《GB∕T 43807-2024 版权资产管理体系要求》之8：“10 改进”解读和应用指导材料（雷泽佳编制-2024）

《GB∕T43807-2024版权资产管理体系要求》《GB∕T43807-2024版权资产管理体系要求》10改进10.1不符合和纠正措施当组织的版权资产、版权资产管理或版权资产管理体系发生不符合或事故时，组织应：a)对不符合或事故作出反应，适当时：——采取措施以控制和纠正；——处理后果；b)通过：——评审版权资产、版权资产管理或版权资产管理体系发生的不符合或事故；——确定不符合或事故的原因；——确定是否存在类似的不符合或事故，或者潜在的不符合或事故发生的可能性，来评估消除不符合或事故原因的措施的必要性，以确保不符合或事故不会再次发生或在他处再发生。c)实施所需的措施；d)评审所采取的纠正措施的有效性；e)在必要时，对版权资产管理体系进行变更。纠正措施应针对不符合或事故造成的后果。组织应保留文件化信息作为以下方面的证据：——不符合或事故的性质和后续所采取的措施；——所有纠正措施的结果。改进不符合和纠正措施组织的版权资产、版权资产管理或版权资产管理体系常见的发生不符合或事故；组织的版权资产、版权资产管理或版权资产管理体系发生的不符合通常包括以下几种情形：版权权属不明确或不合法；版权资产权属不清晰，未获得合法的版权授权或许可；未按照法律规定及时办理版权登记手续。版权管理不规范；版权资产管理制度不健全或未得到有效执行；版权资产管理过程中存在程序违规或操作不当，如未签订正式合同、未履行必要的审核流程等。版权使用不当；未经版权人许可，擅自使用、复制、发行、表演、放映、广播、汇编或通过网络向公众传播版权作品；超出合同约定的范围或期限使用版权资产。记录和信息管理不规范；版权资产相关文件、记录管理不善，导致信息丢失、泄露或被篡改；未按照要求保存版权资产权属证明、合同、登记证书等重要文件。未履行保护义务；未及时监测和应对版权侵权行为，导致版权资产受到侵害；未采取有效措施防止版权资产被非法复制、传播或使用。内部审核和管理评审中发现的问题；在内部审核或管理评审过程中，发现版权资产管理体系存在缺陷或不足；未按照审核或评审结果采取有效措施进行改进。员工意识和培训不足。员工对版权法律法规和管理制度不了解或理解不足。缺乏必要的版权管理和保护培训。组织的版权资产、版权资产管理或版权资产管理体系发生的事故（事件）版权侵权事件；组织或员工未经授权擅自使用他人版权作品，导致版权侵权纠纷；组织的产品或服务被指控侵犯他人版权，引发法律诉讼或赔偿要求。数据泄露事件；版权资产相关数据被未经授权的人员获取、泄露或滥用；组织的信息系统或数据库被黑客攻击，导致版权资产信息泄露。资产损失事件；由于管理不善或外部因素导致版权资产损毁、丢失或无法正常使用。版权资产被非法复制、传播或使用，导致经济价值下降。合同纠纷事件；在版权许可、转让或合作过程中，因合同条款不明确或履行不当引发的纠纷；合作伙伴或供方违反合同约定，导致版权资产受到侵害或经济损失。法律诉讼事件；因版权侵权、合同纠纷等原因引发的法律诉讼，对组织的声誉和经济造成损害；组织因违反版权法律法规而受到行政处罚或刑事责任追究。内部管理失误事件；因内部管理不善导致的版权资产管理流程混乱、效率低下或成本增加；员工在版权资产管理过程中出现的疏忽、错误或违规行为。当组织的版权资产、版权资产管理或版权资产管理体系发生不符合或事故时，组织应：组织对版权资产管理体系中不符合或事故的反应与处理；对不符合或事故作出反应：组织应应识别并确认发生的不符合或事故，这包括确定问题的性质、范围和影响。这一步骤是后续处理的基础，有助于组织准确了解问题的严重性和紧迫性；建立快速响应机制：制定应急预案，确保在不符合或事故发生时能迅速启动响应流程。适当时采取措施以控制和纠正：在确认不符合或事故后，组织应立即采取措施以控制和纠正问题。这包括停止可能导致问题进一步扩大的活动，采取临时措施以防止类似问题再次发生，并着手制定长期的纠正措施。这些措施应针对问题的根本原因，确保问题得到彻底解决；要处理不符合或事故带来的后果：这可能包括修复受损的版权资产、赔偿因事故造成的损失、恢复受损的声誉等。处理后果是确保组织能够从不符合或事故中恢复，并防止类似问题再次发生的重要环节。