过专业的存货管理和盘点，通常以存货的账面数来代替实际仓储数，长此以往，就会导致采购人员采购商品时的采购数量过多，造成存货积压，存货运营效率低；或者采购不足，无实际货物发出的情况。很多中小型商贸企业的采购人员缺乏根据现有资料和数据进行综合分析和研究的能力，没有运用科学的方法和管理知识来对存货进行管理，一味地依靠自己以往的管理经验来对存货进行管理，最终就可能会在存货周转上出现大的问题。因此，企业的存货管理一旦发生了问题，就很可能会出现产品缺货、断货、库存积压和商品滞销等现象的出现，给企业的运营增加不小的压力和造成不好的后果。（三）存货管理工作中岗位职责划分不明确目前，我国很多中小型商贸企业的存货管理内部制度和体系还不成熟、不规范，在对存货进行管理的过程中没有完善好管理制度或办法，也没有做好相应的管理工作，往往存在着很大的漏洞。其中较为严重的情况就是岗位职责划分不够明确，此类问题的发生很容易使企业的采购、入库、出库等环节出现漏洞，进而影响企业的运营。比如，商品采购的入库、验收和保管都由一位工作人员进行审批和管理，这样就会没有形成不同岗位职权间的相互制约，容易出现企业的存货管理人员或者其他内部员工利用这项漏洞来谋取私利，损害企业利益。此外，机构体系设置的不全面，从根本上忽视了各个岗位之间的相互分离、制衡和监督以及没有落实管理方面的职责，使得公司内部没有办法建立起有效的监督和制约机制，极容易引发存货库存积压或不足等问题。存货内部控制失效、岗位职能责任的划分不清晰等问题使存货的采购、入库和出库等各项工作无章可依，严重浪费了企业管理的资源，同时也极大地增加了企业内部出现徇私舞弊现象的概率。（四）缺乏科学有效的管理信息系统很多中小型商贸公司的存货管理信息系统仍然不够健全，没有建立起一套切合实际情况并且完善、可行的信息管理系统来帮助企业进行存货管理。部分商贸企业由于没有科学的合理地利用现代化信息技术的管理手段，那么在采购进货后，依赖现有的低水平的信息管理系统，将无法对存货进行有效的管理，倘若企业的中后台部门也都没有一套能够对相关数据进行整理、汇总、分析的存货管理系统，大量的数据由相关工作人员用手工计算的方式进行处理，那么这样的做法很有可能会导致存货数量记录不准确。目前来说，虽然一部分企业已经拥有了自己的存货管理信息系统，但是该系统还不够完善，并且相关工作人员对该系统的使用还不够熟练，因此就无法使信息系统发挥出最大的作用和达到理想的效果，进而达到提升运营效率的目的。比如，一些零售企业的库存信息无法做到实时更新，那么配送中心就没有办法及时查看各门店的库存情况来进行送货，久而久之，企业就无法知晓各个门店的备货量，导致存货的配送效率和运转效率逐步低下。三、完善商贸企业存货管理的对策建议（一）优化采购预算的编制工作商贸企业中的销售部门应根据企业自身的销售政策和即将要开展的销售活动及时地做好商品采购的需求预测，不断地提高商品采购数据的准确性。通过采用下级业务人员和上级管理人员互相结合的方式，对所需要的采购计划进行分析汇总。经过自上而下的修正，并由商贸企业的最高管理层审批之后，成为该商品的最终采购预算方案。在具体编制预算内容之前，需要收集、整合、分析各个分销渠道、事业部等业务单元的每个期间（月度或季度）的商品销售数据和相关资料，尽可能使预算编制更为准确。在编制采购预算时，也应该依靠企业内部，如：销售部门、仓储部门等的部门信息及结合市场部反映的消费者需求来进行编制。除此之外，为了提高采购预算管理的水平和效率，商贸企业更应该加大对采购预算管理的监督和控制的考核，通过使用考核、评价和奖惩机制结合的手段，充分调动企业内员工工作的积极性，提高企业的预算编制水平。