IATF16949程序文件记录控制程序

H录

1.目的

2.适用范围

3.定义

4.职责和权限

5.内容

6.相关文件

7.相关记录

REV.NO修订日期修订页修订要素修改原因

A/02018-04-01首次发行IATF16949:2016

A/l2018-10-08广41次修改符合公司实情

制作审核批准

签名

日期

1目的

制定公司质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、保管、处理和销毁的方法，以证明公司

质量体系有效运行和产品质量符合要求。

2范围

适用于公司质量体系中所有质量记录（包括顾客指定的记录和供应商提供的记录）的控制。

3术语

3.1质量记录：是指公司按照质量体系文件实施过程的文件化的证据和记录的结果。

3.2日历年：指从一年的1月1日到年底的12月31日共365天

4职责和权限

4.1TS推进对本程序负管理责任。

4.2各部门对正确执行本程序负直接责任，负责各项质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、

保管、处理和销毁等管理。

5内容

工作流程图工作内容说明和过程输入过程输出

5.1各使用单位设计,经TS推进核准言编入文件目录表

（［表单设计D《质量记录清单》，总览表包括质量记录的

编号，名称，保存部门，版本及最少保存期

等内容。质量记录可以是任何媒体形式，如

硬拷贝或电子媒体。若顾客对质量记录格式

有要求，则以顾客要求为准，并随着顾客的

要求而更新。

表单编号

工作流程图工作内容说明和过程输入过程输出

5.2所有质量记录均按附表1方法编号，存文件目录表

档，例如：业务技能，类型，内容分类以便

有效的储存，快速检索，所有的质量记录，

均须有记录名称及编号，以示区别。

5.3各部门使用的记录表单必须与《质量记

录清单》中规定的表单一致。

5.3.1记录填写要求

所有质量记录均需保持干净，整洁，清楚易

读。字迹要正确、清楚，不能用铅笔填写，

必须用钢笔或圆珠笔等填写。

5.3.2记录填写要完整、详细，如有无须填

写的项目，可在该栏内以“/”表示，不能

保留空白。

5.3.3各种记录填写的内容原则上不允许更

改，如确需改动，可由记录/填写人重新填

写并在原记录上盖“作废”印章或在原记录

上直接改动，在更改处应有更改者的签字或

签章。

5.4记录的收集、编目、保管、防护

5.4.1各部门相关记录负责人在质量汜录清

单基础上收集。

5.4.2每月底对各项记录进行编目、保管。

凡电子媒体记录与保存，相关单位按

5.4.3电子媒体备份件控制

《文件和资料控制程序》执行。

5.4.4各单位按总览表规定的保存期限要求总揽表

保管。

5.4.5质量记录的防护须注意保管环璜（如

防火、防水等），避免受潮、损坏、遗失；

对于电子媒体的记录应至少每季度检查一

次。

记录的查阅、检索

5.5质量记录清单

各部门对使用的记录应建立质量记录清单

以便于检索。当公司内部、顾客、供应商或

第三方认证机构需要查阅和追溯各相关记

录时，各单位记录负责人能迅速找出所要查

阅和追溯的记录。

5.7质量记录归档

产品质量记录由记录产生单位按要求保管。

工作流程图工作内容说明和过程输入过程输出

5.8记录保存期限

记录保存必须满足政府、安全和法规及顾客

要求，当有这种要求时，公司应按政府、安

全和法规及顾客要求进行记录保存之作业。

CP1）、生产件批准文件、工装记录（包含顾客

的工装记录）、采购订单（包含所有顾客和

公司的采购订单）和修改单（包含所有顾客

和公司的修订单）的保存期限为零件（或零

件系列）在现行生产和服务中规定的有效期

再加一个日历年，如顾客有特殊要求时，依

顾客要求保存。

12）、质量运行状态记录（如：控制图表、检

记录保存时间验和试验状态结果）的保存期限为其产生的

当年再加上一个日历年。

3）、与质量有影响的各相关工作岗位人员的

证书之保存期限长期，如该人员离职后公司

将不再保存其证书，而其证书自即口起自动

失效。

4；、百部质量管理体系审核和管理评审记录

保存三年（含）以上。

5）、各项记录的具体保存期限参照“质量记

录清单”之保存期限进行保存。

6）、来自供应商的记录保存期限为二年（含）

以上。

7）、以上记录的保存期限不能替代任何政府

的有关规定要求，其规定的保存时间应理解

为“最短的”保存时间。

5.9过期记录的销毁和处理记录销毁登记表

5.9.1.各单位记录负责人按规定的保管期

限定期组织审核，对无保存价值的记录将其

销毁处列在“记录销毁登记表”上，经部门领导审

批后，给予销毁。并将“记录销毁登记表”

原件交TS推进。

5.9.2.销毁时可用碎纸机或烧毁或贩卖的

方式进行。

5.9.3.严禁将已过期的记录当再生纸在生

产现场或办公室使用