通过：评审版权资产、版权资产管理或版权资产管理体系发生的不符合或事故；目的：全面了解不符合或事故的性质、影响范围及严重程度；操作：组织应组织专门小组或指定责任人，对不符合或事故进行详细调查和分析，包括回顾相关过程、检查记录、收集证据等，以全面了解事件发生时间、地点、涉及的版权资产类型、直接和间接原因等；记录：所有评审过程和结果应详细记录，以备后续分析和改进。确定不符合或事故的原因；目的：找出导致不符合或事故的根本原因，防止类似事件再次发生；方法：在评审的基础上，组织应深入分析不符合或事故的根本原因。这可能需要运用问题解决工具和技术，如因果图、5W2H分析法等，来追溯问题的源头。确定原因后，组织应明确记录，并为后续的措施制定提供依据；责任人：明确各层级责任人的角色和职责，确保分析过程客观、公正。评估是否存在类似或潜在不符合：目的：预防类似不符合或事故在其他环节或时间重复发生；确定是否存在类似的不符合或事故，或者潜在的不符合或事故发生的可能性：组织应进一步评估是否存在类似的不符合或事故，或者未来是否有可能发生类似的问题。这包括检查类似过程、产品或服务中是否存在相同或类似的问题，以及分析现有管理体系中是否存在潜在的漏洞或风险。评估消除原因的必要性及措施：目的：制定有效的纠正和预防措施，确保不符合或事故不会再次发生。方法：基于上述分析，组织应评估采取何种措施来消除不符合或事故的原因。这包括考虑措施的可行性、有效性和成本效益，以确保所采取的措施能够从根本上解决问题，并防止类似问题再次发生或在他处发生。确保不符合或事故不会再次发生或在他处再发生：组织应确保所采取的措施能够有效防止不符合或事故的再次发生。这包括制定和实施纠正措施、预防措施以及持续改进计划，以加强版权资产管理体系的稳健性和有效性。实施所需的措施；明确措施内容：根据不符合或事故的评审结果，确定需要采取的具体措施。这些措施可能包括流程改进、人员培训、系统升级、文件修订等；责任分配：将各项纠正措施的责任明确分配给相关部门或人员，确保每项措施都有人负责执行；执行与跟踪：执行纠正措施，并对执行过程进行跟踪，确保措施得到有效落实。在此过程中，可能需要收集数据、记录执行情况，以便后续评审。评审所采取的纠正措施的有效性；结果验证：通过收集数据、观察现象、分析报告等方式，验证纠正措施是否达到了预期效果。例如，检查不符合项是否已消除，事故隐患是否已排除；影响评估：评估纠正措施对版权资产管理体系的整体影响，包括是否对其他流程、活动或人员产生了正面或负面影响；持续改进：根据评审结果，识别任何需要进一步优化或调整的地方，为未来的管理体系改进提供参考；文档记录：将评审过程、结果和后续行动计划记录在案，作为管理体系持续改进的证据。在必要时，对版权资产管理体系进行变更。体系变更的必要性；适应变化：内外部环境的不断变化要求组织必须不断调整和优化管理体系，以确保其持续有效运行。体系变更正是组织适应这些变化、保持竞争力的重要手段。弥补缺陷：通过体系变更，组织可以针对不符合或事故暴露出的问题，对体系中的相关流程、制度、资源配置等进行优化和改进，从而从根本上解决问题。“必要时”：这一表述强调了变更的条件性。不是所有的不符合或事故都需要对管理体系进行变更，而是当现有体系无法有效应对或预防类似问题时，才需要考虑变更。这要求组织对不符合或事故进行深入的根源分析，确定是否是由于管理体系的缺陷导致的。“对版权资产管理体系进行变更”：这指的是对管理体系的结构、流程、政策、资源分配等方面进行调整或优化。变更的目的是为了提升管理体系的有效性和适应性，使其能够更好地满足组织的需求和应对外部环境的变化。实施变更的注意事项。变更应基于全面的风险评估，确保变更不会带来新的风险或问题；变更应经过充分的论证和测试，确保其可行性和有效性；变更应得到相关方的认可和支持，特别是受到变更直接影响的部门和人员；变更应伴随着相应的培训和沟通，以确保相关人员了解变更的目的、内容和实施方式；变更后应建立有效的监控和评审机制，以跟踪变更的实施效果，并及时调整和优化管理体系。纠正措施应针对不符合或事故造成的后果。针对性：纠正措施不是泛泛而谈的一般性行动，而是必须针对具体的不符合或事故后果进行设计和实施。这意味着组织在采取纠正措施之前，必须首先明确不符合或事故的具体后果，包括但不限于经济损失、声誉损害、法律风险、客户流失等；后果分析：为了制定有效的纠正措施，组织需要对不符合或事故的后果进行全面深入的分析。