（二）规范库存管理从而提高存货周转率很多中小型商贸企业普遍缺乏较为优良的仓库管理制度和存在着存货运营效率低下的问题。因此，商贸企业应该按照现有存货的数量和管理情况对存货进行科学地管理，并应该充分结合当期的实际工作情况，与企业的采购、仓储等中后台部门也都要做好管理协调和联动配合。企业应规范存货的出入库管理，加强对企业库存商品的核算和监督工作，确保存货与会计账目的记录相符合。同时也应该定期对企业的存货采用实地盘查的管理方法，确保存货数量与可变现金额的准确计量，同时也会降低发生员工偷盗等舞弊行为的可能。中小型商贸企业要根据企业内不同商品的不同特征来确定科学的库存储备数量，当现有渠道内的商品数量低于科学库存量时要及时补货，而当数量较高时应暂时停止该商品的采购购入，并且要利用在适当的时机进行打折促销等清库存手段来将其及时清理，结合销售情况，综合考虑后再去确定其存货数量，使商贸企业的存货储备量保持合理、稳定。这样，中小型商贸企业才能在不同管理手段的组合使用中找到适合自身情况的特定指标，从而为提高企业的存货周转率提供有效支持，持续优化存货的科学配置，并且也能将有限的资金发挥出最大的作用，从而为企业谋求更加长远的发展。（三）建立健全存货管理的岗位责任制度企业的平稳健康发展与其内部控制制度的健全、完善息息相关，尤其是商贸企业关于存货方面的内部控制。如果商贸企业想要有效地对存货进行管理，那么就需要在企业内部建立一套健全的存货管理岗位责任制度，通过对企业内的采购、存储、物流和销售等部门明确的划分职责分工，而不是简简单单地让同一个部门负责或者几个部门混同负责，要促成各个部门之间形成相互监督和制衡的机制。第一步，在进行工作职务分配前要先对岗位进行有效的规划和职责分配，使各个岗位的任务职责与权限得到清晰且完整的明确，杜绝不相容职位间工作的交叉。第二步，建立完善的监督体系，明令禁止分开岗位的员工走私串岗。设置专人、专岗对企业在存货管理工作中的各种规章制度落实情况进行定期监察，按时对存货等商品物资的收放进行抽检。第三步，确保每一位存货管理人员都能够在自己的职责范围内做好自己的工作，遵守相关的职业道德，在企业内部建立起严格、明确的授权审批制度，明晰不同岗位职责存货管理人员的审批权限和工作内容。（四）建立健全存货管理系统随着互联网信息技术的不断发展，企业应当紧紧跟随当下信息技术的发展趋势，优化自己的存货管理信息系统。中小型商贸企业需要充分研究信息技术可以带来的优势并结合自身的实际情况，建立一套更加健全的、具有市场可行性和针对性的存货管理信息系统，包括：存货的智能化自动分类管理、出入库信息自动收集与分析整理、存货管理风险分析预警、采购计划的智能化制定等多项功能。在相关工作中，中小型商贸企业应建立健全与自身业务营销模式、资金状况、销售规模等特点相适应的存货管理系统及内部控制制度。通常而言，在搭建存货管理系统时，应该涵盖企业从销售需求到采购计划、商品验收入库、货物存储、商品发运交付等的各个环节。在此过程中，企业需要根据内部控制关键节点来制定出相应的工作制度和工作流程，既要明确各部门间的职责，又要确保流程完整、系统易于操作，同时还要注意避免因内控过于繁琐进而影响到企业存货管理和工作效率。除此之外，对于一些外部市场的变化也需要相关工作人员进行分析和整理工作，企业自身应当优化目前正在使用的信息系统，建立起集人工信息化于一体的符合自身情况的、更加完善的存货管理系统。因此，中小型商贸企业应当对其存货管理信息系统进行优化，使每一个部门的工作人员都能够在该系统中进行充分的沟通。根据所记录的销售情况进行整合、分析各种相关数据，使预测的科学性、严谨性、合理性得到进一步提升。四、结束语本文通过分析中小型商