煤矿智能化会议管理制度

煤矿智能化会议管理制度第一章总则

为确保煤矿智能化项目决策的科学性、高效性，提高会议质量，规范会议流程，明确会议纪要的跟踪落实，以及优化会议室的管理，特制定本会议管理制度。

一、目的与原则

1.本制度旨在建立一套完善的会议管理体系，保障煤矿智能化相关会议的有序进行，提高决策效率，促进项目顺利实施。

2.会议应遵循公开、公平、公正的原则，充分发扬民主，广泛听取意见，确保决策的科学性和合理性。

二、适用范围

1.本制度适用于煤矿智能化项目相关的各类会议，包括但不限于项目启动会、进度汇报会、技术研讨会、决策会等。

2.本制度适用于项目全体参与人员，包括项目组成员、相关部门负责人、特邀专家等。

三、会议类别

1.按照会议的性质和目的，会议可分为以下几类：

a)项目启动会：明确项目目标、任务分工、进度计划等；

b)进度汇报会：汇报项目进展情况、存在的问题及解决方案；

c)技术研讨会：针对项目关键技术问题进行研讨；

d)决策会：对项目重大事项进行决策；

e)其他会议：根据项目需求组织的其他相关会议。

四、会议组织与管理

1.会议应由项目组或相关部门负责组织，明确会议主题、时间、地点、参会人员等。

2.会议组织者应提前通知参会人员，并提供会议相关资料。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，确保会议效果。

五、会议记录与纪要

1.会议应指定专人负责记录，确保记录真实、准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等。

3.会议纪要应在会议结束后及时整理，由会议组织者审核后发送给参会人员。

六、保密与知识产权

1.会议涉及的商业秘密、技术秘密等，参会人员应予以保密。

2.会议讨论的成果，如论文、专利等，应按照我国知识产权法律法规的规定，明确权益归属。

七、监督与考核

1.项目组应加强对会议管理制度执行情况的监督，确保制度落到实处。

2.对违反会议管理制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚。

3.会议组织者应定期对会议效果进行评估，总结经验教训，持续改进。

本章内容为本会议管理制度的基础和总纲，后续章节将针对会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行详细阐述。全体参会人员应严格遵守本制度，共同为煤矿智能化项目的顺利推进贡献力量。

第二章会议流程

为确保煤矿智能化项目相关会议的高效、规范进行，提高决策质量和执行力，本章将详细阐述会议流程的各个环节。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据项目进展、需求或其他因素，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等。

3.通知参会人员：提前向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等，并要求回复确认。

4.准备会议材料：会议组织者应根据会议主题和议程，准备相关材料，并在会议前分发至参会人员。

5.会议场地布置：根据会议需求，提前布置会议室，包括座位安排、投影设备、音响设备等。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员需签到，确保会议出席情况的真实性。

2.会议主持人：由会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议议程执行：按照会议议程，依次进行会议各项内容的讨论和决策。

4.讨论与发言：参会人员围绕会议主题，积极发言，充分表达自己的观点和建议。

5.决策与表决：针对会议议题，进行民主决策，必要时进行表决。

6.会议记录：指定专人负责记录会议讨论内容、决策结果等，确保记录真实、准确、完整。

三、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果进行总结，明确决策事项和责任分工。

2.会议组织者收集会议记录，整理会议纪要。

3.参会人员对本次会议的效果进行评价，提出改进意见和建议。

四、会议纪要的发放与确认

1.会议纪要整理完成后，由会议组织者审核，并在1个工作日内发送给参会人员。

2.参会人员收到会议纪要后，需在2个工作日内确认，如有异议，应及时提出。

3.会议组织者根据反馈意见，对会议纪要进行修改完善，确保纪要的准确性。

五、会议流程的持续改进

1.会议组织者应定期收集参会人员对会议流程的意见和建议，进行总结分析。

2.结合项目实际，不断优化会议流程，提高会议效率。

本章详细阐述了煤矿智能化项目会议的筹备、召开、总结等流程，旨在为项目团队提供一个清晰、高效的会议操作指南，以确保项目决策的顺利实施。参会人员应遵循本章规定，共同努力提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对决策的执行具有指导作用。为确保会议决策的有效实施，本章将重点阐述会议纪要的跟踪落实流程。