这种分析应基于事实和数据，识别出后果的直接原因和根本原因，以便为纠正措施的设计提供科学依据；措施制定：在明确了不符合或事故的后果后，组织应根据后果的严重性和影响范围，制定相应的纠正措施。这些措施应具体、可行，并明确责任人、完成时间和预期效果。组织应保留文件化信息作为以下方面的证据：不符合或事故的性质和后续所采取的措施； 组织应详细记录不符合或事故的性质，包括发生的时间、地点、涉及的人员、具体的不符合项或事故描述等；对于后续所采取的措施，组织也应进行文件化记录，包括措施的制定、实施、责任人和完成时间等。所有纠正措施的结果。纠正措施的实施结果是评估措施有效性的重要依据；组织应保留纠正措施实施后的相关数据和证据，如验证报告、测试结果、客户反馈等，以证明措施的有效性。《GB∕T43807-2024版权资产管理体系要求》《GB∕T43807-2024版权资产管理体系要求》10.2预防措施组织应主动地识别版权资产绩效中的潜在问题并评估采取预防措施的需求。当潜在问题被识别时，依据10.1采取相应措施。预防措施预防措施定义：为消除潜在不符合或其他潜在不期望情况的原因所采取的措施；消除潜在问题原因：预防措施的核心目标是识别并消除导致潜在不符合或不期望情况的根本原因。通过深入分析现有流程和体系，找出可能引发问题的薄弱环节，并采取措施加以改进，从而预防问题的发生；前瞻性：预防措施强调对未来可能发生问题的预见性。它要求组织不仅关注当前的问题和现状，还要通过数据分析、市场调研、趋势预测等手段，识别出潜在的威胁和挑战，并提前采取措施进行防范；根源性：预防措施的目标是消除潜在问题的根源，而非仅仅解决表面现象。这意味着组织需要深入分析潜在问题的成因，找到问题的本质所在，并采取针对性的措施从根源上进行改进和优化。组织应主动地识别版权资产绩效中的潜在问题;建立监控机制：通过设立定期的监控和评估机制，对版权资产管理的各个环节进行持续跟踪和分析，以发现可能存在的问题隐患；市场调研：通过市场调研了解行业动态和竞争对手的情况，识别可能对版权资产绩效产生影响的潜在因素；数据分析和预测：利用数据分析工具和方法，对版权资产绩效的历史数据进行深入挖掘，预测未来可能的发展趋势和潜在问题；定期审查：定期对版权资产的绩效进行审查，包括收入、使用频率、侵权情况等，以发现潜在的问题或下降趋势；员工参与和反馈：鼓励员工积极参与版权资产管理活动，提供意见和建议，及时发现并报告潜在问题。评估采取预防措施的需求；风险识别：明确潜在问题可能带来的风险，包括经济风险、法律风险、声誉风险等；风险分析：对识别出的风险进行详细分析，评估其发生的可能性和影响程度，确定哪些风险需要优先应对；潜在问题的严重性：评估潜在问题如果发生，可能对版权资产绩效造成的损害程度；发生的可能性：分析潜在问题发生的概率，以及是否受到外部因素（如市场变化、法律法规变动）的影响；成本效益分析：比较采取预防措施的成本与潜在问题发生后的损失，确保预防措施的经济性。预防措施评估：根据风险分析的结果，评估采取特定预防措施的必要性和有效性。考虑预防措施的成本、可行性和实施难度等因素，确保预防措施与潜在风险相匹配；决策制定：基于预防措施的评估结果，制定具体的预防措施方案，明确责任部门和责任人，制定实施计划和时间表。当潜在问题被识别时，依据10.1采取相应措施。问题分析和诊断：对潜在问题进行深入分析，明确问题的根源和影响因素。依据10.1采取相应措施：当确定需要采取预防措施时，组织应参照10.1条款中关于不符合和纠正措施的规定，制定并执行相应的预防措施。这些措施可能包括但不限于：完善风险管理机制：建立或优化版权资产风险识别、评估、监控和应对的全流程管理机制，确保风险得到及时有效的控制；加强员工培训与教育：针对版权资产管理中的关键环节和潜在风险点，定期组织员工参加培训和教育活动，提升其专业素养和风险防范意识；引入先进技术和工具：利用大数据、人工智能等现代信息技术手段，提升版权资产管理的智能化水平，及时发现并应对潜在问题；优化流程与制度：根据实际需要和市场变化，对版权资产管理的相关流程和制度进行持续优化和调整，确保其适应性和有效性；建立应急响应机制：制定详细的应急预案和响应流程，确保在发生突发事件时能够迅速、有效地进行处置和恢复工作。