会议管理制度制定选择

会议管理制度制定选择第一章总则

为确保公司会议的规范化、高效化，提高决策品质与执行力，特制定本会议管理制度。本制度适用于公司所有层级会议，包括但不限于董事会议、总经理办公会议、部门例会等。

一、会议目的

1.传达公司战略、政策及规章制度；

2.分析、讨论并解决工作中的问题；

3.促进部门间沟通与协作；

4.提高工作效率，推动公司目标实现。

二、会议原则

1.减少无效会议，提倡务实高效；

2.明确会议主题，提前准备；

3.遵守会议纪律，尊重他人发言；

4.积极参与讨论，提高决策质量；

5.重视会议纪要，确保落实到位。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定时间、周期召开的会议；

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议；

3.专题会议：针对特定主题召开的会议。

四、参会人员

1.会议主持人：负责组织、引导会议，确保会议有序进行；

2.与会人员：根据会议主题及职责分工，参与会议讨论；

3.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

五、会议保密

1.会议内容涉及公司机密，与会人员应严格遵守保密规定；

2.会议记录应在会议结束后及时归档，妥善保管；

3.未经许可，不得泄露会议内容。

本制度的制定与修改，旨在不断完善公司会议管理体系，提高会议质量，为公司的发展提供有力保障。全体员工应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，确保会议效果。如有违反，将按照公司相关规定予以处理。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司战略、业务需求或存在的问题，明确会议主题；

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题、发言顺序及预计时间；

3.确定参会人员：根据会议主题及需要解决的问题，邀请相关部门及人员参加；

4.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等；

5.准备会议材料：整理与会议主题相关的资料，提前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，确认参会人员；

2.会议主持人开场：介绍会议主题、议程及参会人员，明确会议目的；

3.会议发言：按照议程，各发言人依次进行发言，其他人员认真聆听；

4.会议讨论：针对发言内容，与会人员进行充分讨论，提出建设性意见；

5.会议决策：根据讨论结果，形成会议决策或行动计划。

三、会议记录

1.记录人负责记录会议内容，包括发言要点、讨论情况、决策结果等；

2.记录人应在会议结束后尽快整理会议纪要，确保内容准确、完整；

3.会议纪要需经会议主持人审核后，发送给参会人员。

四、会议总结与反馈

1.会议主持人对会议进行总结，强调会议决策及行动计划；

2.与会人员就会议效果、组织等方面提出改进意见；

3.会议结束后，记录人收集反馈意见，为下次会议提供改进方向。

五、会议资料的归档与保管

1.会议纪要、签到表、发言材料等应整理归档，便于查阅；

2.涉及公司机密的会议资料，应按照保密规定进行保管；

3.会议资料的保存期限根据公司相关规定执行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传阅

1.会议纪要经会议主持人审核通过后，应及时发送给所有参会人员；

2.对于未参会人员，应通过邮件或其他方式通知会议纪要内容；

3.会议纪要应明确决策事项、责任人、完成时限等关键信息。

二、任务分配与执行

1.会议决策涉及的具体任务应明确分配给相关责任部门和人员；

2.责任人需根据会议纪要内容制定详细的执行计划，并报上级审批；

3.责任人应按照计划推进任务，确保按时完成。

三、进度跟踪与汇报

1.会议纪要中明确的任务应设立跟踪机制，定期检查进度；

2.责任人应定期向会议主持人或指定负责人汇报任务执行情况；

3.对于执行中遇到的问题，责任人应及时反馈，寻求解决方案。

四、督促与协调

1.会议主持人或指定负责人应加强对任务执行的督促，确保决策落实；

2.针对跨部门或复杂的任务，会议主持人应协调各方资源，推动任务完成；

3.对于执行不力的责任人，应视情况采取提醒、约谈等措施，确保任务按时完成。

五、结果评估与反馈

1.任务完成后，责任人应提交任务完成报告，包括执行过程、成果展示等；

2.会议主持人组织对任务完成情况进行评估，总结经验教训；

3.根据评估结果，对相关人员进行奖惩，提高会议决策的执行力度。

六、会议纪要的闭环管理

1.会议纪要的跟踪落实情况应纳入闭环管理，确保决策事项有始有终；

2.对于长期任务，应定期回顾会议纪要，确保执行方向正确；

3.通过持续改进，提高会议纪要的落实效果，为公司的管理决策提供有力支持。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订需提前向行政部门或指定管理人员提交申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等；

2.预订时应遵守先到先得的原则，已预订的会议室未经允许不得占用；

3.若会议时间、人数等发生变化，预订人应及时通知行政部门进行调整。

二、会议室配置与维护

1.会议室应根据会议类型和规模进行合理配置，包括桌椅、投影仪、白板等；

2.行政部门负责定期检查会议室设备，确保设备正常运行，及时维修或更换；

3.会议室应保持整洁，预订人应在会议结束后清理现场，恢复原状。

三、会议室使用规范

1.与会人员应按时进入会议室，遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态；

2.会议期间，未经允许不得随意离开会议室，确需离开时应向主持人说明原因；

3.爱护会议室设施，不得在设备上乱涂乱画，严禁私拉乱接电源线。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，预订人应确保消防安全，了解消防设施位置及使用方法；

2.严禁在会议室吸烟，禁止使用明火；

3.会议结束后，预订人应确认关闭所有设备电源，关闭门窗。

五、特殊会议室管理

1.对于涉及公司机密或重要会议的会议室，应采取额外保密措施，如设置门禁、监控等；

2.特殊会议室的使用需经过审批，严格遵守相关规定；

3.会议结束后，涉及机密的会议资料应妥善保管，防止泄露。

第五章附则

一、本制度的解释权归公