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要经会议组织者初步整理后，提交给项目负责人进行审批。

2.项目负责人对会议纪要的内容进行全面审查，确保纪要准确无误。

3.审批通过的会议纪要，由会议组织者以书面形式发布，并分发给相关参会人员。

二、任务分解与责任分配

1.根据会议纪要中的决策事项，对任务进行分解，明确各项任务的责任人。

2.制定任务执行计划，明确任务完成的时间节点。

3.将任务分解表和执行计划通知相关责任人，并要求其确认。

三、任务执行与监督

1.责任人按照任务分解表和执行计划，开展相关工作。

2.会议组织者或指定专人定期对任务执行情况进行跟踪，了解进度和存在的问题。

3.对执行过程中出现的问题，及时协调资源予以解决，确保任务按计划推进。

四、进度汇报与评估

1.定期召开进度汇报会议，由责任人汇报任务进展情况。

2.对已完成任务进行评估，总结经验教训，为后续任务提供借鉴。

3.对未完成的任务，分析原因，制定整改措施，确保项目按计划进行。

五、会议纪要的更新与归档

1.根据任务执行情况，对会议纪要进行更新，记录任务完成情况、存在的问题及解决措施等。

2.将更新后的会议纪要归档，以便于查阅和追溯。

六、跟踪落实的持续改进

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，分析存在的问题和不足。

2.根据项目实际，调整和优化跟踪落实流程，提高决策执行力。

本章从会议纪要的审批发布、任务分解、执行监督、进度汇报、更新归档等方面，详细阐述了会议纪要的跟踪落实流程。通过加强会议纪要的跟踪落实，确保煤矿智能化项目决策的有效执行，为项目的顺利推进提供有力保障。参会人员和相关责任人应严格按照本章规定，共同推动项目目标的实现。

第四章会议室管理规定

为保障煤矿智能化项目会议的顺利进行，提高会议室使用效率，本章将详细阐述会议室的管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向会议室管理部门提交申请。

2.申请书中应明确会议主题、时间、参会人数等信息，以便管理部门合理安排会议室。

3.管理部门收到申请后，应及时回复申请人，确认会议室预订结果。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配置必要的设施，如投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等。

2.管理部门应定期检查会议室设施，确保设备正常运行。

3.如需维修或更换设备，应及时进行，避免影响会议的正常召开。

三、会议室使用规范

1.会议召开前，参会人员应提前到达会议室，保持会议室整洁。

2.会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，关闭手机或调至静音状态，不随意离开座位。

3.严禁在会议室吸烟、进食，确保会议室环境整洁。

四、会议室安全保障

1.会议室管理部门应制定安全措施，确保会议期间的消防安全、信息安全等。

2.会议室内应配置消防设施，并定期检查，确保其正常使用。

3.对于涉及商业秘密和技术秘密的会议，应采取保密措施，防止信息泄露。

五、会议室清理与归位

1.会议结束后，参会人员应将会议室内的物品归位，保持会议室整洁。

2.管理部门负责检查会议室设施，确保会议室恢复到预订状态。

3.对违反会议室使用规范的参会人员，管理部门有权进行提醒和制止。

六、会议室管理持续改进

1.管理部门应定期收集参会人员对会议室管理的意见和建议，进行总结分析。

2.结合实际情况，优化会议室管理流程，提高会议室使用效率。

本章从会议室预订、配置维护、使用规范、安全保障、清理归位等方面，详细阐述了会议室的管理规定。通过加强会议室管理，为煤矿智能化项目提供良好的会议环境，确保会议的顺利进行。参会人员和管理部门应共同遵守本章规定，共同维护会议室的正常秩序。

第五章附则

为确保煤矿智能化会议管理制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归煤矿智能化项目组所有。

二、本制度自发布之日起实施，如有修订，将及时通知相关单位和个人。

三、本制度的执行情况将作为项目组成员绩效考核的依据之一。

四、任何单