效果评估和持续改进：对预防措施的实施效果进行评估，总结经验教训，不断完善版权资产管理体系，提高版权资产管理的绩效和水平。《GB∕T43807-2024版权资产管理体系要求》《GB∕T43807-2024版权资产管理体系要求》10.3持续改进组织应持续改进版权资产管理和版权资产管理体系的适宜性、充分性和有效性。持续改进持续改进的定义：提高版权资产管理和版权资产管理体系绩效的循环活动；持续改进的涵义；持续改进指在版权资产管理和版权资产管理体系中，通过不断地识别改进机会、实施改进措施，并评估改进效果，从而实现版权资产管理和体系绩效的持续提升的循环过程。这一过程强调不断反思、学习和优化，以确保管理体系能够适应内外部环境的变化，并保持高效运行。持续改进的涵义理解要点；循环性；持续不断：改进不是一个一次性活动，而是一个不断进行的循环过程。组织应树立持续改进的理念，将改进融入日常工作中，形成持续改进的文化氛围；闭环管理：从识别改进机会开始，经过策划、实施、检查、改进等阶段，形成一个闭环的管理过程。每个阶段的输出都是下一个阶段的输入，确保改进活动的连续性和系统性。绩效导向；绩效提升：持续改进的最终目的是提高版权资产管理和体系的绩效。这包括提高管理效率、降低成本、增强版权保护能力、提升版权资产价值等多个方面；量化评估：通过设定可量化的绩效指标，对改进前后的绩效进行对比分析，以客观评价改进效果。这有助于组织准确掌握改进活动的成效，并为后续改进提供数据支持。系统性；全面覆盖：持续改进应覆盖版权资产管理的各个环节和层面，包括版权创造、保护、运用、处置等全生命周期的管理活动。同时，也应关注管理体系的各个方面，如组织结构、流程设计、资源配置等；协调一致：在持续改进过程中，应确保各个改进活动之间的协调性和一致性。避免因为局部优化而牺牲整体绩效的情况发生。通过系统思考和整体优化，实现改进效果的最大化。全员参与；广泛动员：持续改进需要全体员工的共同参与和努力。组织应通过各种方式激发员工的积极性和创造性，鼓励员工提出改进建议并参与改进活动；能力提升：通过培训和教育等方式提高员工的专业素养和管理能力，使员工能够更好地适应改进活动的要求并发挥更大的作用。基于事实决策。数据支持：在持续改进过程中，应充分收集和分析相关数据和信息，为决策提供依据。通过科学的方法和工具对数据进行处理和分析，确保决策的科学性和合理性；风险管理：在决策过程中应充分考虑潜在的风险和不确定性因素，制定相应的应对措施和预案。确保在改进过程中能够及时发现并解决问题，避免对组织造成不利影响。版权资产管理和版权资产管理体系的适宜性、充分性和有效性的涵义；适宜性：指版权资产管理体系与组织的目标、战略方向及内外部环境的契合程度。它关注的是体系是否仍然适合其预定的目的，能否有效支持组织实现其版权资产管理的愿景和使命。与组织目标的契合：版权资产管理体系应紧密围绕组织的整体目标展开，确保所有管理活动都与组织的长远发展相一致；战略方向的匹配：体系应与组织的战略方向保持同步，随战略调整而相应优化，以确保持续的有效性；内外部环境的适应性：体系需具备灵活性，能够适应市场变化、法律法规更新等内外部环境因素的变化；持续改进：随着组织内外部环境的变化，体系应不断进行调整和优化，以保持其适宜性。充分性：强调版权资产管理体系在资源配置、职责分配、风险控制等方面的完备程度。它关注的是体系的过程是否被充分识别、展开和实施，以确保所有关键环节都得到有效的管理和控制。资源配置的完备性：体系应确保组织拥有足够的资源（人力、物力、财力、信息资源等）来支持其版权资产管理活动；职责分配的明确性：体系中的各个角色和职责应得到明确的分配和界定，以确保各项工作能够顺利进行；风险控制的全面性：体系应能够有效地识别和控制潜在的风险，包括法律风险、市场风险、技术风险等，以确保版权资产的安全和稳定；过程的充分展开：所有与版权资产管理相关的过程都应被充分识别、定义和实施，确保无遗漏和重复。有效性：它是衡量版权资产管理体系运行效果的关键指标。它关注的是体系是否能够实现所策划的过程或活动，并取得预期的结果，包括提高版权资产的使用效率、降低侵权风险、增加版权收入等；目标实现程度：体系应能够支持组织实现其设定的版权资产管理目标，如提高资产使用效率、增