办公用品及设备采购管理制度

办公用品及设备选购和管理制度

一、目的

为加强各部门办公用品及设备的统一选购和管理，节约成

本，提高效率，规范流程，明确责任，提倡健康优质、绿色环保、

勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于在各部门。一

三、办公用品、设备选购负责部门

办公室负责办公用品、设备选购申请的审核，后勤部门负

责具体选购工作。

四、选购要求

各部门选购任何办公用品、办公设备必需经办公室审核,

报领导同意后，由办公室统一实施选购。

五、办公用品、设备申购支配及程序

1、各部门行政负责人于每月29日前，依据自身实际状况，

制定下月的办公用品、设备选购支配，填写《办公用品、设

备选购申请单》，由本部门负责人签字，报办公室审核，经

会领导批准后，由办公室支配后勤统一选购。

2、各部门临时选购的急需办公用品或者超出每月支配范

围的办公用品，由所在部门负责人填写《办公用品、设备选购

申请单》，并在备注栏内注明急需选购或超出支配的缘

由，经办公室审核、会领导批准后，由办公室支配后勤统一选购

O

3、申请办公设备选购，由申购部门依据本部门发展须要,

提交书面选购请示，填写《办公用品、设备选购申请单》，

由本部门负责人签字，报办公室审核后提交领导，经领导批准后,

由办公室支配后勤统一选购。（申购部门可派人一同前往选购

）O

4、各部门必需细致、精确填写《办公用品、设备选购申

请单》，申请单一式三联，办公室、后勤部、申请部门各自留存,

以备日后查询。

六、办公用品、设备选购的原则和要求

1、办公用品、设备的选购必需依据公司制定的发展规划

和技术发展须要，结合各部门工作状况有支配地进行，应以节约

为基本原则。

2、办公用品、设备的选购必需满足各部门日常工作的要

求，做到先进、高效、平安、耐用、牢靠。综合考虑“质量、价

格、交货期、售后服务”四个因素，货比三家，择优选购。

3、选择设备应遵循技术上先进、经济上合理、工作中好用

的原则，综合考虑下列因素：办公用品、设备的型号、规格、效

率、能耗、平安性能，环保性能及售后服务状况，要做好设备的

技术经济评价，通过对比确定最佳。

4、后勤部门支配专人负责办公用品选购，对专业办公设备

的选购须组织专业选购小组进行选购，专业选购小组

由办公室牵头，各部门相关专业人员参与组成。

5、除特殊要求，一般的选购项目由选购人员进行货比

三家、招标等方式筛选适合公司运营状况且性价比较高的供应

商，制成供应商后选名单，经领导审核批准后确定合作供应商。

6、如为单一来源选购或指定厂家及品牌的产品，选购

人员须作出书面说明。

7、办公室定期对合作供应商进行评估，对于审核评估不合

格的供应商应刚好进行更换。

8、选购部门人员必需遵守职业道德，严禁收受与工作内容

有关的部门和个人贿赂，一经发觉，肃穆处理。

9、严禁办公用品、设备供应商对我公司选购部门及负责

人进行贿赂。

七、办公用品、设备验收

1、办公用品、办公设备到货验收，须填写《办公用品、设

备入库单》、《固定资产验收单》。

(1)选购人员和库管人员分别由专人负责，不得由同一人

员兼任。

(2)办公用品、设备到货后，选购人员和库管人员共同

做好开箱检查工作。

(3)办公用品、设备的原始技术资料原则上由后勤部负责

保管。

(4)开箱验货的步骤及内容。

a、检查外观及包装状况。

b、依据装箱单清点零件、部件、工具、附件、备品、说明

书和其他技术资料是否齐全，有无缺损。

c、检查设备有无锈蚀。

d、核对实物是否符合办公要求。

e、开箱检查过程中做好检查记录。

开箱检查合格后，后勤部门库管人员刚好办理验收手续并入

库，填写《办公用品、设备入库单》，入库单一式三份，办公室

一份，后勤部一份、财务部门一份。

f、办公设备验收由各申购部门与后勤部门共同验收。

2、办公设备由供应部门负责安装，由申领部门负责监督；

对于在安装和试运行过程中出现的问题要刚好订正、解决。

3、后勤部应要求设备供应商定期对设备进行检修保养，并

将设备运行状况和存在的问题刚好告知设备运用部门。

八、办公用品、设备领用和出库

1、为了降低办公成本，依据“用多少、领多少”的原则，

各部门依据实际状况进行限量领取。

2、各部门领取办公用品、设备前须填写《办公用品、设备

领用单》，经本部门负责人签字后，由领用人交给机关后勤部门，

并在后勤部门填写《办公用品、设备领取登记表》，经后勤部门

核对后方可领取。

3、一般状况下，领取的办公用品、办公设备不得超出当月

申报支配，对于超出选购申请支配的，后勤部门有权拒绝出库。

4、新入职员工，在入职当天领用配套的办公用品、办公设

备，如在入职后一个月内辞职，必需将领取的办公用品、办公设

备全部退回。

5、办公用品、设备运用和领用要严格执行以旧换新制度，

以最大限度地节约、节约，限制日常办公成本。

6、办公用品、设备出库必需填写《办公用品、设备领取登

记表》、有领用人和出库人签字，否则不准出库。

九、废旧办公用品回收

后勤部门须每月月末将各部门可回收变卖物品集中回

收（如硒鼓等），造册登记，统一由办公室组织后勤进行处

理，各部门要主动协作。

十、费用结算方式及发票开具

1、付款方式均接受对公账户汇款，即由运用部门与供

应商干脆结算。

2、办公用品、设备选购完毕后，选购部门须要求供

应商开具与各部门所购物品等额的发票（尽量供应增值税专

用发票）。

3、各部门到后勤部领取阅历收后的发票及物品清单，

固定资产类选购须附运用部门填写的《固定资产验收单》，

到所属财务部报销。

4、费用结算时间以财务部文件规定为准。

十一、附则

1、本制度由办公室负责说明及修订。

2、本制度自发文之日起施行。

附件：1、