供电公司会议室管理制度

供电公司会议室管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为确保公司会议的有序进行，提高会议效率，规范会议室的管理，根据公司相关管理规定，特制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于公司内部各类会议的组织、召开及会议室的管理工作。

第三条会议分类：

-例行会议：定期召开，如周例会、月度总结会等；

-专题会议：针对特定主题或项目召开的会议；

-临时会议：因紧急事项临时召集的会议。

第四条会议原则：

-会议应坚持精简、高效的原则，减少无效、重复会议；

-会议组织应注重实际效果，防止形式主义；

-鼓励采用现代化手段，提高会议效率。

第五条会议权限：

-各部门负责人有权召集和主持本部门内的会议；

-公司级会议由公司领导或授权的负责人召集；

-特殊情况下，可委托其他人员代为主持。

第六条参会人员：

-会议参加人员应根据会议主题和内容进行选定，确保与会议议题密切相关；

-参会人员应按时参加，不得无故缺席、迟到或早退。

第七条保密要求：

-会议讨论内容涉及公司机密事项，参会人员应严格遵守保密制度；

-会议纪要等文件应妥善保管，防止泄露。

本制度的制定和实施，旨在为公司会议提供规范、高效的管理，为公司发展创造良好的会议环境。各部门应严格遵守本制度，共同推进会议管理工作的规范化、科学化。

第二章会议流程

会议筹备

-会议主题确定：会议召集人应根据工作需要明确会议主题，报请相关负责人批准后，确定会议类型和参会人员范围。

-会议通知：会议组织者应在会议召开前，通过电子邮件、电话或书面形式向参会人员发送会议通知，内容包括会议时间、地点、议程、预参会人员、会议准备要求等。

-会议资料准备：会议组织者应根据会议主题和议程，准备相关背景资料、报告、数据等，并在会议前分发至参会人员。

会议召开

-会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到工作，确保参会人员到齐。

-会议开幕：会议召集人或主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和预期目标。

-议程进行：按照会议议程逐项进行，发言人应做好充分准备，确保发言精炼、高效。

-讨论与决策：会议主持人引导参会人员进行讨论，确保各抒己见，充分沟通，并在讨论基础上做出决策。

会议记录

-记录内容：会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、缺席人员、会议议程、讨论要点、决策结果等。

-记录方式：可以采用电子记录或书面记录，确保记录准确、完整。

-记录责任人：会议组织者指定专人负责会议记录工作，并在会议结束后及时整理会议纪要。

会议总结

-会议总结发言：会议接近尾声时，由主持人对会议进行简要总结，强调会议成果和决策事项。

-参会人员反馈：鼓励参会人员在会议总结阶段提出意见或建议，以供改进会议组织和流程。

会议结束

-会议纪要确认：会议结束后，会议纪要应尽快整理完成，并由参会人员对会议纪要内容进行确认。

-会议资料归档：会议结束后，会议组织者应将会议资料、纪要等文件进行归档，以备查阅。

本章详细阐述了会议从筹备到结束的整个流程，旨在确保会议的顺利进行，提高会议质量和效率。各部门应参照本章规定，严格执行会议流程，共同提升公司会议管理水平。

第三章会议纪要的跟踪落实

纪要的编制与分发

-会议纪要应由指定的记录责任人根据会议内容和讨论结果进行整理，确保纪要内容准确、完整。

-会议纪要应包括会议的决策事项、行动项、责任人和完成期限等关键信息。

-会议纪要整理完成后，应由会议召集人或主持人进行审核，确认无误后进行分发。

行动项的跟踪

-会议纪要中明确的行动项应被视作工作任务，各责任部门和个人需按照既定的时间表和完成标准执行。

-跟踪机制应建立，以确保行动项的执行进度被监控，并对可能出现的滞后情况进行及时调整和催促。

-定期回顾会议纪要中的行动项，必要时召开跟进会议，以确保决策得到有效实施。

责任与问责

-对于会议纪要中明确的任务，各责任主体需对完成情况负责。

-若任务未能按期完成，应分析原因，采取补救措施，并对相关责任人进行问责。

-定期向管理层报告会议决策的执行情况，确保透明度和责任到人。

结果反馈与评估

-完成会议纪要中指定的行动项后，责任人应向会议召集人或指定的人员提供结果反馈。

-对行动项的完成情况进行评估，包括效果、效率等方面，以便持续改进会议决策的执行过程。

-将执行结果和评估情况记录在案，作为后续会议讨论和决策的参考。

档案管理

-会议纪要及其相关的执行情况记录应作为重要档案进行管理，确保资料的完整性和可追溯性。

-定期对会议纪要进行归档，便于未来查询和对执行效果的长期跟踪。

本章强调会议纪要的跟踪落实是会议管理的重要环节，关系到会议决策的执行力和公司运营效率。通过明确纪要的编制、行动项跟踪、责任与问责、结果反馈及档案管理等关键步骤，确保会议决策得到有效实施，促进公司目标达成。

第四章会议室管理规定

会议室预订

-会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前通过公司内部预订系统进行预订。

-预订时需提供会议时间、参会人数、所需设备等信息，以便于会议室管理人员进行合理安排。

-会议室预订应遵循先到先得的原则，对于冲突情况，会议室管理人员有权进行调整或协调。

会议室配置

-会议室应根据会议类型和规模进行合理配置，包括但不限于会议桌椅、投影仪、白板、音响设备等。

-会议室管理人员负责定期检查和维护设备，确保会议期间的正常使用。

会议室使用

-会议召开前，会议组织者应确保会议室整洁，设备齐全并处于良好状态。

-会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律，不在室内吸烟、进食。

-会议结束后，会议组织者应负责恢复会议室原状，确保场地干净、整洁。

会议室安全

-会议室管理人员负责确保会议室的安全，包括消防安全、信息安全等。

-会议室内应配备必要的安全设施，如烟雾报警器、灭火器等。

-会议涉及敏感信息时，应采取措施保护信息不外泄。

会议室维护

-定期对会议室进行清洁和保养，包括地毯、家具、设备等。

-对于损坏的设备或设施，应及时报修，确保会议室的正常使用不受影响。

-鼓励采用环保材料和节能设备，提高会议室管理的绿色水平。

本章规定了会议室的预订、配置、使用、安全和维护等方面的管理措施，旨在为会议提供良好的硬件环境，保障会议的顺利进行。各部门应遵守相关规定，共同维护会议室资源，提升会议效率。

第五章附则

-本制度的解释权归公司管理部门所有。

-本制度自发布之日起实施，如有变更，将及时通知相关部门和人员。

-各部门可