社区主任办会议管理制度

社区主任办会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

社区主任办会议管理制度（以下简称“本制度”）旨在规范社区主任办公会议的组织、召开和实施，确保会议的高效、有序进行，提高决策质量和执行效率。本制度遵循公开、民主、集中、效率的原则。

二、适用范围

本制度适用于社区主任办公会议的组织、召开、实施及会议纪要的跟踪落实等环节。涉及社区重大事项、重要决策的讨论和决定的会议，均应按照本制度执行。

三、会议类型

1.定期会议：社区主任办公会议原则上每周召开一次，如有特殊情况可调整会议时间。

2.临时会议：根据工作需要，社区主任可临时召集专题会议，研究解决重大紧急问题。

四、参会人员

1.必须参会人员：社区主任、副主任、各部门负责人。

2.邀请参会人员：根据会议议题，可邀请相关人员参会。

五、会议组织与管理

1.会议的组织工作由社区主任办负责。

2.会议通知应提前发送至参会人员，明确会议时间、地点、议题等内容。

3.参会人员应按时参会，如有特殊情况不能参加，需提前向社区主任请假。

4.会议期间，参会人员应严格遵守会议纪律，保持会场秩序。

六、会议决策与执行

1.会议决策应充分发扬民主，广泛听取意见。

2.会议决策事项应明确责任部门、责任人和完成时限。

3.各部门应按照会议决策，认真组织落实，并及时报告进展情况。

4.社区主任办负责对会议决策的执行情况进行跟踪、督促和检查。

七、保密规定

1.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格保密。

2.会议纪要应在社区主任办内部传阅，不得随意泄露给无关人员。

八、本制度的解释权归社区主任办所有。

九、本制度自发布之日起施行，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。后续章节内容将根据本制度总则进行补充和完善。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：社区主任办在召开会议前，应充分征求各部门意见，收集议题，并根据议题的重要性、紧急性确定会议议程。

2.下发通知：会议组织者应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员下发会议通知，明确会议时间、地点、议题等内容。

3.准备材料：各部门应根据议题准备相关材料，并在会议召开前至少2个工作日提交至社区主任办。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到。

2.会议主持：会议由社区主任或副主任主持，宣布会议开始，并介绍会议议程。

3.讨论议题：按照会议议程，各部门负责人或相关人员对议题进行汇报、讨论。

4.发表意见：参会人员对议题进行充分讨论，发表意见和建议。

5.形成决策：在充分讨论的基础上，主持人根据多数意见形成会议决策。

三、会议记录

1.会议记录：会议组织者应指定专人负责记录会议内容，包括议题、讨论情况、决策结果等。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人应在2个工作日内整理出会议纪要，经社区主任审核后发送至参会人员。

四、会议结束

1.总结发言：会议接近尾声时，主持人对本次会议的讨论情况进行总结，强调会议决策和执行要求。

2.会议闭幕：主持人宣布会议结束，参会人员有序离场。

五、会后工作

1.纪要跟进：会议纪要中明确的任务和责任部门，应按照要求及时推进实施。

2.反馈进展：责任部门应在规定时间内向社区主任办反馈会议决策的执行情况。

3.评估效果：社区主任办对会议决策的执行效果进行评估，为今后改进工作提供参考。

六、特殊情况处理

1.临时增加议题：如需在会议中临时增加议题，需经主持人同意，并征求参会人员意见。

2.会议延期或取消：因特殊情况需延期或取消会议，会议组织者应提前通知参会人员，并说明原因。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应及时整理会议内容，形成会议纪要。

2.会议纪要应详细记录会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

3.会议纪要经社区主任审核后，于2个工作日内发送至参会人员及相关部门。

二、任务分解与责任落实

1.会议纪要中明确的任务应进行分解，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.社区主任办负责跟踪督促责任部门按照会议决策推进实施。

3.责任部门应在会议纪要发布后5个工作日内制定具体实施方案，并报社区主任办备案。

三、进度反馈与协调

1.责任部门应按完成时限要求，及时向社区主任办反馈任务执行情况。

2.社区主任办对进度缓慢或遇到困难的任务进行协调，协助解决问题，确保会议决策的顺利实施。

3.对于跨部门协作的任务，各部门应加强沟通，共同推进任务完成。

四、评估与总结

1.社区主任办定期对会议决策的执行情况进行评估，总结经验教训，为今后工作提供参考。

2.对未按期完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并在后续工作中予以改进。

3.每季度对会议纪要的跟踪落实情况进行汇总，形成报告，向社区主任汇报。

五、激励机制

1.对于按期完成且质量较高的任务，给予责任部门和个人表彰和奖励。

2.对于工作不力、未按期完成任务的责任部门和个人，视情况给予通报批评或其他处罚。

六、持续改进

1.社区主任办应不断收集会议纪要执行过程中的问题和建议，完善会议管理制度。

2.定期组织培训和研讨，提高会议纪要的编写和执行能力，确保会议决策的落实效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向社区主任办提交会议室申请，明确会议时间、参会人数等信息。

2.社区主任办负责对会议室使用进行统筹安排，确保会议的顺利进行。

3.若会议室出现冲突，按照“先申请、先使用”的原则进行协调。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理配置，包括座椅、话筒、投影仪等设备。

2.会议室内应保持整洁，桌面放置必要的会议材料。

3.对于重要会议，应在会议室门口设置会议指示牌，方便参会人员识别。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由专人负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用会议室前，相关人员应对设备进行检查，如有故障应及时报修。

3.会议结束后，参会人员应将设备恢复至初始状态，并关闭电源，避免资源浪费。

四、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境卫生。

2.参会人员应遵守会议纪律，按时到场，不得随意离场。

3.会议期间，手机应调至静音或振动状态，如有紧急事项需离开会场，应向主持人请假。

五、会议室安全与保密

1.会议室钥匙由专人负责保管，不得随意借出。

2.会议室内涉及机密内容的材料，应妥善保管，会后及时收回。

3.参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

六、会议室维护与保洁

1.定期对会议室进行清洁、保养，确保会议室环境良好。

2.会议室内设施损坏，应及时报修，避免影响会议使用。

3.鼓励节约使用会议室资源，降低会议成本。

七、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，视情节给予通报批评或其他处罚。

2.造成的损失或损坏，应照价赔偿。

3.加强对会议室管理规定的宣传和培训，提高参会人员的自觉遵守意识。

第五章附则

一、本制